文/福建省立醫(yī)院設(shè)備處 唐麗琴

大型綜合性醫(yī)療機構(gòu)醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理探討

文/福建省立醫(yī)院設(shè)備處 唐麗琴

大型綜合性醫(yī)療機構(gòu)在購置、安裝、維修、運行各種醫(yī)療設(shè)備的過程中，會產(chǎn)生不同形式的醫(yī)療設(shè)備檔案。大型綜合性醫(yī)療機構(gòu)的醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)量往往較大，為了發(fā)揮檔案資料的作用，必須對其進行電子化管理。本文對大型綜合性醫(yī)療機構(gòu)醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理的意義進行了簡要的分析，并找出了當前醫(yī)療設(shè)備檔案管理中存在的問題，提出了醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理的相關(guān)措施。

醫(yī)療設(shè)備檔案；電子化管理；醫(yī)療機構(gòu)

在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的過程中，大型綜合性醫(yī)療機構(gòu)的發(fā)展非常迅速，為社會提供了優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)資源。為了保證醫(yī)療的效果，大型綜合性醫(yī)療機構(gòu)往往需要購置和更新醫(yī)療設(shè)備，在這個過程中產(chǎn)生了數(shù)量較大的醫(yī)療設(shè)備檔案。通過對醫(yī)療設(shè)備檔案進行電子化管理，能夠有效地提高醫(yī)療設(shè)備檔案資源的利用率，同時提高大型綜合性醫(yī)療機構(gòu)的內(nèi)部管理水平。

一、大型綜合性醫(yī)療機構(gòu)醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理的重要意義

在大型綜合性醫(yī)療機構(gòu)中，醫(yī)療設(shè)備更新的周期不斷縮短，各種新型診查設(shè)備的數(shù)量和種類不斷增加。在對各種醫(yī)療設(shè)備進行購置和更新時，對于各種形式的醫(yī)療設(shè)備檔案應(yīng)該進行電子化保存和管理。醫(yī)療設(shè)備檔案是一種非常特殊的檔案，其能夠為醫(yī)療機構(gòu)的采購部門提供有價值的數(shù)據(jù)參數(shù)，在醫(yī)療設(shè)備的后期維護、驗收、安裝、采購中都可以利用這些檔案，提高對醫(yī)療設(shè)備維護的針對性，縮短停機時間，減少醫(yī)療設(shè)備故障率，提高醫(yī)療設(shè)備的開機率，發(fā)揮其治療效果。

醫(yī)療設(shè)備檔案中最為重要的就是采購合同，其明確了買賣雙方的權(quán)利和義務(wù)具有一定的約束作用。如果在醫(yī)療設(shè)備購置的過程中發(fā)生糾紛，醫(yī)療機構(gòu)可以以醫(yī)療設(shè)備檔案作為佐證，保護自身合法權(quán)益。對醫(yī)療設(shè)備檔案進行電子化管理是醫(yī)療機構(gòu)信息一體化管理模式的一個重要組成部分。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子化檔案能夠節(jié)約存儲空間，具有更高的檔案復(fù)制率，管理起來更加簡便高效，而且能夠通過網(wǎng)絡(luò)進行便利的傳遞。

二、大型綜合性醫(yī)療機構(gòu)醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理存在的問題

（一）對醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理的重視程度不足。盡管越來越多的大型綜合性醫(yī)療機構(gòu)已經(jīng)認識到了對醫(yī)療設(shè)備檔案進行電子化管理的重要性，但是對其重視程度尚有不足。一些醫(yī)療機構(gòu)仍然存在重醫(yī)療、輕檔案的錯誤傾向。一些醫(yī)療機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)認為檔案工作不能帶來直接效益，屬于輔助性工作，在醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理的資金投入、人員培訓(xùn)方面還存在一些欠缺，無法充分地開發(fā)醫(yī)療機構(gòu)的檔案信息資源。

（二）醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理缺乏統(tǒng)一的標準。要保障醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理的規(guī)范性和科學(xué)性，就必須制定相應(yīng)的規(guī)范和標準。然而一些大型綜合性醫(yī)療機構(gòu)在庫藏檔案業(yè)務(wù)方面尚存在不足，加之醫(yī)療設(shè)備歸檔文件資料種類繁多、歸類不清、數(shù)量較大，當前的分類方法和檔案整理方法的相關(guān)規(guī)定已經(jīng)不能適用于電子化管理。

（三）沒有配備完善的電子化管理設(shè)施。正是由于一些大型綜合性醫(yī)療機構(gòu)沒有對醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理產(chǎn)生足夠的重視，導(dǎo)致該方面的投入不足，不能保障醫(yī)療設(shè)備檔案，電子化管理的順利實施。對于當前檔案管理手段落后、辦公設(shè)施更新不及時、安全保管不到位、檔案庫房面積不足等問題，沒有進行妥善的解決。很多大型綜合性醫(yī)療機構(gòu)都開始應(yīng)用多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)和計算機技術(shù)來進行日常工作，但是在檔案工作中尚未完成管理手段的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，對于檔案電子化管理工作中所需的管理軟件、掃描儀、計算機等相關(guān)電子設(shè)施的配備不足，不能體現(xiàn)檔案電子化管理的優(yōu)勢。

（四）檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。一般而言，大型綜合性醫(yī)療機構(gòu)的檔案人員普遍具有較高的綜合素質(zhì)，但是要進行醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理，就必須對當前的檔案人員提出更高的要求，要求其具備更高的技術(shù)層次，具備熟練的操作技能和更加完善的知識結(jié)構(gòu)。由于檔案工作不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟效益，因此一些大型綜合性醫(yī)療機構(gòu)往往不重視對檔案管理人才的引進和培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員往往沒有經(jīng)受系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，缺少復(fù)合型、高層次、具備現(xiàn)代高科技技術(shù)水平的電子檔案管理人員，一定程度上限制了醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理水平。

三、推進大型綜合性醫(yī)療機構(gòu)醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理的具體措施

鑒于醫(yī)療設(shè)備檔案對于大型綜合性醫(yī)療機構(gòu)日常運行和發(fā)展的重要意義，為了進一步提高醫(yī)療設(shè)備檔案的管理水平，必須積極推進檔案電子化管理。

（一）轉(zhuǎn)變思想，提高認識，規(guī)范制度。在大型綜合性醫(yī)療機構(gòu)的日常工作中，檔案管理是一項日常性的工作，也是一項基礎(chǔ)性的管理工作。管理工作不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟效益，但是檔案資源能夠為醫(yī)療機構(gòu)的管理和經(jīng)營提供必要的決策參考和研究依據(jù)。因此大型綜合性醫(yī)療機構(gòu)必須認識到檔案管理工作的重要性，認識到要使醫(yī)療機構(gòu)的整體管理水平得到提高，就必須進行醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理。要做好醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理工作，首先就應(yīng)該制定相應(yīng)的電子檔案管理制度，對電子檔案的歸檔、整理、搜集、制作的方法和時間進行明確，并對不同醫(yī)療設(shè)備的檔案保管期限進行劃分，對檔案文件的載體格式、規(guī)格、形式進行統(tǒng)一規(guī)定。只有這樣才能保障醫(yī)療設(shè)備檔案資料的完整性和有效性。在存儲檔案時，必須同時存儲該醫(yī)療設(shè)備的背景信息，并填寫歸檔電子文件登記表，并定期檢查所有的醫(yī)療設(shè)備電子檔案，抽查移動硬盤和計算機。每4年必須進行光盤機讀檢查，通過制度的形式來提高醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理的規(guī)范性和科學(xué)性。

（二）加大投入，保障醫(yī)療設(shè)備電子檔案的安全性。大型綜合性醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)該為醫(yī)療設(shè)備檔案的電子化管理工作配備相應(yīng)的物質(zhì)基礎(chǔ)，主要包括檔案管理軟件和檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、刻錄機、掃描儀、計算機等軟硬件設(shè)施，通過網(wǎng)絡(luò)使醫(yī)療機構(gòu)的各項工作都能夠與檔案管理系統(tǒng)進行連接，從而便利地進行電子檔案的搜集和整理。在這個過程中還應(yīng)該注意保障醫(yī)療設(shè)備電子檔案的安全性，要配備專門的計算機對醫(yī)療設(shè)備電子檔案進行存儲，由專人負責(zé)。為了避免檔案丟失和錯漏，應(yīng)該對網(wǎng)絡(luò)運行情況、信息發(fā)布情況、電子檔案歸檔情況進行定期和不定期的抽查。為了規(guī)避網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險，醫(yī)療機構(gòu)還應(yīng)該制定電子檔案拷貝制度，有條件的醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)該推行紙質(zhì)歸檔和電子歸檔的雙軌制。要建立覆蓋醫(yī)院各個部門的醫(yī)療設(shè)備資源共享平臺，使各部門能夠便利地查找和利用檔案信息。

（三）提高電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)。對于當前已有的檔案管理人員，應(yīng)該對其進行集中培訓(xùn)，要求其能夠掌握信息技術(shù)知識，提高自身的工作責(zé)任感。培訓(xùn)的主要內(nèi)容應(yīng)該是電子檔案管理的業(yè)務(wù)知識和理論基礎(chǔ)，以及相關(guān)的法律法規(guī)、管理標準和規(guī)章制度，提高電子檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。檔案管理人員還必須了解電子信息管理系統(tǒng)的各種功能，能夠進行熟練的計算機操作。大型綜合性醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)該制定針對醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理人員的考核制度和獎懲制度，同時加大人才引進的力度，優(yōu)化檔案管理的人才結(jié)構(gòu)。

四、結(jié)語

在大型綜合性醫(yī)療機構(gòu)運行和發(fā)展的過程中，醫(yī)療設(shè)備檔案發(fā)揮著非常重要的作用，必須對其進行妥善的管理。醫(yī)療設(shè)備檔案的電子化管理能夠極大地提高醫(yī)療設(shè)備檔案資源的利用效率，發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案資源的重要作用，這就需要醫(yī)療機構(gòu)采取有效的措施，積極推進醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理工作，不斷提高醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理的水平。

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