文/新疆新源縣農(nóng)村信用合作聯(lián)社財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部 叢曉紅

新疆新源縣農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)電子檔案管理的對(duì)策與建議

文/新疆新源縣農(nóng)村信用合作聯(lián)社財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部 叢曉紅

筆者自2008年開(kāi)始就在新疆新源縣農(nóng)村信用社擔(dān)任會(huì)計(jì)，而新疆新源縣農(nóng)村信用社的會(huì)計(jì)檔案管理仍然以紙質(zhì)為主，而紙質(zhì)報(bào)表的劣勢(shì)漸漸凸顯，需要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的電子化與管理的精進(jìn)，所以，本文分析了有關(guān)農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)檔案管理的加強(qiáng)措施與會(huì)計(jì)檔案電子化的一些建議與對(duì)策。

會(huì)計(jì)檔案；檔案管理；檔案信息化

一、新疆新源縣農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)檔案存在的問(wèn)題

（一）紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案存在的問(wèn)題。紙質(zhì)管理的問(wèn)題是在檔案管理中造成工程量非常大，導(dǎo)致工作效率降低的問(wèn)題，這非常不符合現(xiàn)代的競(jìng)爭(zhēng)社會(huì)的要求，一是會(huì)計(jì)檔案使用紙質(zhì)的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)很差。每年每月都要進(jìn)行眾多紙質(zhì)文檔的打印，而紙質(zhì)的文檔卻又無(wú)法儲(chǔ)存太長(zhǎng)的時(shí)間，造成打印的成本很大。二是其儲(chǔ)存需要的空間十分龐大。對(duì)于空間的浪費(fèi)也是經(jīng)濟(jì)的浪費(fèi)。三是在填寫(xiě)過(guò)后，想要改動(dòng)其實(shí)非常麻煩。修改的過(guò)程又是一大工程量，并且最重要的一點(diǎn)是在調(diào)用檔案的過(guò)程中非常麻煩，需要查閱時(shí)要從眾多的分卷、分檔中尋找需要的文件，會(huì)導(dǎo)致工作效率的低下。

（二）工作人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不足。新疆新源縣農(nóng)村信用社管理人員、會(huì)計(jì)人員往往會(huì)在會(huì)計(jì)檔案管理工作中缺乏對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重視，使會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性大打折扣。第一，有些管理人員在進(jìn)行制作財(cái)務(wù)項(xiàng)目的時(shí)候，只是機(jī)械地完成并上報(bào)財(cái)務(wù)報(bào)告，讓財(cái)務(wù)部門(mén)審閱并提出財(cái)務(wù)意見(jiàn)，最后根據(jù)這些結(jié)束對(duì)財(cái)務(wù)項(xiàng)目的工作，這種認(rèn)識(shí)是非常膚淺的。第二，在會(huì)計(jì)方案管理的過(guò)程中，有些工作人員嫌麻煩，對(duì)信用社會(huì)計(jì)方案相關(guān)資料的整理與記錄因?yàn)槁闊┧月┯?，甚至逃避工作，這樣不重視會(huì)計(jì)檔案的整理工作，日后一定會(huì)導(dǎo)致問(wèn)題的產(chǎn)生。第三，雖然農(nóng)村信用社的檔案管理人員對(duì)會(huì)計(jì)學(xué)知識(shí)有一定程度的了解，也經(jīng)過(guò)培訓(xùn)與實(shí)踐的鍛煉，但是由于對(duì)電子檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠深，缺乏電子檔案管理的實(shí)踐知識(shí)，所以導(dǎo)致對(duì)農(nóng)村信用社電子檔案轉(zhuǎn)變與電子檔案管理的重視程度不足。第四，農(nóng)村信用社因?yàn)閷?duì)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)的重視，而輕視了檔案管理的工作，這樣的做法會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)與檔案管理的分離，導(dǎo)致進(jìn)度不一致，從而產(chǎn)生某些難以預(yù)料的錯(cuò)誤。

（三）電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度與技術(shù)不到位。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用范圍的擴(kuò)大，會(huì)計(jì)電算化因?yàn)槠洫?dú)特的優(yōu)勢(shì)也成為會(huì)計(jì)審核工作的一個(gè)重要手段，然而對(duì)于信用社來(lái)說(shuō)，電算化會(huì)計(jì)檔案的管理無(wú)論是在制度方面，還是在技術(shù)方面都存在很多不足。主要的問(wèn)題是對(duì)于電算化會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管以及利用等流程環(huán)節(jié)缺乏相應(yīng)的規(guī)范的制度。在進(jìn)行電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的保存時(shí)，經(jīng)常會(huì)忘了打印出相應(yīng)的紙質(zhì)檔案并保存起來(lái)。電算化數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，兼容性也差，往往會(huì)使本來(lái)就缺乏計(jì)算機(jī)經(jīng)驗(yàn)的會(huì)計(jì)人員措手不及。電算化檔案存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，它的安全性會(huì)受到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)安全環(huán)境的影響，我社對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境維護(hù)方面缺乏足夠的重視，常常會(huì)發(fā)生人為操作失誤，網(wǎng)絡(luò)受到病毒攻擊等問(wèn)題，導(dǎo)致管理效率低下。

（四）會(huì)計(jì)檔案管理人員的信息化素質(zhì)需要提高。在農(nóng)村信用社中，信息化的會(huì)計(jì)檔案管理人員屈指可數(shù)，對(duì)于目前的會(huì)計(jì)檔案管理人員來(lái)講，提高管理工作人員的素質(zhì)是當(dāng)務(wù)之急，在管理會(huì)計(jì)檔案時(shí)，有些工作人員由于素質(zhì)不高，無(wú)法進(jìn)行信息化管理，并且可能會(huì)違反管理規(guī)范的行為，甚至出現(xiàn)亂開(kāi)發(fā)票，亂作憑證，假賬等違法行為，這嚴(yán)重?fù)p害了會(huì)計(jì)檔案的資料真實(shí)性，更破壞了國(guó)家的稅收結(jié)構(gòu)。并且，要普及電子化的會(huì)計(jì)管理，管理人員的素質(zhì)與信息化能力的提高，是不可缺少的。

二、新疆新源縣農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)策與建議

對(duì)于上述討論的農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)檔案管理的問(wèn)題，筆者根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)提出以下建議與對(duì)策：

（一）農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)檔案管理電子化的優(yōu)勢(shì)。會(huì)計(jì)檔案信息化的實(shí)現(xiàn)是對(duì)傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案理念的一種突破，其目標(biāo)是為了科學(xué)地使用會(huì)計(jì)的檔案資源，從而為農(nóng)村信用合作社整體提供服務(wù)，而無(wú)論在哪里，作為檔案管理的人員，只有跟上時(shí)代的步伐，探索檔案管理的新方法，使用諸如電子檔案管理等先進(jìn)模式，才能發(fā)揮檔案管理的潛在能力與價(jià)值，為更高的工作效率做出努力。對(duì)于電子化的會(huì)計(jì)檔案，首先，其解決了上文紙質(zhì)文檔經(jīng)濟(jì)性差的問(wèn)題，不需要過(guò)多的紙張、油墨打印，更不需要每15年進(jìn)行一次文檔紙張的更換，存儲(chǔ)的空間也只有在磁盤(pán)之中，不需要專(zhuān)門(mén)的文檔分卷、分檔的儲(chǔ)存空間，更為方便的是，電子文檔在瀏覽的過(guò)程中，只需要輕輕敲打鍵盤(pán)，就可以尋找到自己想要找的文件內(nèi)容，并且其很容易進(jìn)行修改，而不像紙質(zhì)文檔，在尋找想要瀏覽的文件時(shí)耗時(shí)較多，并且修改起來(lái)異常麻煩，可以說(shuō)，電子文檔的會(huì)計(jì)管理比紙質(zhì)文檔的會(huì)計(jì)管理要更經(jīng)濟(jì)、更有效率、更加簡(jiǎn)潔，是新時(shí)代的首選。

（二）加強(qiáng)信息化思想與領(lǐng)導(dǎo)，提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理認(rèn)識(shí)。對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視，是農(nóng)村信用社的管理者現(xiàn)在最應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)的一點(diǎn)，科學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)會(huì)計(jì)人員、檔案管理人員和其他工作人員進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的管理工作，不僅僅是會(huì)計(jì)檔案管理的有關(guān)人員，其他部門(mén)的工作人員也要加強(qiáng)對(duì)財(cái)會(huì)、經(jīng)濟(jì)等報(bào)表的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，不能只顧著本身的工作，而降低了會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性。另外，出納人員不可以兼職管理會(huì)計(jì)檔案，這是《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》所規(guī)定的，所以，農(nóng)村信用社需要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理工作，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)其重視，從而達(dá)到有制度地管理農(nóng)村信用社的會(huì)計(jì)檔案，使會(huì)計(jì)檔案的管理更加系統(tǒng)、專(zhuān)業(yè)、科學(xué)。

（三）規(guī)范對(duì)于電算化會(huì)計(jì)檔案的重視和制度建設(shè)。想要提高電子會(huì)計(jì)檔案的管理水平，首先要建立起完善的電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度。對(duì)于檔案的立卷、歸檔、保管等環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格地進(jìn)行規(guī)范，制定出標(biāo)準(zhǔn)化的流程制度，并且監(jiān)督會(huì)計(jì)人員嚴(yán)格按照制度的要求進(jìn)行操作和執(zhí)行。嚴(yán)格保證電子檔案的保管期限，對(duì)于電子數(shù)據(jù)的備份工作，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行檢查，對(duì)于沒(méi)有打印出來(lái)進(jìn)行紙質(zhì)存檔的要及時(shí)打印，積極追求會(huì)計(jì)檔案的完整性。積極開(kāi)發(fā)和尋找更適合信用社相關(guān)數(shù)據(jù)要求的電算化軟件。加強(qiáng)對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度，應(yīng)當(dāng)安排相關(guān)的技術(shù)人員定期對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行維護(hù)，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)較強(qiáng)的電算化檔案管理人員。盡量避免人為失誤或病毒入侵給電子數(shù)據(jù)造成損失。

（四）加強(qiáng)工作管理人員培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)。對(duì)于農(nóng)村信用社中可以上崗的會(huì)計(jì)從業(yè)人員，需要進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，并且合格后才能上崗工作，這是最基本的要求，而會(huì)計(jì)檔案管理人員不僅僅是是專(zhuān)業(yè)素質(zhì)需要提高，思想道德素質(zhì)、職業(yè)道德也需要提高，由于管理會(huì)計(jì)檔案的人員手中握有一定的權(quán)力，為了保證其權(quán)力可以合理、正當(dāng)?shù)貙?shí)行，管理會(huì)計(jì)檔案的人員必須做到嚴(yán)于律己。在管理會(huì)計(jì)檔案的工作時(shí)，無(wú)論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，都需要進(jìn)行一定的保密措施，具有專(zhuān)業(yè)性。另外，會(huì)計(jì)的檔案管理工作所需要的信息化正是適應(yīng)這個(gè)時(shí)代的重點(diǎn)，所以，會(huì)計(jì)從業(yè)人員需要使用新型的技術(shù)，掌握一些電子化手段、知識(shí)來(lái)管理會(huì)計(jì)檔案，比如，熟練地使用各種管理軟件等。

三、總結(jié)

由于會(huì)計(jì)檔案工作在這個(gè)時(shí)代隨著經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的發(fā)展不斷前進(jìn)，農(nóng)村信用社中會(huì)計(jì)檔案管理工作必須加強(qiáng)重視與管理水平，其中不僅需要管理人員的管理思想的提高，更需要專(zhuān)業(yè)知識(shí)的進(jìn)步，必須掌握檔案工作的電子化、信息化知識(shí)，還有職業(yè)道德等，需要具備這些要求，才能保證新疆新源縣農(nóng)村信用社的會(huì)計(jì)檔案管理業(yè)務(wù)不斷創(chuàng)新，并且面對(duì)一些難以解決的問(wèn)題，或者避免管理過(guò)程中的一些問(wèn)題，使新疆新源縣農(nóng)村信用社能夠更加適應(yīng)這個(gè)時(shí)代的要求。

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[2]常翠青.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].經(jīng)濟(jì),2013(9).

[3]王艷.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題與措施[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(12).