文/中鐵二十三局集團(tuán)第三工程有限公司 李莉虹

檔案利用工作的研究與思考

文/中鐵二十三局集團(tuán)第三工程有限公司 李莉虹

建筑施工企業(yè)在進(jìn)行施工生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中，會(huì)形成多種檔案資料，如文書(shū)檔案、科技檔案、聲像檔案、會(huì)計(jì)檔案與榮譽(yù)檔案等，為充分發(fā)揮好這些檔案資源的利用價(jià)值，必須不斷提高檔案資料的利用率，全面開(kāi)展檔案資源的編研工作，從中挖掘出檔案資源的重要價(jià)值，這對(duì)于企業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)是一筆寶貴的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富。針對(duì)此項(xiàng)問(wèn)題，本文針對(duì)檔案利用工作展開(kāi)了分析和探討。

建筑施工企業(yè)；檔案；利用

建筑施工企業(yè)的檔案是公司發(fā)展與運(yùn)行的基礎(chǔ)工作，為提升公司的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，必須充分重視對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用，發(fā)揮好檔案資源的重要價(jià)值，以求為公司的運(yùn)行提供重要的資源支撐與技術(shù)支撐。面對(duì)公司的實(shí)際發(fā)展需求，重視對(duì)檔案資源信息的開(kāi)發(fā)與利用成為當(dāng)前擺在企業(yè)面前的一項(xiàng)關(guān)鍵性問(wèn)題。為實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的高效利用，應(yīng)做好檔案的編研工作，便于從中挖掘檔案信息的真實(shí)價(jià)值。

一、建筑施工企業(yè)檔案的相關(guān)概述

建筑施工企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案信息，如文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、榮譽(yù)檔案與聲像檔案等，都是公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中不可或缺的，旨在支撐公司相關(guān)事務(wù)的科學(xué)性開(kāi)展。公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、事務(wù)處理進(jìn)程中，會(huì)形成大量的檔案信息，檔案信息形成后，需要開(kāi)展收集歸檔與保存工作，這些檔案資料，是公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)、科技活動(dòng)、事務(wù)性工作的原始記錄，這些信息都至關(guān)重要，要重視對(duì)檔案資源的科學(xué)管理，重視對(duì)檔案資源的高效利用，重視對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)利用，提高檔案的利用率，同時(shí)，要重視對(duì)檔案信息的科學(xué)性編研和檔案研發(fā)成果的利用，為提高公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)水平、促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展、爭(zhēng)取更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，發(fā)揮出更大的價(jià)值。

二、檔案利用現(xiàn)狀分析

就目前建筑施工企業(yè)檔案利用的實(shí)際現(xiàn)狀來(lái)看，對(duì)提高檔案信息利用率的意識(shí)還不夠，制約著檔案信息的利用價(jià)值，最終會(huì)嚴(yán)重威脅施工企業(yè)的高效運(yùn)行。為充分凸顯檔案信息的重要價(jià)值，必須重視對(duì)檔案信息的高效利用，改變傳統(tǒng)的檔案管理方法，提高檔案的利用率，這就需要及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案利用過(guò)程中所存在的問(wèn)題，根據(jù)分析，可知問(wèn)題如下：

（一）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平亟待提高。檔案管理是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，所涉及的內(nèi)容較為瑣碎，由此對(duì)于檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平也提出了更高的要求，但就當(dāng)前來(lái)看，雖然檔案管理人員的學(xué)歷大部分都符合要求，但對(duì)于檔案管理工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不足，因此在進(jìn)行檔案管理時(shí)也就容易出現(xiàn)差錯(cuò)，不利于檔案的良好保存及利用，檔案管理人員要加強(qiáng)進(jìn)一步的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)，提高檔案管理業(yè)務(wù)能力。

（二）檔案利用意識(shí)較差。根據(jù)施工企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，檔案利用的意識(shí)相對(duì)較差，相關(guān)人員對(duì)檔案資源的管理、利用等重視度不強(qiáng)，很多人員在思想上過(guò)于保守，使檔案的利用價(jià)值較低，檔案利用的觀念相對(duì)落后，在檔案認(rèn)知上僅僅重視對(duì)檔案資料的管理，忽視了對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用，無(wú)法發(fā)揮檔案資源的真實(shí)價(jià)值，成為當(dāng)前面臨的一項(xiàng)關(guān)鍵問(wèn)題。縱觀施工企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，檔案管理工作強(qiáng)調(diào)保密，采取開(kāi)放型的管理模式，強(qiáng)調(diào)“重藏輕用”，將重心放在保管上，忽視了對(duì)檔案的利用開(kāi)發(fā)。

（三）檔案編研工作開(kāi)展力度不夠。施工企業(yè)在檔案管理的過(guò)程中，需要對(duì)檔案資源開(kāi)展一定的深加工處理，檔案資源信息的研究與編纂力度不足，導(dǎo)致檔案資源的深加工力度也不足，最終會(huì)嚴(yán)重威脅檔案資源的利用率。加強(qiáng)對(duì)檔案資源的深度研究與編纂，能達(dá)到深加工的目的，也是實(shí)現(xiàn)開(kāi)發(fā)與利用檔案信息資源的一種有效途徑。然而，目前，施工企業(yè)的文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等的開(kāi)發(fā)還處在傳統(tǒng)階段，運(yùn)用原始的數(shù)據(jù)處理模式，致使檔案信息的含金量大大降低，且保密性很差，未能實(shí)現(xiàn)對(duì)科技檔案信息的高效開(kāi)發(fā)，部門(mén)之間、項(xiàng)目部之間與社會(huì)中檔案信息呈現(xiàn)相對(duì)封閉的狀態(tài)，進(jìn)而無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。

三、提高檔案利用率的有效途徑

新時(shí)期，為實(shí)現(xiàn)施工企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，應(yīng)從科技檔案角度出發(fā)，不斷提高科技檔案利用率，充分凸顯檔案資源的實(shí)際價(jià)值，是提高檔案利用率的有效途徑。

（一）增強(qiáng)檔案利用的意識(shí)，了解檔案利用的重要性。

若想最大程度上提高檔案資源的利用率，應(yīng)從思想與觀念上出發(fā)，增強(qiáng)相關(guān)人員的檔案利用意識(shí)，需要引起機(jī)關(guān)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，了解到檔案資源利用的重要性。為此，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案觀念，實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的高效利用，轉(zhuǎn)變以往“重視管理忽視利用”的意識(shí)?，F(xiàn)如今，在機(jī)關(guān)單位中，一些領(lǐng)導(dǎo)或管理者將機(jī)關(guān)單位的重要檔案資料都鎖在柜子里，這從本質(zhì)上失去了檔案資料的實(shí)際價(jià)值，對(duì)于檔案而言，檔案資源的保管僅僅是一種手段而已，對(duì)資源的利用才是最終的目的。因此，檔案管理者與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)與利用，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的科學(xué)編研，及時(shí)轉(zhuǎn)變與更新當(dāng)前的檔案運(yùn)行模式，將檔案保管者向檔案管理者、加工者、檔案利用咨詢者與服務(wù)者方面轉(zhuǎn)變，從原本單純的檔案閱讀轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案資源的開(kāi)發(fā)與利用，成為當(dāng)前的一項(xiàng)重要任務(wù)。此外，還應(yīng)將檔案信息化產(chǎn)品引入到信息化市場(chǎng)，運(yùn)用有償與無(wú)償?shù)姆?wù)方法相結(jié)合的方式，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化服務(wù)，進(jìn)而從本質(zhì)上改變以往檔案館開(kāi)展被動(dòng)式服務(wù)的模式。為實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的高效利用，檔案管理者應(yīng)具備創(chuàng)新性意識(shí)，摒棄以往的檔案信息思想，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)性處理，由被動(dòng)向主動(dòng)化轉(zhuǎn)變，進(jìn)而為利用者提供一定的便利，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的高效開(kāi)發(fā)，創(chuàng)立檔案工作的新局面。

（二）做好檔案基礎(chǔ)工作，為檔案利用提供前提。為實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的高效利用，必須滿足檔案利用對(duì)科技檔案資料的需求，若檔案資料相對(duì)殘缺、不精確、不完整等，都會(huì)嚴(yán)重威脅檔案的利用效率。在科技檔案業(yè)務(wù)實(shí)施的各個(gè)環(huán)節(jié)，為提高檔案的開(kāi)發(fā)與利用水平，前期必須做好對(duì)檔案資源的收集、整理、歸檔、鑒定與保管等工作，為檔案的后期利用奠定基礎(chǔ)。因此，為從根本上實(shí)現(xiàn)對(duì)施工企業(yè)文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等的利用，必須做好前期的基礎(chǔ)性工作，及時(shí)收集與整理檔案資料，已實(shí)現(xiàn)館藏內(nèi)容的不斷豐富，為檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用奠定基礎(chǔ)。

（三）加大檔案編研力度，提高檔案編研水平。為實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的科學(xué)性利用，必須強(qiáng)調(diào)對(duì)科技檔案、文書(shū)檔案與會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)性編研，制定科學(xué)的編研機(jī)制，將這些檔案資料作為重要管理、加工與開(kāi)發(fā)對(duì)象，打造簡(jiǎn)單、扼要的內(nèi)容結(jié)構(gòu)，主要涉及編制檔案目錄，能讓科技檔案利用者全面了解與把握檔案的相關(guān)線索，能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的隨時(shí)利用，能充分挖掘檔案資料的潛力與價(jià)值，讓死板的檔案信息變成活信息。對(duì)檔案參考資料進(jìn)行編纂時(shí)，對(duì)價(jià)值高、利用率高的檔案資料應(yīng)進(jìn)行專(zhuān)題資料的編寫(xiě)，以便后期進(jìn)行資料的查找。檔案資料的編研，能為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和科研人員提供一定的參考信息，為公司的招投標(biāo)、施工生產(chǎn)和其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供強(qiáng)有力的技術(shù)保證和相關(guān)資料，也能在產(chǎn)業(yè)間、科研成果展覽會(huì)與項(xiàng)目推介上進(jìn)行交換，實(shí)現(xiàn)信息的互通性。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，建筑施工企業(yè)在進(jìn)行施工生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、文書(shū)檔案、榮譽(yù)檔案與聲像檔案等多種類(lèi)型，多元化檔案信息共同組成了檔案信息系統(tǒng)，任何檔案都有其特殊性的價(jià)值，且是公司在發(fā)展進(jìn)程中不可或缺的。為充分提高檔案資源的利用價(jià)值，應(yīng)重視對(duì)檔案資源的合理性開(kāi)發(fā)，提高各類(lèi)資源的利用率，以求為施工企業(yè)的發(fā)展提供重要的檔案資源支撐，利于實(shí)現(xiàn)施工企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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