文/河南省淮陽(yáng)縣人力資源和社會(huì)保障局 吳華

檔案管理的有效方法及應(yīng)用研究

文/河南省淮陽(yáng)縣人力資源和社會(huì)保障局 吳華

檔案管理在方法上有一定的局限性，需要一定的改進(jìn)，培養(yǎng)優(yōu)秀的管理人才，管理制度必須規(guī)范化，讓檔案管理實(shí)現(xiàn)它真正的作用。檔案管理是一項(xiàng)管理性的工作，也是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，它為人們的工作提供了服務(wù)。本文針對(duì)檔案處理方面進(jìn)行研究分析。

檔案管理；方法；應(yīng)用

檔案管理是將檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等一系列工作，它主要是對(duì)文字、圖片等文件進(jìn)行收集、記錄、保管等工作。檔案管理是最基本的工作之一，對(duì)于單位與個(gè)人的而言，檔案管理是不可缺少的環(huán)節(jié)，它是一項(xiàng)管理性的工作，也是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，它為人們的工作提供了服務(wù)。

檔案管理是我國(guó)檔案工作的組成部分，檔案管理是黨的組織、文化建設(shè)的基本要求。檔案管理部門和工作人員樹立整體服務(wù)、舒心的服務(wù)、全方面服務(wù)的意識(shí)；加強(qiáng)檔案管理的整治，豐富工作內(nèi)容，了解整理軟件，使檔案得到充分的利用；使用科學(xué)技術(shù)管理檔案，從服務(wù)的角度入手，加強(qiáng)服務(wù)的力度，管理檔案的資源，加大宣傳力度，提高服務(wù)質(zhì)量，提高管理者的專業(yè)素養(yǎng)、服務(wù)素養(yǎng)。

一、傳統(tǒng)檔案管理的不足

（一）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理缺乏統(tǒng)一性。社會(huì)保險(xiǎn)檔案的種類居多，每個(gè)部門管理不同的檔案，由于各部門使用的不同的電腦、軟件，所以使管理部門缺乏統(tǒng)一性，出現(xiàn)繁瑣的步驟，制約了管理工作的進(jìn)度，或者是個(gè)人檔案由于被不同的部門管理，信息不能完整統(tǒng)一，會(huì)給個(gè)人或者是單位帶來(lái)一定的困擾。

（二）檔案收集不完整。檔案在收集整理的時(shí)候都會(huì)出現(xiàn)困難，檔案在人工整理的時(shí)候很難做到多方面的完整，造成檔案缺失或者是損壞，從而引起個(gè)人或單位對(duì)整理的糾紛，在個(gè)人檔案整理時(shí)沒(méi)得到及時(shí)的歸檔，導(dǎo)致后續(xù)的一系列問(wèn)題，存檔者調(diào)不出檔案或者資料不好查詢等。給后續(xù)的檔案整理帶來(lái)了影響。假如對(duì)一個(gè)自由職業(yè)者的檔案沒(méi)有及時(shí)歸檔，從而會(huì)導(dǎo)致用戶在明年移交資料時(shí)工作出現(xiàn)一些問(wèn)題，資料不好查詢等。或者有些部門能夠查詢資料，但是辦理人無(wú)法轉(zhuǎn)移資料，導(dǎo)致檔案無(wú)法轉(zhuǎn)移或者存留在個(gè)人手中。這樣會(huì)使檔案整理不得當(dāng)，對(duì)后續(xù)整理檔案和使用都造成一定的影響。

（三）檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)不高。檔案管理除了用軟件進(jìn)行整理，更多情況下需要人力去完成工作，如果工作人員缺少專業(yè)素養(yǎng)，可能會(huì)導(dǎo)致檔案各部門的無(wú)法進(jìn)行。在單位中，為檔案管理成立了獨(dú)立的部門，主要完善整理工作和提高工作人員之間的配合。但如果相關(guān)工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)，或者是臨時(shí)、不穩(wěn)定的工作人員，會(huì)對(duì)檔案收集與管理缺少責(zé)任心，缺少對(duì)整理的積極性，單位又對(duì)工作人員缺乏專業(yè)性的指導(dǎo)。其次，還有工作人員缺少對(duì)技能的掌控，只能簡(jiǎn)單地對(duì)檔案進(jìn)行整理并交給檔案室，不了解操作內(nèi)容和檔案管理的規(guī)范，沒(méi)有規(guī)范性的流程。從而導(dǎo)致檔案的缺失或損毀等問(wèn)題，不能進(jìn)行統(tǒng)一的整理從而使得檔案管理無(wú)法提升自身的價(jià)值。

（四）檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)從沒(méi)有考慮過(guò)計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)給整理帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，更多是用磁盤、光盤進(jìn)行檔案整理、分類，有些根本沒(méi)有辦法根據(jù)規(guī)定進(jìn)行工作。

二、提高檔案管理的方法

人們?nèi)狈?duì)檔案管理技術(shù)、專業(yè)素養(yǎng)、制度管理的認(rèn)識(shí)是檔案管理的主要問(wèn)題，需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理價(jià)值的認(rèn)識(shí)，提高技術(shù)的支持及制度管理的規(guī)范性，還要培養(yǎng)優(yōu)秀的管理人才，讓檔案管理實(shí)現(xiàn)它真正的作用。

（一）提高檔案規(guī)范化意識(shí)。要提升工作人員對(duì)檔案管理規(guī)范化，整理一定要規(guī)范，整理后部門要檢查，宣傳檔案整理的重要性，使工作人員認(rèn)識(shí)到管理的價(jià)值。要記錄好檔案管理的流程，了解檔案的內(nèi)容和位置，做好監(jiān)督工作，使工作人員提高謹(jǐn)慎。

（二）注重培養(yǎng)優(yōu)秀的管理人才。注重培養(yǎng)優(yōu)秀的人才，不僅僅是專業(yè)上的更是素養(yǎng)上的對(duì)口，必須掌握檔案整理所需要的技能，需要有耐心的工作人員。培訓(xùn)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，使工作人員對(duì)待工作更加負(fù)責(zé)和積極。學(xué)習(xí)優(yōu)秀的技術(shù)與方法，使檔案整理更加規(guī)范。對(duì)于主要的工作人員，他們的意見(jiàn)對(duì)部門有著重要的作用，他們對(duì)檔案地整理有著自己獨(dú)到的見(jiàn)解，可以到優(yōu)秀部門學(xué)習(xí)如何正確地管理資料，學(xué)習(xí)技術(shù)方法與服務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)要展開人性化管理，實(shí)事求是，使工作人員認(rèn)真地對(duì)待工作與單位。

（三）加大信息化建設(shè)。加大信息化建設(shè)，使得各部門將整理好的資料統(tǒng)一上傳到專業(yè)的管理軟件中，完善資料的完整與共享。建立完善的信息化平臺(tái)，使檔案管理的特性得到提高，深度挖掘檔案管理的價(jià)值。培養(yǎng)工作人員對(duì)信息化管理的價(jià)值，使工作人員在面對(duì)任何情況下都能從容地解決，提高管理的水平。

三、檔案管理的有效應(yīng)用

檔案管理對(duì)人們的生活有著重要的作用，影響著人們的工作和生活，使舊的人事制度發(fā)生變化，新的人事管理制度又破土而出，有著新的改變，從舊的管理中找出創(chuàng)新的方法。檔案管理的有效方法有如下幾點(diǎn)：

（一）關(guān)于加強(qiáng)工作人員的專業(yè)素質(zhì)方面。傳統(tǒng)的管理跟不上時(shí)代的變化，檔案種類繁多，這對(duì)工作人員專業(yè)有著很高的要求，要加強(qiáng)他們對(duì)檔案管理的學(xué)習(xí)和認(rèn)識(shí)，使工作人員提高自身的責(zé)任心，所以培養(yǎng)一批專業(yè)的人才是檔案管理部門的主要任務(wù)。

（二）關(guān)于文書檔案方面的管理。文書檔案內(nèi)容具有針對(duì)性，既不能修改也不能丟失，而且數(shù)量也不多，所以一般都是一件件地整理。文書檔案都具有法律性和時(shí)效性，不常使用并且數(shù)量也不多，但是整理的程序比較繁瑣，一般都是按照分類來(lái)進(jìn)行整理的，都是方案、法律文件居多，分類就行了。這樣就容易出錯(cuò)。文件檔案的特點(diǎn)就是有關(guān)聯(lián)性，看目錄就可以得知文件的內(nèi)容。就算是出現(xiàn)錯(cuò)誤，工作人員也能及時(shí)改正錯(cuò)誤。

（三）關(guān)于業(yè)務(wù)檔案方面的管理。業(yè)務(wù)檔案主要是凌雜、數(shù)量多，整理需要注重整體，只要能找出有聯(lián)系的檔案就能整理。主要還是涉及人們生活的檔案，跟文書檔案有所不同，民生的問(wèn)題多，太籠統(tǒng)。將檔案進(jìn)行分類，以所在地、所在單位、所在部門進(jìn)行分類，而且民生檔案涉及的安全性質(zhì)的文件不多，對(duì)于主要以個(gè)人為主文書檔案不能馬虎。但是業(yè)務(wù)檔案就不一樣，它不必一一列出目錄，需要記錄下街道的名字、住宅的名字、所在地、所在單位、所在部門的名字就可以了，不需要一一排列。只要幾個(gè)字就一目了然，比如報(bào)到證、工作表、勞動(dòng)合約等，總概括，小分類，降低差錯(cuò)。

（四）關(guān)于人事檔案方面的管理。人事檔案就是有關(guān)的人事部門，根據(jù)黨的干部政策選拔、培養(yǎng)以及任用制度等工作中，形成記載關(guān)于干部的自身經(jīng)歷、政治作風(fēng)、道德思想、業(yè)務(wù)表現(xiàn)、工作能力、工作業(yè)績(jī)等所有的文字材料，是考察指導(dǎo)和選拔并任用工作人員的重要資料。其中人事檔案管理必須與現(xiàn)代化的管理理念相一致，并且要熱情參與有關(guān)拓展服務(wù)職能中，這樣就使得檔案的開發(fā)具有了強(qiáng)有力的保障。由此可見(jiàn)，人力資源的管理事務(wù)和人事檔案事務(wù)的關(guān)系相當(dāng)密切。人事檔案可以解釋為一種載體，產(chǎn)生于人力資源管理過(guò)程中各種信息綜合的載體。在人力資源的管理過(guò)程中的包括識(shí)別人才、選拔人才、使用人才的重要過(guò)程就是人事檔案的內(nèi)容。其中檔案管理和資源管理相互促進(jìn)，彼此作用，人事檔案的發(fā)展需要人力資源的廣泛推廣，人力資源的開發(fā)需要人事檔案的科學(xué)化管理推動(dòng)。要想保持工作人員管理檔案的工作品質(zhì)，就必須與時(shí)俱進(jìn)。在一定時(shí)期內(nèi)，傳統(tǒng)的管理方法是有它獨(dú)特的科學(xué)性依據(jù)的，但是，根據(jù)唯物辯證法的理論，變化是事物的特性，所以在不同時(shí)期，不同形勢(shì)下以及干部的工作對(duì)一些人事檔案的管理工作有一些要求上的變化時(shí)，局限性就會(huì)顯露出來(lái)。綜上所述，現(xiàn)在有關(guān)的人事檔案的管理，必須和干部工作的需求緊密相連。1.必須做到有關(guān)檔案材料的收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。及時(shí)收集和補(bǔ)充檔案材料，是提高干部人事檔案管理質(zhì)量的重要一條，這些舉手投足之間的小事，其實(shí)直接影響其進(jìn)檔材料的質(zhì)量。對(duì)于已經(jīng)收集完備的檔案材料，從表述是否準(zhǔn)確、精煉，手續(xù)是否完備，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)的鑒別，而且，對(duì)于一些不符合要求的要及時(shí)退回修改，在有關(guān)期限內(nèi)糾正完畢再歸檔，但是，對(duì)于一些不屬歸檔范圍的材料，及時(shí)退給有關(guān)單位，要做到不積壓、不散失。2.對(duì)于改進(jìn)檔案的檢索與查閱方法，要實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，以便于提高檔案管理的信息化。采用“四角編碼”法還是“筆形編號(hào)”法，一些對(duì)干部人事檔案的檢索，均是利用姓氏檢索的方式進(jìn)行的，這兩種方法同時(shí)都有一定的科學(xué)性，但是其明顯的缺點(diǎn)就是記起來(lái)費(fèi)時(shí)、用起來(lái)繁鎖，工作效率低。為了提高效率，可以考慮采取用英文字母的順序號(hào)進(jìn)行編排，這樣就會(huì)便于記憶，利于查找，提高速度。同時(shí)，也可以采用計(jì)算機(jī)管理人事檔案信息，研究建立兩個(gè)系統(tǒng)，這樣檔案管理水平就會(huì)得到大大的提高：檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。同時(shí)，查檔人員利用計(jì)算機(jī)，在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，是運(yùn)行干部人事檔案原件管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，這樣做可以說(shuō)是集眾多優(yōu)點(diǎn)于一身，不僅能夠增加查閱有關(guān)檔案的速度，同時(shí)也有利于干部人事檔案的保密和安全。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理是國(guó)家檔案事業(yè)的基本工作，也是整個(gè)國(guó)家文獻(xiàn)信息庫(kù)的組成部分，檔案管理保障了人民勞動(dòng)的信息，也保障了人們基本工作的穩(wěn)定。檔案管理對(duì)單位和個(gè)人的就業(yè)事項(xiàng)有著重要的影響。隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，我國(guó)人事制度也在不斷地進(jìn)行變動(dòng)，檔案整理的價(jià)值也得到了人們的認(rèn)識(shí)，管理的技術(shù)也得到了提升，對(duì)工作人員的要求也有所提高，對(duì)整個(gè)社會(huì)都具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的意義。

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