文/海南省萬寧市人民醫(yī)院 曾培

淺談現(xiàn)代人事檔案管理信息化

文/海南省萬寧市人民醫(yī)院 曾培

本文首先概述了現(xiàn)代人事檔案管理基本情況，接著分析其存在的主要特點(diǎn)，最后具體地進(jìn)行了人事檔案管理信息化研究。

人事檔案；管理信息化

一、人事檔案管理的基本情況

人事檔案主要用于記錄一個(gè)人的人生經(jīng)歷、才能品德及工作業(yè)績等，是在國家機(jī)關(guān)和社會(huì)團(tuán)體在人事管理的過程中逐步形成的，一般都是以個(gè)人檔案形式保存，有文字、表格和其他多種形式的記錄，便于后續(xù)查考使用。主要內(nèi)容包含自傳、履歷材料，各類認(rèn)定、考評(píng)和考察材料，學(xué)歷，學(xué)位，學(xué)習(xí)成績，專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)選材料，考績審批材料，結(jié)業(yè)培訓(xùn)成績，學(xué)校報(bào)考和畢業(yè)登記表等，政審情況的資料，共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派等加入申請材料，還有登記黨團(tuán)資料，獎(jiǎng)勵(lì)表彰情況等。除此之外，像處分決定、職務(wù)任免、收入情況、離職退休、出國審查等材料、各種代表會(huì)議的登記表及可供參考的資料，都屬于人事檔案管理的范圍。

二、人事檔案管理的特點(diǎn)

人事檔案涉及的當(dāng)事人在不同崗位，組織為了考察和正確使用員工，對于人事檔案信息應(yīng)時(shí)常進(jìn)行翻閱，便于對個(gè)人的品德、業(yè)績及過往經(jīng)歷有所了解，從而在崗位安排時(shí)能夠更加合理，檔案既能反映某人的歷史面貌，又能反映現(xiàn)實(shí)狀況。檔案客觀地記錄了歷史情況，反映了當(dāng)事的情況，每一份檔案材料從來源、內(nèi)容、形式等方面都必須完全真實(shí)。另外，人事檔案信息并不是一成不變的，因?yàn)闄n案當(dāng)事人的情況會(huì)不斷產(chǎn)生變化，因此檔案信息也需要及時(shí)更新，從而滿足檔案管理的要求。人事檔案隨著人員的流動(dòng)而不斷轉(zhuǎn)遞，始終處于“動(dòng)態(tài)”之中。而人事信息又具有私密性，往往會(huì)牽扯到工作相關(guān)的重要情況，對于人事檔案的管理和利用，要有很嚴(yán)格的保密、管理等制度，并且需要得到有效的執(zhí)行。

三、人事檔案管理信息化研究

（一）人事檔案管理信息化的起始。隨著信息化的不斷發(fā)展，作為重要信息資源之一的檔案，為了適應(yīng)數(shù)字化的趨勢，基于通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、多媒體、計(jì)算機(jī)等技術(shù)，已經(jīng)有許多的電子檔案逐步形成，并得到了應(yīng)用。為了讓檔案價(jià)值得到充分發(fā)揮，使得檔案的使用和保存更加科學(xué)，必須要結(jié)合當(dāng)下一些新的方式和技術(shù)，檔案管理才能不斷滿足社會(huì)發(fā)展的需要。

（二）人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀。我國積極進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)，國家檔案局把電子文件研究項(xiàng)目列入科技計(jì)劃、組織完成《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規(guī)范》；檔案數(shù)字化建設(shè)不斷進(jìn)行，很多數(shù)字化的檔案管理平臺(tái)正陸續(xù)被開發(fā)出來，像超星數(shù)字圖書館、索易文檔信息管理系統(tǒng)、理?？萍嘉募n案系統(tǒng)等。目前還有更多的數(shù)字化信息資料的處理平臺(tái)產(chǎn)生，如全文掃描處理平臺(tái)知網(wǎng)、中國期刊網(wǎng)、維普資訊、情報(bào)界的萬方數(shù)據(jù)等。

（三）人事檔案信息化管理中存在問題及分析。1.缺乏總體規(guī)劃。由于信息化過程中的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，各個(gè)數(shù)據(jù)庫的檔案較為獨(dú)立，無法進(jìn)行整體的搜索，導(dǎo)致共享數(shù)據(jù)庫資源存在一定的困難?？傮w而言，整個(gè)檔案管理信息化仍處于探索期，沒有一些實(shí)踐方面的突破，缺少整體的規(guī)劃，導(dǎo)致目前檔案信息化進(jìn)程變得較為緩慢。2.標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。很多人事檔案信息業(yè)務(wù)本來基礎(chǔ)數(shù)據(jù)較差，整體的檔案質(zhì)量并不高，著錄的明細(xì)不能夠很好地相容，而檔案信息化的前提就是要求基礎(chǔ)數(shù)據(jù)需要標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，原來的管理方法已經(jīng)明顯跟不上時(shí)代的要求，而且大多數(shù)的系統(tǒng)仍有些缺陷，有許多移植過來的板塊功能，整體上性能比較差，難以避免的會(huì)出現(xiàn)各種問題，因此仍需要提升檔案數(shù)據(jù)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.信息化程度不高。目前由于大多數(shù)檔案管理員對復(fù)雜的信息化方法認(rèn)識(shí)不足，自身的互聯(lián)網(wǎng)及計(jì)算機(jī)相關(guān)基礎(chǔ)比較薄弱，基本上都只是進(jìn)行一些基礎(chǔ)的操作，仍然有很多人在用手工的方式進(jìn)行查閱，這樣就使得信息化進(jìn)程變慢，甚至有些單位只是作為達(dá)標(biāo)和升級(jí)考核的條件罷了，它的很多科學(xué)的管理功用并沒有得到足夠的重視。4.人事檔案保密和安全性不高。由于涉及隱私，人事檔案的安全與保密將越來越得到重視，其實(shí)很多的信息化管理可在內(nèi)部組建成局域網(wǎng)、人事信息網(wǎng)及業(yè)務(wù)運(yùn)行網(wǎng)等體系，后續(xù)諸如檔案材料整理、輸入、分類及保存都可以在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，為了保證整個(gè)過程的安全性，必須要杜絕使用者沒有經(jīng)過授權(quán)就能訪問，避免人事材料遭到破壞及更改。雖然內(nèi)部網(wǎng)可以讓人事在處理很多檔案時(shí)變得便捷，但是也具有很強(qiáng)的安全風(fēng)險(xiǎn)，所以在開發(fā)內(nèi)部網(wǎng)的應(yīng)用時(shí)，應(yīng)該充分保障其安全性。5.人才隊(duì)伍建設(shè)水平不高。近年以來，人事檔案管理整體從業(yè)人員素質(zhì)仍然比較低，缺乏能有效融合計(jì)算機(jī)、通信、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的專業(yè)人才，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足人事檔案信息化的實(shí)現(xiàn)，因此，在組建檔案管理團(tuán)隊(duì)時(shí)，就需要管理人員能夠?qū)鹘y(tǒng)人事檔案的業(yè)務(wù)比較精通，而且具有自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化的意識(shí)。

四、結(jié)束語

總體而言，針對人事檔案管理信息化的相關(guān)工作，只有得到技術(shù)支持以及人才方面的儲(chǔ)備，人事檔案管理的有效實(shí)施才能得以保障。人事檔案對人事工作才能產(chǎn)生極大的推動(dòng)作用，應(yīng)早日實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化。

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