文/山東省濰坊市奎文區(qū)智慧辦 明浩利

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑探討

文/山東省濰坊市奎文區(qū)智慧辦 明浩利

事業(yè)單位要在檔案管理工作中充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，提升管理工作效率，讓檔案管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化，這樣才能為今后的利用提供便利，真正體現(xiàn)檔案資料應(yīng)有的價(jià)值。本文將簡述事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義，并提出了行之有效的對(duì)策。

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

檔案管理是事業(yè)檔案管理工作中的重要內(nèi)容，隨著近年來事業(yè)單位的改革與發(fā)展，檔案種類也不斷增長，每天都會(huì)產(chǎn)生大量的檔案信息，為檔案管理工作帶來了巨大難度。為讓檔案資料得到妥善保存，充分發(fā)揮出其服務(wù)效能，需要加大對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用力度，保證檔案信息的完整性和真實(shí)性。對(duì)此，事業(yè)單位必須提高重視，不斷為檔案管理工作創(chuàng)造條件，積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提升檔案管理信息化水平。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

在新形勢下，事業(yè)單位加快信息化建設(shè)勢在必行，尤其是在應(yīng)用OA等先進(jìn)系統(tǒng)以后，極大提升了事業(yè)單位辦公自動(dòng)化水平。在事業(yè)單位檔案管理工作中，也要用好先進(jìn)信息技術(shù)，讓各種珍貴的檔案資料得到有效保存，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位各項(xiàng)工作的開展提供全面、準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)。同時(shí)，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)也可以將檔案利用起來，確保制定的決策更加科學(xué)、合理，有力推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展。由此可見，事業(yè)單位加快檔案信息化建設(shè)意義重大，有利于對(duì)檔案資源的開發(fā)與利用，提升服務(wù)質(zhì)量，真正實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過程中，需要重視各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。一是健全檔案管理制度。事業(yè)單位要結(jié)合自身實(shí)際情況，建立相應(yīng)的檔案管理制度，制定檔案信息化管理的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，如在電子文件檔案管理中，要將人員具體職責(zé)明確下來。二是提升自動(dòng)化辦公水平。事業(yè)單位要以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)，利用計(jì)算機(jī)收集、整理、保管檔案資料。同時(shí)借助計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢索功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的快速查找，提升其利用率。三是加強(qiáng)電子檔案管理工作。事業(yè)單位要從實(shí)際情況出發(fā)，以紙質(zhì)檔案為依據(jù)，科學(xué)設(shè)置電子檔案，讓信息保存更加完整與全面，加強(qiáng)對(duì)電子檔案形成、整理和鑒定等工作的管理。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。數(shù)字化是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，不過當(dāng)前很多單位只是將紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，因?yàn)槭聵I(yè)單位在資金方面投入不夠，缺乏專業(yè)檔案管理人員，不利于檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)行。對(duì)此，要優(yōu)先實(shí)現(xiàn)高保存價(jià)值檔案的數(shù)字化，注意輕重緩急，同時(shí)加強(qiáng)目錄和檢索的建設(shè)，通過文件夾、光盤和音像等形式，讓檔案信息得到長久保存。事業(yè)單位要利用好網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在內(nèi)部各部門共享檔案資源，讓檔案信息得到充分利用。

（三）明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。事業(yè)單位檔案內(nèi)容眾多，分散保存于各個(gè)部門，同時(shí)每天會(huì)形成大量的檔案資料，管理難度很大，需要統(tǒng)一進(jìn)行檔案的收集、整理和利用工作。這要求事業(yè)單位不斷提升檔案管理信息化水平，運(yùn)用集中統(tǒng)一管理的模式，提升檔案管理工作的規(guī)范性。并將檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)明確下來，規(guī)范檔案管理人員工作行為，避免浪費(fèi)人力、財(cái)力和物力，為事業(yè)單位帶來更大的效益。

（四）加強(qiáng)檔案資料安全保護(hù)。在使用現(xiàn)代信息設(shè)備的時(shí)候，必然會(huì)面對(duì)各種安全問題，需要事業(yè)單位提高重視，避免出現(xiàn)檔案信息丟失、泄露等問題。此外，人員操作不當(dāng)、計(jì)算機(jī)故障、計(jì)算機(jī)病毒與黑客入侵等，也將對(duì)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)的檔案造成破壞，為事業(yè)單位帶來巨大損失。而事業(yè)單位很多檔案資料具備較強(qiáng)的保密性，如果沒有做好保密工作，發(fā)生信息泄露的問題，也會(huì)為事業(yè)單位造成不利影響。事業(yè)單位要增強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德，嚴(yán)格落實(shí)安全管理制度，確保信息系統(tǒng)運(yùn)行的高效性與安全性。同時(shí)還要做好網(wǎng)絡(luò)安全措施，讓信息系統(tǒng)更好地抵御各種網(wǎng)絡(luò)攻擊，事業(yè)單位還要及時(shí)備份，這樣再出現(xiàn)意外事件后，可以及時(shí)采用備份文件，盡快恢復(fù)檔案信息，避免出現(xiàn)損失。

（五）重視檔案管理人員的培養(yǎng)。為將信息技術(shù)更好應(yīng)用于檔案管理工作中，事業(yè)單位還要為檔案管理人員提供更多培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，掌握數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、計(jì)算機(jī)操作等方面的技能。事業(yè)單位要加大對(duì)檔案管理人員的考核力度，可以將其工作開展情況直接與工資掛鉤，實(shí)行有效的獎(jiǎng)懲措施，這樣可以進(jìn)一步調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，在檔案管理工作時(shí)真正做到履職盡責(zé)，保證檔案信息的安全。而檔案管理人員也要注重提升自身的能力，跟上時(shí)代發(fā)展步伐，認(rèn)真學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，努力成為一個(gè)管理經(jīng)驗(yàn)豐富、技術(shù)能力較強(qiáng)的人，從而更好地開展事業(yè)單位檔案信息化管理工作。

三、結(jié)語

總之，事業(yè)單位做好檔案管理工作，可以促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利開展，并為領(lǐng)導(dǎo)制定決策提供可靠、準(zhǔn)確的依據(jù)。對(duì)此，事業(yè)單位要及時(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念，在檔案管理信息化建設(shè)中投入更多的資金，并加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提升他們的綜合素質(zhì)。只有這樣才能讓檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化，讓檔案資源得到充分利用，為自身的更快發(fā)展提供全面、科學(xué)的依據(jù)。

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