文/中國電子科技集團(tuán)公司第三十九研究所 趙璐婷 高媛

知識管理下的檔案信息化建設(shè)思路

文/中國電子科技集團(tuán)公司第三十九研究所 趙璐婷 高媛

知識管理就是利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對知識進(jìn)行系統(tǒng)積累、組織、傳遞、應(yīng)用和創(chuàng)新，讓知識的價值得以發(fā)揮，讓企業(yè)競爭力得到提高。知識管理的最終目的是讓知識變?yōu)槠髽I(yè)戰(zhàn)略資源，目的在于實(shí)現(xiàn)其價值并提高企業(yè)的市場競爭力。文件與檔案是檔案管理的對象，而知識也是知識管理的對象。檔案和知識的管理工作是為用戶提供檔案知識服務(wù)，它的最終目的就是以此來實(shí)現(xiàn)具體的價值。這個特點(diǎn)說明二者是可以相融合。

檔案信息化；知識管理；信息化建設(shè)

檔案與知識的管理在流程管理上十分相似，均是把分散的文件、檔案或知識進(jìn)行系統(tǒng)收集與存儲等管理工作，等到集中以后，再對其有序化地實(shí)施加工、整理工作，接下來是優(yōu)化完成鑒定、評價工作，最后利用它的最大價值實(shí)現(xiàn)，但在我們使用期間還會產(chǎn)生新的文件、檔案和知識等，這就需要二次收集、存儲。

一、檔案信息化的現(xiàn)狀

在此數(shù)字化技術(shù)條件下，文件和檔案的會在各種各樣的信息系統(tǒng)里傳閱。檔案與知識的管理工作要利用具體的技術(shù)或者技術(shù)中包含的元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫、搜索引擎、電子郵件、門戶系統(tǒng)、信息推送、信息安全技術(shù)等信息進(jìn)行工作。所以，在檔案和知識的管理中都有著相同的應(yīng)用技術(shù)就是現(xiàn)代信息技術(shù)。

在檔案與知識的管理中主要要應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)來推廣實(shí)行，但目前的企業(yè)信息化檔案構(gòu)建還有著很多主要問題。限制企業(yè)信息化檔案構(gòu)建發(fā)展的原因有多種，部分中小企業(yè)幾乎沒有實(shí)行檔案信息化，有的企業(yè)還把管理檔案部門當(dāng)作減員的重點(diǎn)進(jìn)行裁員、撤銷，因此檔案部門的發(fā)展生存受到較大影響，更沒有檔案信息化建設(shè)一說。其次，目前我國沒有規(guī)范化檔案管理，并且在信息化檔案建設(shè)方面的工作還很落后。在我國欠發(fā)達(dá)地區(qū)相應(yīng)的制度實(shí)施得不到貫徹落實(shí)，不遵守制度的行為為數(shù)字化的檔案信息建設(shè)增加了難度。再次，企業(yè)決策者對檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)撥付不到位。其信息化建設(shè)是一項創(chuàng)新拓展的工作，只有領(lǐng)導(dǎo)的素質(zhì)優(yōu)秀并且有長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略思想，才會意識到信息化建設(shè)價值所在，才會在財力、物力和人力上大力投入，最終大力支持此項信息化檔案管理工作，為建設(shè)創(chuàng)建必要條件。

二、知識管理下的檔案信息化建設(shè)對策

建立完善企業(yè)系統(tǒng)信息化檔案管理工作，并完成對檔案管理系統(tǒng)的升級任務(wù)，其是檔案管理在系統(tǒng)信息化管理的方向。所以必須在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)中，開展以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與系統(tǒng)應(yīng)用軟件技術(shù)為依托的研發(fā)工作，最終強(qiáng)化完善其檔案管理工作。只有健全了管理檔案技術(shù)，才會對檔案資源實(shí)行規(guī)范化管理、對知識的有效管理和應(yīng)用。因此建設(shè)技術(shù)含量高與便捷的檔案管理系統(tǒng)可以從兩方面著手：

（一）完善信息化檔案建設(shè)的軟硬件基礎(chǔ)。檔案的電子化和紙質(zhì)是相對應(yīng)，電子化是存儲于計算機(jī)硬盤和其他存儲設(shè)備中，因此對其價值有了保障并把應(yīng)用軟件系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)進(jìn)行了歸檔。并且在信息化檔案管理工作中，配套的軟件硬件都是其支撐的基礎(chǔ)，因為電子化就包括硬件、軟件及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)三部分。硬件包括服務(wù)器、文件數(shù)字化和互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等支撐資源構(gòu)成。但在應(yīng)用軟件系統(tǒng)中要選擇性能穩(wěn)定程度較高的，并且應(yīng)用系統(tǒng)要選擇開源的，因為開源的系統(tǒng)可以讓其進(jìn)行二次開發(fā)功能來加強(qiáng)并保證數(shù)據(jù)庫與穩(wěn)定的檔案管理軟件的功能運(yùn)行，還可以根據(jù)實(shí)際狀況自由定義操作模塊與工作流程等。一個功能強(qiáng)大系統(tǒng)能夠保障檔案數(shù)字化的加工及處理對信息的采集、存儲及相關(guān)的使用管理等過程運(yùn)行。因此采用先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行管理，在很大程度上提升了檔案管理水平，保證了檔案信息化管理技術(shù)的先進(jìn)性。

（二）完善檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫及管理軟件功能的使用。數(shù)據(jù)庫是指管理大數(shù)據(jù)的一種全新技術(shù)方法，它可以有效地進(jìn)行數(shù)據(jù)的維護(hù)工作以及保證數(shù)據(jù)的嚴(yán)密性，更加方便使用數(shù)據(jù)。在構(gòu)建檔案信息化工作時，軟件技術(shù)支撐在于數(shù)據(jù)庫統(tǒng)的建立。因為數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)就是檔案管理工作的基礎(chǔ)核心，所以建立一個穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫積累是一項長期工作，也要經(jīng)歷從低到高、從單個到群體的緩慢過程。數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)要素知識，將在系統(tǒng)的分析下進(jìn)行有效的提取和利用，使數(shù)據(jù)得以高效利用，也使知識成為企業(yè)的核心競爭力。在數(shù)據(jù)庫檔案建設(shè)時，就可以應(yīng)用計算機(jī)系統(tǒng)管理軟件進(jìn)行處理，保證檢索的方便快捷性及大存儲量的優(yōu)勢，能夠降低成本，增強(qiáng)保密性。這些優(yōu)勢可以極大地提升企業(yè)的信息化管理工作效率，同時也是實(shí)現(xiàn)企業(yè)科學(xué)正規(guī)化管理與先進(jìn)管理技術(shù)接軌的重要條件。

三、結(jié)論

知識管理的目的就是讓人們重新加強(qiáng)對企業(yè)檔案價值的認(rèn)識，企業(yè)檔案是一項重要知識媒介，是企業(yè)重要的戰(zhàn)略資源，而不再是簡單的歷史記錄、資料或是文字工具等，它是企業(yè)未來發(fā)展及歷史回顧的鏡子。在構(gòu)建信息化檔案管理中，加入知識管理可以發(fā)揮出檔案信息存儲的作用，并挖掘出檔案信息中所包含的知識，這也是充足知識儲備為企業(yè)未來發(fā)展的依靠，把檔案工作融合到企業(yè)核心活動中，可以為企業(yè)創(chuàng)造價值并實(shí)現(xiàn)利潤最大化，并提升企業(yè)的市場競爭力。

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