文/四川省內(nèi)江廣播電視臺 李佑蓓

論當前環(huán)境下事業(yè)單位人事檔案管理

文/四川省內(nèi)江廣播電視臺 李佑蓓

本文主要從當前事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀、存在問題以及當前環(huán)境下事業(yè)單位提高人事檔案管理效率的策略等方面出發(fā)，對事業(yè)單位人事檔案管理問題進行了探討，旨在為事業(yè)單位進行科學的檔案管理提供一定的借鑒意義。

當前環(huán)境；事業(yè)單位；人事檔案；管理

所謂人事檔案管理，是指對人事檔案所進行的從收集、整理到保存再到被利用的整個過程。人事檔案是對人才在個人經(jīng)歷以及專業(yè)素質(zhì)方面的重要體現(xiàn)之一，對事業(yè)單位的人才選拔工作起著重要的參考作用。而在當前環(huán)境下，事業(yè)單位人事檔案管理工作呈現(xiàn)出諸多缺陷，與事業(yè)單位的長遠發(fā)展要求存在背離，因此事業(yè)單位必須對這一問題加以重視。

一、管理現(xiàn)狀

（一）管理方式。信息化和人工管理互相結(jié)合是目前我國事業(yè)單位人事檔案管理最基本的方式，而且以人工管理為主，計算機為輔助，完全智能化或完全人工管理的情況基本不存在。雖然很多事業(yè)單位在檔案管理時都配備計算機，但部分單位只是為了配合上級的要求，其實在實際人事檔案管理過程中的使用并不是很多。

（二）檔案的利用。利用主體和利用率是事業(yè)單位人事檔案管理的兩個主要要素。在利用主體方面，對于事業(yè)單位來說，服務(wù)應(yīng)該是人事檔案管理的最主要目的，而非管理。而且基于管理原則下的人事檔案利用主體應(yīng)該是多樣化的。但目前事業(yè)單位人事檔案業(yè)務(wù)都是管理員負責，例如事業(yè)單位其他部門的人員想要查閱檔案時，都是檔案管理人員在操作；在利用率方面，基本是在進行福利分配、評職稱等業(yè)務(wù)時才會查閱人員的人事檔案，人事檔案的利用率較低。

二、管理存在的缺陷

（一）管理認知存在誤區(qū)。在事業(yè)單位中，與其他事務(wù)相比，人事檔案管理在無形中被“邊緣化”，并沒有處在業(yè)務(wù)的核心位置。其無論是在業(yè)績的取得方面，還是對單位的貢獻方面，都不是非常突出。只有在特殊時期，才會顯示出其重要性，因此很容易被忽略。部分人事檔案管理人員認為檔案管理無非就是簡單的抄寫、保存以及為查詢提供服務(wù)，并沒有多大難度和意義，對人事檔案管理存在誤區(qū)，重要性意識有待加強。

（二）管理工作整體上存在問題。一方面，檔案管理環(huán)境有待加強。部分事業(yè)單位所設(shè)置的人事檔案管理環(huán)境比較簡單，不僅將檔案管理之所與日常工作開展的環(huán)境“融為一體”，沒有專門的檔案管理環(huán)境，而且在防火、防潮等方面的措施也有待加強。由于人事基本上為紙質(zhì)檔案，因此一旦發(fā)生意外情況，極有可能會影響到檔案的使用；另一方面，檔案管理人員的綜合素養(yǎng)與管理工作不匹配。部分檔案管理人員并不是對口專業(yè)上崗，也沒有經(jīng)過專門的檔案管理方面的培訓，因此在檔案的收集、整理以及歸檔等方面都不是很熟練，而且在科學性方面也達不到相應(yīng)的標準。

（三）計算機的利用率不高。計算機的利用率不高是事業(yè)單位人事檔案管理存在的重要問題之一。很多事業(yè)單位在進行人事檔案管理時還是以傳統(tǒng)的人工管理為主。部分單位雖然使用了計算機，但只是簡單地對個人信息進行錄入，使用范圍較為狹窄，并沒有將其大規(guī)模、大范圍地與人事檔案管理相結(jié)合，計算機在人事檔案管理中的作用受到限制。

三、有效保障人事檔案管理效率的渠道

（一）改變管理意識，重視管理工作。改變管理意識，重視管理工作可從兩個層面進行。一是事業(yè)單位的領(lǐng)導人員。只有事業(yè)單位領(lǐng)導人員對人事檔案管理加以重視，以正確的態(tài)度對待檔案管理工作，才能促使下屬不斷提高對檔案管理重要性的認識。事業(yè)單位領(lǐng)導層應(yīng)加強學習，對檔案管理的重要性以及對本單位發(fā)展的作用進行了解，并不斷對下屬人員進行普及。二是事業(yè)單位的檔案管理人員。檔案管理人員要與時俱進，從個人和單位的長遠發(fā)展角度出發(fā)，不斷更新自身的觀念。

（二）不斷提高事業(yè)單位人事檔案管理的水平和手段。一方面，對管理環(huán)境進行改善。事業(yè)單位應(yīng)該在重視檔案管理的基礎(chǔ)上，不斷對本單位的人事檔案管理環(huán)境進行改善，例如開辟專門的空間作為檔案室，并對檔案室的硬件設(shè)置和軟件設(shè)施進行強化；另一方面，加強管理人員綜合素質(zhì)和水平。事業(yè)單位可對人事檔案管理人員進行定期培訓和學習教育，形式可包括座談會、觀看優(yōu)秀管理視頻以及進行檔案管理的專門學習培訓等。

（三）提高事業(yè)單位人事檔案管理的智能化和信息化水平。

要提高事業(yè)單位人事檔案管理的水平和效率，就必須以計算機技術(shù)為基礎(chǔ)，不斷提高管理的智能化和信息化。具體來說，事業(yè)單位要將檔案管理和計算機技術(shù)相結(jié)合，使用先進的檔案管理軟件，不斷強化計算機的管理功能，實現(xiàn)建檔、歸檔、收集檔案信息、查閱以及保存等一體化，讓檔案管理工作更加高效。

四、結(jié)束語

在我國事業(yè)單位改革不斷深化的大環(huán)境下，人事檔案管理也處在新的市場形勢之中。由于社會治理以及事業(yè)單位內(nèi)部的管理內(nèi)容以及要求都發(fā)生了相應(yīng)變化，因此人事檔案管理在內(nèi)容和形式上較之以往也都有了很大不同。這就要求事業(yè)單位與時俱進，在新板塊中對人事檔案管理的內(nèi)容進行升級，并將其與最新技術(shù)相結(jié)合，實現(xiàn)人事檔案管理的科學化。

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