文/河北省高速公路管理局高速公路路政總隊(duì) 宋百千

路政檔案一體化管理的實(shí)現(xiàn)策略研究

文/河北省高速公路管理局高速公路路政總隊(duì) 宋百千

公路檔案管理需要智能化、信息化，尤其是較為重要的路政檔案要充分利用新信息技術(shù)和記錄方式來(lái)管理。本文通過分析路政檔案管理現(xiàn)存的問題，并針對(duì)其問題提出路政檔案管理一體化的必要性及實(shí)現(xiàn)路徑。

路政檔案；一體化管理；問題分析；實(shí)現(xiàn)路徑

信息化時(shí)代的到來(lái)，將極大改善傳統(tǒng)路政檔案管理的方式。路政檔案的管理是反映路政管理部門真實(shí)面貌的，檔案資料存在的形式過于復(fù)雜，人工的操作大大耽誤工作效率，而且會(huì)嚴(yán)重摧殘管理人員的積極性和耐心，而且管理不當(dāng)或者職責(zé)的分配不均以及專業(yè)技能的不過關(guān)都是傳統(tǒng)的路政檔案管理出現(xiàn)問題的原因。新時(shí)期下，利用信息化的便捷與高效，將檔案管理一體化，可以大大提高效率，并且培養(yǎng)管理人員的綜合能力，降低工作量，保證正確率和真實(shí)率，這也是一體化管理的目的。所以本文通過讓管理層了解路政檔案管理的必要性，以及目前的現(xiàn)狀分析，為一體化的管理提出可行性的策略，爭(zhēng)取路政檔案管理工作取得突破。

一、路政檔案一體化管理的必要性

公路路政檔案是公路管理檔案的重要組成部分，主要是指公路路政管理機(jī)構(gòu)在工作中形成備查考的文字、圖像、聲像，以及其他具有保存價(jià)值的各種方式和不同載體的原始記錄。它真實(shí)反映了路政管理部門的歷史真實(shí)面貌。社會(huì)在發(fā)展，公路的管理也越來(lái)越信息化，更加標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)化的管理方式慢慢改變著檔案管理。帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)也不斷出現(xiàn)新的挑戰(zhàn)，要求公路管理機(jī)構(gòu)要統(tǒng)一從路政管理案卷形成和檔案工作的全局出發(fā)，統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)管理，加強(qiáng)路政管理部門和檔案管理部門的人力資源和信息資源對(duì)接，實(shí)現(xiàn)由資料形成、收發(fā)、登記、標(biāo)號(hào)、存儲(chǔ)到收集、管理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等全過程的一體化運(yùn)作，即路政檔案的一體化管理，這種工作模式既有利于改善和確保案卷形成的檔案質(zhì)量，又能提高執(zhí)法案卷和檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

二、路政檔案管理現(xiàn)存的問題分析

（一）傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新時(shí)期的路政管理需求。新時(shí)期，所有企業(yè)的管理模式都在發(fā)生大大小小的改變，因?yàn)樾畔⒒钠占?，更多的人?huì)利用這些技術(shù)使得管理更加高效，管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)加快工作進(jìn)程，提高工作效率。公路交通也是一樣，在迅猛發(fā)展的時(shí)代，現(xiàn)代公路展現(xiàn)出里程長(zhǎng)、路網(wǎng)密、等級(jí)高、安全設(shè)備齊全等鮮明特征。所以，在新形式下，信息化智能化的道路管理模式也是急需提高的，路政檔案的管理，智能監(jiān)控取證，電子備份等管理方式已經(jīng)得到了推廣，并且被廣泛使用。傳統(tǒng)的路政檔案管理和案卷處理是由不同的部門負(fù)責(zé)的，一般路政執(zhí)法人員會(huì)攜帶大量的紙質(zhì)資料和聲像電子信息去移交給檔案管理人員，后者對(duì)于這些資料的了解程度有限，沒有足夠的判斷意識(shí)，這就會(huì)造成后期的案卷管理者的工作難度加大，工作量也加重，也就會(huì)使得最終的路政檔案缺乏系統(tǒng)性和完整性，所以一體化的路政管理模式在現(xiàn)代的公路管理中是急需的，從而實(shí)現(xiàn)信息的對(duì)稱。

（二）路政檔案缺乏統(tǒng)一的歸檔機(jī)制。一般在實(shí)際的路政檔案管理中，基層路政中隊(duì)、路政大隊(duì)和路政支隊(duì)都會(huì)涉及到檔案管理，職務(wù)相互重疊，所以在正常的工作中會(huì)出現(xiàn)混亂的情況。另外，很多路政信息資料保存在路政管理機(jī)構(gòu)中，或者是執(zhí)法檔案室。而且路政中隊(duì)的人員一般是在公路沿線上，機(jī)構(gòu)成了檔案代理保管的地方，很容易造成混亂零散，缺乏完整性。而且路政檔案管理的管理人員其專業(yè)水平不高，沒有受過培訓(xùn)，可能也是臨時(shí)安排，沒有檔案管理的意識(shí)，忽視路政檔案管理的重要性，后果就是檔案的缺失和錯(cuò)誤，所以，一體化的管理能夠更專業(yè)系統(tǒng)地做好歸檔機(jī)制，避免重要資料的丟失和錯(cuò)誤。

（三）路政檔案信息化管理缺乏統(tǒng)一規(guī)范。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，新時(shí)期給路政檔案的管理提出了數(shù)字化檔案室和電子化入檔的新要求。路政執(zhí)法的過程中，每天都會(huì)有新的檔案出現(xiàn)，而且信息量很大，需要的專業(yè)技能要求很高，因此工作模式的選擇需要邊執(zhí)法邊入檔。路政檔案的信息存在方式很復(fù)雜，需要路政執(zhí)法人員進(jìn)行資源的整合，然后根據(jù)數(shù)字化檔案室的要求進(jìn)行分類，人工操作的弊端就是工作量極大，積極性被打消。其次是專業(yè)水平的薄弱會(huì)出現(xiàn)檔案管理的真實(shí)性不足。而且基層的路政中隊(duì)進(jìn)行檔案管理時(shí)的設(shè)備支持也缺乏，無(wú)論是軟件和硬件的通用性都存在不足，所以路政檔案信息化的管理在規(guī)范要求上還有待加強(qiáng)。

三、建立路政檔案“一體化”的管理機(jī)制

如何一體化主要是如何將檔案管理人員和執(zhí)法人員進(jìn)行工作上的完美銜接，而不是重疊，工作關(guān)系的整合，能夠防止工作中出現(xiàn)檔案的缺失，兩個(gè)部門相互配合，及時(shí)溝通，明確自己的責(zé)任擔(dān)當(dāng)，所以作為路政檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)層需要意識(shí)到檔案的管理是執(zhí)法和檔案管理部門共有的工作職責(zé)，執(zhí)法人員也需要將執(zhí)法和檔案的管理工作合并到一起，形成合二為一的工作模式。其次是一崗雙責(zé)，任何一個(gè)工作人員都需要認(rèn)知到自己的工作內(nèi)容是執(zhí)法和檔案管理的統(tǒng)一，需要在執(zhí)法中注意檔案資料的搜集和整理。最后是路政檔案收集標(biāo)準(zhǔn)的建立與完善，統(tǒng)一好路政檔案的一系列細(xì)節(jié)，為了保證檔案的完整性和真實(shí)性，需要路政執(zhí)法人員在執(zhí)法過程中嚴(yán)格按照規(guī)定對(duì)資料進(jìn)行收集，并且及時(shí)存檔，保證檔案管理部門得到的是最新最真最完整的信息。

（一）建立路政檔案統(tǒng)一的鑒定機(jī)制。鑒定的目的就在于檢查最初的檔案信息是否完整真實(shí)，所以要及時(shí)檢查路政執(zhí)法人員最初的信息錄入情況，完善鑒定機(jī)制。鑒定方式主要是內(nèi)部的鑒定，檔案管理人員的鑒定，還有重要信息重點(diǎn)鑒定。路政執(zhí)法部門需要及時(shí)進(jìn)行內(nèi)部的檢查，保證初始的檔案信息沒有出錯(cuò)，確保按照規(guī)定進(jìn)行檔案錄入。其次是檔案管理人員的檢查，利用專業(yè)性，去檢查檔案錄入的規(guī)范性、準(zhǔn)確性，是否嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行等等。最后是重要的檔案，檔案的信息量很大，也分重要與不重要，重要的檔案信息固然不能有任何的差錯(cuò)，所以這部分的檔案須要領(lǐng)導(dǎo)層聘請(qǐng)更為專業(yè)的檔案管理人員去審核，一致認(rèn)定才能存檔歸檔。

（二）實(shí)現(xiàn)路政檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)管理。公路管理手段越來(lái)越智能化，電子檔案的出現(xiàn)有利于建設(shè)數(shù)字化檔案室的要求，如何實(shí)現(xiàn)數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)管理是現(xiàn)階段需要重視的。首先就是信息化管理所需的設(shè)備硬件要求，在路政執(zhí)法中隊(duì)配套一些利于檔案管理的設(shè)備和硬件設(shè)施，方便后期的資料信息錄入，并且統(tǒng)一型號(hào)。然后是加強(qiáng)軟件的開發(fā)和應(yīng)用，一崗雙責(zé)的工作模式形成之后，執(zhí)法人員的工作量勢(shì)必會(huì)增加，所以加強(qiáng)軟件的開發(fā)一方面是保證路政執(zhí)法人員的信息錄入工作能夠和數(shù)字化檔案室的數(shù)據(jù)對(duì)接要求，另外是減輕執(zhí)法人員的工作量，滿足邊執(zhí)法邊錄入的要求，以保證第一手的檔案信息準(zhǔn)確和真實(shí)。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，路政檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作內(nèi)容，能夠更好地反饋公路信息，但是過于傳統(tǒng)的檔案管理模式存在太多的弊端，容易造成信息反映的不夠真實(shí)，所以，信息化時(shí)代給路政管理一體化帶來(lái)了機(jī)遇，將執(zhí)法與檔案管理巧妙地聯(lián)合在一起，進(jìn)行工作的關(guān)系整合，部門間相互配合，工作銜接得當(dāng)，效率提高，路政執(zhí)法依然依法執(zhí)行，檔案管理也有法可依，這也是幫助路政檔案管理工作能夠更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，所以，路政檔案管理一體化是公路管理的發(fā)展趨勢(shì)，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的前提。

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