文/威海市文登區(qū)人民防空辦公室 邵明芹

人民防空辦公室文書檔案管理工作的完善對(duì)策

文/威海市文登區(qū)人民防空辦公室 邵明芹

人防檔案是對(duì)人防戰(zhàn)備建設(shè)與管理而形成的具有保存價(jià)值的各種文字、聲像、圖表等形式的歷史記錄；但隨著人防事業(yè)的發(fā)展及辦公領(lǐng)域的技術(shù)設(shè)備得到普遍推廣，對(duì)人防檔案的管理出現(xiàn)了越來越多的問題。本文著重介紹如何完善人民防空辦公室文書檔案管理工作，并提出了合理完善的方法措施。

文書檔案；檔案管理；完善措施

一、相關(guān)工作特點(diǎn)

人防辦公室的檔案文書管理工作具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：一是文書檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容是進(jìn)行收集和保管人防的文書檔案。二是人防文書檔案管理主要針對(duì)人防辦公室的文書任務(wù)進(jìn)行工作，及其對(duì)相關(guān)文書檔案的管理。三是文書檔案的種類繁多，工作的任務(wù)內(nèi)容也比較繁瑣復(fù)雜。

二、完善檔案管理工作的重要作用

對(duì)人防辦公室的文書檔案進(jìn)行收集和保管的管理工作，實(shí)施檔案管理的重要性主要體現(xiàn)在以下幾方面：

（一）人防辦公室文書檔案保管和收集有著不可疏忽的作用。在此基礎(chǔ)之上，加強(qiáng)重視文書檔案的收集保管任務(wù)，以便提高其管理的工作效率，因此必須加強(qiáng)注重文書管理的問題。

（二）落實(shí)文書檔案的收集保管工作，對(duì)人防的成長(zhǎng)歷史有著重要意義。例如，在實(shí)踐的工作過程中生成諸多的文件資料，對(duì)這些資料進(jìn)行收集保管能夠促進(jìn)規(guī)范管理，有利于對(duì)員工進(jìn)行考核時(shí)給予參考。

（三）文書檔案的收集和保管是一項(xiàng)十分重要的工作，能清楚人防工作的詳細(xì)情況。因此，要持續(xù)加強(qiáng)文書檔案的收集和保管任務(wù)。

三、開展管理工作的完善舉措

（一）提高和完善文書檔案管理的軟件和硬件設(shè)施。與人防辦公室的文書檔案管理需要相結(jié)合，配置專用的文書檔案管理復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、管理軟件、掃描儀等相關(guān)的信息化設(shè)備，從而促進(jìn)文書檔案管理的相關(guān)信息化過程；還要把文書檔案的建設(shè)費(fèi)用加到年度的財(cái)務(wù)預(yù)算中，全面考慮文書檔案的增加數(shù)量及文書檔案的載體樣式，技術(shù)方法的改變等因素條件，持續(xù)增加經(jīng)費(fèi)的投入，合理配置調(diào)溫去濕的設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)安全、庫房的安全報(bào)警等有關(guān)設(shè)備設(shè)施，處理好文書檔案的管理建設(shè)問題。

（二）設(shè)立文書檔案的管理機(jī)構(gòu)。在進(jìn)行文書檔案的收集和保管時(shí)，必須注重加強(qiáng)文書檔案的管理機(jī)構(gòu)建設(shè)；并且在建立檔案管理機(jī)構(gòu)的同時(shí)，對(duì)文書檔案的不規(guī)范管理情況要合理設(shè)置其相關(guān)的管理法則，同時(shí)要求文書檔案的管理人員在開展工作時(shí)，根據(jù)管理規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行；另外，在設(shè)立文書檔案管理機(jī)構(gòu)的進(jìn)程中，清楚文書歸檔的范圍具有重要作用，因此必須對(duì)文書檔案的管理進(jìn)行認(rèn)真落實(shí)；并將不同部門形成的考核管理制度歸入文書檔案管理機(jī)構(gòu)中，有利于文書檔案管理工作人員提高工作效率，加強(qiáng)檔案的管理程度。

（三）加強(qiáng)收集文件材料的能力。在人防文書檔案工作的管理進(jìn)程中，收集文書是檔案管理工作的基本要求，所以提高文書檔案的收集資料能力勢(shì)在必行。文書檔案的收集方法主要體現(xiàn)在：第一點(diǎn)，分門別類進(jìn)行的保管文書檔案，使其保管格式符合規(guī)范，檔案分類清楚明了；第二點(diǎn)，規(guī)范化的處理檔案的收文與行文材料；第三點(diǎn)，根據(jù)目錄編制材料的編號(hào)，最大限度地收集完整的文書檔案材料；特別要注重收集一些具有重要意義的材料進(jìn)行妥善保存，完成所有的文件材料收集工作后，再實(shí)施立卷，最后交給檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一分類。

（四）在做好保密工作的條件下，可繼續(xù)進(jìn)行深化開發(fā)。

在新型城鎮(zhèn)的不斷發(fā)展建設(shè)中，深入開展檔案完善管理的措施，人防辦公室的文書檔案維護(hù)管理和開發(fā)利用為提供信息依據(jù)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，為新形勢(shì)條件下開發(fā)城市地下空間、建設(shè)數(shù)據(jù)城市、城市中的應(yīng)急管理、人防工程的開發(fā)運(yùn)用及其減災(zāi)防災(zāi)等工作任務(wù)中發(fā)揮著極大的作用；嚴(yán)格遵守人防文書檔案的保密原則，不但要做好保密工作，還要確實(shí)改善檔案管理的工作模式，充分利用人防文書檔案的信息資源數(shù)據(jù)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供更好的服務(wù)。

（五）加強(qiáng)文書檔案管理人員的工作培訓(xùn)。實(shí)行文書檔案的管理人員，不僅需要有文書檔案的管理觀念，還要具有相關(guān)專業(yè)的管理理論知識(shí)和管理能力；在培訓(xùn)工作的基礎(chǔ)上，能夠加強(qiáng)文書檔案的管理人員對(duì)收集保管文件材料的敏感程度，這樣能夠更好地保證文書檔案的收集和保管工作的有效運(yùn)行；對(duì)于檔案管理能力不強(qiáng)的管理人員，要進(jìn)行強(qiáng)化，有目的地培訓(xùn)，還要推廣文書檔案管理普及的重要作用；從而進(jìn)一步提高人防文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平，以提高文書檔案管理工作效率和提高管理質(zhì)量。

四、結(jié)束語

人防辦公室為國(guó)防部的重要組成機(jī)構(gòu)，首要任務(wù)必須發(fā)奮做好和本身有關(guān)的諸多管理業(yè)務(wù)；人防辦公室進(jìn)行管理的業(yè)務(wù)種類繁多，通常用到的人防文書檔案的種類也相當(dāng)多，況且涉及的內(nèi)容比較繁雜；因此在進(jìn)行人防文書檔案的管理業(yè)務(wù)過程中，開發(fā)相應(yīng)的管理軟件，培養(yǎng)人防管理人才，完善現(xiàn)代化設(shè)施，提高對(duì)文書檔案管理人員各方面的素質(zhì)，從而提高人們的國(guó)防觀念及人防思想意識(shí)，發(fā)揮人防檔案的治理國(guó)政、育人、保存歷史等作用。

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