文/奎屯市園林局 宋榮輝

機(jī)關(guān)檔案工作管理存在的問題及對(duì)策探析

文/奎屯市園林局 宋榮輝

本文立足當(dāng)前黨政機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)際，從目前機(jī)關(guān)檔案工作管理現(xiàn)狀出發(fā)，分析了現(xiàn)階段黨政機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問題，并提出了促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作的對(duì)策和建議，以期對(duì)各級(jí)黨政機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案管理工作的發(fā)展提供有益參考。

機(jī)關(guān)；檔案；問題；對(duì)策

機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)行政機(jī)構(gòu)從事管理活動(dòng)過程中形成的真實(shí)記錄，以提高機(jī)關(guān)工作效率和質(zhì)量為目的，是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。國(guó)家工作人員通過參考整理的歷史工作記錄來(lái)預(yù)測(cè)未來(lái)工作方向、維護(hù)國(guó)家相關(guān)政策、維持社會(huì)秩序和學(xué)習(xí)工作方法，以及保持國(guó)家政策科學(xué)決策的連續(xù)性和有效性，具有憑證價(jià)值的不可替代作用。當(dāng)前，隨著時(shí)代的發(fā)展與科技的進(jìn)步，帶動(dòng)了整個(gè)社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的快速成長(zhǎng)，行政機(jī)關(guān)的檔案管理工作也提出了新的要求，尤其是隨著社會(huì)各領(lǐng)域全面深化改革工作的縱深發(fā)展，檔案管理工作成為單位改制后開展業(yè)務(wù)和歷史研究的重要依據(jù)，對(duì)本單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和良好運(yùn)行發(fā)揮著重要作用，但是，檔案管理工作如何才能充分運(yùn)用與發(fā)揮管理效能與價(jià)值，如何才能更好地為單位的良好發(fā)展提供有力支撐，已然是時(shí)下每一機(jī)關(guān)單位亟待解決的問題。

一、機(jī)關(guān)檔案工作存在的問題

（一）檔案員身份編制存在的問題。少數(shù)機(jī)關(guān)單位沒有真正意識(shí)到檔案的重要性，沒有對(duì)檔案工作進(jìn)行認(rèn)真的管理，存在敷衍的態(tài)度，且連基本的專職檔案員都沒有配備。一方面由于機(jī)關(guān)工作繁雜，人手編制不足，部分機(jī)關(guān)單位未配備專職檔案員，采取聘用工勤人員、臨時(shí)工和向下級(jí)單位借調(diào)人員等方式應(yīng)付檔案工作。另一方面主要是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識(shí)缺乏，沒將檔案工作作為機(jī)關(guān)的一項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)來(lái)抓。

（二）機(jī)關(guān)檔案歸檔立卷制度建設(shè)方面存在的問題。一是機(jī)關(guān)工作人員未能全體參與檔案工作，不利于全員檔案工作意識(shí)的建立。建立部門歸檔(立卷)制度，需要建立由各處室兼職檔案員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并且各處室負(fù)責(zé)人要為檔案的收集、整理、移交工作負(fù)總責(zé)。二是不利于理順機(jī)關(guān)檔案工作職能，明確各部門的職責(zé)和任務(wù)。部分單位未實(shí)施部門歸檔(立卷)制度，檔案工作經(jīng)常出現(xiàn)職責(zé)不清，相互推諉的情況，造成檔案遺失，收集不全。三是專職檔案員工作量過大，年末歸檔工作難以完成，不得已聘請(qǐng)社會(huì)檔案整理公司或者臨時(shí)檔案整理人員突擊完成整理任務(wù)。

（三）機(jī)關(guān)檔案利用工作存在的問題。一是針對(duì)公眾利用限制，手續(xù)繁瑣，控制嚴(yán)格。由于國(guó)家法律層面的原因，機(jī)關(guān)檔案室主要針對(duì)本機(jī)關(guān)內(nèi)部工作服務(wù)，而早期的政務(wù)信息公開程度偏低，很多檔案未按照要求移交到檔案館。因此社會(huì)大眾需要查詢利用較早時(shí)期的政務(wù)信息很難。二是利用方式原始，利用效率不高。社會(huì)迅速發(fā)展帶來(lái)信息技術(shù)快速更新，但機(jī)關(guān)檔案的發(fā)展步伐相對(duì)偏緩。三是檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)較差、檔案收集不全。機(jī)關(guān)檔案室普遍存在只重視收集正式公文，對(duì)其他文件材料和其他門類檔案收集力度不夠。

二、改善機(jī)關(guān)檔案工作的對(duì)策建議

（一）加強(qiáng)機(jī)關(guān)專職檔案員隊(duì)伍建設(shè)。一是要配備正式編制檔案員。工作人員的配備是檔案工作的基石，因此機(jī)關(guān)檔案工作必須至少配備一名正式身份的專職檔案員。二是要加強(qiáng)檔案員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)力度，提升檔案人員業(yè)務(wù)技能和素質(zhì)。檔案信息化建設(shè)、電子政務(wù)、辦公自動(dòng)化建設(shè)也在穩(wěn)步推進(jìn)，這就迫使機(jī)關(guān)專兼職檔案員不僅要具備扎實(shí)的檔案業(yè)務(wù)功底，還要有較強(qiáng)的服務(wù)能力和檔案管理水平。三是由于檔案工作連續(xù)性強(qiáng)、持續(xù)時(shí)間久，所以要建設(shè)并穩(wěn)定檔案員隊(duì)伍。同時(shí)提高檔案工作人員的待遇水平，并為檔案員創(chuàng)造職務(wù)提升空間，調(diào)動(dòng)他們的主動(dòng)性和積極性。

（二）在機(jī)關(guān)檔案工作中積極推行部門歸檔(立卷)制度。

實(shí)施部門歸檔(立卷)制度，首先必須建立相應(yīng)的管理制度，落實(shí)制度才能行之有效。機(jī)關(guān)單位應(yīng)該建立主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制、各處室負(fù)責(zé)人對(duì)各自處室檔案負(fù)總責(zé)，各兼職檔案員負(fù)責(zé)檔案收集整理和移交等具體工作的一系列配套制度。其次，要加強(qiáng)檔案知識(shí)學(xué)習(xí)和加大檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度。機(jī)關(guān)必須加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，對(duì)檔案人員進(jìn)行再教育，更新其知識(shí)結(jié)構(gòu)，促使他們適應(yīng)新形勢(shì)，跟上機(jī)關(guān)檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，全面提高綜合素質(zhì)，適應(yīng)機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展速度。最后，評(píng)比表彰，積極推動(dòng)。建立良好的檔案工作激勵(lì)機(jī)制，有利于進(jìn)一步穩(wěn)定專兼職檔案員隊(duì)伍，穩(wěn)定檔案收集和整理群體，提高檔案收集和整理效率，提升檔案齊全率和檔案整理規(guī)范率。

總之，機(jī)關(guān)檔案工作是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)戰(zhàn)略任務(wù)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理工作也必將面臨更大的挑戰(zhàn)，相信通過各級(jí)政府、檔案行政管理部門、各部門領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作人員以及全社會(huì)的共同努力，機(jī)關(guān)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化的目標(biāo)一定會(huì)早日實(shí)現(xiàn)。

[1]王章彥.機(jī)關(guān)檔案工作管理的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(09):87.

[2]白慧平.基層單位檔案交接工作的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].山西檔案,2009(03):34.

[3]劉智勇,張學(xué)文.對(duì)我國(guó)現(xiàn)行檔案行政管理體制的反思與完善[J].檔案學(xué)通訊, 2008(3):15-18.

[4]楚天舒.概論機(jī)關(guān)檔案和機(jī)關(guān)檔案工作[J].管理科學(xué),2009(1): 140.