文/蘇州科技大學 程熙

高校數(shù)字檔案信息資源服務模式發(fā)展研究

文/蘇州科技大學 程熙

本文從服務資源、服務主體、服務對象、服務方式四個方面探討高校檔案信息資源服務模式發(fā)展的對策，以期最大限度地滿足檔案用戶在信息時代多樣化的檔案需求，提高高校檔案部門的服務質量與水平。

高校數(shù)字檔案；信息資源；服務模式

隨著數(shù)字化校園建設的不斷深入，我國高校檔案工作在基礎業(yè)務不斷加強的基礎上，逐步開展數(shù)字檔案館的建設，高校檔案部門從服務對象、服務范圍、服務方式等方面不斷探索與改進檔案信息資源服務工作。但在肯定成績與進步的同時，應清楚地認識到高校檔案部門與校內其他信息服務部門諸如圖書館、博物館的差距，更應主動學習與積極借鑒國外高校數(shù)字檔案信息服務的有益成果。

一、服務資源：校內資源與社會捐贈相結合

館藏資源的數(shù)量與質量是高校檔案部門提供檔案服務的前提與基礎，豐富館藏與擴大收集范圍一直以來都是高校檔案館重要的基礎業(yè)務，近年來，各高校檔案館在此項業(yè)務工作基礎上，注重加強檔案編研，挖掘特色檔案資源，建立專題檔案數(shù)據(jù)庫，形成具有本校特色的“思想資源庫”。如南京大學檔案館加強與國家級館際之間的交流與合作，多渠道獲得歷史檔案資源，接收保存于中國第二歷史檔案館的“中央大學檔案”（縮微膠片）、金陵大學檔案（數(shù)字化），增補了南大歷史檔案空白；中國礦業(yè)大學檔案館依托校慶的有力契機挖掘校史資源，于2009年百年校慶之際編纂《中國礦業(yè)大學志（1909-2009）》。在肯定成績的同時，應清楚地認識到高校檔案館普遍存在館藏資源類別單一、收集范圍局限于本校職能部門、精品檔案匱乏等問題。為應對信息資源數(shù)量的激增以及檔案用戶多樣化的信息需求，高校檔案部門應樹立大檔案觀念，主動分析用戶信息需求，拓寬收集渠道，擴大收集范圍，構建校內資源與社會資源相結合的館藏檔案信息資源體系。

（一）校內資源。校內資源是館藏資源的主體，對校內資源的收集是高校檔案館的基礎業(yè)務工作，是高校檔案工作人員的崗位職責。校內檔案收集每年分兩次完成，每年4-6月份收集黨政類文書檔案，每年9-10月份收集教學檔案，由各職能部門的兼職檔案人員完成預立卷工作后移交學校檔案館，因此，兼職檔案人員的檔案業(yè)務能力直接影響檔案收集、整理的質量。高校檔案部門應強化本校檔案管理制度，將檔案管理納入兼職人員的崗位職責，同時注重加強對兼職檔案人員的業(yè)務培訓與專業(yè)指導。以蘇州科技大學為例，學校檔案部門每學年定期召開兼職檔案員培訓交流會，并積極組織檔案專兼職人員參加蘇州市檔案局于每年8月舉辦的檔案業(yè)務培訓與繼續(xù)教育，加強與其他高校檔案人員的交流學習。另外，檔案館應加強與校內其他職能部門的交流，尤其是增進與圖書館、校史館的信息資源交流。值得一提的是，檔案館加強與教務部門的合作將有利于學生學籍檔案系統(tǒng)的建立。

（二）社會資源。社會捐贈是社會資源搜集的有力手段之一，有利于補充校內資源的空白與缺失部分。社會捐贈需要高校檔案部門發(fā)揮主觀能動性，積極主動地搜集保存在社會組織、民間團體或個人手中的與本校建校歷史、發(fā)展歷程、知名校友資料等對學校教學、科研、管理等活動發(fā)揮重要研究及參考價值的檔案資料。國內高校在這方面進行了積極的探索，如南京郵電大學積極做好檔案征集工作，先后接受江蘇電信公司捐贈的通信設備近200件，江蘇通鼎光電有限公司捐贈的各類電纜49種，天津聯(lián)通捐贈的退網(wǎng)設備40余臺，征集圖書、徽章、印章等個人檔案100余件；揚州大學探索建立了以二級學院為主體的“名人檔案”采集機制和“無償捐贈”與“有償購買”相結合的重要史料（實物）征集機制，為充實館藏以及推進專館建設提供了制度保障。

二、服務主體：專業(yè)性與文化性相結合

高校檔案館（室）是為學校師生、社會公眾提供檔案信息服務的主體，其服務工作通過館（室）內的檔案專職人員推動和開展，因此，檔案館（室）的組織結構、機構設置、職能定位、制度建設、人員配備等方面的情況對信息服務工作的質量和水平產(chǎn)生了較大的影響。檔案部門是信息服務的支持單位，檔案人員是信息服務的直接操作者，從這方面來說，兩者都是檔案信息服務的主體。

（一）高校檔案服務部門。筆者選取江蘇省43所全日制公辦本科院校為樣本進行網(wǎng)絡調研，通過分析發(fā)現(xiàn)，有26個高校檔案館屬獨立建制，占樣本的60.47%，其余17個高校檔案部門均隸屬校（院）長辦公室；43所全日制本科院校中有24所高校建立了校史館或博物館，其中13個高校校史館（或博物館）隸屬于檔案館或者與檔案館合署辦公，占樣本的30.23%；樣本中只有江南大學1所高校建立了“圖書館與檔案館”，檔案館與圖書館合署辦公，是國內高校圖書館與檔案館一體化管理的典型代表。

筆者認為，盡管就當前我國檔案開放程度而言，并不適合圖書館與檔案館的一體化管理，但我國可實行“圖情檔”融合管理體制，一方面，依托檔案館建立校史館（或博物館），兩館實行“兩塊牌子，一套班子”一體化管理體制，建立檔案館（校史館），如揚州大學建立檔案館（校史館），常州大學由檔案館負責籌建校史館；另一方面，檔案館與圖書館合署辦公機制，即同一地點辦公，內部管理獨立，這樣有利于最大限度地實現(xiàn)校內信息資源共建共享，如南京醫(yī)科大學檔案館位于學校五臺校區(qū)圖書館樓四樓；江南大學檔案館位于學校公益圖書館大樓內10樓~14樓，擁有3800平方米的館舍，擁有1430立方米智能密集架和環(huán)境溫濕度自動控制系統(tǒng)的庫房。

（二）檔案工作者。高校檔案工作者是檔案信息服務的主要力量，檔案人員的綜合素質與服務能力直接影響甚至是決定信息服務的質量與水平，目前，我國高校已建成一支年齡結構、學歷結構與專業(yè)結構合理的人員隊伍，各高校檔案館（室）注重專業(yè)性與復合型人才的引進與業(yè)務培訓，不斷增強檔案人員的業(yè)務能力與科研實力，以應對信息技術對傳統(tǒng)檔案工作的沖擊與影響。其一，注重專業(yè)人才引進。人才引進是補充、豐富檔案人員隊伍的重要途徑，在綜合考量檔案部門人員的專業(yè)職稱、年齡、專業(yè)、學歷、性別等方面情況的基礎上，制定適合本部門的人才引入計劃。其二，加強在職培訓與繼續(xù)教育。一方面，培訓檔案專業(yè)知識以及相關學科的知識，如歷史學、圖書館學、博物館學、計算機技術等知識，如江蘇省檔案局（館）聯(lián)合江蘇科建教育軟件有限責任公司開發(fā)的“江蘇省檔案遠程教育平臺”，開設網(wǎng)上課堂，強化檔案人員的專業(yè)知識；江蘇省檔案局委托蘇州大學社會學院檔案與電子政務系對全省檔案工作者實施檔案實用技能培訓，力爭通過具有操作性和實用性強的培訓課程，強化全省檔案工作者隊伍素質和實踐創(chuàng)新能力。另一方面，鼓勵檔案專職人員攻讀學歷學位，主動改善知識結構，提升學術研究水平。如中國礦業(yè)大學為改善本館人員學歷結構，鼓勵工作人員進一步深造學習，對繼續(xù)進行學業(yè)提升的檔案人員報銷1/3的學費，并且外出面授學習請假繼續(xù)頒發(fā)獎金，此項激勵措施不僅使檔案人員的學歷層次和專業(yè)理論水平有了質的提升，也為檔案人員的個人發(fā)展打下了良好的基礎。

三、服務對象：擴大化與大眾化相結合

高校檔案信息服務對象是檔案信息的利用者，即檔案受眾，正是因為有了檔案信息的利用者以及利用需求，才有了檔案信息的服務工作。我國高校檔案館（室）是由學校檔案室發(fā)展而來，并且在最初機構建設上設置為隸屬校（院）長辦公室，因此其管理體制、工作方式方法、服務理念受機關內部機構的影響，以服務學校內部組織與人員為主要工作內容，對外服務理念不強，甚至有些檔案人員為避免工作差錯，拒絕向校外人士提供館藏內容。高校檔案部門作為學校內部組織，為校內師生提供檔案信息服務是職責所在，同時，高校檔案館（室）作為國家科學文化事業(yè)機構，發(fā)揮文化性、教育性功能，為社會公眾提供檔案服務也是其服務功能所在。高校檔案館（室）及檔案人員應在滿足校內師生信息需求的基礎上，擴展服務群體的范圍，充分發(fā)揮高校檔案部門的文化功能。

對校內利用者，積極建立各項專題數(shù)據(jù)庫，使用新型管理系統(tǒng)，如蘇州科技大學建立招生錄取專題數(shù)據(jù)庫，現(xiàn)已完成原蘇州鐵道師范學院、原蘇州城建環(huán)保學院錄取名冊數(shù)字化工作，蘇州科技大學（原蘇州科技學院）招生類專題數(shù)據(jù)庫2001~2013年目錄已數(shù)字化，通過錄入學生姓名即可準確定位錄取信息所在的案卷頁碼，極大地提高了利用效率；南京師范大學研發(fā)使用的《干部人事檔案R F I D射頻標識維護與監(jiān)控盤庫系統(tǒng)》實現(xiàn)了足不出戶的利用需求，使干部人事檔案利用服務模式得以進一步深化和拓展。

對于校外利用者，在不涉及國家、社會、學校及個人信息安全的范圍內，簡化校外人員利用手續(xù)，擴展利用權限。如中國礦業(yè)大學研發(fā)使用的檔案管理系統(tǒng)，具備完善的在線檔案利用服務功能，實現(xiàn)對不同級別的用戶在其權限范圍內單庫檢索、跨庫檢索與全文檢索，對于有電子原文的檔案，可以提出電子訂閱申請，批準后可以在有限時間內享受原文的瀏覽、下載和打印服務；對于無電子原文的，可以提出實物外接申請，審批通過后可直接到館辦理檔案外借手續(xù)。

四、服務方式：多樣化與個性化相結合

檔案館藏只有通過檔案用戶的利用才能發(fā)揮信息價值，豐富的服務方式及手段是檔案用戶利用檔案資源的有效途徑。網(wǎng)絡技術與信息技術的發(fā)展促使檔案網(wǎng)站成為高校檔案館為檔案用戶提供信息服務的重要平臺與主要工具。通過網(wǎng)絡調研，在43所江蘇省全日制公辦本科院校中，有32所高校檔案館（室）建立了檔案網(wǎng)站，占74.42%，32個檔案網(wǎng)站中有5個網(wǎng)站設置了安全權限，只有通過校園內部網(wǎng)絡或者V P N登陸才能獲取網(wǎng)站的全部信息。通過網(wǎng)絡調研與分析，目前我國高校檔案網(wǎng)站建設仍存在服務方式單一、服務內容更新緩慢、個性化服務缺乏等問題，與信息化時代檔案用戶信息需求遠程獲取不匹配，不利于檔案網(wǎng)站作為高校檔案館形象展示功能的發(fā)揮與實現(xiàn)。根據(jù)數(shù)字檔案信息服務的內容、特點，我國高校檔案館的信息服務方式可從傳統(tǒng)服務與個性服務兩大方面下功夫，傳統(tǒng)服務是高校檔案服務的基礎業(yè)務，是重中之重，個性化服務是網(wǎng)絡環(huán)境下檔案館功能的拓展與延伸，是大勢所趨。

（一）傳統(tǒng)型服務方式。傳統(tǒng)服務是檔案館（室）基礎業(yè)務工作之一，主要包括檔案查詢、檔案利用、業(yè)務培訓、用戶利用效果登記等，在數(shù)字化校園與信息技術的支撐下，高校檔案網(wǎng)站為檔案信息服務提供平臺，信息發(fā)布、在線檢索、檔案編研、網(wǎng)上檔案展覽、用戶反饋等成為檔案用戶可在線獲取的服務內容。其中，信息發(fā)布是檔案網(wǎng)站的基本功能，有利于用戶快速了解檔案館的館藏結構、查檔須知、法規(guī)政策等內容；檔案信息檢索是檔案服務的核心，用戶利用檔案的針對性強；檔案編研與網(wǎng)上檔案展覽是檔案部門充分挖掘本館館藏信息的有效途徑；用戶反饋是提升信息服務質量與水平最直接有效的環(huán)節(jié)。

（二）個性化服務方式。一方面，注重用戶個性化需求。檔案用戶受其知識結構、行為方式、性格特點等影響，對檔案的信息需求與滿意程度有差異，檔案館應在尊重用戶個人隱私的前提下，根據(jù)用戶的信息需求提供信息推送、定題服務等個性化服務。另一方面，注重社會化媒體的應用。其一，通過微博、微信發(fā)布檔案館的相關信息，如南京大學、東南大學、河海大學、揚州大學、南京工業(yè)大學檔案館開通了微信公眾號，發(fā)布史料研究成果、展示檔案精品、介紹人物檔案，做好校內與校外檔案宣傳工作，為公眾提供信息服務，其中東南大學可直接在微信公眾號中查詢所需檔案資料，并根據(jù)身份不同設定不同的登陸口，具有良好的用戶體驗。其二，通過論壇為檔案用戶提供學術交流、業(yè)務探討的平臺，如南京大學通過南大之星檔案論壇拓展用戶參與空間；通過即時交流軟件，用戶可以隨時與檔案館員聯(lián)系并反饋服務評價信息，提高檔案用戶與檔案館的互動程度。

【本文系江蘇省高校檔案研究會檔案科研課題“區(qū)域性高校檔案館信息資源共享機制與服務模式研究”（項目編號：j s g d z 2016-09）研究成果】

[1]王興婭.基于要素分析的高校數(shù)字檔案信息服務模式研究[D].南京大學,2013.

[2]倪麗娟.信息化背景下高校檔案服務策略研究[J].檔案學通訊,2011(5).

[3]萬絢,方黑虎.W e b 2.0時代高校檔案館個性化信息利用模式及策略[J].檔案與建設,2012(8).

[4]王婷婷.網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案館用戶服務模式研究[D].南昌大學,2012.