文/湖北航天化學(xué)技術(shù)研究所 唐曉波 王銳

淺談如何實現(xiàn)辦公室行政管理工作的精細化

文/湖北航天化學(xué)技術(shù)研究所 唐曉波 王銳

本文圍繞如何實現(xiàn)辦公室行政管理工作的精細化，分別從概念、優(yōu)勢和舉措三方面進行全方位的闡述和解析，希望可以給我國眾多處于瓶頸期的企業(yè)和公司后期的發(fā)展提供具有一定方向性的意見和建議。

辦公室；行政管理工作；精細化；創(chuàng)新舉措

眾所周知，細節(jié)決定成敗。這句話恰如其分地指出了精細化管理對于企業(yè)發(fā)展的重大意義和深遠影響。隨著改革開放的不斷深入，市場經(jīng)濟高度繁榮的背后，不可避免地因為經(jīng)濟成分的多元化和多層次表現(xiàn)而具有復(fù)雜性，這促使現(xiàn)代社會各個企業(yè)去積極扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)粗放型的發(fā)展模式和競爭觀，并應(yīng)該日趨意識到細節(jié)競爭的重要性。所謂的細節(jié)競爭，就是廣義上的精細化管理，如何在辦公室行政管理工作中實現(xiàn)精細化管理，這主要體現(xiàn)在思想層面、制度層面和文化層面。

一、企業(yè)行政管理工作精細化的概念

如何實現(xiàn)辦公室行政管理工作的精細化，首先需要明確認識何為精細化。精細化，顧名思義，就是以精確組織方式、細致的服務(wù)手段、深入的管理模式和規(guī)范科學(xué)的評價體系為主要構(gòu)成部分的一種新型企業(yè)管理形式。深入淺出地說，精細化管理，就是意在強調(diào)細致的計劃、規(guī)范的組織、深入的領(lǐng)導(dǎo)和精確的控制力，這是實現(xiàn)企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展內(nèi)涵的必經(jīng)之路。

二、辦公室行政管理部門精細化的必要性

黨的十八大系列講話精神，已經(jīng)明確指出堅持以人為本、樹立全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)的科學(xué)發(fā)展觀的緊迫性、必需性和創(chuàng)新性。而作為實現(xiàn)科學(xué)發(fā)展觀的核心內(nèi)容，如何在最短時間內(nèi)改變我國傳統(tǒng)經(jīng)濟發(fā)展“計劃”的沉珂頑疾，加快轉(zhuǎn)變經(jīng)濟增長方式顯得尤為重要。這就要求企業(yè)走低投入、低消耗、低排放、高效益的“三低一高”的發(fā)展道路。而現(xiàn)代企業(yè)之中，專業(yè)崗位的層層疊加和細致分類，以及復(fù)合型人才數(shù)量與日俱增，迫切要求實現(xiàn)精細化的管理，從而高度整合社會有效資源，實現(xiàn)經(jīng)營目標最優(yōu)化，并實現(xiàn)最大化執(zhí)行效率。

（一）個人發(fā)展的需要。實現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理工作的精細化，同樣有助于提升員工的自身修養(yǎng)和品格發(fā)展，時代在發(fā)展，而優(yōu)勝劣汰的生存規(guī)則適用于職場競爭，員工只有不斷為企業(yè)帶來可觀的效益，才會為企業(yè)所需和時代所需。

（二）企業(yè)發(fā)展需要。企業(yè)行政管理是企業(yè)發(fā)展的根基，這類似于上層建筑和經(jīng)濟基礎(chǔ)之間的關(guān)系，是一種依存度較高的唇齒關(guān)系。而企業(yè)行政管理所具有的繁瑣性、參謀性、服務(wù)性、綜合性、突發(fā)性意味著其需要做大量的基礎(chǔ)性工作來為領(lǐng)導(dǎo)的決策做必要鋪墊。因而，提升企業(yè)行政管理工作的精細度有助于幫助企業(yè)真正做到有的放矢和急緩有序。

（三）社會發(fā)展需要?；诋?dāng)前國內(nèi)企業(yè)的發(fā)展勢頭來看，其主要呈現(xiàn)的是一種較為消極的抱團趨勢，以抵抗市場所帶來的不定性風(fēng)險，所以，各種潛在的管理問題也得到暴露并日益凸顯，經(jīng)濟全球化的大背景和大趨勢之下，長期滯后薄弱的管理基礎(chǔ)已經(jīng)疲于應(yīng)付，粗放型發(fā)展的企業(yè)管理模式也因為和“精益求精”時代要求背道而馳而陷入畫地為牢的尷尬窘境之中，因此，企業(yè)應(yīng)該逐漸向國際大企業(yè)看齊和靠攏，取人之長，補己之短，逐步實現(xiàn)向集中化和精細化企業(yè)管理模式的平穩(wěn)過渡。

三、實現(xiàn)辦公室行政管理精細化的系列舉措

如何實現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理工作的精細化，不能僅僅只是一味地紙上談兵，而是應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)和固有的工作模式和工作理念。為此，企業(yè)只有不斷地創(chuàng)新工作制度、企業(yè)規(guī)范和重視企業(yè)文化建設(shè)，才能在提高管理人員的自身素質(zhì)和管理水平之余，最大程度上實現(xiàn)辦公室行政管理工作的科學(xué)化、標準化和精細化。

（一）完善企業(yè)員工的思想認識。管理要出成果，思想必須統(tǒng)一。必須貫徹這樣的理念：精細化管理是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和全體員工的智慧結(jié)晶，必須樹立這樣的觀念：精細化管理不會一蹴而就，它是一個過程管理理念，在大家的共同努力下，它會持續(xù)改進、完善以及長期發(fā)展。精細化管理理念只有得到從領(lǐng)導(dǎo)到員工的各級層面上的理解和認同，才能最大限度地發(fā)揮作用，提高員工的積極性和創(chuàng)造性，也只有這樣，精細化管理的理念、目標和制度才能得到真正的貫徹落實。因此，統(tǒng)一企業(yè)人員思想認識是實現(xiàn)精細化管理的第一任務(wù)。

1.樹立良好的工作態(tài)度。管理者和員工分別是企業(yè)行政管理工作的主要施體和受體。所以，作為常常處于企業(yè)管理工作之中被動位置的企業(yè)員工，應(yīng)該樹立良好的工作態(tài)度，以提升其自身的理解力和行動力，從而更加貼合企業(yè)精細化管理的要求。在企業(yè)行政管理工作的精細化過程中，應(yīng)該摒棄傳統(tǒng)的一言堂模式和家長制的行為作風(fēng)，這樣才能為員工的人性化發(fā)展和發(fā)揮員工的潛能留有一定的空間，充分給予他們一定的話語權(quán)和適當(dāng)?shù)陌l(fā)聲機會。企業(yè)只有不斷發(fā)掘、吸收并培養(yǎng)高素質(zhì)的行政管理人才，才能維護自身的發(fā)展，與時俱進。

2.培養(yǎng)員工高效意識。員工在工作之際，更多的是重視工作結(jié)果，而忽視對于工作過程的享受和創(chuàng)新，因此，他們普遍不講求更為高效的工作方法。但是，這一思想誤區(qū)，會嚴重妨礙員工的想象力和創(chuàng)造力的流出。因而，培養(yǎng)員工的效率意識也是較為重要的。

3.培養(yǎng)員工良好的工作習(xí)慣。精細化管理為的是創(chuàng)造出更多的社會效益和經(jīng)濟效益。因此，企業(yè)管理者可以從企業(yè)實際情況出發(fā)，有針對性地進行一些人才引入和人才輸出交流，為的是培養(yǎng)員工更為良好的工作習(xí)慣。因為，細節(jié)決定成敗，而習(xí)慣造就未來。

（二）完善企業(yè)行政管理制度建設(shè)。如果說思想層面的高度統(tǒng)一是實現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理工作精細化的必要和首要前提，那么制度建設(shè)則是必經(jīng)之路。切實落實精細化管理，需要依賴于相應(yīng)配套的制度，如企業(yè)各項業(yè)務(wù)需要細化，目標市場需要細分，這樣才能促使崗位職能標準化，降低企業(yè)不必要的經(jīng)營成本，提升企業(yè)收益。而為了更好更快地完善行政管理制度的建設(shè)，需要以節(jié)點控制和流程控制為抓手，這樣才能使得企業(yè)采購、生產(chǎn)、銷售、物流管理、客戶管理、人力資源、財務(wù)等環(huán)節(jié)銜接得更為自然巧妙、環(huán)環(huán)相扣，才能制定標準工作程序。在一些特殊情況之下，企業(yè)也可以依托既有的互聯(lián)網(wǎng)平臺和強大的信息技術(shù)，輔之以必要的企業(yè)資源管理軟件進行管理，既可以實現(xiàn)各個崗位權(quán)責(zé)分明和接口清晰，相互配合又相互制約，又可以節(jié)省人力、時間、物力和財力的支出，真正有效地保證精細化管理落到實處。

（三）完善行政管理的評價體系建設(shè)。企業(yè)行政管理工作內(nèi)容主要分為上情下達和下情上達。因此，在這一過程之中，效果的反饋才是關(guān)鍵。為了避免甚至是杜絕精細化行政管理工作的計劃情況和實際情況有較大的出入，需要依靠明晰的、成系統(tǒng)性的管理考核機制去保障，如采用周期考核的方式，實現(xiàn)獎優(yōu)罰劣制度等，以此在最大程度上調(diào)動企業(yè)員工工作的積極性和主動性，最終提升企業(yè)整體的權(quán)威形象和市場競爭力。與此同時，需要注意的是，精細化管理工作需要常抓不懈，才能使得管理落實有成效。因此，也可以因地制宜和因時制宜地實行培訓(xùn)提升機制，以考核結(jié)果帶動人員升降，以考促管，從而讓企業(yè)更多的優(yōu)秀人才在更大的平臺上發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，實現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理工作的精細化是一種順應(yīng)時代發(fā)展潮流的做法，是具有前瞻性的。它是目前提升企業(yè)行政管理水平的有效途徑之一。作為一種新型管理模式，它適應(yīng)于社會文明程度較高的國家，可以在社會分工越來越細化、崗位越來越專業(yè)化的情況之下，帶來良好的社會效益和經(jīng)濟效益，最大程度匹配現(xiàn)代企業(yè)組織模式，使其不斷因為注入時代活力而變得生機勃勃，具有一定的生長空間和彈性。但是，行政管理工作本身具有一定的權(quán)威性，所以容易使得員工產(chǎn)生畏難情緒和叛逆情緒，在進行管理工作方式方法的改進和完善之際，應(yīng)該盡量消解這一種強勢和定勢。