文/江陰職業(yè)技術(shù)學(xué)院 蔣敏

高校辦公室人員素質(zhì)提升探析

文/江陰職業(yè)技術(shù)學(xué)院 蔣敏

高校辦公室在高校日常工作中起著關(guān)鍵性的作用，在新時(shí)代背景下，我國高等教育越來越大眾化，信息技術(shù)應(yīng)用越來越廣泛，高校辦公室的工作性質(zhì)越來越注重系統(tǒng)性、專業(yè)性和綜合性等等，要求辦公室人員具有較高的綜合素質(zhì)。然而，就目前的情況來看，我國高校辦公室人員由于忙于各種日常事務(wù)，加上缺少系統(tǒng)性的培訓(xùn)，導(dǎo)致能力和素質(zhì)都得不到提升。高校辦公室人員應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，積極提升自身的綜合素質(zhì)，提高業(yè)務(wù)水平，從而推動(dòng)學(xué)校的發(fā)展。

高校；辦公室人員；素質(zhì)提升

高校辦公室主要工作內(nèi)容為參與決策、協(xié)調(diào)事物、處理信息、接待來訪、督辦檢查等等，關(guān)乎著學(xué)院是否能正常運(yùn)轉(zhuǎn)。在新時(shí)代背景下，高校在不斷進(jìn)行著行政管理改革，高校行政管理服務(wù)工作中，越來越重視對(duì)外交流、來訪者的滿意度等，提升學(xué)校自身的整體形象，因而辦公室人員應(yīng)該不斷提升自身的能力素質(zhì)，不僅促進(jìn)高校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提升學(xué)校的整體形象，也有助于實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值，提高自身生活水平。

一、高校辦公室的工作特點(diǎn)

（一）地位重要。辦公室的工作影響著學(xué)院的全局工作，作為學(xué)院的窗口科室，其影響大、涉及廣。辦公室需要有效聯(lián)系溝通校部機(jī)關(guān)職能部門，有效聯(lián)系兄弟院校，有效溝通學(xué)院師生，因而，辦公室人員代表著學(xué)院的形象，對(duì)于學(xué)院來說，辦公室的作用是非常重要的。

（二）事務(wù)繁雜。辦公室工作事無巨細(xì)，宏觀來說，辦公室需要參與學(xué)院的重大決策、發(fā)展規(guī)劃等。微觀上來說，辦公室需要處理師生矛盾、辦公用房的維修等；往上需要接待院士來賓，往下要關(guān)心退休老教師；要了解保密文件，師生輿情等等。另外，對(duì)于其他沒有明確相關(guān)工作，辦公室都需要兜底負(fù)責(zé)，必須帶頭貫徹落實(shí)。

（三）工作辛苦。辦公室事物繁雜，尤其是突發(fā)事件多，需要及時(shí)解決，同時(shí)，對(duì)質(zhì)量要求高，這樣就形成了辦公室工作的高強(qiáng)度特點(diǎn)，工作人員是非常辛苦的。和其他職能科室相比，辦公室工作不具有獨(dú)立性，相反，對(duì)協(xié)調(diào)性要求非常高，需要經(jīng)常性地應(yīng)對(duì)突發(fā)性事件，所以，辦公室人員必須具備較高的反應(yīng)能力、應(yīng)激能力。所以，辦公室工作很多時(shí)候是無法準(zhǔn)時(shí)準(zhǔn)點(diǎn)下班的，一般需要加班加點(diǎn)，工作非常辛苦。

（四）難度很大。辦公室工作具有開放性、全方位的特點(diǎn)，需要面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、師生、同事以及訪客等不同的工作對(duì)象，有時(shí)候很難分出輕重緩急。因?yàn)樵谕粫r(shí)間內(nèi)，不同領(lǐng)導(dǎo)會(huì)給出不同的指示，這個(gè)時(shí)候，就考驗(yàn)辦公室人員的協(xié)調(diào)能力了，不僅要尊重每位領(lǐng)導(dǎo)的意見，又不能產(chǎn)生矛盾。一旦發(fā)生問題，辦公室很容易成為矛盾的焦點(diǎn)，還有可能代人受過。

二、高校辦公室工作人員的素質(zhì)要求

（一）科學(xué)理論素養(yǎng)。高校辦公室在工作中首先要堅(jiān)守黨性原則，貫徹落實(shí)國家的發(fā)展策略，遵守政治紀(jì)律，運(yùn)用科學(xué)方法處理各種問題。高校辦公室工作會(huì)涉及學(xué)院的重大決策，其工作人員會(huì)幫助領(lǐng)導(dǎo)人講話起草文稿、擬定黨政工作計(jì)劃，或者分析總結(jié)年度報(bào)告等，做這些工作的時(shí)候，都需要按照科學(xué)發(fā)展觀的理念，結(jié)合黨中央以及政府的相關(guān)指示以及高校的發(fā)展特點(diǎn)，從而促進(jìn)學(xué)院的可持續(xù)發(fā)展。如果辦公室人員不具備較高的科學(xué)素養(yǎng)，在工作中就可能脫離黨的路線、方針和政策，不利于人才素質(zhì)的培養(yǎng)。

（二）實(shí)事求是的工作作風(fēng)。高校辦公室工作人員在日常工作中，必須堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，在匯報(bào)情況、輔助參謀、擬定文件的時(shí)候需要堅(jiān)持科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，一切從實(shí)際出發(fā)，不能顛倒黑白，弄虛作假。辦公室的工作特點(diǎn)中已說明，辦公室工作人員有很多機(jī)會(huì)可以接觸上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，因而，在接受領(lǐng)導(dǎo)指示的時(shí)候，也要保持實(shí)事求是的態(tài)度，如果領(lǐng)導(dǎo)指示確實(shí)和實(shí)際情況不符，應(yīng)該及時(shí)匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，并提出相關(guān)意見，尤其是關(guān)于全局的意見，必須堅(jiān)持實(shí)事求是的原則。辦公室工作人員對(duì)于事情應(yīng)該要敢講真話，既不能夸大，也不能故意縮小，要根據(jù)實(shí)際事物如實(shí)報(bào)告，對(duì)待上級(jí)不卑不亢，對(duì)待下級(jí)不能盛氣凌人。為了獲得學(xué)校師生和領(lǐng)導(dǎo)的信任，高校辦公室人員應(yīng)該謙虛謹(jǐn)慎，才能發(fā)揮高協(xié)調(diào)作用，保證辦公室工作有效地開展。

（三）奉獻(xiàn)精神和較強(qiáng)的事業(yè)心。高校辦公室工作涉及面廣，比較復(fù)雜，任務(wù)重，比如需要接聽很多電話、接待不同人員、查看很多文件、參加很多會(huì)議等，這就需要辦公室工作人員具備奉獻(xiàn)精神和較強(qiáng)的事業(yè)心。這些精神是看不見的，但是在日常工作中可以明顯地體現(xiàn)出來，也體現(xiàn)了辦公室工作人員的思想品質(zhì)，是提升高校辦公室工作人員的重要推動(dòng)力。

（四）業(yè)務(wù)能力。高校辦公室工作對(duì)業(yè)務(wù)能力具有較高的要求，辦公室人員的業(yè)務(wù)能力直接關(guān)系著各項(xiàng)工作的順利開展。在日常工作中，辦公室人員大都通過文字來實(shí)現(xiàn)，所以，一個(gè)合格的工作人員必須具備較高的公文書寫能力，比如書寫報(bào)告和通知等。同時(shí)，辦公室人員還需要言語表達(dá)清晰和得體。辦公室人員需要面對(duì)不同的工作對(duì)象，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)，需要具備一定的領(lǐng)悟能力，能夠準(zhǔn)確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的思想；對(duì)于師生，需要一定的開解能力，幫助師生處理問題。另外，辦公室人員需要學(xué)習(xí)相關(guān)的公關(guān)禮儀知識(shí)，掌握運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備的能力，呈現(xiàn)個(gè)人的良好素質(zhì)，提升高校聲譽(yù)。

三、高校辦公室人員素質(zhì)提升的策略

（一）通過自主學(xué)習(xí)提升思想素質(zhì)。高校承擔(dān)著引領(lǐng)先進(jìn)文化的責(zé)任，高校師生相對(duì)來說，具有較高的文化素質(zhì)和較強(qiáng)的政治敏銳性，而辦公室工作人員的政治覺悟直接關(guān)系著政策貫徹落實(shí)的力度，直接影響著引領(lǐng)先進(jìn)文化的實(shí)現(xiàn)。思想政治素質(zhì)不是一蹴而就的，需要進(jìn)行系統(tǒng)的長(zhǎng)期培養(yǎng)。在新時(shí)代背景下，信息科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，知識(shí)更新日益加快，學(xué)習(xí)是任何年齡段都要堅(jiān)持的事情。所以，對(duì)于高校辦公室人員來說，也要不斷提高自身的自學(xué)能力，制定科學(xué)合理的學(xué)習(xí)計(jì)劃，利用空余時(shí)間進(jìn)行學(xué)習(xí)。第一，通過系統(tǒng)地學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想以及我國社會(huì)主義建設(shè)理論等等，提高自身的政策水平。第二，學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)，現(xiàn)代法律法規(guī)、教育政策以及高等教育管理知識(shí)等。通過加強(qiáng)學(xué)習(xí)，讓自身的思想符合社會(huì)的發(fā)展需求，成為懂政治、經(jīng)濟(jì)、文化的管理者和服務(wù)者。同時(shí)，在日常工作中，辦公室人員要充分體現(xiàn)政治信念，堅(jiān)持原則、立場(chǎng)堅(jiān)定。第一，在日常工作中，運(yùn)用唯物主義和辯證法處理具體問題。第二，面對(duì)大是大非的問題時(shí)，要運(yùn)用全局觀念，保持清醒的頭腦，不畏強(qiáng)權(quán)，堅(jiān)持原則。第三，對(duì)于上級(jí)的指示和精神，要保持較強(qiáng)的政治敏銳性，準(zhǔn)確把握和傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，做好參謀工作，充分發(fā)揮辦公室職能。

（二）組織專題培訓(xùn)，促進(jìn)業(yè)務(wù)水平的提高。業(yè)務(wù)素質(zhì)是辦公室人員工作的基礎(chǔ)，關(guān)系崗位工作是否能順利完成。由于高校辦公室的重要作用，高校對(duì)辦公室人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求也越來越高。高校辦公室人員需要結(jié)合高等教育的規(guī)律以及高校日常工作特點(diǎn)，具備一定的高教管理知識(shí)，同時(shí)，需要具備較高的組織協(xié)調(diào)能力、文字處理能力、現(xiàn)代化辦公設(shè)備的運(yùn)用能力、綜合分析能力等，才能促進(jìn)高校辦公室服務(wù)質(zhì)量的提高。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視辦公室工作，加強(qiáng)對(duì)辦公室人員的培訓(xùn)力度。在新時(shí)代背景下，高校作為新知識(shí)、新思想、新文化的引領(lǐng)高地，辦公室服務(wù)的對(duì)象一般來說都是知識(shí)分子，所以，辦公室必須不斷更新和提高管理手段和方法，辦公室的功能和作用才能有效地發(fā)揮，并且提高服務(wù)對(duì)象對(duì)辦公室工作的滿意度。因此，為了提高辦公室人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提升學(xué)院形象，高校應(yīng)該制定科學(xué)合理的培訓(xùn)計(jì)劃，具體來說，包括兩方面：一方面，學(xué)?？梢圆扇　白叱鋈ァ钡姆绞健８咝?yīng)該組織辦公室人員參加專業(yè)的培訓(xùn)班等。就目前的情況來看，教育主管部門組織了統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)專項(xiàng)培訓(xùn)等，但總的來說，這樣的專題培訓(xùn)還是不多，工作人員的培訓(xùn)大都依靠行業(yè)學(xué)會(huì)。例如，由中國高等教育學(xué)會(huì)秘書學(xué)專業(yè)委員會(huì)對(duì)辦公室人員的寫作培訓(xùn)、管理培訓(xùn)等。還有其他機(jī)構(gòu)組織的培訓(xùn)班，但是這類培訓(xùn)班總體來說，缺乏一定的科學(xué)性和權(quán)威性，需要進(jìn)一步規(guī)范管理。所以，教育行政主管部門應(yīng)該對(duì)高校辦公室人員的培訓(xùn)加強(qiáng)重視，為辦公室人員提供更多專業(yè)性強(qiáng)、層次高的專題培訓(xùn)機(jī)會(huì)，切實(shí)提高高校辦公室人員的業(yè)務(wù)能力。另一方面，學(xué)校可以采取“請(qǐng)進(jìn)來”的方式。高?？梢远ㄆ谘?qǐng)專家或者有經(jīng)驗(yàn)的辦公室人員，開展專題業(yè)務(wù)培訓(xùn)講座，并且加強(qiáng)辦公室人員和他們的交流，切實(shí)解決一些工作上的實(shí)際問題，提高工作效率。

（三）強(qiáng)化基層一線工作，提高綜合能力。辦公室人員應(yīng)該多深入一線了解實(shí)際情況，這樣可以收集到第一手信息，為將來的領(lǐng)導(dǎo)決策和問題處理提供科學(xué)的依據(jù)，可以和師生打成一片，營造和諧的工作氛圍，便于辦公室日常工作的開展，充分發(fā)揮協(xié)調(diào)職能。所以，高校辦公室人員應(yīng)該合理安排工作時(shí)間，利用空余時(shí)間深入了解各部門、各處室的實(shí)際情況，做到知實(shí)情。辦公室人員的身份比較特殊，首先，辦公室人員作為離學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)最近的人，可以將最新的一線情況轉(zhuǎn)達(dá)給相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)，提升決策的正確性和可操作性。其次，辦公室人員并非學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)于師生來說，沒有太大的距離感，這樣便于了解到師生的實(shí)際問題，獲得第一手資料。在這個(gè)過程中，辦公室人員需要面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和師生，需要處理好基層師生的關(guān)系，也需要向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)梳理過的一線情況，所以，辦公室人員的綜合能力可以得到進(jìn)一步的提升。

四、結(jié)束語

總而言之，提升高校辦公室人員素質(zhì)不僅是高校發(fā)展的需要，也是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求。所以，高校要給高校辦公室人員提供良好發(fā)展機(jī)會(huì)，辦公室人員也要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，不斷提高思想素質(zhì)，堅(jiān)持終身學(xué)習(xí)的理念，不斷通過學(xué)習(xí)提高業(yè)務(wù)能力，這樣不僅有助于辦公室人員實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值，也促進(jìn)了高等院校的可持續(xù)發(fā)展。

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