文/杭州市公用人防工程管理維護中心（杭州市人民防空檔案館） 朱玲

人防工程檔案銷毀鑒定的問題與對策研究
——以杭州市為例

文/杭州市公用人防工程管理維護中心（杭州市人民防空檔案館） 朱玲

本文以杭州市為例，就人防工程檔案的銷毀鑒定展開研究，以期逐步規(guī)范此項工作，進而促進人防工程檔案館（室）藏結構更加合理，整合工程檔案信息資源，提高檔案利用效率，推進工程檔案開發(fā)利用，服務人防事業(yè)。

杭州；人防工程；檔案銷毀鑒定

檔案銷毀鑒定，即對到保管期限的檔案進行鑒定，研究其繼續(xù)保存的價值，確定是否需要銷毀。它是判定檔案價值、確定檔案保管期限、決定檔案命運、確保檔案質量的重要工作，關系檔案“生死”和檔案工作全局。杭州市的人防工程檔案管理工作經過多年努力，已取得一定進步：杭州市人民防空檔案館正式掛牌成立；《杭州市人防工程檔案管理辦法（試行）》作為杭州市首次針對人防工程檔案管理工作出臺的規(guī)范性文件，已由杭州市人防辦、杭州市檔案局聯(lián)合發(fā)布實施；隨著《杭州市人防工程文件材料歸檔整理操作規(guī)程》（以下簡稱《操作規(guī)程》）的正式印發(fā)，多個區(qū)、縣（市）人防部門相繼啟動早期工程檔案的歸檔、數字化工作，杭州市的人防工程檔案工作正呈現(xiàn)出積極、良好的發(fā)展勢頭。

一、杭州市人防工程檔案銷毀鑒定工作現(xiàn)狀

（一）杭州市人防工程檔案館（室）藏現(xiàn)狀。根據《杭州市人防工程檔案管理辦法》（以下簡稱《管理辦法》）的規(guī)定，杭州市的人防工程檔案主要分為：自建人防工程檔案、結建審批管理檔案、兼顧人防工程檔案、人防工程規(guī)劃檔案和人防工程管理檔案。各類檔案的館（室）藏情況：1.杭州市人防工程檔案的保管工作主要分市、區(qū)兩級人防部門進行，其中，市人防檔案館負責保管六城區(qū)（上城區(qū)、下城區(qū)、江干區(qū)、拱墅區(qū)、西湖區(qū)、余杭區(qū)）、杭州經濟技術開發(fā)區(qū)的結建審批管理檔案和兼顧人防工程檔案，及市本級自建人防工程檔案，其余檔案由各部門和各區(qū)、縣（市）人防主管部門按職責自行管理，部分地區(qū)已進行了檔案標準化整理。2.截至2017年6月，市人防檔案館人防工程檔案總量已突破5萬卷（件），約占全市人防工程檔案總量的45%。3.為便于文件材料的收集和利用，杭州市采用“年度—類別—文件”的方法對占總量最大的結建審批管理檔案進行歸檔，其優(yōu)點是各類別檔案收集時間跨度小，便于歸檔，后期利用方便；缺點是文件材料重復歸檔的情況比較多。

（二）杭州市人防工程檔案銷毀鑒定工作現(xiàn)狀。經過努力，隨著《管理辦法》和《操作規(guī)程》的出臺，杭州市已形成了相對固化的人防工程檔案保管期限和歸檔范圍表，有關規(guī)定已較為完善、成熟。但人防工程檔案的銷毀鑒定工作還不成體系，檔案價值研究還較為零散。在工程檔案的銷毀鑒定工作上，機構還不健全，缺少明確的管理制度和規(guī)章，沒有系統(tǒng)性地開展人防工程檔案價值研究，有個別單位認為鑒定工作“吃力不討好”，對工程檔案持“寧多勿少”的態(tài)度，到保管期限的檔案“留著總是沒錯的”，在檔案銷毀上往往把“暫緩執(zhí)行”變成了“不執(zhí)行”，以致工程檔案沒人鑒定、不敢鑒定，浪費了人力、物力，特別是占用了有限的庫房資源，與標準化管理的目標不相符合。目前，杭州市急需組織銷毀鑒定的人防工程檔案主要集中在結建審批管理檔案中。這批檔案大多為2000年以前，保管期限為長期，總量約占全市人防工程檔案總量的10%，已有20多年“高齡”，部分工程隨著城市基礎建設已改建或拆除，檔案中記載的工程信息已與實際不符。因此，急需盡快建立健全人防工程檔案的銷毀鑒定制度，對這些檔案進行價值鑒定，避免使人防工程檔案陷入不知“何去何從”的尷尬境地。

二、杭州市人防工程檔案銷毀鑒定問題的對策分析

（一）將檔案價值作為檔案銷毀鑒定的核心標準。檔案的銷毀鑒定是檔案工作的重要環(huán)節(jié)，檔案價值是檔案工作重要性的核心表現(xiàn)，是檔案在歷史長河中始終占有一席之地的根本原因。人防工程檔案的銷毀鑒定工作應當將檔案價值列為此項工作的重要依據，以之為標尺，使之為館藏建設、檔案利用、檔案信息化等各項工作提供便捷，避免在實際工作中因研究方向和目的不同，造成對檔案價值認識的偏差，“過度保留”已到保管期限的檔案，或者輕率拋棄具有保存價值的檔案。

（二）系統(tǒng)開展人防工程檔案價值研究。應當系統(tǒng)開展人防工程檔案價值研究，根據人防實際，確立人防工程檔案保存價值的鑒定原則：1.融合原則。應當與杭州市社會經濟發(fā)展、城市基礎建設結合起來，重點關注涉及人防規(guī)劃、人防工程平戰(zhàn)轉換、人防工程維護管理等方面的檔案數據信息，圍繞人防工程的特殊屬性，分類別展開研究。對于具有保存價值的人防工程檔案，應當積極挖掘其數據資源潛力，加快建設人防工程基礎數據平臺，以電子地圖為載體，融合各類數據信息，為規(guī)劃、審批、監(jiān)管、維護等各項業(yè)務工作提供依據。2.系統(tǒng)原則。應當改“個體勞動”為“系統(tǒng)合作”，組織檔案和相關管理部門一道，多方面、深入開展各類人防工程檔案的核心價值研究，將其作為檔案鑒定的核心標準和依據。3.實用原則。檔案鑒定人員只有深入檔案利用中去，才能知道“什么檔案”對“什么工作”有用以及“有多大用”，才能充分了解人防業(yè)務工作“需要什么”，制定出更符合實際工作需要的工程檔案銷毀鑒定標準。

（三）規(guī)范組織人防工程檔案銷毀鑒定工作。檔案鑒定工作“無力”的根本原因是檔案銷毀的責任重大和不可逆性，在“銷毀”面前，“留存”成為不少單位“更好”的選擇。應當著力“減輕”有關部門和人員的工作壓力，將人防工程檔案銷毀鑒定工作擺上議事日程，列入工作計劃，設立鑒定聯(lián)席議事機構，制定年度計劃，完善工作制度和流程，提高檔案管理人員，特別是鑒定人員的檔案專業(yè)水平，定期組織銷毀鑒定工作，擺脫檔案日常管理中“遇到鑒定繞道走”的尷尬境地，走出停滯不前的低谷。