文/中國太平洋人壽保險股份有限公司河北分公司 張曉莉

加強檔案的管理工作 促進檔案管理的規(guī)范化

文/中國太平洋人壽保險股份有限公司河北分公司 張曉莉

作為一項服務(wù)性、政治性的工作，檔案在現(xiàn)代化的今天扮演著越來越重要的角色，為企業(yè)制定工作計劃、人事變動、經(jīng)營策略制定等提供依據(jù)。對此，應(yīng)當(dāng)加強檔案管理工作，使檔案管理更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、合理地落實，充分發(fā)揮管理作用，提高檔案的使用價值?；诖耍疚膶⒅胤治龊吞接懭绾螐娀瘷n案管理，促進檔案管理規(guī)范化。

檔案管理；規(guī)范化；使用價值

隨著社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案工作的重要性逐漸凸現(xiàn)出來，尤其是在人力資源配置與優(yōu)化的過程中，需要通過評定、晉級及提拔等一系列程序。為了保證檔案具有較高的使用價值，保險公司應(yīng)當(dāng)將目光落在檔案管理上，通過加強檔案管理，使其能夠根據(jù)企業(yè)檔案應(yīng)用需要及檔案工作實際情況，有針對性地管控檔案工作的各個環(huán)節(jié)，保證檔案的真實性、有效性、完善性，以便公司能夠參考檔案，合理配置人力資源或制定經(jīng)營戰(zhàn)略，為公司長足發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

一、重視檔案管理，促進檔案管理規(guī)范化

回顧分析以往保險公司檔案管理工作的實際情況，確定因檔案管理與業(yè)務(wù)之間并不存在實質(zhì)性的聯(lián)系，加之信息利用程度不高，致使公司領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的認(rèn)識存在一定誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理僅是對材料的收集，保證檔案信息完好，滿足外調(diào)和查檔需要即可。也正是因為此種認(rèn)識，才使得領(lǐng)導(dǎo)沒有親自參與檔案管理工作，相應(yīng)的檔案管理人員不足、資金緊缺、基礎(chǔ)設(shè)施不配套等問題未能有效解決，嚴(yán)重影響檔案管理的有效性。

而在公司檔案工作越來越重要的今天，應(yīng)當(dāng)注意改變檔案管理現(xiàn)狀，促進其規(guī)范化發(fā)展。當(dāng)然，要想做到這一點，首先就要提高公司領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度。也就是公司領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)深入了解檔案管理的相關(guān)理論，重新認(rèn)識檔案管理及其重要性，進而根據(jù)檔案管理實際情況，樹立正確的、與時俱進的管理理念，并且制定檔案管理目標(biāo)，以便合理規(guī)劃檔案管理工作，實施檔案管理責(zé)任制，真正將檔案管理落到實處。

二、完善管理制度，促進檔案管理規(guī)范化

考慮到保險公司無論是業(yè)務(wù)發(fā)展還是人才任用都需要有檔案信息的支持，所以，為了保證檔案信息的使用價值，在促進檔案管理規(guī)范化之際，還要注意進一步完善檔案管理制度。也就是對檔案管理工作落實的實際情況予以分析，確定檔案管理存在的問題，對比分析檔案管理制度是否有效執(zhí)行，以此來明確檔案管理制度的不足之處。在此基礎(chǔ)上，遵循“有法可依，有章可循”的原則，對檔案管理制度予以完善，如檔案歸檔制度、檔案工作人員職責(zé)、檔案保管制度等，進一步明確檔案管理的方法、原則、范圍、標(biāo)準(zhǔn)等，從而有效約束和強化檔案管理工作，使之能夠貼近公司檔案信息應(yīng)用需要，科學(xué)合理地管控檔案信息收集、檔案信息整理、檔案信息分類、檔案信息保存等環(huán)節(jié)，提高檔案信息的使用價值。

三、培訓(xùn)檔案人員，促進檔案管理規(guī)范化

作為檔案工作的主體，檔案人員的專業(yè)水平、職業(yè)素質(zhì)、工作能力等方面的高低在一定程度上決定檔案工作質(zhì)量的高低。為了保證檔案信息真實、準(zhǔn)確、完善，能夠滿足保險公司的應(yīng)用需求，在促進檔案管理規(guī)范化之際，還要注意加強對檔案人員的管理，也就是詳細(xì)了解檔案工作人員的工作績效、工作狀況，指出檔案工作人員的不足，進而樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，積極開展繼續(xù)教育，如專業(yè)知識培訓(xùn)、先進設(shè)備操作技能培訓(xùn)、素質(zhì)教育等，以便檔案管理人員整體水平得以提高，能夠在崗位工作中靈活、有效地利用基礎(chǔ)設(shè)施展開檔案收集、分析、分類、整理、保存等工作，挖掘并且保持有價值的檔案信息。

四、加強基礎(chǔ)建設(shè)，促進檔案管理規(guī)范化

檔案管理是一項具有機密性、復(fù)雜性、繁瑣性等特點的工作，在具體實施的過程中容易受到某些因素的影響，導(dǎo)致檔案管理效果不佳。為了改變現(xiàn)狀，促進檔案管理規(guī)范化發(fā)展，還要注意加強基礎(chǔ)建設(shè)，也就是立足于現(xiàn)代化檔案管理，積極引用先進技術(shù)，如計算機技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，根據(jù)檔案管理實際情況及管理需要，合理規(guī)劃檔案管理平臺，并且劃分管理模塊，如人員管理、設(shè)備管理、環(huán)境管理等模塊，以便在此平臺運作下，能夠系統(tǒng)跟蹤、分析檔案管理，提出有效的管理意見，以此來優(yōu)化檔案管理工作，使保險公司檔案管理規(guī)范化、有效化地開展。另外，還要對檔案管理相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施予以檢查，如計算機、掃描儀等，對存在故障的設(shè)備予以維修維護處理、對老化損壞嚴(yán)重的設(shè)備予以更新，對需要系統(tǒng)升級的設(shè)備予以系統(tǒng)更新處理等，以此來加強基礎(chǔ)設(shè)施，滿足檔案管理應(yīng)用需要。

五、結(jié)束語

基于本文一系列分析，確定在信息流通和應(yīng)用越來越廣泛的今天，檔案管理對保險公司的發(fā)展越來越重要。所以，保險公司應(yīng)當(dāng)注意促進檔案管理規(guī)范化，提高檔案信息的使用價值，滿足企業(yè)人力資源配置或戰(zhàn)略制定需要。而要想促進檔案管理規(guī)范化，應(yīng)當(dāng)在重視檔案管理、完善管理制度、培訓(xùn)檔案人員及加強基礎(chǔ)建設(shè)這幾方面下功夫。

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[3]袁宏波.加強信息化建設(shè)促進檔案管理工作健康發(fā)展[J].農(nóng)家科技(下旬刊),2016(11):360.