文/山東魚臺經(jīng)濟開發(fā)區(qū)管理委員會 盧偉

試論如何改進(jìn)辦公室檔案管理

文/山東魚臺經(jīng)濟開發(fā)區(qū)管理委員會 盧偉

隨著科技以及社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，用傳統(tǒng)的管理方式來管理辦公室檔案已經(jīng)不能順應(yīng)時代發(fā)展的需求。辦公室檔案是企業(yè)以及學(xué)校的重要檔案，現(xiàn)在檔案資料大部分運用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行管理，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)運用在辦公室檔案管理工作，可以集管理便捷、快速查詢、系統(tǒng)管理的功能于一身。辦公室檔案管理的效率關(guān)系到企業(yè)單位和學(xué)校內(nèi)部工作部門工作的順利開展，如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作已經(jīng)成為辦公室管理工作急需解決的問題。本文針對辦公室檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，并提出解決問題的策略。

辦公室；檔案管理；工作效率

檔案數(shù)據(jù)的收集、整理和保存是辦公室檔案管理主要的任務(wù)。紙質(zhì)檔案是檔案的普遍形式，而這也是問題所在，紙質(zhì)檔案保存占空間較大，容易破損、查詢起來麻煩，檔案數(shù)據(jù)龐大，給管理者的工作帶來不便，這就要求辦公室檔案管理工作改進(jìn)工作方式，以免造成不必要的麻煩，也促進(jìn)其他部門工作的高效開展。

一、完善的辦公室檔案是改善管理的基礎(chǔ)

作為核心部門，辦公室的檔案管理制度不完善，結(jié)果會使單位內(nèi)部其他工作部門不能順利工作，對單位整體運行形成不良影響。要改進(jìn)辦公室檔案管理工作，單位的領(lǐng)導(dǎo)者或者管理者就要高度重視，積極研究和推動辦公室檔案管理機制工作，健全辦公室檔案管理制度。要將成立的資料單獨放在一個文件室里，按照不同類別有序排放，將類別和順序?qū)懺跇?biāo)簽上貼在檔案袋便于查看的地方。如果不嚴(yán)格按照制度存放，對檔案的管理人員要實施懲罰，工作表現(xiàn)較好的人員可以得到適當(dāng)?shù)莫剟睿源藖砑s束管理人員依照制度行事。有些單位檔案管理制度比較完善，可是缺乏執(zhí)行力度，僅僅制定檔案管理制度而不強調(diào)實際執(zhí)行是不靠譜的，是對單位極度不負(fù)責(zé)任的行為。單位不能只是對管理檔案的人員進(jìn)行管理知識培訓(xùn)，還要對他們的執(zhí)行方法進(jìn)行指導(dǎo)，使得管理人員能將管理檔案的工作運作自如。

二、加強檔案管理人員的管理意識和管理技能

“打鐵還需自身硬”，要想改進(jìn)辦公室檔案管理制度，最主要的因素就是工作職員的本身素質(zhì)和意識。隨著時代的快速發(fā)展進(jìn)步，人的意識和素質(zhì)也必須跟上，單位要經(jīng)常開展檔案管理培訓(xùn)，對社會上出現(xiàn)創(chuàng)新的管理檔案方式要及時吸收以及傳授給管理檔案人員，一年至少安排三到四次檔案管理人員出外學(xué)習(xí)的機會，不能與時代脫節(jié)。另外要不斷加強檔案管理人員對檔案的存放管理和保密意識，對檔案管理人員進(jìn)行定期的保密法制知識普及，單位內(nèi)部其他工作人員有查看、調(diào)動檔案的行為都要對檔案的管理保密工作進(jìn)行到底，并且要和辦公室檔案管理人員的管理檔案工作相協(xié)調(diào)、配合。

在培訓(xùn)中提高檔案管理人員的管理能力，以及增強法律知識，進(jìn)而增強檔案管理的責(zé)任意識。還要引進(jìn)高素質(zhì)人才，改進(jìn)辦公室檔案管理工作，必須要具備良好的管理專業(yè)知識和技能，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息化被各個單位引用到工作中，如果不引進(jìn)高素質(zhì)人才，單位的發(fā)展會遭到阻礙，辦公室檔案管理工作無法高效運行。因此要對專業(yè)水平高、能力強的檔案管理人員開展學(xué)術(shù)研討會和交流會，尋找如何高效提升檔案工作的方法，尋找當(dāng)前工作中的問題以及構(gòu)想今后奮斗的目標(biāo)方向，為辦公室檔案管理工作推波助瀾。

三、緊跟時代發(fā)展，運用網(wǎng)絡(luò)信息化管理檔案

現(xiàn)在是互聯(lián)網(wǎng)的時代，網(wǎng)絡(luò)信息化之前的管理檔案以手抄和轉(zhuǎn)錄加工為主的方法早已不能順應(yīng)時代潮流，這就要求檔案管理跟進(jìn)時代的發(fā)展，不斷創(chuàng)新管理檔案的方法，很多領(lǐng)域都強調(diào)“互聯(lián)網(wǎng)+”，網(wǎng)絡(luò)信息可以跨時間和空間進(jìn)行資源共享，不但可以加強保密，還可以系統(tǒng)管理，做到管理有條不紊地進(jìn)行，能夠減輕檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，也為檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行形成保障。運用網(wǎng)絡(luò)信息化管理檔案不僅可以做到無紙檔案，還可以對檔案進(jìn)行補漏和修改。還可以減少辦公室檔案占用空間，避免了紙質(zhì)檔案霉變、損壞帶來的不便，紙質(zhì)檔案要專門有幾個空室進(jìn)行存放，占用用地資源，檔案管理人員查找時也不方便、快捷。借助網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的優(yōu)勢，著手進(jìn)行檔案管理建設(shè)，在高素質(zhì)管理人員的操作下，將各項新技術(shù)運用在管理上，推動檔案管理工作順利發(fā)展。在網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)改革引進(jìn)單位使用時或許有些艱難和阻礙，管理人員不適應(yīng)，或者系統(tǒng)不會運用，以及管理檔案系統(tǒng)會需要專業(yè)的團隊進(jìn)行維護(hù)和維修，但是為了跟進(jìn)時代的發(fā)展，不得不改變自己的現(xiàn)狀而得到更多的發(fā)展機會。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和檔案數(shù)據(jù)庫的協(xié)作配合下，形成單位共享式的檔案數(shù)據(jù)，做到切實改進(jìn)辦公室檔案管理工作的管理方式，切實為單位的需要而服務(wù)。

四、結(jié)語

單位內(nèi)部部門的核心部位是辦公室檔案管理，提高辦公室檔案管理工作的效率，不管在商業(yè)領(lǐng)域還是教育領(lǐng)域以及行政領(lǐng)域都越發(fā)重視，因此，必須從檔案管理制度、加強管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、管理理念、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)化系統(tǒng)等方面實施，改進(jìn)辦公室檔案管理工作的工作質(zhì)量和速度。只有改進(jìn)了辦公室檔案管理工作的工作速度和質(zhì)量，才能為其他部門工作提供更多的便利和質(zhì)量更好的服務(wù)。將傳統(tǒng)的檔案管理方法和現(xiàn)代創(chuàng)新的信息網(wǎng)絡(luò)化管理方法相結(jié)合，形成全方位的管理模式，同時使檔案得到有效的保護(hù)和查詢利用。

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