文/四川省成都市第六人民醫(yī)院檔案室 王彬

新形勢下怎樣做好醫(yī)院檔案管理工作

文/四川省成都市第六人民醫(yī)院檔案室 王彬

隨著信息技術的廣泛應用，數(shù)字化信息大量形成，人們對信息資源需求變得頻繁，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不能滿足時代發(fā)展的需要。新形勢下，醫(yī)院檔案管理應順應時代的發(fā)展，從理念上強化檔案現(xiàn)代化管理意識，通過運用現(xiàn)代信息技術，逐步實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡化，達到檔案管理信息化，實現(xiàn)檔案信息資源規(guī)范管理和共享利用的最終目的。

新形勢；醫(yī)院檔案管理；信息化

由于20世紀80年代以來引發(fā)的一場新的全球性產(chǎn)業(yè)革命——信息產(chǎn)業(yè)革命，使得計算機在各個領域得到廣泛應用，信息化迅猛發(fā)展，已成為社會發(fā)展的必然趨勢。

檔案部門一方面面臨社會信息量的激增和新型載體的應用，大量的數(shù)字化信息形成，檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息已不宜用傳統(tǒng)的方法來管理。另一方面，社會對檔案數(shù)字化信息的需求不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能完全滿足這種需要。新形勢下，做好檔案信息資源的管理、開發(fā)、利用工作顯得相當重要，尤其是醫(yī)院作為保障人民身體健康的重要部門，與時俱進，實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理，不僅能科學高效地為醫(yī)療、教學、科研等各項工作服務，而且還滿足民眾日益高漲的檔案信息利用需求。

一、強化觀念意識，實現(xiàn)管理理念現(xiàn)代化

（一）檔案工作人員強化兩種意識。一是檔案的信息化意識，檔案不再是一張一張的紙質(zhì)資料，而是一個龐大的信息庫，是數(shù)字化的信息，檔案工作者要通過運用現(xiàn)代信息技術，來系統(tǒng)地、規(guī)范地整理相關數(shù)字信息，使之更好地發(fā)揮信息作用，體現(xiàn)信息價值。二是強化檔案信息的共享、開發(fā)和利用意識，收集和整理檔案信息的最終目的是利用，怎樣高效地利用檔案信息為民服務，是檔案工作者需要高度重視的一個問題。

（二）醫(yī)院領導層的重視。檔案工作人員要大力宣傳檔案信息對民生、經(jīng)濟社會發(fā)展的重要作用，爭取領導的重視，領導如果加大檔案信息建設的投資力度，改進管理手段，將對檔案信息化建設起到極大的推動作用，更好地促進醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。

二、利用現(xiàn)代信息技術，逐步實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化

（一）探索檔案數(shù)字化。有計劃、有重點地推進檔案資源數(shù)字化，向數(shù)字化檔案室方向發(fā)展。要實現(xiàn)檔案管理信息化，首先要將檔案數(shù)字化。1.“全面數(shù)字化”的戰(zhàn)略，對除個別檔案（實物、會計憑證等）外的全部館藏。實現(xiàn)數(shù)字化，數(shù)字化范圍涵蓋各種不同的檔案載體，包括紙質(zhì)、縮微品、照片、音頻視頻等。2.有重點、分層次地進行檔案數(shù)字化。按照各全宗檔案利用目的、利用頻率、利用年代、所占比重、基數(shù)大小分類排隊，最后精選出占館藏檔案卷數(shù)10%、占館藏檔案利用率90%的全宗作為首批數(shù)字化對象，并把關系民生、利用最頻、惠及百姓的調(diào)配檔案作為突破口，在數(shù)字化實踐中總結(jié)出“現(xiàn)用現(xiàn)掃”“以用定掃”和“常用先掃”等行之有效的工作原則。結(jié)合實際，我們醫(yī)院目前是一所三甲醫(yī)院，占地面積不大，1951年建院，1951年—2015年這64年，光文書檔案永久卷是406卷（盒）4775件，檔案室的面積僅27.44平方米，很小，已不能滿足未來10年檔案的室藏要求，那么進行檔案信息化管理不失為一種有效的辦法。根據(jù)上面的兩個實例，結(jié)合醫(yī)院的實際情況，檔案室采取先近后遠，從近幾年接收的檔案先進行數(shù)字化探索。采用計算機技術輔助管理。檔案室在2014年購買《紫晶文檔一體化管理系統(tǒng)》標準版ver2011（現(xiàn)已升級ver2016）。開始將2013年以來至今的文書檔案（實物、會計憑證等個別檔案除外）全部數(shù)字化。注意每年在收集歸檔文件紙質(zhì)版的同時盡量收集電子版，便于系統(tǒng)的錄入。功能包括公文管理、歸檔、檔案著錄、檔案組盒、檔案查詢、全文管理、借閱管理、系統(tǒng)安全管理。通過近幾年的運用，發(fā)現(xiàn)具有歸檔比較規(guī)范、著錄內(nèi)容齊全、查找快捷、便于管理的優(yōu)點。在著錄的過程中，對于沒有電子版的歸檔文件，檔案室在2016年購買一臺掃描儀，將2013年至今沒有電子版的歸檔文件掃描后錄入系統(tǒng)。再逐步擴大到后幾年，優(yōu)先開展利用率高、涉及人民群眾切身利益的檔案的數(shù)字化，從小規(guī)模到大規(guī)模，雖是一項龐大的工程，需要硬件、軟件、資金、人力資源各方面配合到位，檔案室努力爭取得到院領導的支持和各級部門的積極參與，將工作計劃列入醫(yī)院行政工作議事日程。

（二）檔案管理網(wǎng)絡化。為了便于信息資源交換和共享，一般通過局域網(wǎng)使檔案管理系統(tǒng)與本單位的其他信息管理系統(tǒng)進行連接，實現(xiàn)檔案與其他各類信息資源的綜合縱向集成管理模式，建立一個信息管理中心，實行圖書、情報、資料、檔案等文獻資源的綜合管理，從而實現(xiàn)對各類信息資源綜合利用的目的。基于近幾年醫(yī)院檔案數(shù)字化基礎上，嘗試與醫(yī)院信息科溝通擬建一個面向病員、職工的局域網(wǎng)絡平臺，將醫(yī)院文書檔案、病歷檔案、人事檔案、醫(yī)院新聞咨詢、圖書資料查找等納入其中，編制一套檔案管理自動化軟件，主要功能包括檔案管理（文件起草、批轉(zhuǎn)、收發(fā)文登記，輔助立卷和鑒定，編目和檢索，借閱和統(tǒng)計，庫房管理，系統(tǒng)安全防護等）、病歷打印、檔案查閱、健康咨詢、圖書搜索、網(wǎng)上公布等內(nèi)容的一個醫(yī)院檔案管理信息中心，再利用多媒體技術，構(gòu)建一個檔案網(wǎng)站信息資源共享體系，加入圖、文、聲、像等檔案文獻的直接管理，使用戶獲得生動、直觀、全面的多媒體檔案信息，實現(xiàn)檔案信息利用最大化。

三、重視檔案信息安全管理

強化信息安全管理，增加必要的技術設備設施，如計算機輸出縮微品技術、以光盤存儲為核心的脫機備份技術以及指紋識別、紅外報警、磁條防盜、條碼管理、數(shù)字水印等信息安全技術。還要建立完備的檔案信息數(shù)據(jù)備份和災難恢復預警措施，來進一步提高檔案信息安全保障能力。

四、總結(jié)

新形勢下做好醫(yī)院檔案管理工作，一方面順應時代發(fā)展，及時更新觀念意識，跟上時代的步伐。另一方面利用現(xiàn)代信息技術，逐步實現(xiàn)醫(yī)院檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務網(wǎng)絡化的信息化管理進程。這就要求我們醫(yī)院檔案工作者要不斷學習、不斷進取，以完善的專業(yè)知識和豐富的信息處理、計算機操作等技能，提高新時期檔案工作者的自身素質(zhì)修養(yǎng)，在管理意識、管理內(nèi)容、管理方式、管理信息上有所創(chuàng)新，在檔案工作崗位上積極作為，科學謀劃，通過檔案信息化推動檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，滿足社會進步和醫(yī)院發(fā)展對檔案管理的要求，為醫(yī)院檔案事業(yè)作出貢獻。

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