文/安徽建筑大學(xué) 張良；安徽廣播電視大學(xué) 郭玉娟

高?；n案管理存在的問題與對策

文/安徽建筑大學(xué) 張良；安徽廣播電視大學(xué) 郭玉娟

本文對高校基建檔案的特點進行了分析，總結(jié)了高?；n案管理中存在的四個主要問題，并針對這四個問題提出了改進高?；n案管理，促進高?；n案管理科學(xué)化的方法與途徑。

基建檔案；管理；改進

近年來，教育教學(xué)的改革與發(fā)展，給我國高等教育事業(yè)帶來了發(fā)展契機，高?；üこ探ㄔO(shè)也大力開展起來，硬件基礎(chǔ)設(shè)施得到改善的同時，高校檔案特別是基建檔案管理工作迎來了一系列新的挑戰(zhàn)。

高?；n案是檔案管理的重要內(nèi)容之一，它是學(xué)校發(fā)展建設(shè)歷程的真實歷史記錄。完備的高?；n案為學(xué)校在不同階段的建設(shè)、決策、修繕、拆并、使用和改造等項目提供了原始的憑證和依據(jù)。高?；n案對加強和改進學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保障高?？沙掷m(xù)發(fā)展，增強學(xué)校檔案整體工作合理化、規(guī)范化，發(fā)揮著重要的作用。

一、高?；n案的特點

基建檔案是按照基建工程建設(shè)規(guī)律收集、整理、保存起來的齊全、完整、準確、成套、系統(tǒng)的基建資料，是在工程項目建設(shè)活動中創(chuàng)造的知識成果?；n案分類管理錯綜復(fù)雜，形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)具有專業(yè)性的特點，是工程項目形成的一系列成套性的材料?；üこ添椖繌牧㈨椀娇⒐を炇胀瓿尚枰^長周期。伴隨建筑物的長期存在使得基建檔案的保存具有現(xiàn)實意義。正是基建檔案自身專業(yè)性、成套性、周期長、現(xiàn)實性等特征，使得基建檔案管理具有復(fù)雜性，成為高校檔案管理工作的難點與薄弱點。

二、高?；n案現(xiàn)狀

（一）基建檔案收集不齊全，歸檔質(zhì)量不高?；n案的現(xiàn)實性等特征決定其需要永久保存，亦對歸檔材料質(zhì)量提出較高要求。由于有些基建部門認為材料放在自己的部門查找方便，便于保管利用，不樂意向檔案館移交材料，造成高校檔案收集不齊全，相關(guān)材料缺失嚴重。從檔案館已歸檔的檔案來看，有些歸檔圖紙被隨意涂寫，有些甚至是復(fù)印件，普遍存在歸檔材料質(zhì)量較差，不符合歸檔要求。

（二）管理方式落后、硬件不達標、制度不健全。許多高校沒有獨立的檔案館，而是作為學(xué)校輔助部門。因此在一定程度上檔案館建設(shè)不受重視，硬件不達標，制度不健全，亦使基建檔案管理受到了影響。另外基建檔案信息化程度普遍較低，基建檔案的管理效率低，工作強度大，大都沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，檔案資料磨損狀況嚴重。即便使用檔案信息管理系統(tǒng)也只能檢索到基件檔案的目錄，而沒有相應(yīng)的電子文件。

（三）管理人員基建專業(yè)知識欠缺。高校檔案工作人員大多不熟悉基建業(yè)務(wù)或缺乏基建專業(yè)知識。然而，高?；üこ痰臋n案管理工作倘若由基建部門的工程管理人員負責(zé)，由于工程管理人員主要的工作重心在工程過程管理，沒有經(jīng)過正規(guī)的檔案培訓(xùn)，檔案工作實際操作技能較弱，缺乏基建檔案的收集管理經(jīng)驗。檔案管理人員主要負責(zé)基建檔案的收集、整理、立卷、歸檔和利用等一系列管理工作。所以高?；n案管理存在薄弱環(huán)節(jié)就不難理解。這種情況嚴重影響了基建檔案的利用效果。

三 、提高高校檔案管理科學(xué)化的對策

（一）加大檔案工作宣傳力度，增強對基建檔案重要性的認識。對基建、檔案等管理相關(guān)部門人員進行主題宣傳，通過各類途徑、各種形式提高包括學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部及各級管理工作者對檔案管理工作重要性的認識。讓基建檔案管理的重要性深入人心。依靠主管領(lǐng)導(dǎo)在人力、財力及資源配置等方面的支持，依靠各級管理工作者的配合，為基建檔案管理工作奠定基礎(chǔ)，創(chuàng)造一個積極健康的環(huán)境。

（二）完善制度與管理體制，制定明確的約束檢查考核機制。要建立和完善基建檔案管理規(guī)章制度，細化基建檔案的收集、鑒定、整理立卷、利用、保管等業(yè)務(wù)工作中的各項制度，明確各檔案管理工作的崗位職責(zé)。完善管理體制，在學(xué)校層面設(shè)有檔案管理機構(gòu)和專職人員，基建工程的參加單位均應(yīng)該建立檔案機構(gòu)和專兼職檔案人員，構(gòu)建校企一體的基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。學(xué)校的紀律檢查部門也要針對檔案管理工作制定明確的檢查考核制度，對檔案工作進行專項的監(jiān)督管理、定期考評，責(zé)任落實到人，對于發(fā)現(xiàn)的整理滯后、遺漏等問題及時發(fā)出預(yù)警并進行處理，基建檔案管理水平才能在制度制約和監(jiān)督下大幅度提升，使基建檔案管理納入學(xué)校系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化的管理中來。

（三）加強建設(shè)單位與檔案管理部門之間銜接?；ú块T是基本建設(shè)材料的形成、匯總部門，需注重對各階段建檔工作實施有效監(jiān)督。基建檔案工作要與各項工作做好兩個同步，即檔案工作一開始就與工程建設(shè)的布置、檢查、總結(jié)、驗收同步進行；基建檔案工作的竣工材料的積累、整編、審定要與施工的進展同步進行。另外，加強檔案部門與學(xué)?；ú块T，城市城建檔案館與建設(shè)單位之間的配合，有利于高?；n案工作的順利完成。

（四）提高檔案管理的專業(yè)化、數(shù)字化管理水平。各行各業(yè)分工日益精細化和專業(yè)化。要提高檔案管理水平，很關(guān)鍵的一個要素就是要引進專業(yè)的基建檔案管理人才，或者從基建工程管理隊伍中抽調(diào)人員作為專職的檔案管理員，這樣才能做到責(zé)任落實到人，術(shù)業(yè)有專攻，提高基建檔案管理的專業(yè)化水平，才能提升基建檔案的歸檔管理水平?，F(xiàn)代化管理模式對檔案管理提出新要求，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理特別是基建檔案也應(yīng)順應(yīng)時代潮流。對掃描儀、傳真機和服務(wù)器等相應(yīng)的硬件基礎(chǔ)進行完備，實現(xiàn)檔案的全文掃描。使用先進的檔案管理軟件，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)遠程查詢、保管和歸檔，這樣充分發(fā)揮了檔案信息的作用，提高了基建檔案的查詢、檢索和應(yīng)用效率。在自動化網(wǎng)絡(luò)辦公的條件下，各高校運用OA辦公系統(tǒng)對學(xué)校的基建檔案進行歸檔處理，再將文件上傳到檔案管理軟件，形成數(shù)字檔案，以邏輯化歸檔形式通過網(wǎng)絡(luò)運行實現(xiàn)文檔一體化。這樣以電子文件管理基建檔案既節(jié)省了基建檔案實體的存儲空間，也增進了檔案管理數(shù)字化水平。

四、結(jié)語

如上所述，影響高校檔案管理工作的因素很多，只有給予充分的認識、高度重視，對管理中好的做法及時總結(jié)、提煉、推廣，才能從基礎(chǔ)上提升基建檔案管理工作，促進學(xué)校檔案整體管理水平，為學(xué)校發(fā)展建設(shè)保駕護航。

[1]權(quán)寶.高校基建檔案管理存在問題及對策探討[J].品牌(下半月),2015(06):88．

[2]陳旭陽.完善高?；n案管理王作實現(xiàn)其信息資源價值[J].宿州學(xué)院學(xué)報,2015(06):40-43.

[3]劉溪.新形勢下對我國高?；n案管理工作的研究[J].科技創(chuàng)業(yè)家,2013(18)．

[4]陳秀.淺議高?；n案管理工作[J].檔案人,2013,(10):47-48.

[5]龐軍,王亦婷,鄒軍.高?；n案面臨問題及對策淺析[J].科技視界,2013(36)．

[6]王燕.本建設(shè)項目檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)初探[J].北京建筑工程學(xué)院學(xué)報,2011(2).

【該項目是安徽省教育基本建設(shè)學(xué)會2016-2017一般課題，課題名稱：高?；n案的科學(xué)化管理與應(yīng)用，項目編號：1612-5；該項目是安徽省高校檔案工作協(xié)會基金2016年一般研究項目，課題名稱是高校檔案從業(yè)人員培訓(xùn)模式研究，項目編號：2016yb22】