文/河南省汝陽(yáng)縣人民法院 張彩霞

基層法院檔案管理問題及對(duì)策

文/河南省汝陽(yáng)縣人民法院 張彩霞

法院檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分, 是人民法院審判活動(dòng)和審判管理的歷史記錄，是審判人員審理和執(zhí)行案件勞動(dòng)智慧的結(jié)晶，也是我國(guó)社會(huì)主義法治國(guó)家和法治社會(huì)建設(shè)進(jìn)程的歷史資料和重要佐證。本文對(duì)基層法院檔案管理存在的問題進(jìn)行梳理分析，提出加強(qiáng)和改進(jìn)基層法院檔案工作的意見和建議，希望能對(duì)提升法院系統(tǒng)的檔案管理水平有所裨益。

基層法院；檔案管理

人民法院檔案資料主要由行政文書、審判信息、訴訟文書、會(huì)計(jì)檔案等幾部分組成。其中，訴訟文書檔案是專業(yè)性很強(qiáng)的檔案，原本保存著具有法律效力或法律意義的訴訟文書、當(dāng)事人和其他訴訟參與人提供的各種具有法律意義的訴狀、證據(jù)及訴訟活動(dòng)中形成的圖像、聲音、數(shù)字化磁盤、光盤等內(nèi)容。法院的案件卷宗資料真實(shí)記錄著法院對(duì)案件的審判過程，案卷只有一份且是孤本，一旦丟失或損毀，將無法補(bǔ)救。隨著改革開放和社會(huì)的不斷進(jìn)步，法制建設(shè)不斷推進(jìn)，法院案件日益增多，訴訟文書檔案的擁有量勢(shì)必劇增且和使用量日趨頻繁。如何強(qiáng)化法院檔案管理工作，使之規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，使之更好地服務(wù)審判，服務(wù)社會(huì)，成為我們研究的課題。

一、基層法院檔案管理工作存在的問題

汝陽(yáng)縣法院黨組對(duì)檔案工作非常重視，軟硬件建設(shè)兼?zhèn)洹Ｔ?50平方米的檔案中心內(nèi)，裝備著高新檔案密集架等現(xiàn)代化設(shè)備，館藏有中華人民共和國(guó)成立以來的各項(xiàng)訴訟卷宗和文書資料以及會(huì)計(jì)檔案等75000余冊(cè)，并實(shí)行電子檔案、紙質(zhì)檔案雙式管理。做到辦公、庫(kù)房、閱卷“三分開”，多次受到上級(jí)法院的表彰。但客觀地講，仍存在一些不容忽視的問題。

（一）檔案數(shù)量急劇增加。隨著社會(huì)文明的進(jìn)步和人民法律意識(shí)的增強(qiáng)，選擇法律訴訟已成為法治國(guó)家、法治社會(huì)人們的途徑。另外，新的《人民法院訴訟費(fèi)用交納辦法》的實(shí)施，很大程度上降低了訴訟成本，更加速了案件的遞增?！度嗣穹ㄔ簷n案管理辦法》規(guī)定的訴訟卷宗保存期限多為長(zhǎng)期或永久。據(jù)統(tǒng)計(jì)，汝陽(yáng)法院2009年歸檔結(jié)案卷宗2072冊(cè)，2010年歸檔卷宗2176冊(cè)，2011年歸檔卷宗2283冊(cè)，2012年歸檔卷宗為2379冊(cè)，2013年2562冊(cè)，2014年1月—10月歸檔卷宗2478冊(cè)，年遞增均在5%以上。隨著檔案管理電子化進(jìn)程的展開，電子檔案也將陸續(xù)歸檔。這樣的只增不減的存檔模式，讓法院的檔案數(shù)量劇增導(dǎo)致容量?jī)?nèi)存不足。

（二）人員配備不足，軟硬件設(shè)施不完善，信息化管理進(jìn)程緩慢。案多人少是基層法院的普遍矛盾，受此影響，多數(shù)法院的檔案管理人員僅有1名，有的還是兼職，個(gè)別法院甚至臨時(shí)招聘人員進(jìn)行管理。按照“保存檔案一萬(wàn)卷（件）應(yīng)該設(shè)專職檔案干部一名，每超過一萬(wàn)五千卷再增配一人”的規(guī)定，都沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。其次是對(duì)檔案管理的硬件設(shè)施投入不夠?；鶎臃ㄔ和蜇?cái)、物力有限而忽略了檔案庫(kù)房等設(shè)施的建設(shè)和配置，硬件建設(shè)的嚴(yán)重不足，已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理的工作需要。由于對(duì)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)不強(qiáng)，許多法院仍采取傳統(tǒng)的工作方法，有的雖然配置了計(jì)算機(jī)、掃描儀等，但流于形式，依然只重視紙質(zhì)檔案而不重視數(shù)字檔案，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化錄入工作進(jìn)度緩慢，不同程度地影響了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

（三）檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)，檔案價(jià)值沒有充分利用。訴訟檔案是法院訴訟安檢審理的真實(shí)過程，記錄著我國(guó)不同歷史時(shí)期的社會(huì)經(jīng)濟(jì)、民主和法制進(jìn)程，具有極大的法制研究?jī)r(jià)值。保存訴訟檔案，研究訴訟檔案、開發(fā)利用訴訟檔案，充分利用檔案為審判服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)，是檔案管理的社會(huì)意義，也是衡量檔案管理水平和服務(wù)水平的重要標(biāo)志。但由于檔案人員專業(yè)性不強(qiáng)，缺少現(xiàn)代化管理知識(shí)和操作現(xiàn)代化設(shè)備的技能，致使材料收集不及時(shí)不規(guī)范或規(guī)制混亂，導(dǎo)致檔案資料或者殘缺不全，或者束之高閣，讓檔案“沉睡”，只開展借閱檔案業(yè)務(wù)，開發(fā)利用，調(diào)查研究、編研等工作嚴(yán)重滯后。

（四）對(duì)電子檔案管理不夠重視，聲像檔案管理混亂。近年來，由于上級(jí)法院對(duì)電子檔案的要求，基層法院開始加強(qiáng)了電子檔案的數(shù)字輸入，但受經(jīng)費(fèi)、人員素質(zhì)的限制，多數(shù)基層法院依然沒有形成完整的電子檔案。長(zhǎng)期以來，由于對(duì)具有保存和利用價(jià)值的照片、錄音帶、錄像帶、影視片等聲像載體材料檔案認(rèn)識(shí)不足，疏忽了對(duì)這些直觀記錄事物原貌的且很珍貴的聲像資料沒有及時(shí)歸檔，有的甚至損毀嚴(yán)重。即便當(dāng)下在電子數(shù)據(jù)已被明確規(guī)定為新的證據(jù)類型，且已普遍推行案件信息流程管理的情況下，多數(shù)基層法院仍沒有建立電子卷宗歸檔的管理流程。意識(shí)和制度的欠缺導(dǎo)致電子檔案的制作和管理明顯滯后。

二、解決問題的對(duì)策與建議

訴訟檔案是法院的一項(xiàng)重要工作，必須要不斷創(chuàng)新，如何做好審判檔案管理，讓法院檔案信息發(fā)揮更大效能，更好地服務(wù)審判以及整個(gè)社會(huì)，筆者談幾點(diǎn)意見：

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，規(guī)范檔案管理。按照《檔案法》和《人民法院訴訟檔案管理辦法》規(guī)定，制定嚴(yán)格的歸檔、保管、鑒定、借閱等工作規(guī)程。嚴(yán)格歸檔限期，嚴(yán)格案結(jié)卷歸，確保訴訟案卷的各類證據(jù)全面歸檔并數(shù)字輸入。嚴(yán)格案卷移交手續(xù)，做到歸檔及時(shí)、材料齊全、規(guī)范。做到一案辦結(jié)，紙質(zhì)檔案和數(shù)字輸入的電子檔案一同完畢。堅(jiān)持檔案評(píng)查制度，對(duì)審判庭歸檔數(shù)量、質(zhì)量情況進(jìn)行通報(bào)。

（二）加快檔案管理軟硬件設(shè)施的建設(shè)。嚴(yán)格按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求配置設(shè)施和人員，檔案室應(yīng)當(dāng)配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、空調(diào)機(jī)、除濕機(jī)、吸塵器和防護(hù)設(shè)備及聲像檔案所需的錄放像機(jī)、照相機(jī)等必須配置到位。做到“四室分離”（庫(kù)房、機(jī)房、辦公室、閱卷室）。根據(jù)現(xiàn)狀對(duì)檔案庫(kù)房不斷擴(kuò)容，對(duì)檔案設(shè)施定期檢修和更新?lián)Q代。

（三）設(shè)立專職管理，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。有計(jì)劃選召專業(yè)人員作為專職檔案員，通過多種渠道，進(jìn)行不同層次的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、電子數(shù)據(jù)庫(kù)管理知識(shí)。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)各部門書記員、內(nèi)勤、特別是法院綜合信息網(wǎng)絡(luò)管理員進(jìn)行檔案歸檔、整理等方面知識(shí)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高檔案數(shù)字錄入技能，健全檔案管理工作。

（四）提高檔案價(jià)值的開發(fā)與應(yīng)用。對(duì)已歸檔的及時(shí)編制檢索目錄，規(guī)范案號(hào)、案由、原被告等信息的關(guān)鍵詞，以方便檢索、查詢。對(duì)分門別類的檔案編寫，要標(biāo)準(zhǔn)化錄入計(jì)算機(jī)。并配套編制電子檢索、統(tǒng)計(jì)，達(dá)到輸入關(guān)鍵詞，即可找到電子檔案和紙質(zhì)檔案。積極開展調(diào)查研究，為法院審判檔案的價(jià)值利用和開發(fā)發(fā)揮積極作用。

（五）加快檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)。電子檔案比紙質(zhì)檔案更穩(wěn)定、更方便快捷。因此，要加強(qiáng)電子檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程，將所有門類檔案逐頁(yè)掃描進(jìn)行計(jì)算機(jī)錄入，實(shí)現(xiàn)檔案等資料的數(shù)字化、信息化，逐步實(shí)現(xiàn)軟件檔案管理，還要規(guī)范電子檔案的歸檔管理。由于電子檔案很容易因?yàn)橛?jì)算機(jī)毀壞和故障而導(dǎo)致檔案丟失，因此要做好電子檔案的備份保存。

（六）重視法院檔案資料收集的完整性。法院檔案是訴訟、行政管理、信息、調(diào)研材料和工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等各項(xiàng)文書的綜合體。要克服重訴訟檔案輕文書檔案的思想。訴訟檔案固然重要，但人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、工作報(bào)告、總結(jié)等一般性公文資料，對(duì)法院歷史演變同樣舉足輕重。因此，應(yīng)當(dāng)全面收集法院工作文書資料入檔保存，確保法院檔案的完整性。對(duì)綜合部門，尤其與文書檔案接觸較多的辦公室、研究室、政治部等的檔案資料，要做到及時(shí)收集及時(shí)歸檔，避免公文的遺失和毀損，為法院檔案的完整性打下良好的基礎(chǔ)。

三、結(jié)束語(yǔ)

法院檔案管理工作是司法政務(wù)管理的重要方面，是見證一個(gè)國(guó)家法制進(jìn)程的活化石。只有加強(qiáng)對(duì)法院檔案硬件和軟件建設(shè)的投入，加強(qiáng)制度化管理，加強(qiáng)人員專業(yè)化、制度科學(xué)化、操作規(guī)范化、利用便捷化，才能建立具有法院特色的檔案管理工作體系，才能充分開發(fā)利用法院檔案資源，拓展和延伸服務(wù)領(lǐng)域，更好地推動(dòng)法院各項(xiàng)工作的順利開展。

[1]中華人民共和國(guó)檔案法[Z].

[2]王茂法.檔案管理理論與實(shí)踐[J].浙江工商大學(xué)出版社,2013.

[3]岳秋萍.淺談祿平縣法院訴訟檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].云南法院網(wǎng),2014(11).