文/延安市安塞區(qū)政府電子政務(wù)辦公室 邊曉紅

檔案信息化管理存在的問題與措施

文/延安市安塞區(qū)政府電子政務(wù)辦公室 邊曉紅

信息技術(shù)在檔案管理工作中起著重要的作用，各級檔案部門也對檔案信息化管理高度重視，在管理過程中積累了豐富的經(jīng)驗，檔案管理信息化程度越來越高。檔案服務(wù)效率和管理水平也因檔案部門信息技術(shù)的運用而提高。有些地方和部門同時建立了數(shù)字化的檔案館，培養(yǎng)管理人才，開發(fā)檔案管理軟件，這些措施都為政府的決策和社會的經(jīng)濟建設(shè)提供了重要的依據(jù)。我國在檔案信息化管理的過程中，雖然取得了令人驕傲的成績，但是也存在著一些問題，需要進一步完善。

檔案；信息化管理；問題；措施

隨著社會的進步，信息化的不斷發(fā)展，各行各業(yè)對信息技術(shù)的應(yīng)用也越來越普遍，人們的生產(chǎn)生活已經(jīng)離不開信息技術(shù)。這些年，我國在檔案信息化建設(shè)中逐漸加快了步伐。每個單位和部門首要的任務(wù)就是檔案管理工作。信息技術(shù)在檔案管理工作中起著重要的作用，各級檔案部門也對檔案信息化管理高度重視，在管理過程中積累了豐富的經(jīng)驗，檔案管理信息化程度越來越高。檔案服務(wù)效率和管理水平也因檔案部門信息技術(shù)的運用而提高。有些地方和部門同時建立了數(shù)字化的檔案館，培養(yǎng)管理人才，開發(fā)檔案管理軟件，這些措施都為政府的決策和社會的經(jīng)濟建設(shè)提供了重要的依據(jù)。我國在檔案信息化管理的過程中，雖然取得了令人驕傲的成績，但是也存在著一些問題需要進一步完善。

一、檔案信息化管理存在的問題

1.我們各單位和部門首要的問題是信息化程度不高，信息資源并沒有得到充分的利用，檔案信息資源反映出來的信息量根本不能滿足社會的需要，信息化管理還需要進一步完善。

2.檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境存在安全風(fēng)險。數(shù)字化的管理本身就存在一定的安全保密問題，包括檔案丟失和檔案信息泄密的問題，網(wǎng)絡(luò)計算機軟件管理系統(tǒng)自身存在的技術(shù)原因也是信息安全的風(fēng)險之一。

3.檔案信息化管理說到底是人的行為在操作，所以需要專業(yè)化人才。檔案信息化管理的成敗是人才的培養(yǎng)與建設(shè)，但是我國的檔案信息化管理對人才的需求與人才的數(shù)量是很不平衡的，目前對在崗的工作人員也沒有明確的行業(yè)標準和規(guī)范，這就造成了工作人員的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)參差不齊。

二、檔案信息化管理的措施

1.在檔案信息化建立之時，我們就要清楚建設(shè)網(wǎng)站的目的是什么，我們建設(shè)網(wǎng)站的目的就是服務(wù)于民，網(wǎng)站的設(shè)計很重要，所以我們就要考慮大家登錄網(wǎng)站最想干什么，最想了解到哪方面的信息，我們要根據(jù)訪問者的需要來制作網(wǎng)站內(nèi)容。想要吸引大家瀏覽，準確而充足的信息動態(tài)是關(guān)鍵。檔案信息資源要豐富但適中，不能讓人感覺眼花繚亂，分類要準確。使檔案信息資源得到充分利用，滿足社會的需要。檔案信息化的完成必須要投入大量的人力、物力來保障數(shù)據(jù)信息管理設(shè)施的配置，用資金的投入來帶動和加快檔案信息化的進程，這需要和上級主管部門的積極溝通，想方設(shè)法地加快檔案信息化的發(fā)展。

2.我們首先要對管理人員和檔案信息化管理負責人。對管理人員進行思想品德審查，禁止品質(zhì)不好的人、對工作不負責任的人參與到電子文件管理的工作崗位中來。把責任都落到實處，從源頭上確保電子檔案的安全性。思想教育工作要常抓不懈，使工作人員養(yǎng)成對工作認真負責的態(tài)度和一絲不茍的工作作風(fēng)。除了這些，還要建立崗位責任制，把責任和任務(wù)落實到每個人，保障檔案信息化的安全性和有效性。建立完善的獎懲機制，對于非法操作查看電子檔子黨的人員應(yīng)給予懲罰，加強數(shù)據(jù)庫的保密工作。檔案信息化管理的最大威脅就是病毒，管理人員要根據(jù)自己單位數(shù)據(jù)庫建立的實際情況建立起病毒防護，不斷升級病毒防護網(wǎng)，根據(jù)面對的現(xiàn)實問題提出相應(yīng)的解決方法。不斷地對管理人員進行這方面的培訓(xùn)，提高病毒防護的安全意識。

3.檔案信息化是由人來制作和管理的，檔案的信息化管理缺少的就是人才，所以在這方面我們應(yīng)盡快完善崗位制度。使熱愛崗位有才能的求職者能夠有這個工作的機會，并且有和其他人同臺競爭的機會，使每一個從業(yè)人員在競爭的舞臺中都能有一個積極進取的目標。這就要求管理者對檔案信息實施科學(xué)的組織管理，現(xiàn)在的檔案管理人員大多沒有主動提高自身水平的意識，這也影響了檔案信息化管理的進程，所以及時地對管理人員進行培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)，不斷研究電子文件和工作機理，來應(yīng)對檔案信息化管理中存在的工作風(fēng)險顯得尤為重要。因為就算你擁有了高質(zhì)量的設(shè)備，沒有高質(zhì)量的人才，檔案的信息化管理也得不到發(fā)展，人員管理是信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素，檔案管理信息化歸根到底依靠的還是人。依靠的是會熟練操作計算機的人才，并且是愛崗敬業(yè)的高素質(zhì)的人才。對檔案信息化管理工作進行監(jiān)督能夠提高檔案信息化管理工作的質(zhì)量，保障工作的監(jiān)督和管理過程，進一步推進管理工作的規(guī)范。

三、總結(jié)

檔案信息化建設(shè)是各級檔案部門順應(yīng)社會發(fā)展趨勢的一項重要地舉措，需要科學(xué)地規(guī)劃，建立一套完整的檔案信息化建設(shè)體系，提高檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量。檔案信息化管理對檔案建設(shè)工作起著舉足輕重的作用，檔案管理信息化建設(shè)雖然取得了一定的成績，但是還是有一些問題需要解決，提出問題解決的措施才能順利完成信息化的發(fā)展。綜上所述，要把檔案信息化的建設(shè)與發(fā)展納入檔案工作長期發(fā)展計劃，努力做好相關(guān)的工作，加快建設(shè)來適應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展的需要。

[1]何登鳳.加強基層組織檔案管理勢在必行[J].貴州省檔案協(xié)會第五次檔案學(xué)術(shù)研討會論文集,2003,15(5):611-613.

[2]樊雨云.重點建設(shè)項目的檔案管理[J].檔案工作應(yīng)對入世挑戰(zhàn)學(xué)術(shù)研討會文集,2002,17(2):314-316.

[3]董珍春.辦公自動化在檔案管理中的應(yīng)用[J].江蘇省檔案現(xiàn)代化管理與檔案信息化建設(shè)學(xué)術(shù)研討會交流材料,2002(12).

[4]何竹芳,李寶玲.檔案信息化建設(shè)對人才的需求與培養(yǎng)[J].中國檔案,2002(12).