文/上海航天技術(shù)基礎(chǔ)研究所 謝敏；上海機(jī)電工程研究所 武志鵬

軍工企業(yè)電子文件管理現(xiàn)狀分析及對(duì)策研究
——以上海航天技術(shù)研究院為例

文/上海航天技術(shù)基礎(chǔ)研究所 謝敏；上海機(jī)電工程研究所 武志鵬

本文以作者所在的單位為研究背景，結(jié)合了在電子文件管理方面的實(shí)際現(xiàn)狀，分析了該院在電子文件管理過(guò)程中遇到的問(wèn)題，并就問(wèn)題的原因作出闡述，針對(duì)這些原因提出了加強(qiáng)電子文件管理的思路。

軍工企業(yè)；電子文件；生命周期

上海航天技術(shù)研究院又稱(chēng)航天八院，簡(jiǎn)稱(chēng)八院，是我國(guó)國(guó)防科技工業(yè)的骨干力量，下轄23家企事業(yè)單位，同時(shí)也是一家集設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、制造、加工為一體的大型科研生產(chǎn)聯(lián)合體。作為一家“老字號(hào)”的科研生產(chǎn)單位，特別是在近幾年隨著國(guó)家對(duì)國(guó)防事業(yè)和航天事業(yè)加大投入的基礎(chǔ)上，航天八院承擔(dān)了眾多的型號(hào)科研任務(wù)，設(shè)計(jì)水平和生產(chǎn)技術(shù)取得了突飛猛進(jìn)的提高，各類(lèi)設(shè)計(jì)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)在日常工作中得到應(yīng)用，隨之而來(lái)的就是電子文件的數(shù)量呈現(xiàn)出幾何倍數(shù)的增長(zhǎng)，電子文件的管理也成為目前一個(gè)不可忽視而又亟待解決的問(wèn)題。

一、電子文件管理現(xiàn)狀

（一）電子文件的來(lái)源、數(shù)量、類(lèi)型以及速度都在不斷地增長(zhǎng)。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)在型號(hào)任務(wù)研制過(guò)程中得到了廣泛的應(yīng)用，型號(hào)研制過(guò)程中產(chǎn)生的技術(shù)文件早已脫離20世紀(jì)手工編寫(xiě)和手工繪圖的年代，幾乎所有技術(shù)文件的產(chǎn)生都依賴于計(jì)算機(jī)，CAD軟件技術(shù)在型號(hào)研制過(guò)程中的應(yīng)用率已經(jīng)達(dá)到相當(dāng)高的比例，CAD電子文件的形成、管理和利用已經(jīng)是非常普遍的事實(shí)。受經(jīng)濟(jì)利益的驅(qū)動(dòng)，在型號(hào)研制過(guò)程中，設(shè)計(jì)制造一體化也在不斷地推廣，各種設(shè)計(jì)輔助軟件在設(shè)計(jì)平臺(tái)中的集約化程度越來(lái)越高，如八院目前所應(yīng)用的設(shè)計(jì)平臺(tái)PDM系統(tǒng)中就包含了多種設(shè)計(jì)軟件。除了CAD電子文件以外，三維數(shù)據(jù)的產(chǎn)生、管理和利用也是一個(gè)不容忽視的問(wèn)題。在增量電子文件產(chǎn)生的同時(shí)，八院下屬的部分企業(yè)已經(jīng)開(kāi)始了對(duì)存量紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描工作，館（室）藏檔案的數(shù)字化工作也在很大程度上促進(jìn)了電子文件數(shù)量的增長(zhǎng)。為了工作效率的提高，以及無(wú)紙化辦公觀念的推行，企業(yè)內(nèi)部的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)也取得了長(zhǎng)足的發(fā)展，如OA公文管理系統(tǒng)、合同管系統(tǒng)、財(cái)經(jīng)管理系統(tǒng)、保密管理系統(tǒng)、涉密信息綜合管控系統(tǒng)等等，已經(jīng)是企業(yè)內(nèi)部日常工作所依賴的重要管理系統(tǒng)。一些事務(wù)性的工作通過(guò)管理系統(tǒng)的應(yīng)用形成了電子版的文件，而且類(lèi)型具有多樣性。

（二）電子文件管理具有較好的軟硬件環(huán)境。在硬件上，八院各軍品單位的檔案部門(mén)都已實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化的辦公手段，有專(zhuān)門(mén)的檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)配備了打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，甚至部分單位為檔案管理系統(tǒng)配備了獨(dú)立的服務(wù)器。各軍品單位的檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部的設(shè)計(jì)平臺(tái)系統(tǒng)和部分業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)的對(duì)接，可實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)在線歸檔。良好的硬件環(huán)境為電子文件的管理提供了物質(zhì)基礎(chǔ)。在軟件上，整個(gè)八院的軍品單位采用了同一套檔案管理系統(tǒng)，這為八院在電子文件管理的頂層設(shè)計(jì)提供了有利的條件，也為各單位之間在電子文件數(shù)據(jù)采集、保管、利用等方面的交流和學(xué)習(xí)提供了極大的便利。

（三）檔案部門(mén)已經(jīng)參與電子文件管理過(guò)程。型號(hào)檔案是八院各軍品單位館（室）藏檔案的主體，在型號(hào)檔案的管理上也非常重視。八院的各軍品單位檔案部門(mén)都已經(jīng)參與型號(hào)現(xiàn)行文件的管理，最為通常的做法就是電子文件在進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)之前，檔案部門(mén)人員在AVDIM設(shè)計(jì)系統(tǒng)中對(duì)電子文件的基本屬性信息進(jìn)行把關(guān)控制，如對(duì)電子文件的格式、頁(yè)碼、編制日期、編寫(xiě)者信息、文件摘要以及文件的簽署信息等基本屬性信息進(jìn)行控制，這就在很大程度上保證了電子文件在進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)前屬性信息的準(zhǔn)確性。同時(shí)在文件輸出方面，幾乎所有單位都采用“集中輸出”的方式，技術(shù)文件的輸出都必須有檔案部門(mén)控制輸出，檔案部門(mén)承擔(dān)了技術(shù)文件藍(lán)圖的復(fù)制、分發(fā)工作，這對(duì)于技術(shù)文件歸檔的規(guī)范性、準(zhǔn)確性、完整性起到了很好的推進(jìn)作用，前端控制思想型號(hào)現(xiàn)行文件的管理中得到了很好的體現(xiàn)。八院檔案管理部門(mén)介入型號(hào)現(xiàn)行文件管理的模式有兩種：一種是縱向的管理模式，即在型號(hào)研制開(kāi)始之時(shí)就設(shè)定了專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員負(fù)責(zé)整個(gè)型號(hào)研制過(guò)程中技術(shù)文件的管理，一直到型號(hào)研制結(jié)束后型號(hào)檔案提供利用管理以及庫(kù)房管理，也就是對(duì)文件整個(gè)生命周期的管理。這種管理模式的好處在于檔案管理人員對(duì)整個(gè)型號(hào)比較了解，對(duì)型號(hào)技術(shù)文件的了解比較深入，在工作分工上職責(zé)分明。缺點(diǎn)在于在檔案人員數(shù)量有限的情況下，型號(hào)任務(wù)增多，會(huì)直接影響工作效率，如果發(fā)生人事變動(dòng)，由于彼此業(yè)務(wù)不熟悉，工作效率更難以保證。另一種是橫向管理模式，根據(jù)型號(hào)文件管理工作的時(shí)間順序分為現(xiàn)行文件管理、檔案組卷整理以及型號(hào)檔案的提供利用管理等環(huán)節(jié)，每個(gè)人負(fù)責(zé)不同的環(huán)節(jié)。這種管理模式的優(yōu)點(diǎn)在于每個(gè)檔案管理人員在各自的環(huán)節(jié)上發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)和專(zhuān)長(zhǎng)，保證各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)工作的高質(zhì)量、高效率，一個(gè)人可以負(fù)責(zé)多個(gè)型號(hào)的文件，并且各環(huán)節(jié)人員具有可替代性，人員的變動(dòng)不會(huì)對(duì)工作效率造成直接的影響。缺點(diǎn)在于對(duì)于同一個(gè)型號(hào)，各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)上可能會(huì)出現(xiàn)不相銜接的現(xiàn)象，參與型號(hào)文件管理的人員對(duì)整個(gè)型號(hào)的研制過(guò)程無(wú)法做到整體的把握。在八院的內(nèi)部單位中后者的管理模式居多。

二、電子文件管理中突顯的問(wèn)題

（一）依舊重視紙質(zhì)文件管理。八院在檔案管理方面經(jīng)過(guò)幾十年的發(fā)展，對(duì)于紙質(zhì)文件的歸檔管理已經(jīng)形成了一套成熟的、規(guī)范的管理體制，但是電子文件的管理與紙質(zhì)文件管理已經(jīng)存在很大的差距。目前八院在型號(hào)研制過(guò)程中幾乎所有的技術(shù)文件都是通過(guò)設(shè)計(jì)軟件產(chǎn)生，并在設(shè)計(jì)系統(tǒng)中經(jīng)過(guò)流轉(zhuǎn)批準(zhǔn)有效的文件。但出于多種原因，這些電子文件依舊是以紙質(zhì)文件歸檔為主。一是出于安全的考慮，安全因素是雙套制并存的首要因素，相對(duì)于紙質(zhì)文件，一來(lái)電子文件在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的信息內(nèi)容皆以二進(jìn)制代碼的形式存在，是一種純粹的數(shù)字化信息，它對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)具有很強(qiáng)的依賴性，同時(shí)電子文件的信息具有易更改性，在管理的過(guò)程中數(shù)據(jù)丟失、無(wú)法存取、無(wú)法還原等問(wèn)題存在比率還是比較高的。二來(lái)從電子文件載體特性來(lái)看，電子文件又具有載體與信息的可分離性、信息存儲(chǔ)的高密度性和載體的不穩(wěn)定性等特點(diǎn)，電子文件在技術(shù)上仍然存在難以長(zhǎng)久保存的問(wèn)題，上述原因?qū)е铝税嗽涸陔娮游募w檔上具有保守的做法而更依賴于紙質(zhì)歸檔。二是傳統(tǒng)的利用習(xí)慣難以在短時(shí)間內(nèi)改變，八院在型號(hào)的研制過(guò)程中實(shí)現(xiàn)了高度的信息化，但仍然存在實(shí)際工作業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的不配套，特別是在生產(chǎn)制造環(huán)節(jié)，大部分工作人員還是習(xí)慣于以紙質(zhì)的圖紙指導(dǎo)生產(chǎn)，只在極少數(shù)的生產(chǎn)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化加工，同時(shí)，也存在大量的大幅面圖紙難以在較小的計(jì)算機(jī)屏幕上清晰顯示，利用過(guò)程中更傾向于紙質(zhì)文件，這也是實(shí)際利用中非常典型的例子。三是異地異質(zhì)備份的需要，像八院這樣類(lèi)似的傳統(tǒng)軍工企業(yè)，在型號(hào)研制結(jié)束后，上級(jí)機(jī)關(guān)有明確的要求對(duì)在型號(hào)研制過(guò)程中產(chǎn)生的重要技術(shù)文件向上級(jí)檔案管理部門(mén)或軍事主管部門(mén)進(jìn)行移交，并且以紙質(zhì)文件為主。

（二）電子文件缺乏統(tǒng)一管理。如前文所述，八院在型號(hào)研制和日常業(yè)務(wù)辦公中已經(jīng)采用了多種設(shè)計(jì)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，如PDM系統(tǒng)、TDM系統(tǒng)、TDS系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)等，經(jīng)過(guò)調(diào)研，除了型號(hào)研制過(guò)程中的技術(shù)文件最后一般都有相應(yīng)的紙質(zhì)文件輸出，其他管理系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，大都存儲(chǔ)在各自產(chǎn)生的系統(tǒng)中，也進(jìn)行相應(yīng)的離線歸檔或其他形式的歸檔。大量的電子文件處于分散管理的狀態(tài)，缺乏集中統(tǒng)一的管理，這些電子文件簡(jiǎn)單地依賴于服務(wù)器而存在，一旦依賴的軟硬件環(huán)境失衡，電子文件的風(fēng)險(xiǎn)性就大大增加，甚至造成無(wú)法挽回的結(jié)果，電子文件這種分散狀態(tài)既不利于電子信息資源的積累和共享，又不利用檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。

（三）電子文件管理缺乏頂層設(shè)計(jì)。在八院的下屬單位中，檔案管理部門(mén)絕大部分已經(jīng)介入到了電子文件的前段管理，在電子文件形成階段就已經(jīng)對(duì)電子文件的基本屬性等幾大要素進(jìn)行控制管理。而且部分單位也實(shí)現(xiàn)了技術(shù)文件設(shè)計(jì)系統(tǒng)AVDIM與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接，技術(shù)文件在AVDIM系統(tǒng)中批準(zhǔn)生效后，自動(dòng)進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了電子文件的實(shí)時(shí)在線歸檔。同時(shí)OA公文管理系統(tǒng)也實(shí)現(xiàn)了與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接，在文書(shū)的年度歸檔中，電子文件與紙質(zhì)文件可一并完成歸檔。在八院的推動(dòng)下，OA公文管理系統(tǒng)、AVDIM技術(shù)文件設(shè)計(jì)系、瀚海之星檔案管理系統(tǒng)等幾大系統(tǒng)已經(jīng)成為各軍品單位的標(biāo)配。在這有利的軟硬件環(huán)境下，在整個(gè)八院層面上，仍然缺乏對(duì)于電子文件管理的頂層設(shè)計(jì)，各家對(duì)于電子文件的管理仍然是各自為政，電子文件管理范圍的多少和管理的標(biāo)準(zhǔn)各不相同。缺乏電子文件管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，所以也就造成了各家檔案管理部門(mén)參與各系統(tǒng)前期部署時(shí)對(duì)電子文件歸檔要求各不相同。

三、電子文件管理的對(duì)策

（一）強(qiáng)化電子文件全生命周期的管理。八院各下屬單位檔案管理部門(mén)在介入電子文件前期管理上已經(jīng)承擔(dān)了大量的工作，比如電子文件完整性和準(zhǔn)確性的審查、電子文件的分發(fā)管理以及更改的管理等等。這些工作使得檔案部門(mén)在保證電子文件準(zhǔn)確性、利用的時(shí)效性上發(fā)揮了重要的作用，在前期利用上，電子文件的利用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越紙質(zhì)文件的利用率。但同時(shí)又存在另一普遍的現(xiàn)象就是，當(dāng)電子文件在線自動(dòng)歸入檔案管理系統(tǒng)時(shí)經(jīng)常會(huì)發(fā)生數(shù)據(jù)無(wú)法導(dǎo)入或數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象，又因?yàn)榇嬖陔p套制的管理模式，電子文件在原生系統(tǒng)上也仍然存在，檔案人員在接收紙質(zhì)檔案時(shí)，管理的重點(diǎn)往往又轉(zhuǎn)移到了對(duì)紙質(zhì)檔案的管理上，對(duì)一些無(wú)法歸入檔案管理系統(tǒng)的電子文件也就不了了之，檔案部門(mén)在電子文件生命周期維護(hù)階段并沒(méi)有發(fā)揮更好的作用。檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化電子文件管理思想，提升電子文件長(zhǎng)期保存的能力建設(shè)。檔案管理部門(mén)與加強(qiáng)應(yīng)信息系統(tǒng)管理部門(mén)、業(yè)務(wù)管理部門(mén)的溝通與統(tǒng)一協(xié)調(diào)，在制度層面做好體系化建設(shè)和規(guī)劃，在電子文件管理上建立健全資源的共享機(jī)制，真正加強(qiáng)對(duì)電子文件全生命周期的管理，擴(kuò)大電子文件后期的利用范圍和利用效率。

（二）加強(qiáng)電子文件管理制度化建設(shè)。2002年以來(lái)，國(guó)家從法律、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)及行政規(guī)章制度四個(gè)層面出臺(tái)了各類(lèi)電子文件歸檔與電子檔案管理相關(guān)的規(guī)范性文件，如《電子檔案移交與接收辦法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子文件管理暫行辦法》等等。制度的建設(shè)是根本，八院在整個(gè)層面應(yīng)充分利用良好的軟硬件環(huán)境，本著統(tǒng)籌規(guī)劃、資源共享、安全可靠的原則，在嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，確保電子文件收集齊全、格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)合理有效，應(yīng)與各單位檔案管理部門(mén)及信息技術(shù)部門(mén)共同制定最優(yōu)化的電子文件歸檔方案，包括符合企業(yè)實(shí)際的電子文件管理辦法、建立電子文件管理的綜合高效的管理體系。

（三）建立電子文件管理評(píng)價(jià)機(jī)制。俗話說(shuō)無(wú)規(guī)矩不成方圓，電子文件的規(guī)范管理離不開(kāi)制度規(guī)范的保證，更依托于通過(guò)管理激勵(lì)手段來(lái)促進(jìn)電子文件管理水平。電子文件管理評(píng)價(jià)對(duì)象一是電子文件管理系統(tǒng)，通過(guò)技術(shù)指標(biāo)特點(diǎn)對(duì)電子文件管理系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)評(píng)，進(jìn)一步強(qiáng)化信息系統(tǒng)對(duì)電子文件管理的支撐作用，完善對(duì)這些信息系統(tǒng)的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。二是對(duì)電子文件管理本身進(jìn)行測(cè)評(píng)，加強(qiáng)對(duì)電子文件管理各環(huán)節(jié)的監(jiān)管，從技術(shù)及管理等方面，評(píng)價(jià)要素需包含電子文件從概念階段到設(shè)計(jì)階段最后到維護(hù)階段的三方面內(nèi)容，通過(guò)評(píng)價(jià)機(jī)制從而保障了電子文件管理的各項(xiàng)工作得到落實(shí)，從企業(yè)角度來(lái)說(shuō)其成本投入也產(chǎn)生了效果。

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