李紅菊

論高校干部檔案歸檔材料的管理

李紅菊

本文擬從歸檔材料源頭的管理角度，發(fā)現(xiàn)干部檔案歸檔材料出現(xiàn)問題原因，找到保證干部檔案材料真實性、嚴肅性和權威性的解決問題辦法，進而在干部檔案管理的工作實踐中發(fā)揮積極有效的作用。

干部檔案 歸檔材料 管理

一、干部檔案中專項審核后每年補充的主要歸檔材料及來源

（1）年度考核表。根據目前的考核辦法，高校每年都要對教職工的年度工作進行考核，書面的材料就是每人都要填寫的年度考核表?？己吮沓恍┖唵蔚膫€人信息外，還包括個人的工作總結及部門領導的考核意見、學校的考核意見，個人簽字等。此項材料一般由個人填寫、部門填寫考核意見、經學校統(tǒng)一認定后由人事管理部門統(tǒng)一收集，蓋章后歸檔。

（2）工資審批表。2006年工資制度改革以后，每年會根據上一年的年度考核結果，為考核結果合格及以上的人員增加一級薪級工資。增加工資的審批表每人一份作為工資檔案材料歸檔。此項材料一般是由單位的人事部門統(tǒng)一來調整工資，根據管理權限審批蓋章后歸檔。

（3）干部任免表和干部登記表。干部任免表是干部任免時填寫的重要材料，個人填寫后交單位的組織部門審核。同干部任免表一同歸檔的還有相關的任命文件復印件。干部登記表則是新錄用人員轉正后填寫的登記表，由個人填寫后交人事管理部門。前項材料由單位的組織部門統(tǒng)一審核完成后交干部檔案管理部門歸檔，后者一般由人事管理部門組織轉正人員填寫后交干部檔案管理部門歸檔。

（4）職稱評審表。高校一年一度的職稱評審是高校教職工關注的焦點，每年職稱評審工作完成后，數(shù)量不少的職稱評審表都需要歸檔。職稱評審一般由人事部門負責組織，此項材料一般個人填寫打印裝訂好后在職稱評審前交人事部門，人事部門在職稱評定后根據管理權限補充完整評定結果后歸檔。

二、干部檔案中專項審核后每年補充的主要歸檔材料產生問題的原因

（一）個人填寫的材料中存在的問題

歸檔材料中相當一部分內容都是由個人填寫形成。在干部檔案專項審核中，相當一部分人的“三齡兩歷一身份”內容經審核后重新進行了認定，但這部分人在填寫相關表格（例如職稱評審表）時，并沒有按認定的內容進行填寫，使新的檔案材料“錯誤依舊”。還有部分人員對個人填寫的材料態(tài)度不認真，對自己的工作經歷、學習經歷等填寫一次一個樣，造成檔案中的相同材料不一致，也影響了檔案的準確性，使我們下了大力氣整理的檔案在使用時并不好用。

（二）干部檔案歸檔材料的收集部門無法一一審核

干部檔案歸檔材料來源五花八門，從上述我們列舉的幾個每年幾乎都要更新的材料就來源于幾個地方。年度考核表和干部登記表來源于人事管理部門負責人事的科室、工資審批表來源于人事管理部門負責勞動工資的科室、干部任免表來源于組織部門、職稱評審表來源于人事管理部門負責職稱評定的部門。而這些部門的管理人員是不可能根據檔案的審核結果一一去核實每個人的材料的，尤其是個人的“三齡兩歷一出身”。因此又使我們的歸檔材料與檔案審核結果可以不一致。

（三）干部檔案歸檔材料來源五花八門，不能保證“應歸盡歸”

干部檔案歸檔材料分別由不同的人來管理形成，而這些管理人員可能并不了解哪些材料應該歸檔、哪些材料不應該歸檔。不僅是本單位內部形式的材料難以保證“應歸盡歸”，外單位形成的材料就更難保證了。

三、提高干部檔案補充的主要歸檔材料質量的途徑

（一）建立網絡管理平臺，提高信息共享的水平

人事管理部門可以建立網絡管理平臺并負責日常平臺信息的更新維護工作。在需要個人填寫年度考核表、干部任免表、干部登記表、職稱評審表時，相關個人信息部分只能通過個人賬號登錄網絡平臺，檔案專項審核中已經認定的事項由平臺自動生成，不需要個人填寫；在相關部門形成其他的歸檔材料時，例如工資審批表，審批表內的所有的個人信息部門也都出自此平臺，這樣既保證了填寫內容的準確性、一致性，也避免了數(shù)據來源多樣，信息不一致的問題，同時相關的職能部門也不必進行重復的審核工作，可以有效提高后續(xù)更新進去的歸檔材料的質量。

（二）建立完善的內部檔案歸檔材料形成的制度，用制度來保證歸檔材料的質量

鑒于干部檔案中絕大部分的材料是單位內部形成的，通過建立起完善的內容檔案材料形成的制度，來保證歸檔材料的質量。例如制度中應包括哪些材料應該歸檔、歸檔材料有哪些要求、應該由哪些部門來形成、如何移交給檔案管理部門等等，從源頭上控制住歸檔材料的質量。

（三）結合崗位聘任，將檔案歸檔材料形成列入相關崗位的崗位職責中去，加強對些部分職責的考核

崗位聘任中都要制定相應的崗位職責，在檔案歸檔材料形成的相關管理人員的崗位職責中明確檔案歸檔材料同樣屬于這部分人的職責范圍，同時在年度考核中增加對此項工作的考核內容。這樣可以提升檔案管理工作的地位，讓相關的管理人員充分認識到這是崗位職責所在，不是可做可不做、與己無關的事情。

綜上所述，檔案歸檔材料的管理必須從源頭抓起，通過制度和技術手段來保證歸檔材料的質量，讓干部檔案充分發(fā)揮其在干部的任免、考核中的重要作用。

[1]梁正銀.歸檔文件整理指南[M].湖北人民出版社,2003.

[2]李明華.歸檔文件整理規(guī)劃解讀[M].中國文史出版社,2016.

（作者單位：內蒙古建筑職業(yè)技術學院）

李紅菊（1978-），女，漢族，遼寧沈陽人，人事處勞動工資科科長，經濟管理學院副教授，研究方向：人力資源管理及應用統(tǒng)計、統(tǒng)計教學研究。