于 丹

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與管理

于 丹

本文首先介紹了制約檔案管理信息化建設(shè)的因素，提出了加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與管理的有效手段，旨在提高檔案信息化管理水平。

檔案 信息化管理 重要意義 手段

一、制約檔案管理信息化建設(shè)因素

檔案信息化建設(shè)與管理就是數(shù)字化的檔案信息，是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、調(diào)整掃描技術(shù)等手段，將傳統(tǒng)介質(zhì)文件（紙質(zhì)）和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)有序組織成具有結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。

檔案管理信息化力量薄弱。這是檔案管理信息化受到的較大阻礙。一是檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定。很多單位的檔案管理人員由辦公室工作人員兼任，變動頻繁，專業(yè)面比較窄，存在不懂不問、不會不學(xué)的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理不是很規(guī)范。因?yàn)槠溥@方面的專業(yè)要求較高，且需要掌握其他部分技能。二是管理質(zhì)量不高。大多數(shù)單位重視文書檔案、會計(jì)和人事檔案的整理，忽視整理與收集科技、專業(yè)、人物、聲像、實(shí)物、圖書檔案，尤其是檔案信息化建設(shè)質(zhì)量參差不齊。

檔案管理信息化觀念落后。一是管理方式陳舊。當(dāng)前，有些單位的檔案收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式，較少運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，致使檔案管理質(zhì)量較低，查找速度慢，使用效率低。二是信息化水平較低。目前，大多數(shù)單位實(shí)體檔案存量較為全面完整，而電子方面檔案存量不高，檔案信息化管理軟件不夠完善，信息化硬件配備不到位，檔案信息化建設(shè)水平落實(shí)后于其他工作的信息化建設(shè)水平，“實(shí)體檔案管理為主，電子檔案管理為輔”的情況普遍存在。

檔案管理信息化利用率低。重保管輕利用。其價(jià)值不能夠?qū)崿F(xiàn)最優(yōu)的利用，經(jīng)濟(jì)發(fā)展和現(xiàn)代科技的爆炸式增長，因?yàn)槊刻烀繒r(shí)都有大量的信息數(shù)據(jù)產(chǎn)生，信息的產(chǎn)生也是非常巨大的，我們只是停步于淺層的檢索和查詢，這些信息的利用和篩選卻還不能夠很好地得到，并沒有許多關(guān)于利用的內(nèi)容。

二、檔案信息化建設(shè)與管理的有效手段

加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，樹立檔案信息化建設(shè)理念。要摒棄傳統(tǒng)思維，充分認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的重要性，建立由“一把手”擔(dān)任檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長，形成主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)、分管領(lǐng)導(dǎo)親自抓、檔案管理人員具體管、各個(gè)科室同努力的管理網(wǎng)絡(luò)，從領(lǐng)導(dǎo)層面提高推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的積極性和主動性。要充分了解檔案信息化工作的流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求，不定期到基層單位實(shí)地督導(dǎo)，每月調(diào)度匯總整體推進(jìn)情況并向市局（公司）主要負(fù)責(zé)人匯報(bào)，樹立正確的信息化建設(shè)與管理理念，牢固樹立責(zé)任感和使命感，充分發(fā)揮主觀能動性，主動提升專業(yè)素質(zhì)，積極推動檔案信息化建設(shè)與管理進(jìn)程。

轉(zhuǎn)變模式，推行檔案信息化建設(shè)總進(jìn)程。一要建立檔案信息建設(shè)總規(guī)劃。要將單位檔案信息化工程建設(shè)納入單位信息化建設(shè)總體規(guī)劃，統(tǒng)一規(guī)劃、設(shè)計(jì)和配備檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施。二要建立檔案信息化管理平臺。要將庫存檔案目錄和檔案實(shí)體納入計(jì)算機(jī)管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息數(shù)字化。三要積極推行網(wǎng)上查詢、借閱。要充分利用電子檔案管理系統(tǒng)快捷、高效的特點(diǎn)，切實(shí)減少檔案實(shí)體的利用頻率，保障檔案實(shí)體的安全完整。

加強(qiáng)管控，提高檔案信息化技術(shù)水平。配置齊全檔案信息化管理的基本硬件設(shè)施，全面配置電子監(jiān)控、防盜報(bào)警器、滅火器、去濕機(jī)、空調(diào)機(jī)、消磁柜等安全保管和保護(hù)設(shè)備，逐步提升檔案信息化建設(shè)與管理水平。信息化管理工作制度的健全，檔案員具體的職責(zé)的完善，信息化建設(shè)要求的突出，嚴(yán)格按照國家和行業(yè)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化審核，保證信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。建立信息化安全預(yù)警制度，做好檔案保密工作，通過建立防火墻、設(shè)置密碼、嚴(yán)格審批借閱流程等措施，保證檔案信息的安全性和可靠性。樹立服務(wù)意識，強(qiáng)化服務(wù)利用，充分發(fā)揮檔案存憑、留史、資政、育人的作用，為企業(yè)發(fā)展和干部職工查閱資料提供便利。

強(qiáng)化培訓(xùn)，建設(shè)檔案信息化專業(yè)隊(duì)伍。建設(shè)一支穩(wěn)定、高水平的檔案管理人員隊(duì)伍,合理配置檔案管理人員，積極搭建平臺，讓熱愛于檔案信息化管理的專業(yè)人才能夠發(fā)揮專長，充分激發(fā)工作潛能和熱情，真正實(shí)現(xiàn)人盡其才、才盡其用。檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，每個(gè)檔案管理人員從接手到適應(yīng)工作需用較長時(shí)間。因此，從維護(hù)檔案工作的長遠(yuǎn)利益考慮，必須保持檔案管理人員隊(duì)伍的穩(wěn)定。如從事檔案管理的人員在離開檔案員崗位時(shí)，需移交全部所管檔案，并辦理好移交清點(diǎn)手續(xù)，逾期不交或移交不全的后果要寫清楚，以免造成相互推諉，責(zé)任不清。要嚴(yán)把用人關(guān)，注意引進(jìn)有業(yè)務(wù)專業(yè)技能、檔案專業(yè)知識的人才充實(shí)到檔案人員隊(duì)伍中。良好的環(huán)境能夠調(diào)動檔案工作者的積極性、主動性、創(chuàng)造性，因此在實(shí)際工作中，既要抓好教育、培訓(xùn)檔案工作者的各項(xiàng)工作，又要切實(shí)抓好關(guān)心、激勵他們的各項(xiàng)工作，努力為系統(tǒng)檔案工作者的發(fā)展創(chuàng)造機(jī)會、提供空間，使檔案工作者真正感受到在檔案崗位上有用武之地，對有突出貢獻(xiàn)的人員要適當(dāng)給予獎勵，可以實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值，能夠得到應(yīng)有的尊重。

強(qiáng)化過程控制,加強(qiáng)電子文件制度建設(shè)。我們要根據(jù)《檔案數(shù)字化信息安全管理制度》的要求，檔案數(shù)字化工作應(yīng)實(shí)施全程攝像、錄像監(jiān)控，監(jiān)控視頻數(shù)據(jù)應(yīng)由組織實(shí)施檔案數(shù)字化單位（部門）保存。應(yīng)建立檔案數(shù)字化場所管理制度，核查出入人員身份，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入場所。進(jìn)入場所的工作人員嚴(yán)禁攜帶手機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)等具備照相攝像功能的設(shè)備和各類移動存儲介質(zhì)等信息設(shè)備及與工作無關(guān)的物品，未經(jīng)安全保密管理人員許可，嚴(yán)禁將場所內(nèi)的任何物品帶離場所。檔案數(shù)字化工作人員不得在數(shù)字化場所內(nèi)從事與數(shù)字化工作無關(guān)的活動，嚴(yán)禁在場所內(nèi)進(jìn)食、吸煙、飲水。檔案數(shù)字化工作人員應(yīng)遵守檔案數(shù)字化操作規(guī)范，防止損毀檔案。

（作者單位：1.湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)；2.淄博市煙草專賣局（公司））