左星星

人事檔案管理的側(cè)重點(diǎn)研究

左星星

人事檔案的管理對于任何集體而言都是非常重要的工作內(nèi)容，如何對人事管理作出合理的側(cè)重管理，是一項值得所有管理者著重研究的問題，找出人事檔案管理工作的側(cè)重點(diǎn)，是提升工作質(zhì)量的重點(diǎn)研究課題。

人事檔案 檔案管理 側(cè)重點(diǎn) 研究

一、淺析人事檔案管理的基本職能制度內(nèi)容與作用

人事檔案管理是對人事檔案的收集整理工作，在一定程度上可以反應(yīng)個人的才能與社會經(jīng)歷。是個人才與社會活動的最真實(shí)的反應(yīng)。

人事檔案管理具有一定的保密性，工作人員有責(zé)任對個人資料進(jìn)行報關(guān)，并保證個人資料的完整性與保密性。檔案的歸類整理、真實(shí)性的核對、基本信息的保密、個人信息資料的統(tǒng)計都是人事檔案管理的日常工作范圍。工作人員還需定期的對人事檔案進(jìn)行核對工作以保證檔案的完整性。

二、針對當(dāng)前人事檔案管理工作中的問題研究

（一）人事檔案管理工作者的整體素質(zhì)有待提高

當(dāng)前的人事檔案管理工作者整體的專業(yè)素質(zhì)不能滿足工作需要，排除個別標(biāo)準(zhǔn)過硬，要求嚴(yán)格的機(jī)關(guān)部門之外，多數(shù)的企事業(yè)單位的檔案管理工作人員的整體素質(zhì)普遍偏低，許多的檔案管理工作者的專業(yè)知識匱乏，專業(yè)素養(yǎng)不足，不具備人事檔案管理工作必須的業(yè)務(wù)能力，工作能力都是在日常的工作中逐步積累、總結(jié)、實(shí)踐而成。在一定程度上影響了工作人員的長期的業(yè)務(wù)提升水平，員工的工作能力提升的空間有限，不能適應(yīng)當(dāng)今繁雜的工作量，從而導(dǎo)致了工作效率降低。

（二）人事檔案的歸類不系統(tǒng)缺乏完善的制度

隨著社會對人事管理的逐步重視，人事管理工作的工作量正在逐步加大，需要整理歸類的材料檔案也逐漸變多，面對龐雜的人事檔案，卻缺少響應(yīng)的管理機(jī)制，致使檔案的整理收集、歸類入檔、鑒別更新、查找閱讀等眾多環(huán)節(jié)的管理出現(xiàn)了許多的制度漏洞，使得檔案管理工作變得混亂無序、工作交接脫軌、檔案材料經(jīng)常丟失、檔案錄入經(jīng)常出錯、給檔案的查閱造成了困難，形成了阻礙。再者，檔案管理的保密工作十分欠缺，導(dǎo)致許多個人資料泄漏，甚至部分工作人員因?yàn)閭€人利益，主動向第三方提供私人檔案信息，給檔案的管理工作帶來了極其嚴(yán)重的負(fù)面影響。

（三）對人事檔案管理工作的認(rèn)識與重視不足

目前大多企業(yè)的工作人員對人事檔案的認(rèn)識不足，重視程度不夠，對人事檔案管理的必要性缺少足夠的關(guān)注，沒有把人事檔案的管理放在主要工作范圍內(nèi)，忽略了檔案管理對機(jī)體的重要性。對人事檔案管理的認(rèn)識，只停留在不丟失、不泄漏的層面上，沒有充分發(fā)揮人事檔案管理對人才管理的積極作用，對檔案的管理沒有相應(yīng)的計劃，缺少合理的安排與利用，使得人事檔案管理工作一直處于半荒廢狀態(tài)。處于成本節(jié)約方面的考慮，大多數(shù)集體沒有專人對人事檔案進(jìn)行管理，或檔案管理人員的不專業(yè)、管理設(shè)施簡陋?dú)埲保?jīng)常出現(xiàn)檔案管理人員身兼數(shù)職的狀況。正是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)工作者對人事管理檔案的認(rèn)識不足、不夠重視，才直接的導(dǎo)致了人事檔案的內(nèi)容欠缺、更新延遲、資料準(zhǔn)確度低的狀況，嚴(yán)重的影響了人事檔案的管理質(zhì)量。

三、人事檔案管理工作需要側(cè)重的環(huán)節(jié)

（一）增強(qiáng)檔案管理工作者的管理意識與工作能力

從主觀上提高人事檔案工作者的管理意識，對管理者的工作態(tài)度進(jìn)行糾正，針對性的對人事檔案工作者進(jìn)行積極的培訓(xùn)，使檔案管理人員對本職工作進(jìn)行全方位的認(rèn)識，使其主觀的產(chǎn)生工作熱情。促使工作者工作能力的長遠(yuǎn)發(fā)展空間得到增長。對組織的領(lǐng)導(dǎo)工作者進(jìn)行檔案管理重要性的意識灌輸，使其從主觀上認(rèn)識到人事檔案管理工作對單位長遠(yuǎn)發(fā)展的重要性，深度研究人事檔案管理的管理潛能，不斷的對人事檔案管理工作進(jìn)行提升和完善。充分的對檔案管理工作人員進(jìn)行思想教育，對檔案管理的要求嚴(yán)格化，定期組織專職人員對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督與檢查。對人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，整合人力大感的現(xiàn)有信息資源，進(jìn)行資料的補(bǔ)充與核實(shí)整理，對檔案管理工作人員進(jìn)行同意的培訓(xùn)，制定完善的日常工作制度，規(guī)范檔案的日常整理、出借、歸類、收集、保存等工作。完善工作制度的同時，引進(jìn)專業(yè)科學(xué)的管理知識，以達(dá)到讓檔案管理工作人員適應(yīng)當(dāng)今社會檔案管理工作的目的。

（二）加強(qiáng)對檔案管理工作者的管理

對檔案管理工作者的管理需要加強(qiáng)，組織領(lǐng)導(dǎo)工作者要切實(shí)把檔案管理工作落實(shí)在日常工作中，并加強(qiáng)重視。對檔案工作者的工作要實(shí)時監(jiān)管，對工作積極、進(jìn)步快速的優(yōu)秀工作者進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫剟钆c鼓勵，深入到檔案管理工作者的日常工作中去，對工作者的意見與要求合理的進(jìn)行解決。對檔案工作者的升遷做好完備的計劃工作，增強(qiáng)工作者的工作熱情，從而提高工作效率。對檔案管理工作者的日常培訓(xùn)給予重視，合理的組織學(xué)習(xí)活動，對優(yōu)秀的管理單位進(jìn)行效法學(xué)習(xí)，成立專業(yè)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)小組，以此來提升人事檔案管理的業(yè)務(wù)能力。從細(xì)節(jié)入手，對工作者的職業(yè)素質(zhì)進(jìn)行逐步的培養(yǎng)，促使工作者的工作水平穩(wěn)定的得到增長。

四、結(jié)語

人事檔案管理工作，關(guān)系到單位的未來發(fā)展空間，正確合理的對檔案管理進(jìn)行側(cè)重管理，是提高單位管理水平的重要途徑。

[1]莫若琦,楊力.事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展,2013,14（5（:153～155.

[2]鄭敏.關(guān)于人事檔案管理工作重要性的分析[J].黑龍江水利科技,2013,12（04（:134～135.

（作者單位：湖南省交通水利建設(shè)集團(tuán)有限公司）

左星星（1981-），女，漢族，湖南湘陰人，本科，湖南省交通水利建設(shè)集團(tuán)有限公司，經(jīng)濟(jì)師，研究方向：人力資源管理。