詹燕秋

試論檔案管理信息化建設(shè)的保障措施與具體方法

詹燕秋

在信息化逐漸深入檔案管理工作的過程中會(huì)存在一些問題對(duì)檔案管理產(chǎn)生不良影響，本文主要分析了信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理的重要意義，檔案管理信息化建設(shè)的保障措施以及具體的方法。

檔案管理 信息化建設(shè) 保障措施 具體方法

在我國的各個(gè)方面都必須推進(jìn)信息化工作，這是信息時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果以及要求。因此在檔案管理工作當(dāng)中融入信息化，可以更好地為社會(huì)進(jìn)行服務(wù)，而加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的信息化建設(shè)也是整個(gè)檔案建設(shè)工作當(dāng)中的重要內(nèi)容。

一、信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理工作的重要意義

信息化的建設(shè)對(duì)于我國的檔案管理工作具有非常重要的意義。傳統(tǒng)的檔案管理工作的管理方式以及所服務(wù)的具體內(nèi)容不能夠滿足時(shí)代的要求。所以，在全新的形勢之下，必須對(duì)檔案管理進(jìn)行不斷的創(chuàng)新和改革。在檔案管理工作中充分建設(shè)信息化，充分的利用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)來完成檔案信息多元化的變革。改善檔案管理工作，打破傳統(tǒng)的檔案管理局限，通過對(duì)信息的采集和整理更好的為社會(huì)提供服務(wù)。除此之外，通過信息化建設(shè)在檔案管理工作中的推行，相關(guān)的管理人員以及工作人員可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來促使檔案信息發(fā)揮更大的作用。

二、檔案管理信息化建設(shè)的保障措施

（一）健全相關(guān)的規(guī)范制度

在推行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，必須加強(qiáng)建設(shè)健全相關(guān)的管理制度體系。制定合理的規(guī)章制度，其中包括軟件管理制度、保密制度、備份制度以及監(jiān)督管理制度等。從而可以形成一定的管理和約束，保證檔案管理工作的規(guī)范化。

（二）提高管理人員自身素質(zhì)，注重對(duì)人才的培養(yǎng)

檔案管理的相關(guān)工作人員必須具有專業(yè)的知識(shí)以及技能。除此之外，必須對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)有著充分的掌握以及熟練的應(yīng)用，對(duì)計(jì)算機(jī)可以進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的操作并進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理。這種情況之下，就必須對(duì)相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行定期或者不定期的培訓(xùn)，從而可以提升工作人員自身的綜合素質(zhì)。

（三）現(xiàn)代化技術(shù)必不可少

推行檔案管理信息化的建設(shè)需要現(xiàn)代的信息技術(shù)作為支撐。掌握相應(yīng)的現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)可以保證檔案管理工作的安全正常進(jìn)行。除此之外，必須積極發(fā)展技術(shù)來適應(yīng)時(shí)代的要求。在當(dāng)前檔案管理部門存在的一些技術(shù)問題，可以通過積極的對(duì)外合作方式來解決。

三、檔案管理信息化建設(shè)的具體措施

（一）保證資金充足，加強(qiáng)設(shè)備更新

推行檔案管理的信息化建設(shè)就必須保證經(jīng)費(fèi)到位。對(duì)于財(cái)力的投入必須要足夠，才可以配置所需要的合適的軟件以及硬件。目前，檔案管理的資金來源主要是國家和政府的支持。在這種情況之下，就必須加快對(duì)資金的引進(jìn)，從而可以促進(jìn)設(shè)備的更新和改造。對(duì)于相關(guān)的管理部門，應(yīng)該與其進(jìn)行及時(shí)的溝通和協(xié)調(diào)，面對(duì)不同的問題共同的分析出解決的措施。從而可以促進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)。

（二）提高管理理念，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和管理

切實(shí)的推行檔案管理信息化的建設(shè)就必須增強(qiáng)相關(guān)工作人員的管理理念，并且加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督。在檔案管理的工作當(dāng)中，管理人員具有至關(guān)重要的作用。而推行信息化的建設(shè)有著科學(xué)明確的指導(dǎo)。所以，必須提高領(lǐng)導(dǎo)的管理水平以及現(xiàn)代化的業(yè)務(wù)水平，從而滿足信息化建設(shè)的需要。重視對(duì)于信息化的建設(shè)從而可以提高工作效率，保證服務(wù)的質(zhì)量。

（三）對(duì)檔案的信息獲取的能力進(jìn)行提高

在傳統(tǒng)的檔案管理模式之下，主要是通過歸檔制度來進(jìn)行檔案信息的獲取和收集。而在這個(gè)信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，就必須充分的運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行收集和獲取。所以，檔案管理的工作人員必須提高自身的信息獲取能力，對(duì)于需要信息的人員提供更加全面準(zhǔn)確的服務(wù)。充分的利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)從更多方面及時(shí)的對(duì)檔案信息進(jìn)行獲取。

（四）重視培養(yǎng)人才并且積極地引進(jìn)人才

在推行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，檔案信息的管理人員必須具有較高的專業(yè)素質(zhì)。所以，對(duì)于現(xiàn)代化的信息管理人才應(yīng)該進(jìn)行積極的引進(jìn)并且對(duì)其進(jìn)行培養(yǎng)。對(duì)于現(xiàn)代化管理人員的培養(yǎng)可以分專業(yè)的進(jìn)行，對(duì)于不同的檔案管理程序應(yīng)用不同專業(yè)的管理人才。對(duì)于專業(yè)的人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)教育，提高相關(guān)人員的專業(yè)知識(shí)技能以及綜合素質(zhì)。積極促進(jìn)管理人員之間的溝通和交流，取長補(bǔ)短提高自身的素質(zhì)。

（五）提高檔案管理人員的鑒定以及評(píng)估能力

由于現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)文化魚龍混雜，所以，對(duì)于從計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上獲取的檔案信息必須進(jìn)行一定的鑒定以及評(píng)估。通過鑒定和評(píng)估之后才可以進(jìn)行歸檔整理。這就要求相關(guān)的檔案管理人員具有較高的鑒定能力以及評(píng)估能力。這樣可以有效地保證檔案信息的服務(wù)質(zhì)量。滿足人們的需求。通過對(duì)檔案的鑒定和篩選，從中獲取優(yōu)質(zhì)的信息。

四、結(jié)語

綜上所述，推行檔案管理信息化的建設(shè)必須要了解檔案管理信息化建設(shè)的重要意義。加強(qiáng)對(duì)于檔案管理所涉及到的信息資源進(jìn)行開發(fā)和利用，重視對(duì)管理人員的培養(yǎng)和引進(jìn)，保證資金充足。除此之外，還應(yīng)該加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督，提高管理人員的認(rèn)知能力，從而可以有效地促進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)，更好的為社會(huì)服務(wù)。

[1]劉騰云．淺談檔案管理信息化建設(shè)的保障措施與具體方法[J]．信息化建設(shè),2016(6)．

[2]楊東．試論檔案信息化建設(shè)的途徑與方法[J]．蘭臺(tái)世界,2015(S5)．

（作者單位：廣東省深圳市龍華區(qū)龍華街道文化體育中心）