薛 麗

新時期高校檔案管理存在的問題與改革路徑

薛 麗

新時期優(yōu)化高校檔案管理對提升高校檔案管理質(zhì)量有重要作用。為了適應(yīng)當(dāng)前教育改革形勢，優(yōu)化高校檔案管理工作、實現(xiàn)高校檔案管理的規(guī)范化，對提高檔案管理效率有重大意義。筆者立足當(dāng)前高校檔案管理現(xiàn)狀，為提高新時期高校檔案管理效率，針對其中存在的問題進(jìn)行改革，旨在為高校檔案管理開辟新途徑。

新時期 高校檔案管理 問題 改革路徑

隨著我國國民經(jīng)濟快速發(fā)展，我國高等教育體制改革也進(jìn)入發(fā)展新階段，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用提升了高校檔案管理效率，促使高校檔案管理工作發(fā)生翻天覆地新變化。優(yōu)化新時期高校檔案管理工作，不僅可以確保高校檔案管理能夠更好的適應(yīng)現(xiàn)代化社會發(fā)展需求，還能推動高校教育教學(xué)改革的向前發(fā)展[1]。為了拓展高校檔案管理工作，新時期應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)制定高校自身發(fā)展的政策，滿足高校改革需求，體現(xiàn)高校檔案工作價值，提高高校檔案工作的服務(wù)水平。

一、新時期高校檔案管理存在的問題

（一）性質(zhì)不明，政事不分

目前，多數(shù)高校都設(shè)置有檔案館，用以檔案管理，但在進(jìn)行檔案管理時，存在性質(zhì)不明、政事不分的特點，簡單來說，就是在進(jìn)行檔案管理時，檔案掛行政、業(yè)務(wù)都混為一談，人事檔案管理較為混亂，再加上高校行政單位待遇較好，呈現(xiàn)出明顯的重行政、輕業(yè)務(wù)的特點；在進(jìn)行檔案管理時，在固有思想的約束下，高校檔案管理只重視檔案管理的基礎(chǔ)工作，比如簡單的整理、編目以及查閱，而對檔案服務(wù)功能并未進(jìn)行重視與管理，也未能采取實質(zhì)性的操作措施。

（二）機構(gòu)冗雜，機制內(nèi)向

高校檔案管理相較于高校其他機構(gòu)，受重視程度低，存在感弱，在高校歷年來組織的大型活動中，參與度較低，再加上高校檔案管理資金缺失，使得高校檔案管理機構(gòu)龐雜，設(shè)置的層層檔案管理機構(gòu)，在對外服務(wù)時，卻又層層管理，這種現(xiàn)象使得高校檔案管理的發(fā)展陷入停滯狀態(tài)。另外，在進(jìn)行檔案管理時還存在相關(guān)管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，無法勝任檔案管理的現(xiàn)象。

（三）資源分散、銜接不當(dāng)

檔案管理的機構(gòu)冗雜和機制內(nèi)向使得檔案管理物質(zhì)資源過度分散，重復(fù)的資源調(diào)配和運用造成檔案管理工作銜接不當(dāng)。特別是在進(jìn)行檔案管理時，很多管理人員都存在著身兼數(shù)職的現(xiàn)象，這些檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理時，往往疲于應(yīng)付其他日?，嵤?，忽視本職工作，經(jīng)常遇到檔案管理要求與檔案管理實務(wù)并不相匹配的現(xiàn)象，忽視了檔案管理的重要性[2]。

二、優(yōu)化高校檔案管理的改革路徑

（一）加強高校檔案管理信息化建設(shè)

在新時期進(jìn)行檔案管理時，高校領(lǐng)導(dǎo)一定要發(fā)揮帶頭作用，將計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有機結(jié)合起來，根據(jù)現(xiàn)代教育對高校檔案管理的要求，運用信息技術(shù)建立高效、卓越的信息化檔案管理系統(tǒng)。首先，轉(zhuǎn)變原有的手工檔案管理方式，吸引現(xiàn)代化信息人才接手高校檔案管理工作，營造出良好的檔案管理信息化建設(shè)環(huán)境[3]。其次，加大對信息化檔案管理的硬件設(shè)備投資，加大對計算機硬件設(shè)備的投入以及軟件設(shè)施的投入，將檔案管理創(chuàng)新管理，推動高校檔案管理信息化，將一些檔案刻錄成光盤或者是電子文件，對人事檔案信息進(jìn)行動態(tài)管理和維護，以更高效、實用的檔案服務(wù)方式，提升高校檔案管理效率與質(zhì)量。

（二）提升現(xiàn)代檔案管理人員素質(zhì)

信息化背景下的高校檔案管理建設(shè)，需要人來完成，本著“以人為本”的理念優(yōu)化高校檔案管理水平。新時期高校檔案管理人才需要具備以下素質(zhì)，首先，具備良好的政策解讀能力，同時，作為檔案管理人員還需要具備較高的思想政治素質(zhì)，對實現(xiàn)檔案管理信息化具有重要作用；其次，檔案管理人員還需要具備信息化的管理理念，在進(jìn)行檔案管理時，本著團隊合作的精神認(rèn)真做好檔案管理的各項工作，樹立信息服務(wù)理念，加強檔案管理人員的相互協(xié)作，為高校檔案管理奠定基礎(chǔ)；最后，高校檔案管理人員需要掌握現(xiàn)代化的管理手段與方法。管理人員需要運用先進(jìn)的管理手段，提升檔案管理效率，以有效的資源投入獲取較大的成效。

（三）充分整合高校檔案資源

高校檔案不僅記錄著學(xué)校的發(fā)展史、人事管理等等，還反映高校檔案管理發(fā)展歷程，屬于珍貴的文獻(xiàn)資源。檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理時，需要整合現(xiàn)有的檔案管理資源，構(gòu)建檔案信息知識共享平臺，以最優(yōu)的方式進(jìn)行各項檔案管理工作，做好檔案管理信息的傳遞，拓展本校檔案管理的深度與廣度。同時，高校教研管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)變以往靜止的、僵化的信息存儲方式，盡可能的減少傳統(tǒng)文字儲存，加速檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，對保證高校檔案信息的真實性、有效性與便利性有重要意義。

三、結(jié)語

總而言之，做好高校檔案管理工作可為高校教師教育教學(xué)研究提供最有價值的資料，對提高教育教學(xué)水平具有重要意義。為做好檔案管理工作，加強檔案管理是檔案工作實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要環(huán)節(jié)，需要針對當(dāng)前檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，正視檔案管理中的不足，結(jié)合學(xué)校檔案管理工作實際，優(yōu)化檔案管理方法，提高高校檔案管理工作水平，對促進(jìn)高校可持續(xù)發(fā)展具有重要作用。

[1]朱莉,張麟．高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑探討[J]．人力資源管理,2014(07)．

[2]穆新參．新時期高校檔案管理優(yōu)化的路徑探析[J]．中國管理信息化,2014(21)．

[3]劉歲梅．論高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑[J]．才智,2016(19)．

（作者單位：廣西醫(yī)科大學(xué)護理學(xué)院）