文/湖北省恩施州利川市人力資源和社會保障局 趙文梅

企業(yè)職工檔案管理中存在的問題及對策探究

文/湖北省恩施州利川市人力資源和社會保障局 趙文梅

企業(yè)職工檔案管理主要是關(guān)于職工個人的基本經(jīng)歷、思想情況、工作狀態(tài)以及崗位變動等的文字記載資料。它體現(xiàn)了職工個人完整的人生經(jīng)歷，不僅是其歷史性考量的重要依據(jù)，同時也是企業(yè)管理中的一個重要內(nèi)容，與企業(yè)的生產(chǎn)、管理、招聘、培訓、調(diào)配、考核、獎懲以及選拔等工作中都具有密切聯(lián)系。本文分析了現(xiàn)階段企業(yè)職工檔案管理中存在的問題，并在此基礎(chǔ)上提出有效的解決對策。

企業(yè)；職工檔案管理；存在的問題；對策隨著社會的發(fā)展，我國現(xiàn)代市場經(jīng)濟體制也獲得了快速、平穩(wěn)的發(fā)展，人才市場的建設(shè)和管理工作也逐漸完善，再加上現(xiàn)代企業(yè)人事制度在不斷改革，企業(yè)職工檔案管理工作在企業(yè)內(nèi)部職工隊伍建設(shè)中的重要性也日益突出。但是，還應(yīng)看到，現(xiàn)階段企業(yè)在檔案管理工作中仍然存在較多問題，導致其管理質(zhì)量和管理效率都大大降低。這就對企業(yè)檔案管理工作者自身專業(yè)技術(shù)水平和管理職能提出了更高的要求。

一、當前企業(yè)職工檔案管理中存在的問題分析

（一）檔案管理意識還較為淡薄。企業(yè)職工檔案管理意識薄弱主要表現(xiàn)為以下幾個方面：首先，對檔案管理缺乏正確的思想認識。一些企業(yè)在管理中沒有清楚地認識檔案和業(yè)務(wù)的關(guān)系，認為兩者是互不相連的，導致檔案管理工作偏離了基層基礎(chǔ)這一實際，使其戰(zhàn)略高度無法與實際工作需求相適應(yīng)，甚至有少數(shù)企業(yè)沒有認識到檔案管理的重要性，并且對于檔案管理的開展途徑也缺乏經(jīng)驗。其次，一些企業(yè)領(lǐng)導對檔案管理缺少重視。隨著社會的發(fā)展，在信息化時代，檔案管理的實用價值也更加突出，但是一些企業(yè)領(lǐng)導并沒有認識到這一點，認為職工只是企業(yè)聘請的勞動力，檔案管理工作的價值不高，浪費了過多的人力、物力和財力，是得不償失的。最后，檔案管理存在被動性。一些企業(yè)在管理檔案的過程中，只是為了應(yīng)付檢查和考評，存在較為突出的“重形式，輕內(nèi)容，重晉級，輕效能”的問題，難以高質(zhì)量地完成工作。

（二）檔案管理工作制度有待完善。當前，企業(yè)職工檔案管理制度存在較多漏洞，導致管理中頻發(fā)以下問題：首先，檔案傳遞存在拖延，操作程序比較混亂。例如，一些職工早就已經(jīng)從本企業(yè)調(diào)離，按照規(guī)定應(yīng)該及時將其檔案轉(zhuǎn)交到新單位，但是有的過了幾個月都沒有完成移交；一些企業(yè)在人事檔案轉(zhuǎn)遞時，沒有填寫轉(zhuǎn)遞單，也沒有給予密封，隨意轉(zhuǎn)交給本人攜帶，存在檔案丟失和篡改的現(xiàn)象。其次，檔案管理中存在一些漏洞被一些人投機取巧，制造虛假材料，常見的例如更改年齡、更改學歷以及更改工作時間等，導致檔案材料失去了真實性和權(quán)威性。最后，檔案管理中存在建檔和存檔時間滯后的問題。企業(yè)管理時而會發(fā)生模式改變，這一職工檔案的建檔、存檔等都會隨之發(fā)生改變，尤其是存檔資料量的減少和存檔時間的滯后，大大不利于職工檔案內(nèi)容的鑒定和管理工作的開展。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高。檔案管理工作具有較強的政策性和規(guī)范性，需要工作人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。但是現(xiàn)階段部分企業(yè)的檔案管理人員素質(zhì)不高，文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要。

二、加強企業(yè)職工檔案管理的對策

（一）提高對檔案管理的認識，增強責任感。首先，要提高對企業(yè)職工檔案管理的重要性的認識，充分認識到檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)作用，并將其作為一項經(jīng)常性工作，在日常工作中予以足夠的重視，必須要做到定期對其進行檢查、研究、分析以及考核等。其次，要增強企業(yè)領(lǐng)導和檔案管理工作人員的責任感。企業(yè)領(lǐng)導和檔案管理者都必須要充分認識檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的重要作用，領(lǐng)導要加強對檔案管理人力、財力和物力投入，為檔案管理營造良好的環(huán)境，管理者應(yīng)定期積極向領(lǐng)導匯報管理的現(xiàn)狀、問題等，并共同探討解決方法，真正地擔負起承上啟下、內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)各方的重任。

（二）完善檔案管理制度，實現(xiàn)規(guī)范化管理。首先，要對檔案材料的收集進行規(guī)范，制定完善的收集制度，結(jié)合相關(guān)要求以及保管的期限對文件材料進行合理的分類和歸檔，以提高檔案管理效率。對檔案收集手段進行創(chuàng)新，采用文件收發(fā)或者主動尋求的方式來對檔案材料進行收集，要具有重點性和廣泛性，以提高檔案收集質(zhì)量。同時還要使檔案材料收集范圍更加廣泛，內(nèi)容更加豐富，不僅要收集紙質(zhì)材料，同時要收集圖片、錄音、影像等，提高其保存價值。其次，要對檔案管理工作進行規(guī)范。檔案管理工作必須要具有統(tǒng)一性，將各種類型或者不同載體形式的檔案進行統(tǒng)籌管理，這不僅有利于檔案的保管，同時有利于檔案的利用。并且要對檔案借閱給予嚴格的規(guī)范，避免存在逾期不還、丟失、破損以及更改等問題。

（三）對職工檔案管理人員隊伍建設(shè)進行強化和提高。要實現(xiàn)職工檔案的信息化管理，就必須強化對檔案管理人員的培訓，實現(xiàn)檔案管理人員由職工檔案實體管理者向信息化管理員轉(zhuǎn)變。培訓主要分為兩個方面：一是基礎(chǔ)理論和業(yè)務(wù)技能培訓。檔案人員不僅要具備扎實的檔案學基礎(chǔ)理論知識，還應(yīng)熟悉檔案工作的規(guī)律、分類方法及有關(guān)的技術(shù)。二是現(xiàn)代化信息技術(shù)培訓，重點應(yīng)放在計算機軟件的熟練使用及網(wǎng)絡(luò)知識的運用等方面。通過培訓，使檔案人員掌握檔案管理應(yīng)用軟件的各種技能，成為檔案信息化管理的行家能手，確保檔案管理系統(tǒng)平穩(wěn)、正常地運行，促進企業(yè)快速發(fā)展。

三、總結(jié)語

總的來說，企業(yè)職工檔案管理不僅關(guān)系著職工個人的發(fā)展，同時還與企業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)，是企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作。為了對檔案進行規(guī)范管理，必須要從提高檔案管理認識、完善檔案管理制度以及做好管理人員隊伍建設(shè)這三個部分做起，以提高整體管理水平，促進企業(yè)職工檔案管理迅速發(fā)展。

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