文/即墨市自來水公司 張莉

自來水公司電子檔案管理措施探討

文/即墨市自來水公司 張莉

隨著科技的不斷發(fā)展，近幾年間電腦科技的發(fā)展尤為迅速，其中衍生出來的各種應(yīng)用遍及社會的方方面面。自來水公司的管理制度在新時代的背景下也跟隨時代的腳步，建立了自來水公司電子檔案，用電子檔案的新模式對公司內(nèi)部的信息進行管理，這種新型管理模式有方便快捷、存儲量大的特點。本文基于對自來水公司的研究，對電子檔案管理措施進行一定的分析和探討。

自來水公司；電子檔案；管理

一、自來水公司電子檔案

自來水公司由于工作的特殊性，電子檔案中的信息量較多，信息之間的聯(lián)系也較為復(fù)雜，使用電子檔案對自來水公司的信息進行管理能有效地把信息理順、合理分類，將信息妥善保存。電子檔案雖然有如此多的優(yōu)點，但在管理上需要注意的問題也有許多，管理人員在管理電子檔案時要注意電子檔案可能發(fā)生的問題，提前做好預(yù)防措施。

二、電子檔案可能發(fā)生的問題

電子檔案在管理中最常出現(xiàn)的問題就是電子檔案的安全問題，電子檔案雖然容量大，可存儲的信息多，但由于信息沒有延續(xù)性，可能會發(fā)生信息丟失和信息泄露的事故，導(dǎo)致自來水公司的經(jīng)濟受損。這些電子信息的存儲沒有過去的紙質(zhì)檔案管理的安全性高，在管理上應(yīng)該多注意電子檔案的安全問題。

（一）容易發(fā)生電子文件被改動的問題。傳統(tǒng)的檔案如果被他人修改會在紙質(zhì)檔案上留下一些痕跡，從而“有跡可查”，但相較于傳統(tǒng)檔案，電子檔案被改動后不會留下痕跡，對于自來水公司來說，在傳輸文件的過程中可能會被他人改動，造成文件的可信度下降，資料的錯誤會造成自來水公司的經(jīng)濟受損。

（二）電子檔案原始文件的管理。電子文件在被打開后，就會出現(xiàn)電子文件中的信息和內(nèi)容，由于文件可能在使用的過程中被多個設(shè)備一起打開，這樣就難以判斷打開后的文件哪一個是原始文件，如果在不能判斷的情況下回收原始文件就有可能出現(xiàn)錯誤。

（三）電子文件的格式問題。電子文件在管理中，由于目前受到電腦技術(shù)的約束，對時常更新的與電子檔案相關(guān)的軟件、硬件的不適用，可能會降低電子文件的真實性。

三、優(yōu)化電子檔案的策略

對于上文中列出的幾種可能出現(xiàn)的電子檔案管理問題，下面給出一些針對這些管理問題的對策：

（一）建立合理的電子檔案管理制度。對自來水公司的電子檔案管理人員來說，建立一套合理的電子檔案管理制度是實現(xiàn)管理檔案的有效措施，這樣不僅可以約束管理人員在管理上的方法與規(guī)范，還可以使自來水公司內(nèi)部的電子檔案在使用上有一定的規(guī)定，減少電子檔案出現(xiàn)缺失和修改的情況。在管理制度中，要明確下面幾點：第一，要劃清電子檔案的歸檔范圍。電子檔案按照我國的相關(guān)規(guī)定，是需要明確劃清電子檔案歸檔范圍的，相關(guān)管理人員需要做好歸檔范圍的劃定工作。第二，要定期檢查電子檔案中的文件。自來水公司的電子檔案管理人員應(yīng)該定期檢查檔案中的文件，查看其是否有丟失、錯誤、改動痕跡、是否有病毒存在，對每一個文件都不能疏忽，要全面排查，確保電子檔案中的文件及信息的有效性和可信性，使自來水公司的信息得到妥善保存。第三，建立一套電子檔案管理規(guī)定。自來水公司的電子檔案管理工作只靠管理人員的維系是不夠的，還需要制定適應(yīng)自來水公司的電子檔案管理規(guī)定使檔案的管理工作更好地落實到公司上下，使管理工作更容易。在管理規(guī)定中，應(yīng)該明確需要制定一個電子文件的接受記錄，把接收時間、接收人、發(fā)送人等信息都填入到接受記錄中，防止發(fā)生上文中提到的安全問題如被他人修改等，通過接收記錄可也查找到相關(guān)的接收信息，找出問題根源，也有一定的防范作用。

（二）提升電子檔案管理人員的水平。電子檔案管理人員的相關(guān)專業(yè)水平與電子檔案的管理之間的關(guān)系是非常重要的。管理人員有較強的電腦水平，可以在管理上將一些可能存在的問題提前預(yù)知出來并找到解決對策，減少電子檔案的安全問題。在對已經(jīng)破壞或缺失的文件的修復(fù)上，水平較好的管理人員可以較快地將文件復(fù)原，使得自來水公司的損失減小。在挑選電子檔案的管理人員時應(yīng)該注意考察其是否有過硬的電腦水平，特別是與文件相關(guān)的電腦技術(shù)水平是否達標。每過一段時間，公司可以對管理人員進行培訓(xùn)，提高其專業(yè)水平，這樣也可以使自來水公司的電子檔案管理工作更加完善，更能為自來水公司培養(yǎng)一批電腦知識過硬的管理型人才。

四、結(jié)束語

自來水公司的電子檔案管理工作始終會存在著一些矛盾和問題，這些問題隨著科技的進步和發(fā)展也在不斷地變化著，產(chǎn)生不一樣的效果。電子檔案的管理需要管理人員的認真對待，對可能存在的問題作出判斷，盡快找到有效的解決辦法，使得電子檔案的安全得到合理的保障。電子檔案管理人員在管理過程中遇到的問題也需要分析出根本原因，例如檔案中文件的隨意修改問題，可以從提高自來水公司員工素質(zhì)上出發(fā)，對員工進行素質(zhì)教育及電腦知識培訓(xùn)，也能在一定程度上減少電子檔案的一些管理問題。電子檔案管理中，管理人員可能產(chǎn)生分歧，這就需要管理人員齊心協(xié)力找出問題的解決辦法，把電腦技術(shù)知識有效地運用到電子檔案的管理中去，實現(xiàn)電子檔案管理的不斷優(yōu)化。

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