文/黑龍江大學(xué)人事處 姜丹

基于信息化環(huán)境下的高校人事檔案管理創(chuàng)新研究

文/黑龍江大學(xué)人事處 姜丹

本文分析了信息化環(huán)境下高校人事檔案管理創(chuàng)新的意義，并進(jìn)一步對(duì)基于信息化環(huán)境下高校人事檔案管理創(chuàng)新的策略進(jìn)行了具體的闡述。

信息化環(huán)境；高校人事檔案管理；創(chuàng)新；意義；策略

當(dāng)前我國處于信息時(shí)代，信息化技術(shù)在各行各業(yè)廣泛應(yīng)用。高校人事檔案管理工作在信息化環(huán)境下面臨著重大的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。高校人事檔案集中了高校人才的重要信息，作為高校重要的資源，在高校管理和發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的工作，因此需要加快引進(jìn)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與人事檔案管理工作有效融合，全面提升高校人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為高校人事檔案信息化水平的提升奠定良好的基礎(chǔ)，使人事檔案能夠更好地服務(wù)于高校的建設(shè)和發(fā)展。

一、信息化環(huán)境下高校人事檔案管理創(chuàng)新的意義

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，促進(jìn)了高校人事檔案數(shù)字化發(fā)展的進(jìn)程。當(dāng)前高校人事檔案信息化管理水平不斷提升，這在一定程度上提升了檔案管理的效率和服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)高校人事檔案管理工作中不僅存儲(chǔ)更為便利，同時(shí)檢索更加便捷，檔案信息的接收和傳輸更加便利，檔案信息在校園局域內(nèi)實(shí)現(xiàn)了共享。另外，當(dāng)前高校人事檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，全面提升了高校人事檔案管理的水平，為人事檔案的開發(fā)利用起到了積極的促進(jìn)作用。

（一）為高校選人用人提供參考和服務(wù)。高校人事檔案信息化水平的全面提升，有效實(shí)現(xiàn)了人事檔案信息的開發(fā)利用，而且在高校內(nèi)部人事檔案信息實(shí)現(xiàn)了資源共享，這樣各部門能夠快速調(diào)取人事檔案信息，為高校選人用人提供重要的參考和服務(wù)，而且能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)決策提供重要的依據(jù)。人事檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，使檔案管理人員的工作量大幅度降低，有效保證了檔案信息的準(zhǔn)確性，為高校人事檔案管理水平奠定了良好的基礎(chǔ)。

（二）促進(jìn)檔案信息的準(zhǔn)確和完整。傳統(tǒng)檔案管理工作中，由于檔案材料無法及時(shí)轉(zhuǎn)移，再加之信息溝通不暢，檔案信息無法及時(shí)更新，無法保證檔案信息的完整性。在高校人事檔案信息化實(shí)施后，人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了人事檔案信息的及時(shí)更新，檔案信息更具完整性、準(zhǔn)確性和時(shí)效性，人事檔案管理信息系統(tǒng)與檔案信息保持一致性，不僅確保了人事檔案信息的完整性，而且檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了共享，為人事檔案信息的有效利用創(chuàng)造了良好的條件。

（三）改進(jìn)檔案管理人員的工作模式。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案工作十分繁瑣，每天面對(duì)大量的檔案資料，檔案人員工作強(qiáng)度較大，但整體工作效率卻不高，手工操作也容易出現(xiàn)失誤。當(dāng)前高校人事檔案管理實(shí)現(xiàn)了信息化管理，人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了信息化和網(wǎng)絡(luò)化，人事檔案信息實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化統(tǒng)計(jì)和分析，記錄一次即能夠重復(fù)對(duì)該數(shù)據(jù)進(jìn)行使用，校園局域網(wǎng)內(nèi)人事檔案信息實(shí)現(xiàn)了共享，檔案管理工作人員工作效率大幅度提升，使其有更多的時(shí)間和精力充實(shí)自身的知識(shí)積累，從而更好地提高人事檔案管理工作水平。

二、信息化環(huán)境下高校人事檔案管理創(chuàng)新的策略

（一）提高人事檔案管理信息化意識(shí)。當(dāng)前高校發(fā)展過程中，領(lǐng)導(dǎo)層需要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視和支持，對(duì)人事檔案管理信息化的重要性有一個(gè)深入的認(rèn)識(shí)，并在人力、財(cái)力和物力等方面給予重要的支持，針對(duì)高校自身的實(shí)際情況及發(fā)展戰(zhàn)略，制定出人事檔案信息化管理規(guī)劃，并在制度上給予充分的保障，更好地推動(dòng)高校人事檔案管理信息化的建設(shè)進(jìn)程，全面提升人事檔案管理部門的服務(wù)能力，更好地為高校的發(fā)展服務(wù)。

（二）創(chuàng)新高校人事檔案管理模式。在當(dāng)前信息化環(huán)境下，社會(huì)發(fā)展過程中對(duì)信息需求呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢(shì)，這就需要高校人事檔案管理模式要不斷加快改革創(chuàng)新，更好地與日益變化的信息需求相適應(yīng)。高校人事檔案管理模式的創(chuàng)新在基于高校管理傳統(tǒng)、風(fēng)格等基礎(chǔ)上進(jìn)行。其創(chuàng)新策略要與高校的實(shí)際情況及發(fā)展趨勢(shì)相適應(yīng)。而且在創(chuàng)新過程中，要充分借鑒其他高校人事檔案管理模式，并與自身的實(shí)際情況有效結(jié)合，吸取其精化部分，從而探索到一條適合本校的人事檔案管理創(chuàng)新路徑，使高校人事檔案管理改革和創(chuàng)新取得重大成效，形成多元化的管理模式，使高校人事檔案管理方式更具科學(xué)性。

（三）構(gòu)建人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系。網(wǎng)絡(luò)化管理在高校人事檔案管理中的應(yīng)用，是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)也與高校目前的辦公系統(tǒng)相吻合。實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，有利于對(duì)人事檔案的開發(fā)和利用。檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化管理需要注重安全防護(hù)，根據(jù)級(jí)別的不同對(duì)于授權(quán)范圍有所約束，比如在閱讀、修改、輸入等方面進(jìn)行控制，以保護(hù)檔案信息資源的安全性。建立檔案信息資源的數(shù)據(jù)庫，在名稱、字段以及引用等各方面，一定要規(guī)范化處理。最后，網(wǎng)絡(luò)化信息技術(shù)的運(yùn)用，應(yīng)該充分體現(xiàn)出其自身的優(yōu)勢(shì)，在全校推行人事檔案信息資源共享，各個(gè)院系之間可以進(jìn)行信息資源共享，從而提高人事檔案信息資源開發(fā)利用效率，為促進(jìn)高校的健康發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

（四）有效保證人事檔案數(shù)據(jù)資料的安全。高校人事檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)對(duì)高校人事檔案信息的安全帶來了較大的威脅。人事檔案信息系統(tǒng)軟件升級(jí)過程中，一旦兼容性較差，則會(huì)導(dǎo)致信息不被識(shí)別，會(huì)對(duì)用戶的正常使用帶來較大的影響。同時(shí)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境十分復(fù)雜，高校人事檔案信息系統(tǒng)時(shí)刻面臨網(wǎng)絡(luò)病毒及黑客的侵襲，信息數(shù)據(jù)極易丟失及泄漏，因此需要通過設(shè)立防火墻、定期升級(jí)殺毒軟件及加密技術(shù)等有效保證人事檔案信息管理系統(tǒng)的安全性。另外，為了有效保證高校人事檔案信息的安全，人事檔案管理信息系統(tǒng)要避免與社會(huì)網(wǎng)絡(luò)相聯(lián)，以此保證人事檔案數(shù)據(jù)資料的安全。

（五）加強(qiáng)人才培養(yǎng)。在當(dāng)前高校人事檔案管理工作中，為了全面提升管理水平，離不開高素質(zhì)的人事檔案管理人員，因此需要加強(qiáng)高校檔案管理人員的培養(yǎng)力度。在當(dāng)前信息化環(huán)境下對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，在其自身專業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上還要掌握信息化技術(shù)，并能夠在工作中對(duì)其熟練應(yīng)用。因此當(dāng)前應(yīng)加大對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，采用多種形式的培訓(xùn)方式提高檔案管理人員的專業(yè)化水平，提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)。另外，還可以通過聘請(qǐng)專家和學(xué)者為檔案管理人員提供專業(yè)技能培訓(xùn)，從而打造一支具備科學(xué)管理能力及精湛專業(yè)技能的綜合性管理隊(duì)伍，全面提高人事檔案管理水平，進(jìn)一步挖掘人事檔案的重要價(jià)值。

三、結(jié)束語

在當(dāng)前高校快速發(fā)展過程中，高校人事檔案發(fā)揮著越來越重要的作用，對(duì)高校的人事工作及高校的發(fā)展都起到了重要的推動(dòng)作用。因此高校在加快推動(dòng)高校人事檔案信息化建設(shè)，加快創(chuàng)新檔案管理工作，努力提高人事檔案的信息化水平，確保高校人事檔案管理工作效率和工作質(zhì)量的全面提升，加快對(duì)人事檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，促進(jìn)高校人事檔案管理與人事工作的有效開展。

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[2]譚麗珍.高校人事檔案信息化管理探討[J].湖南科技學(xué)院學(xué)報(bào),2006,27(3).

[3]李長(zhǎng)江.高校人事檔案信息化初探[J].晉中學(xué)院學(xué)報(bào),2012(29).