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        醫(yī)院聲像檔案管理中現(xiàn)存問(wèn)題及對(duì)策探討

        2017-11-25 03:07:10鄭州市第七人民醫(yī)院王雨
        辦公室業(yè)務(wù) 2017年20期
        關(guān)鍵詞:聲像管理人員科室

        文/鄭州市第七人民醫(yī)院 王雨

        醫(yī)院聲像檔案管理中現(xiàn)存問(wèn)題及對(duì)策探討

        文/鄭州市第七人民醫(yī)院 王雨

        聲像檔案是指在醫(yī)院發(fā)展中對(duì)一些重大事件、醫(yī)療技術(shù)等進(jìn)行攝錄,最終形成的具有一定價(jià)值的照片、錄像、錄音等資料。作為醫(yī)院檔案中不可或缺的一部分,聲像檔案能否被順利收集、管理具有重要意義。本文針對(duì)現(xiàn)階段醫(yī)院聲像檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析,并提出一些針對(duì)性舉措。

        醫(yī)院;聲像檔案管理;現(xiàn)存問(wèn)題;對(duì)策

        聲像檔案具有客觀性、形象性等特征,能夠?qū)︶t(yī)院的一些重大事件進(jìn)行真實(shí)記錄。雖然聲像資料在整個(gè)檔案系統(tǒng)中占據(jù)的比例較小,但是其佐證作用是不可替代的。加強(qiáng)對(duì)聲像檔案管理的重視有利于聲像資料的保存。

        一、醫(yī)院聲像檔案管理中現(xiàn)存問(wèn)題

        (一)存在聲像檔案缺失現(xiàn)象。信息技術(shù)的迅速發(fā)展使得醫(yī)療行為中產(chǎn)生越來(lái)越多的照片與影像資料。這些資料中的大部分由個(gè)人保存,并且形成規(guī)范的聲像檔案。一些臨床科室都配置有數(shù)碼設(shè)備,在進(jìn)行大型手術(shù)與學(xué)術(shù)會(huì)議等活動(dòng)中科室人員進(jìn)行拍攝,并未對(duì)這些資料的拍攝時(shí)間、地點(diǎn)等進(jìn)行必要說(shuō)明,有的甚至不會(huì)移交到聲像檔案管理部門,造成聲像檔案的缺失。沒(méi)有配置數(shù)碼相機(jī)的科室,在進(jìn)行活動(dòng)之前,并沒(méi)有通知宣傳人員進(jìn)行拍攝,影響資料的收集。另外,人員進(jìn)行調(diào)動(dòng)與離職時(shí),會(huì)將個(gè)人拍攝的聲像資料帶走,并沒(méi)有移交給檔案管理部門。由于這些現(xiàn)象的存在,導(dǎo)致聲像檔案流失、缺少,不利于聲像檔案作用的發(fā)揮。

        (二)記錄與制作不完整。社會(huì)的發(fā)展與醫(yī)療水平的提高使得醫(yī)院醫(yī)療、文化活動(dòng)逐漸增多,記錄這些活動(dòng)的聲像資料并不完整。例如,在進(jìn)行醫(yī)院基礎(chǔ)項(xiàng)目建設(shè)記錄中,需要將工程建設(shè)之間的原貌、項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、奠基、竣工等全過(guò)程進(jìn)行記錄,但是在實(shí)際拍攝中,只對(duì)開(kāi)工、竣工等儀式給予重視,其他環(huán)節(jié)缺失。久而久之,導(dǎo)致醫(yī)院聲像資料記錄與制作并不完整。

        (三)檔案管理不規(guī)范?,F(xiàn)階段一些醫(yī)院的聲像檔案只是儲(chǔ)存在宣傳部門或者臨床科室中,并未對(duì)其進(jìn)行集中管理,導(dǎo)致聲像檔案不能進(jìn)行歸檔。隨著時(shí)間的推移,有關(guān)人員對(duì)聲像資料的記憶逐漸模糊,造成時(shí)間與地點(diǎn)、事件的混亂。有些照片的底片已經(jīng)丟失,并且沒(méi)有必要的文字說(shuō)明,給規(guī)范管理帶來(lái)很多麻煩。另外,科室為了使用上的便利,不會(huì)主動(dòng)將聲像資料交付檔案部門進(jìn)行管理,自行保管。此外,有關(guān)人員對(duì)聲像管理的制度并不重視,都是在一段時(shí)間進(jìn)行工作總結(jié)時(shí)才將聲像資料進(jìn)行整理,提交給檔案部門。在此期間,需要進(jìn)行的工作事項(xiàng)比較多,歸類、文字說(shuō)明工作并不完善,日后難以補(bǔ)齊。

        二、醫(yī)院聲像檔案管理中現(xiàn)存問(wèn)題的對(duì)策

        (一)各司其職,劃定收集范圍。由于醫(yī)院聲像管理意識(shí)不強(qiáng),許多科室按照自己的作風(fēng)行事,并不了解具體的聲像檔案提交范圍,導(dǎo)致聲像收集冗余或者不完整。劃定收集范圍具有必要性,具體包括:黨政。該種聲像資料主要對(duì)醫(yī)院發(fā)生的重大事件、舉辦的重大會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)視察、涉外活動(dòng)等進(jìn)行記錄;教學(xué)、科研。主要對(duì)醫(yī)療技術(shù)大賽、新技術(shù)引進(jìn)、醫(yī)療技術(shù)培訓(xùn)、健康教育活動(dòng)等進(jìn)行記錄;重大活動(dòng)。主要對(duì)院慶、更名、大型文藝活動(dòng)等進(jìn)行記錄;獲得榮譽(yù)。對(duì)獎(jiǎng)牌、感謝信等進(jìn)行記錄;歷史照片。記錄重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的關(guān)鍵環(huán)節(jié)、醫(yī)院發(fā)展過(guò)程等;其它有價(jià)值的聲像資料。

        (二)保證聲像檔案收集的完整性。具體措施包括:安排拍攝水平較高的職工輔助進(jìn)行聲像檔案的管理;醫(yī)院中各個(gè)部門要通力合作,互相配合;相關(guān)管理人員要進(jìn)入科室尤其是產(chǎn)生聲像資料比較多的科室進(jìn)行工作指導(dǎo),督促聲像資料的整理與提交;針對(duì)一些重大活動(dòng)的聲像資料,管理人員要提前參與其中,保證拍攝的完整性與交付的及時(shí)性;制定完善的聲像檔案管理制度,將其功能作為依據(jù)進(jìn)行整理與歸檔。

        (三)保證聲像檔案被集中、統(tǒng)一管理。我國(guó)《檔案法》明確規(guī)定,無(wú)論哪種載體的國(guó)家檔案,需要無(wú)條件提交給檔案部門。所以,醫(yī)院要完善聲像檔案管理中的規(guī)章制度,提高管理的規(guī)范化,做好收集與整理工作。使用集中與統(tǒng)一管理的方式能夠?yàn)闄n案資料的完整、安全提供必要保障;對(duì)聲像檔案的保存、出借、使用進(jìn)行明文規(guī)定;建立內(nèi)部開(kāi)放性數(shù)據(jù)庫(kù),為各個(gè)科室使用下載資料提供便利;使用分級(jí)管理制度,將珍貴資料劃定等級(jí);保證檔案保管室具有恒定的溫度與濕度;對(duì)于錄音與錄像等資料使用防磁柜進(jìn)行保存。

        (四)加強(qiáng)聲像管理人員的培訓(xùn)。作為聲像方案管理中的主體,管理人員對(duì)于檔案管理能否順利進(jìn)行具有重要影響。科技的發(fā)展對(duì)管理人員提出了更高的要求,醫(yī)院要提高人員聘用門檻,并且定期舉行檔案管理相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn),提高管理人員的綜合素質(zhì)。另外,加強(qiáng)有關(guān)職業(yè)道德的培訓(xùn),增強(qiáng)人員責(zé)任意識(shí),用高度的責(zé)任心投入工作,保證工作順利進(jìn)行。

        三、結(jié)語(yǔ)

        由上文可知,聲像檔案管理中存在諸多問(wèn)題,保證聲像檔案收集的完整性以及聲像檔案被集中、統(tǒng)一管理對(duì)于提高其管理水平具有積極意義。醫(yī)院決策層要認(rèn)識(shí)到聲像資料的重要作用,完善管理制度,提高部門之間的配合度。

        [1]于向紅.關(guān)于加強(qiáng)醫(yī)院聲像檔案管理措施的探討[J].決策與信息旬刊,2016(3):275.

        [2]王凡,王超,魏海建.醫(yī)院聲像檔案管理模式創(chuàng)新研究[J].當(dāng)代醫(yī)學(xué),2016(1):15-16.

        [3]吳玲.論網(wǎng)絡(luò)背景下的聲像檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策[J].現(xiàn)代企業(yè)文化,2015(30):98.

        [4]王曉芳.醫(yī)院聲像檔案管理模式創(chuàng)新研究[J].醫(yī)學(xué)信息,2015(13):10.

        [5]岳璐,張建平.醫(yī)院檔案聲像資料管理的幾點(diǎn)思考[J].中外女性健康研究,2015(6):240.

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