文/太原市清徐縣人才交流服務中心 郭素萍

對人才交流服務中心檔案管理工作的思考

文/太原市清徐縣人才交流服務中心 郭素萍

隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，各個行業(yè)隨之得到成長與發(fā)展的機會和平臺，從而發(fā)生不同程度的變化，近幾年，互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)蓬勃興起，信息化時代由此到來，在這樣一種大局勢下，檔案管理工作面臨相應變革勢在必行，本文主要基于現(xiàn)狀分析，結(jié)合自身感悟，對檔案管理工作的開展提出幾點建議或看法，以期促進檔案管理工作的高效有序進行。

人才交流服務中心；檔案管理工作；思考

一、開展檔案管理工作的重要意義

人才交流服務中心的主要工作職責是為人才服務，通過強化人才之間、人才與企業(yè)社會之間的交流聯(lián)系，達到完善人才市場的目的，這對整個社會穩(wěn)定發(fā)展有著極其重要的意義。一方面，社會各個行業(yè)的正常運轉(zhuǎn)與人才的供給有著密切聯(lián)系，行業(yè)需要招徠人才，人才需要找到適合他的企業(yè)和崗位，人才交流服務中心在這兩個環(huán)節(jié)中起著較為重要的作用。二是，我國作為一個人口大國，人才數(shù)目巨大，對于人才的管理顯得極為重要，人才交流服務中心的宗旨在于提供一個交流的平臺，從而能夠更好地為人才服務，促進人才管理的有效實施。檔案管理工作是人才交流服務中心工作職責的重要組成部分：一方面，對于檔案進行相關(guān)的管理，是人才交流服務中心的職責所在；另一方面，對于人才檔案進行相應的管理，是時代發(fā)展下的結(jié)果。

開展檔案管理工作是人才交流服務中心工作的主要內(nèi)容，對促進人才市場的完善有著極大的作用，該項工作的開展顯得極為必要，具有極其重要的意義，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，檔案在企業(yè)選拔人才的過程中具有重要意義。檔案是人才工作經(jīng)歷、學習經(jīng)歷、工作表現(xiàn)及成長表現(xiàn)等各方面的書面說明，是促進企業(yè)真實有效地了解人才的重要資料，在具體的生產(chǎn)活動中，出于對利益的考慮，企業(yè)希望以最少的成本找到最適合崗位需求的人才，人才檔案是人才選拔過程中的重要參考資料，具有較高的真實性，對于幫助企業(yè)選拔人才有著極大的作用。第二，檔案對于促進人才的成長和發(fā)展有著極大的好處。人才檔案中主要記錄人才過去發(fā)生的一些經(jīng)歷，從過去的經(jīng)歷中可以對人才的行業(yè)發(fā)展方向進行分析，并作出相應規(guī)劃，由于人才檔案的真實性，這份參考資料對于幫助企業(yè)或人才本身制定相應的職業(yè)成長計劃有著極其重要的作用。

二、強化檔案管理工作有效性的相關(guān)策略

（一）針對檔案丟失的問題，應強化管理人員的職責意識。人才交流服務中心面對的服務對象，大多為應屆畢業(yè)生，從每年的統(tǒng)計數(shù)據(jù)看來，我國每年大學畢業(yè)生逐步增加，人才數(shù)量大幅上漲，在這樣一種狀況下，人才檔案數(shù)量急劇增加，人才交流服務中心的管理人員的工作量隨之大幅上漲。工作量增加的同時，檔案管理人員的數(shù)目并沒有發(fā)生太大的變化，在一定程度上，加大了檔案管理人員的工作難度。檔案丟失問題的存在，主要基于以下兩個原因：第一，人才數(shù)量增加的背后，造成工作量加大，無形中增加了檔案管理的難度，檔案管理人員極易出現(xiàn)失誤，從而導致檔案丟失。第二，人才檔案的主要對象為畢業(yè)生，他們往往忽視人才檔案的重要性，極易由于本身的原因，造成人才檔案的丟失，另外，隨著時代的發(fā)展，人才的流動性也不斷加大，在檔案交替的過程中，極易產(chǎn)生檔案丟失的問題。針對檔案丟失這一問題分析，我們發(fā)現(xiàn)其根本原因主要在于檔案管理人員缺乏足夠的職責意識，人才自身缺乏對檔案的重視這兩個方面，因此，為強化檔案管理工作的有效性，促進檔案管理工作高效有序開展，人才交流服務中心應建立相應的獎懲制度及開展相應的培訓活動，從而達到強化管理人員職責意識的目的。

（二）針對檔案管理工作的繁瑣性，應提升管理人員的工作效率。隨著人才數(shù)量的急劇增長以及人才流動性的不斷加大，檔案管理工作難度不斷加大。檔案管理工作的開展，其本身就具備一定的繁瑣性，工作內(nèi)容涉及范圍廣，同時又需要極為細致的觀察力和注意力，避免出現(xiàn)泄漏檔案、檔案缺失、檔案惡意篡改等問題。為促進檔案管理工作高效有序進行，針對檔案管理工作本身具備的繁瑣性，相關(guān)部門應積極采取相應措施，不斷提升管理人員的工作效率，必要時增加檔案管理工作的人力資源，從而保障檔案管理工作的有效運轉(zhuǎn)。管理人員工作效率的提升，主要措施包括以下幾個方面：第一，信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，相關(guān)部門可以聘請專門信息技術(shù)人才，簽署保密協(xié)議，幫助完善人才交流服務中心的信息管理系統(tǒng)，促進檔案管理信息化的有效實施。第二，建立健全相應的規(guī)章制度，明確職責至具體的個人，針對違法違紀行為作出相應處罰，針對表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員給予相關(guān)鼓勵，加強檔案管理團隊之間的交流溝通，提升團隊凝聚力，在檔案管理工作中充分發(fā)揮團隊力量，從而達到提升工作效率這一目的。管理人員的工作效率對檔案管理工作的開展，對于整個行業(yè)的發(fā)展，有著極其重要的作用，相關(guān)部門應給予其足夠的重視，借助外部及內(nèi)部力量，共同促進目標的實現(xiàn)。

三、結(jié)語

結(jié)合實際情況，針對現(xiàn)狀分析，本文提出筆者的兩點建議及看法，以期促進人才交流服務中心中檔案管理工作的開展。在實際工作過程中，全體職工應協(xié)同配合，共同努力，從而促進檔案管理工作的高效有序展開。

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