文/中遠(yuǎn)海運(yùn)(廣州)有限公司檔案管理中心 李珊
知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式
文/中遠(yuǎn)海運(yùn)(廣州)有限公司檔案管理中心 李珊
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展,知識(shí)管理為了適應(yīng)社會(huì)的需要應(yīng)運(yùn)而生。對(duì)于企業(yè)來說,其內(nèi)部的檔案管理模式也要跟隨時(shí)代的變化而作出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。知識(shí)管理的背景下,對(duì)于企業(yè)內(nèi)部的檔案管理提出了新的要求,首先強(qiáng)調(diào)檔案管理能夠信息化,并且在此基礎(chǔ)上予以創(chuàng)新。本文對(duì)當(dāng)前環(huán)境下企業(yè)檔案管理模式進(jìn)行探討,希望能夠促進(jìn)檔案管理,以更平穩(wěn)的姿態(tài)發(fā)展。
知識(shí)管理;檔案管理;企業(yè);管理模式
(一)企業(yè)檔案管理的內(nèi)涵。企業(yè)的檔案管理就是對(duì)企業(yè)相關(guān)資源的建立、存儲(chǔ)和傳遞等工作,并且對(duì)于工作的基本流程較為重視,通過對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行管理來為其創(chuàng)造更多的價(jià)值。在檔案管理過程中主要是保證用戶的體驗(yàn),并且為企業(yè)提供更加專業(yè)化、符合社會(huì)需求的服務(wù)。知識(shí)管理背景下的檔案管理與傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理有區(qū)別,前者更看重的是檔案管理的價(jià)值,主要是通過知識(shí)等技能應(yīng)用來提高相關(guān)工作的質(zhì)量,從而在企業(yè)的生產(chǎn)、研發(fā)、經(jīng)營(yíng)中發(fā)揮重要的作用,并且為企業(yè)的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障性服務(wù)。
(二)檔案管理與知識(shí)管理。對(duì)于檔案管理來說,主要側(cè)重點(diǎn)就是對(duì)信息或者重要資源進(jìn)行歸類應(yīng)用,通過一定的手段使其發(fā)揮出自身的價(jià)值,而知識(shí)管理注重的是通過具有某種特定的技術(shù)來對(duì)相關(guān)資源進(jìn)行管理。由于檔案管理對(duì)于相關(guān)專業(yè)技能的要求本身就高,因此在二者相互結(jié)合的過程中可以更好地促進(jìn)管理模式的轉(zhuǎn)化,通過提升企業(yè)內(nèi)部管理的價(jià)值,來更好地增強(qiáng)自身的競(jìng)爭(zhēng)力。而且檔案管理不論是單獨(dú)來看,還是和知識(shí)管理相結(jié)合,二者都是建立在提供更好的知識(shí)服務(wù)的基礎(chǔ)上的,都對(duì)企業(yè)的發(fā)展有重大的意義。
(一)傳統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀。企業(yè)的檔案管理隨著社會(huì)的不斷發(fā)展卻沒有做出相應(yīng)的調(diào)整,很多管理理念還較為傳統(tǒng),無法適應(yīng)新時(shí)代的要求。并且隨著企業(yè)的不斷壯大,內(nèi)部的數(shù)據(jù)資源也變得越來越多。如果不能對(duì)相關(guān)資源做出有效管理,那么會(huì)嚴(yán)重阻礙企業(yè)的發(fā)展。新的時(shí)期就需要將更新的技術(shù)運(yùn)用到檔案管理當(dāng)中,通過復(fù)雜信息的整合利用、開發(fā)歸類來確保檔案管理的價(jià)值。并且隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,檔案管理信息化已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理發(fā)展的一大趨勢(shì)。傳統(tǒng)的檔案管理也并沒有將服務(wù)理念更好地融合到管理中,因此也就使得很多工作無法更好地滿足企業(yè)的需要。
(二)知識(shí)管理與檔案管理二者相互結(jié)合。由于當(dāng)前一些企業(yè)的管理人員專業(yè)素質(zhì)較低,因此認(rèn)為檔案管理工作就是對(duì)信息資源簡(jiǎn)單的記錄歸類,其實(shí)不然。新的時(shí)代下需要檔案管理與知識(shí)管理相互結(jié)合,為企業(yè)創(chuàng)造出更大的價(jià)值,否則相關(guān)管理工作就是不合格的。通過知識(shí)管理可以做的比傳統(tǒng)管理更好,比如對(duì)于文件的開發(fā)、加工以及利用,都需要具有一定的知識(shí)技能,而這種管理理念如果停留在傳統(tǒng)的模式下,就無法做好這些工作。因此新的時(shí)代就需要檔案管理與知識(shí)管理相互結(jié)合,通過對(duì)方的優(yōu)勢(shì)相互補(bǔ)足,更好地促進(jìn)企業(yè)管理工作的開展。
(一)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案認(rèn)識(shí)。當(dāng)前很多檔案管理工作都偏向邊緣化,并且管理模式較為死板,擺脫不了桎梏。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代就需要轉(zhuǎn)變對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的認(rèn)識(shí),不僅要將管理工作的重心放在對(duì)信息資源的處理上,還需要更好地將資源處理成滿足社會(huì)需要的財(cái)富,在符合用戶或者是企業(yè)需求的基礎(chǔ)上實(shí)行創(chuàng)新,對(duì)其知識(shí)內(nèi)涵以及實(shí)際價(jià)值進(jìn)行深刻的解讀,只有將傳統(tǒng)的管理理念中的缺陷予以摒棄,并且融合新的知識(shí)管理理念,才能更好地實(shí)現(xiàn)二者之間的結(jié)合。
(二)明確必要責(zé)任主體。知識(shí)管理背景下,想要更好地做好檔案管理工作,就必須對(duì)于當(dāng)前處于快速發(fā)展的信息技術(shù)有全面的了解。但是這種新興的技術(shù)發(fā)展相當(dāng)快,企業(yè)中的管理人員難免會(huì)跟不上時(shí)代的腳步,在知識(shí)的應(yīng)用中也會(huì)出現(xiàn)滯后現(xiàn)象,因此在對(duì)企業(yè)檔案信息化的相關(guān)部門對(duì)于責(zé)任的主體概念就會(huì)變得模糊。這就需要能夠明確必要責(zé)任的主體,并且要將檔案管理部門作為主要部分,其他部門的輔助作為次要部分對(duì)待。
(三)同步保證檔案管理質(zhì)量與服務(wù)需求。在知識(shí)管理的背景下,企業(yè)的檔案管理也需要對(duì)自身提出更高的要求。應(yīng)該在保證相關(guān)管理工作的質(zhì)量上進(jìn)行服務(wù),知識(shí)管理主要是強(qiáng)調(diào)對(duì)于新興技術(shù)的應(yīng)用,比如計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)等。在這個(gè)信息爆炸的年代,就需要通過知識(shí)管理來對(duì)龐大的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理,從而更好地滿足用戶與企業(yè)的需求。同時(shí)想要保障工作更高效率地實(shí)施,還需要完善相應(yīng)的軟硬件設(shè)施,從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值,實(shí)現(xiàn)質(zhì)量的提高與服務(wù)的供給。
知識(shí)管理背景下需要企業(yè)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理作出相應(yīng)的改變,在更新現(xiàn)有管理理念的基礎(chǔ)上做到二者的相互融合,不僅要保證檔案管理工作的重心地位,還要通過知識(shí)管理為后者注入能量,從而使企業(yè)更好地進(jìn)行資源整合。
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