文/云南省紅河州建水縣第三中學(xué) 王美言

談中學(xué)檔案管理工作的誤區(qū)及改善途徑

文/云南省紅河州建水縣第三中學(xué) 王美言

本文通過分析中學(xué)檔案管理工作的誤區(qū)，闡釋了中學(xué)檔案管理工作的改善原則，并就具體的改善途徑提出了若干建設(shè)性意見。

中學(xué)；檔案管理工作；誤區(qū)；改善；途徑

在教育改革持續(xù)深化推進(jìn)的新時期，中學(xué)檔案管理逐漸超越了傳統(tǒng)模式下單純的資料收集與保管的范疇，而是越來越成為學(xué)校教育與管理工作的經(jīng)驗總結(jié)和未來發(fā)展規(guī)劃的重要參考。與此同時，伴隨著信息化的全面普及和滲透，中學(xué)檔案也日漸成為公眾了解和掌握學(xué)校教育形式與成果的一扇窗口。檔案管理不僅是學(xué)校內(nèi)部管理工作的重要組成，更在很大程度上成為影響學(xué)校未來生存和發(fā)展的決定性因素之一。

一、中學(xué)檔案管理工作的誤區(qū)

管理思想和手段落后、系統(tǒng)性和規(guī)范化程度欠缺、人員素質(zhì)較低且專業(yè)化不足是比較常見的誤區(qū)。長期以來，中學(xué)管理工作基本只圍繞著教學(xué)這一個中心點(diǎn)，只要與教學(xué)直接相關(guān)的管理形式和內(nèi)容都會得到領(lǐng)導(dǎo)與各級管理人員的重視。因此與日常教學(xué)存在一定距離的檔案管理便逐漸被邊緣化，無論管理思想還是具體手段幾十年如一日，在不思進(jìn)取中故步自封。由此導(dǎo)致中學(xué)檔案管理工作始終欠缺足夠的系統(tǒng)性與規(guī)范化。同時，因為不被歸納到核心工作中，負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員或是由某些課任教師兼任，或是后勤行政人員半路出家轉(zhuǎn)崗而來?？傊@些管理人員不僅鮮少接受過專業(yè)教育，其在檔案管理工作中亦表現(xiàn)出素質(zhì)偏低、專業(yè)化缺乏的問題。

二、中學(xué)檔案管理工作的改善原則

思想重視、行動落實(shí)、與時俱進(jìn)走信息化發(fā)展道路是新時期中學(xué)檔案管理工作最重要的改善原則。意識決定行動。要徹底改善當(dāng)前既有的管理誤區(qū)，必須首先從中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)到直接管理者開始轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識到檔案管理對學(xué)校管理工作整體水平提高的重要促進(jìn)作用。其次則要從管理規(guī)則、形式、手段全方位開始修正和完善并切實(shí)將其落實(shí)到日常工作之中。最后，教育改革不能僅僅著眼于教學(xué)環(huán)節(jié)，還需要在檔案管理層面不斷實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化，通過與前沿理念和技術(shù)的融合實(shí)現(xiàn)管理工作全局的進(jìn)步。

三、中學(xué)檔案管理工作的改善途徑

（一）轉(zhuǎn)變思想，在意識層面加強(qiáng)對檔案管理的重視。中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)和決策層首先需要加強(qiáng)對檔案管理工作的關(guān)注和重視，并積極引導(dǎo)和帶動具體管理人員以及全體教職員工共同參與到優(yōu)化檔案管理工作進(jìn)程中來。學(xué)校管理層應(yīng)視具體情況加大對檔案管理工作的支持和投入力度，為檔案管理營造出更加優(yōu)良的環(huán)境與氛圍。應(yīng)定期開展檔案管理監(jiān)督檢查工作，并將其作為學(xué)校日常管理工作的核心內(nèi)容納入到考核評價體系中。

（二）完善管理體制并加強(qiáng)對相關(guān)人員的專業(yè)化教育和培訓(xùn)。要盡快完善涉及檔案管理的各項規(guī)章制度與操作細(xì)則，尤其需要根據(jù)國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及時修改與彌補(bǔ)內(nèi)部管理規(guī)則存在的誤區(qū)或缺失之處。特別是發(fā)現(xiàn)因長期停滯不前導(dǎo)致內(nèi)部管理內(nèi)容與法規(guī)政策出現(xiàn)沖突的情況時，需要結(jié)合學(xué)校檔案管理實(shí)際情況及時更正或刪除后新增。而有了相對完善的管理體制、細(xì)則后，還需要將具體工作內(nèi)容與結(jié)果等與有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和直接管理者的業(yè)績考核進(jìn)行掛鉤。要通過物質(zhì)或精神的獎罰進(jìn)一步敦促領(lǐng)導(dǎo)層與管理層與時俱進(jìn)，在檔案管理理論和措施上跟上時代發(fā)展的節(jié)奏。

（三）緊密結(jié)合前沿技術(shù)，走信息化檔案管理道路。信息時代下改善中學(xué)檔案管理工作的核心途徑之一是實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化、數(shù)據(jù)化、線上化，也就是緊密結(jié)合前沿技術(shù)，走信息化檔案管理道路。信息化檔案管理最突出的優(yōu)勢之一是能夠極大規(guī)避紙質(zhì)檔案容易遺失、錯漏的常見問題，以電子數(shù)據(jù)形式存在的檔案能夠?qū)⒁蜃匀画h(huán)境變化造成的潛在損失降至最低。同時，由于電子檔案進(jìn)入系統(tǒng)時需要在一定標(biāo)準(zhǔn)環(huán)境下進(jìn)行，也就確保了原始檔案的統(tǒng)一歸檔處理。這不僅能夠讓檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與系統(tǒng)化，也能更加有助于提高檔案檢索、查詢、調(diào)取與使用的效率。出于安全性考慮，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理還應(yīng)做好平臺建設(shè)、訪問權(quán)限設(shè)置與內(nèi)外端口接駁等工作。通常情況下，需要首先建設(shè)內(nèi)部檔案管理局域網(wǎng)，給予不同保密級別人員各不相同的訪問權(quán)限，特別是對高級權(quán)限用戶的數(shù)量和類型必須嚴(yán)加管控。待條件成熟時，再將局域網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)相聯(lián)，但為避免遭到攻擊或病毒侵襲，還要格外加強(qiáng)病毒查殺與防火墻設(shè)置并根據(jù)實(shí)際需要安排好定期查毒殺毒等工作。

四、結(jié)束語

不可否認(rèn)，雖然教育改革已經(jīng)推進(jìn)了相當(dāng)長的時間，不過長期以來以教育為核心的中學(xué)教育和管理工作中普遍存在著對檔案管理重視不足的問題，這直接導(dǎo)致了中學(xué)檔案管理過程中出現(xiàn)種種問題，也使管理的思想和手段發(fā)展相對遲滯，難以滿足新時期檔案管理的時代發(fā)展要求。要解決這樣的問題，除了需要在思想認(rèn)識上有所突破外，還需要不斷完善管理機(jī)制并走信息化檔案管理道路。這不僅是中學(xué)檔案管理順應(yīng)時代變化采取的優(yōu)化創(chuàng)新措施，也是實(shí)現(xiàn)教育行業(yè)管理工作可持續(xù)發(fā)展的重要手段之一。

[1]白皎曦.淺談如何做好中學(xué)檔案管理工作[J].才智,2012(02):188-190.

[2]謝婷雨.新時期中學(xué)檔案管理工作探析[J].佳木斯教育學(xué)院學(xué)報,2012(07):215-217.