文/山東省汶上縣高級(jí)職業(yè)技術(shù)學(xué)校 陳洪亮

中職學(xué)校檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理策略思考

文/山東省汶上縣高級(jí)職業(yè)技術(shù)學(xué)校 陳洪亮

中職學(xué)校要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的首要前提是實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作，本文重點(diǎn)探討了中職學(xué)校檔案工作的現(xiàn)狀，并闡述了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的特點(diǎn)和內(nèi)容，提出了檔案管理過(guò)程中應(yīng)注意的問(wèn)題及管理策略。

中職學(xué)校；檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化；現(xiàn)代化；策略

我國(guó)中職學(xué)校檔案管理起步晚，發(fā)展慢，管理方式比較傳統(tǒng)落后，存在的問(wèn)題很多，要使檔案管理向現(xiàn)代化方向發(fā)展，必須引入標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理方式，了解目前中職學(xué)校檔案管理工作中存在的問(wèn)題，分階段、有步驟、有目的性地推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，采取適當(dāng)?shù)姆绞綄?duì)中職學(xué)校的檔案管理工作進(jìn)行改良。

一、中職學(xué)校檔案工作的現(xiàn)狀

我國(guó)中職學(xué)校實(shí)行檔案管理時(shí)間比較晚，經(jīng)驗(yàn)比較欠缺，管理模式比較粗放，現(xiàn)代化水平不高，具體表現(xiàn)在：1.檔案實(shí)行分散管理，分散了人力和物力，不利于檔案的查找和利用。2.沒(méi)有健全檔案管理制度，尤其是缺少文件立卷程序，文件流失率高，歸檔困難。3.沒(méi)有專(zhuān)門(mén)存放檔案的空間。大多數(shù)中職學(xué)校都沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案室，也沒(méi)有專(zhuān)門(mén)保存檔案的柜子，保存檔案的環(huán)境差，易使檔案損壞。4.檔案查找困難，由于建檔、存檔制度不夠完備，導(dǎo)致檔案查找利用極不方便。5.工作人員素質(zhì)不高。工作人員年齡普遍偏大，專(zhuān)業(yè)水平不高，學(xué)習(xí)能力差，對(duì)現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)媒介熟悉程度低。

二、中職學(xué)校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的特點(diǎn)

第一，檔案管理成本低。實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理，可以顯著提升檔案的存儲(chǔ)量，還能極大地節(jié)約人力成本，在實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的同時(shí)還有利于工作成本的降低。第二，對(duì)檔案管理工作人員的素質(zhì)要求更高。工作人員必須學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理方式，學(xué)會(huì)運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)等科技手段對(duì)檔案進(jìn)行處理，要有良好的業(yè)務(wù)能力和政治素養(yǎng)，并具備良好的職業(yè)態(tài)度和職業(yè)道德，思想要先進(jìn)，能緊跟時(shí)代的發(fā)展，勇于接受新事物。第三，檔案利用更加便捷。隨著以計(jì)算機(jī)為主的高科技的迅速發(fā)展，使得檔案管理更加簡(jiǎn)單、高效和快捷，在檔案管理過(guò)程中引入了計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，不但加大了檔案系統(tǒng)的存儲(chǔ)量，還能增加查閱的便捷性，管理也更具邏輯性，這是檔案管理工作的一次革新。

三、檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的內(nèi)容

（一）檔案管理組織的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。以現(xiàn)代的科學(xué)理論為基礎(chǔ)，融合現(xiàn)代化的管理模式，建立健全的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部進(jìn)行分工，建立科學(xué)的管理程序。

（二）檔案管理技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。在檔案的管理過(guò)程中要廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)、聲像、印刷等技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行處理，這樣可以讓檔案的建立、查閱、歸檔等各項(xiàng)工作更加規(guī)范，檔案管理更加高效和便捷。

（三）檔案管理保護(hù)的標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。在檔案管理過(guò)程中要重視檔案保護(hù)載體的現(xiàn)代化，現(xiàn)代檔案管理過(guò)程中一般采用聲像、電子等載體，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體有很大區(qū)別，這種新型的檔案載體有利于對(duì)檔案的保護(hù)。

（四）檔案管理思路的更新。對(duì)檔案管理實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的操作必須要求工作人員思路的更新，要改變?cè)械撵o止的局面，讓檔案動(dòng)起來(lái)，對(duì)檔案既要管好還要用好。

（五）要實(shí)現(xiàn)管理制度的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。中職學(xué)校要對(duì)檔案管理工作加以重視，對(duì)目前存在的缺點(diǎn)進(jìn)行改良，建立以實(shí)際情況為基礎(chǔ)的現(xiàn)代化檔案管理制度。要建立責(zé)任制，將具體工作分工到各部門(mén)。還要建立檔案分級(jí)制度，對(duì)檔案的重要性進(jìn)行分級(jí)，實(shí)行不同的管理方式，對(duì)私密性的檔案要注意保密。

四、中職學(xué)校在追求檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)注意的問(wèn)題

（一）要注意提升檔案案卷質(zhì)量。要提升檔案的裝訂水平，完善檔案立卷方法，對(duì)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)工作要做到細(xì)致認(rèn)真，要定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，以防損壞。

（二）要堅(jiān)持“以我為主”的立卷歸檔原則。立卷時(shí)要盡量避免檔案的無(wú)序化和重復(fù)性，要堅(jiān)持“以我為主”的立卷歸檔原則，讓檔案更加完整，使檔案檢索和查閱更加方便。

（三）以標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的公文制法為基礎(chǔ)。檔案的前身是公文，檔案的質(zhì)量受公文制法的質(zhì)量所影響。所以，必須要加強(qiáng)公文制法的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理，這樣才能提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。

（四）要注意對(duì)人員的管理。檔案管理人員是整個(gè)檔案管理的第一要素，要落實(shí)工作人員的職責(zé)，定期組織學(xué)習(xí)，重視人員素質(zhì)的提升，吸納專(zhuān)業(yè)的人才進(jìn)行檔案管理工作，員工隊(duì)伍應(yīng)該朝年輕化方向發(fā)展。

（五）管理思路要與時(shí)俱進(jìn)。當(dāng)今時(shí)代是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)的更新速度日新月異，我們?cè)谶M(jìn)行檔案管理工作時(shí)要緊盯行業(yè)發(fā)展，不斷解放思想，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合自身實(shí)際情況，引進(jìn)世界上一切先進(jìn)的管理方式。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，我國(guó)中職學(xué)校檔案管理工作面臨重重困難，現(xiàn)代化水平低，人員素質(zhì)低，管理方式粗放，只重視“管”，而不重視“用”，在解決這些問(wèn)題時(shí)要引入規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式，要認(rèn)清這種管理模式的特點(diǎn)，將其與實(shí)踐聯(lián)系起來(lái)，還要重視在追求檔案管理現(xiàn)代化過(guò)程中的問(wèn)題。一直以來(lái)，中職學(xué)校對(duì)檔案管理工作都沒(méi)有引起足夠重視，這是檔案管理現(xiàn)代化水平低下的根本原因，我們要從觀念上進(jìn)行革新，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)、解放思想、實(shí)事求是的思想路線，落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理策略，為提升中職學(xué)校檔案管理水平不斷努力。

[1]陳彩燕.中職學(xué)校檔案管理工作亟待達(dá)標(biāo)升級(jí)[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(24):51+60.

[2]張建新.中職學(xué)校檔案管理應(yīng)走管理與服務(wù)并重之路[J].太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2013(6):122-123.