文/襄陽市襄州區(qū)中醫(yī)醫(yī)院 李葉

淺談企業(yè)檔案管理的作用和意義

文/襄陽市襄州區(qū)中醫(yī)醫(yī)院 李葉

當(dāng)今世界已進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)和信息時代，信息已成為比資產(chǎn)更為重要的戰(zhàn)略資源。檔案是一種重要信息資源，檔案管理工作作為信息產(chǎn)業(yè)的組成部分，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基礎(chǔ)性工作，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。

企業(yè)檔案管理；無形資產(chǎn)

如今，國有企業(yè)中檔案管理已日益成為日常管理的一個子系統(tǒng)。企業(yè)的文書資料、基建圖紙、財務(wù)報表、人事檔案、信用憑證等等，都需要比較完整和真實地保存下來，要為日后的工作需要和解決實際問題提供歷史證明。檔案管理成為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等各項工作規(guī)范性管理的基礎(chǔ)與前提。作為企業(yè)管理工作者，必須充分認(rèn)識到檔案管理工作在企業(yè)生存發(fā)展中具有基礎(chǔ)性作用和保護(hù)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)的重要性。

一、規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)首要做好的一項基礎(chǔ)性工作

當(dāng)今世界已進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)和信息時代，信息已成為比資產(chǎn)更為重要的戰(zhàn)略資源。檔案是一種重要信息資源，檔案管理工作作為信息產(chǎn)業(yè)的組成部分，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基礎(chǔ)性工作，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。首先必須具備完整的硬件設(shè)施，嚴(yán)格按照《檔案法》的明確規(guī)定，以單位具體情況科學(xué)安排檔案室的工作庫房選址，合理分布好辦公、閱覽和庫房三室的位置，并配備好成套必需的辦公用具，為檔案工作的順利開展做好充分的準(zhǔn)備工作。檔案記錄著企業(yè)成長的點點滴滴，何時開業(yè)，創(chuàng)業(yè)者是誰，何時盈利，何時擴(kuò)張，戰(zhàn)略目標(biāo)調(diào)整過幾次、掌門人有無變動等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。企業(yè)發(fā)展何時平穩(wěn)、何時動蕩，原因何在，也可以從中找到規(guī)律和解答。

二、做好檔案工作的自覺性和機(jī)密性，積極拓展檔案信息資源

進(jìn)一步增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺性，盡快突破辦公室當(dāng)前檔案初級保管管理，行政、人事檔案保管單一的階段，在規(guī)范檔案管理的前提下積極拓展檔案信息資源。另外，企業(yè)檔案無不涉及商業(yè)機(jī)密，如果沒有統(tǒng)一管理，任憑管理人員個人處置，勢必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一管理，而且還有要保密意識。

三、自覺提高業(yè)務(wù)技能，適應(yīng)新形勢下檔案工作的新要求

努力提高自身專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力，認(rèn)真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，完善檔案管理制度加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，健全各項檔案制度，制定相關(guān)管理制度，這是新形勢下檔案管理工作的基本要求。檔案工作既是一項業(yè)務(wù)性工作，又是一項管理服務(wù)性工作。作為檔案管理專業(yè)人員，就是要把理論知識應(yīng)用到實踐中去。如何能學(xué)以致用，是當(dāng)前應(yīng)該面對和解決的首要問題，也是日后檔案管理工作的重中之重。通過不斷培訓(xùn)學(xué)習(xí)和日常工作的實踐總結(jié)，加強(qiáng)扎扎實實的業(yè)務(wù)功底和較強(qiáng)的管理能力與服務(wù)意識。一是要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識，提高認(rèn)識檔案知識的水平。不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實理論基礎(chǔ)。二是要勤總結(jié)，勤改進(jìn)，不斷創(chuàng)新。

四、建立健全檔案管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范化開展

檔案信息是一種無形資產(chǎn)，也是企業(yè)的寶貴財富。為保證檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規(guī)章制度的規(guī)范和約束，才能保證檔案工作規(guī)范化的實施開展，這也是檔案管理工作順利進(jìn)行的保證。一是將檔案管理制度正式納入企業(yè)管理制度，明確管理檔案的部門或人員。二是建立健全公司檔案工作各項制度，依據(jù)制度對有關(guān)部門進(jìn)行檔案目錄匯集和使用調(diào)控。旨在提高職工檔案意識，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。三是辦公室檔案管理人員對檔案管理的主要環(huán)節(jié)要照章管理，并納入企業(yè)管理運行程序，有利于從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進(jìn)行。而要將檔案管理工作納入企業(yè)管理程序，納入企業(yè)各部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。即部門檔案的管理工作要做到“三納入”“四同步”：納入工作計劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。

五、總結(jié)

綜上所述，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，可以提高檔案業(yè)務(wù)工作的效率，降低檔案管理者的勞動強(qiáng)度，降低管理成本。而實現(xiàn)檔案管理的電子化，更是可以將檔案管理達(dá)到事半功倍的效果，使用電子軟件管理檔案通過網(wǎng)絡(luò)就可以隨時隨地進(jìn)行檔案檢索、借閱，亦可進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)管理工作。不僅可以提高效率，還能減少檔案丟失、泄密的危險。也能為企業(yè)變革管理，配合組織、流程、信息一體化的整合，集團(tuán)檔案知識管理將從傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)化為以價值為導(dǎo)向的檔案知識管理模式，以實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略為目標(biāo)的價值管理模式，達(dá)到集團(tuán)檔案知識管理模式的進(jìn)一步創(chuàng)新。