文/十堰市城市管理綜合執(zhí)法支隊 劉琴

淺談對檔案服務(wù)工作的幾點認識

文/十堰市城市管理綜合執(zhí)法支隊 劉琴

檔案是人類歷史活動的真實記錄，是人類歷史經(jīng)驗的總結(jié)，沒有健全的檔案就沒有科學(xué)與文化的進步和發(fā)展。檔案服務(wù)是檔案工作的出發(fā)點和落腳點，結(jié)合支隊的檔案工作實際，筆者認為，緊扣檔案的內(nèi)容和特點，充分進行開發(fā)和利用是檔案服務(wù)于各項工作的關(guān)鍵。

檔案；服務(wù)

一、專項業(yè)務(wù)檔案服務(wù)

根據(jù)支隊業(yè)務(wù)特點，將收集到的檔案信息重新組合，對市區(qū)市容監(jiān)察、大型戶外廣告（店名招牌）監(jiān)察、渣土運輸管理、道路停車管理、規(guī)劃監(jiān)察檔案分類統(tǒng)計歸檔；各類領(lǐng)導(dǎo)批件、市民投訴及回復(fù)（行風(fēng)熱線、市長公開電話辦、12319專線）匯編成冊；各項專題工作（校園周邊環(huán)境、服務(wù)東汽、文明單位、人大政協(xié)視察、干部廉政、綜合治理、行風(fēng)評議、青年文明號、巾幗建功）單獨立卷，使其在迎接各項檢查中，發(fā)揮重要作用。在機動大隊一中隊“青年文明號”創(chuàng)建過程中，就注意相關(guān)材料的收集和整理，從2002年度市級到2004年度省級，創(chuàng)建材料從無到有，從少到多，一步一個腳印，一步一個臺階，不斷豐富翔實，不斷總結(jié)提高，不斷發(fā)展完善，積累了豐富的檔案資料，最終為2006年度獲得了建設(shè)部、團中央授予的“全國青年文明號”稱號起到了積極作用。

二、行政執(zhí)法檔案服務(wù)

城市建設(shè)法律、法規(guī)與日常監(jiān)察管理工作密不可分，它是實施監(jiān)督檢查活動強有力的執(zhí)法依據(jù)，在查處各類違章案件時形成的執(zhí)法案卷資料，是執(zhí)法全過程的真實記載，作為城市建設(shè)執(zhí)法監(jiān)察管理機關(guān)，我們建立了專項行政執(zhí)法檔案。對以卡片形式制作的《當(dāng)場處罰決定書》《限期整改通知書》及行政處罰案卷，做了進一步的規(guī)范管理，對各類案件結(jié)案基礎(chǔ)數(shù)字進行了統(tǒng)計，方便了基層執(zhí)法文書的收集、管理、查詢，確保了檔案的利用需要。2005年，支隊收到一封舉報“關(guān)于城管隊員執(zhí)法犯法，違章處罰后不開罰款票據(jù)”的市民投訴信后，責(zé)成專人對此項事件展開了全面調(diào)查，通過把執(zhí)法檔案、文件資料與信中所指事件反復(fù)調(diào)查核實，最終推翻了其不實之詞，澄清了事實真相，執(zhí)法檔案材料發(fā)揮了重要作用。

三、材料編研檔案服務(wù)

有針對性地開展檔案編研工作，先后編制成《城監(jiān)支隊組織機構(gòu)沿革》《大事記匯編》等材料。調(diào)動一切積極因素，加大創(chuàng)作力度，建立了反映城建監(jiān)察工作、生活的創(chuàng)作檔案《城建監(jiān)察簡報》《調(diào)查與研究》《十堰城監(jiān)論文集》，不僅調(diào)動了大家的創(chuàng)作熱情，也提高了支隊的知名度，使城監(jiān)工作得到了市民與社會的理解和支持，為推動城建監(jiān)察工作作出了積極貢獻。

四、聲像、電子檔案服務(wù)

充分利用各種聲像設(shè)備，對重要會議、活動、專項治理等拍成照片，刻成光盤，為突發(fā)事件的處理提供依據(jù)，發(fā)揮聲像、電子檔案在城市監(jiān)察管理中的重要作用。例如在建隊20周年之際，通過走訪、了解、調(diào)查等多種方式，匯總了大量的文字材料和數(shù)據(jù)，搜集歷史資料與照片，成功舉辦了“建隊20周年”圖片展。這次活動，是對單位成立以來各項工作的一個完整概括，真正達到了總結(jié)成績、規(guī)劃未來的目的。近年來，還先后開展了“文明執(zhí)法”“市容違章曝光臺”“慶祝活動”為主題的專題展覽活動，通過展示文字圖片、錄音錄像、生動宣傳了城建監(jiān)察工作，拉近了與市民之間的距離，在社會上產(chǎn)生了較大反響。

五、計算機檢索服務(wù)

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機信息檢索已成為獲取信息的主要方式。為此，我們建立了檢索速度快、檢索效率高的計算機檢索系統(tǒng)，過去一般手工查閱一份檔案需10多分鐘，現(xiàn)在用計算機機查詢只需3分鐘左右即可達到較為理想的查全率和查準率。通過編制文書檔案案卷目錄、行政執(zhí)法案卷目錄、科技檔案分類目錄、實物檔案目錄等多種檢索工具，增加了檢索途徑，最大限度地提示檔案信息，以滿足從不同角度查找檔案的需求，提高了查詢效率和服務(wù)質(zhì)量。

六、職稱編制服務(wù)

由于歷史過長，歷任領(lǐng)導(dǎo)班子換屆頻繁，部分中層干部任職模糊，專業(yè)技術(shù)職稱聘任不詳，給編制《行政事業(yè)單位編制卡》《組織沿革》工作帶來了困難，我們及時、準確地提供了翔實的原始材料，為用人制度的改革創(chuàng)造了有利條件。

七、領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)

檔案是領(lǐng)導(dǎo)決策時必備的資料，提供支隊發(fā)展有價值的意見或建議，為領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌業(yè)務(wù)服務(wù)。例如利用檔案室資料，對支隊歷年來保管的財務(wù)檔案進行分析對比，為領(lǐng)導(dǎo)在資金使用上提供可靠的詳細數(shù)據(jù)，以利于領(lǐng)導(dǎo)在宏觀上對資金使用有可對比、可參考、可決策的依據(jù)。明確認識檔案服務(wù)工作的重要性，不斷強化服務(wù)意識，改進服務(wù)方式，提高服務(wù)質(zhì)量，使檔案部門成為支隊用得上、信得過、離不開的得力助手和參謀，截至2006年，為各個隊、處、室提供檔案服務(wù)3600多人次，檔案查閱達5000多人次，使檔案的自身價值得到了充分利用。