文/鄭州澍青醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校 武曉艷

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案資源體系建設(shè)策略探析

文/鄭州澍青醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校 武曉艷

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的步伐加快，各行各業(yè)對(duì)于各種數(shù)據(jù)的控制與創(chuàng)新也隨之加強(qiáng)。作為企業(yè)的重要信息資源，企業(yè)檔案已經(jīng)發(fā)生了根源性的變化，其中包括企業(yè)檔案的來源及企業(yè)檔案管理的手段、環(huán)節(jié)及理論。企業(yè)檔案資源體系的建設(shè)也正因此而面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案資源體系的建設(shè)可應(yīng)用大數(shù)據(jù)時(shí)代方便快捷等特點(diǎn)進(jìn)行更加深入的實(shí)施。

大數(shù)據(jù)時(shí)代；資源體系建設(shè)；企業(yè)檔案

由于我國(guó)政治體制的改革不斷深入、社會(huì)制度建設(shè)的不斷完善，且隨著檔案及政府信息的公開開放等國(guó)家政策的實(shí)施，人們對(duì)檔案產(chǎn)生了新的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案的需求日漸增加，因而檔案資源管理體系的建設(shè)意義十分重大。

一、建設(shè)企業(yè)檔案資源體系的意義

（一）企業(yè)檔案資源體系概論。企業(yè)檔案資源體系作為一項(xiàng)整體管理項(xiàng)目，是基于各企業(yè)基于自身生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需要，從而逐漸建立起系統(tǒng)且具有保存價(jià)值的檔案資源。檔案管理工作的原則是“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”。將檔案材料從無序到有序，由分散到集中進(jìn)行管理，最終形成檔案資源。

（二）企業(yè)檔案資源體系建設(shè)對(duì)企業(yè)自身經(jīng)營(yíng)的意義。對(duì)企業(yè)檔案資源體系建設(shè)進(jìn)行強(qiáng)化，是更加深入貫徹完善實(shí)施檔案工作的重要體現(xiàn)，不僅能夠有效降低企業(yè)檔案管理的成本，而且還能全面提高檔案管理的安全性，更好地為企業(yè)發(fā)揮檔案價(jià)值。

二、目前企業(yè)檔案管理工作存在的問題

（一）檔案館收藏的企業(yè)資源缺乏完整性。企業(yè)檔案館收藏的檔案種類繁多、數(shù)量龐大，但實(shí)際利用價(jià)值以及“含金量”普遍偏低。主要體現(xiàn)在檔案材料的收藏年代存在中斷，不連續(xù)；內(nèi)容缺失，不系統(tǒng)齊全；檔案信息陳舊，不具時(shí)效性等問題。

（二）數(shù)字化查詢存在缺陷。雖然隨著企業(yè)對(duì)館藏檔案數(shù)字化工作的逐漸開展，已經(jīng)取得一定成效，但是其中仍然存在一定的缺陷。例如以PDF為主的電子文件是圖像型文件，這就導(dǎo)致了無法實(shí)現(xiàn)全文查詢，同時(shí)也成了提高企業(yè)檔案質(zhì)量必須要解決的問題。

（三）企業(yè)檔案的保密管理水平有待提高。作為一種極其重要的信息資源，企業(yè)檔案不同于一般的信息資源，它是具有最權(quán)威的信息資源。企業(yè)檔案能夠證明企業(yè)資產(chǎn)，也是企業(yè)的一部發(fā)展史。其中，很多檔案均屬于企業(yè)涉密檔案，包括企業(yè)商業(yè)秘密和國(guó)家秘密。長(zhǎng)期的缺乏保密意識(shí)，以及缺乏嚴(yán)格的考核監(jiān)管等一系列客觀原因，導(dǎo)致泄密情況出現(xiàn)，并且由于對(duì)涉密檔案缺乏管理，導(dǎo)致涉密檔案數(shù)量很大，并且十分復(fù)雜，久而久之，企業(yè)必須要增加保密成本。

三、企業(yè)檔案資源體系建設(shè)的措施

（一）完善企業(yè)檔案資源體系建設(shè)。企業(yè)隨著自身不斷發(fā)展，使用全新的集約化管理模式整合檔案資源，最終實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的檔案資源集中管理。因此集約化管理模式的有效運(yùn)用，可成為管理大數(shù)據(jù)的先決條件，最終實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)為企業(yè)檔案管理提供堅(jiān)強(qiáng)的后盾。

（二）開展企業(yè)檔案征集。豐富館藏資源從而使得各企業(yè)順利地開展檔案征集工作，能夠從源頭上實(shí)現(xiàn)并確保企業(yè)檔案資源體系建設(shè)工作的順利開展，最終可為企業(yè)提供各方面信息作有力支持。大力開展檔案征集工作，實(shí)現(xiàn)檔案征集制度得到透明并且完整的制定，企業(yè)相關(guān)檔案征集的范圍以及征集的方法要首先得到確定與規(guī)范。同時(shí)可建立征集檔案的工作效益與企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)之間相關(guān)的共享平臺(tái)，這樣的共享平臺(tái)可以使用現(xiàn)代信息化的技術(shù)與資源來得以實(shí)現(xiàn)，最終擴(kuò)大企業(yè)檔案館在各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中的公信力以及影響力，檔案資源與檔案來源的進(jìn)一步豐富與拓展，爭(zhēng)取得到社會(huì)與企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)以及綜合活動(dòng)的進(jìn)一步關(guān)注與認(rèn)可。

（三）對(duì)數(shù)字化成果實(shí)施再加工。企業(yè)檔案部門必須分析與結(jié)合征集來的檔案資源自身具有的實(shí)際價(jià)值以及被利用的程度，進(jìn)而統(tǒng)一并規(guī)范數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)，開展檔案數(shù)字化工作，逐步拓寬檔案的利用范圍，全面推進(jìn)企業(yè)檔案數(shù)字化工作。檔案數(shù)字化具有很強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性，主要工作方式是加工掃描檔案，實(shí)現(xiàn)檔案庫的規(guī)范有序。

（四）建立企業(yè)檔案保密管理工作機(jī)制。領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一，管理分級(jí)。企業(yè)在開展管理檔案保密工作時(shí)應(yīng)加強(qiáng)組建保密委員會(huì)，使企業(yè)的檔案保密工作得到公開透明的全面監(jiān)督。在保密委員會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)及管理下，企業(yè)檔案收集與歸檔部門的整個(gè)分工以及配合過程都在保密委員會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)與管理下得到明確化與密切化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案保密的管理工作得到穩(wěn)步推動(dòng)。主體清晰，職責(zé)明確。在建設(shè)檔案資源體系的過程中，對(duì)收集檔案資源、檔案歸納整理以及檔案管理者等方面，需要企業(yè)檔案保密管理工作在此起到對(duì)整個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)管與督導(dǎo)，促使他們?cè)谡麄€(gè)運(yùn)行環(huán)節(jié)中對(duì)各自的工作職能與職責(zé)有清晰明確的認(rèn)識(shí)與掌握。并且還要求企業(yè)保密工作部門能夠長(zhǎng)期穩(wěn)定地執(zhí)行自身擁有的監(jiān)管與督導(dǎo)職能。格局創(chuàng)新，業(yè)務(wù)規(guī)范。企業(yè)在建立檔案資源體系時(shí)還必須建立健全關(guān)于檔案保密的管理制度，在開展與加強(qiáng)檔案保密工作之前，應(yīng)實(shí)事求是地根據(jù)企業(yè)自身實(shí)際的業(yè)務(wù)開展需要，做好企業(yè)從文件密級(jí)擬定、歸檔確認(rèn)以及鑒定等各項(xiàng)工作。擬定檔案文件的保密等級(jí)以及確認(rèn)檔案的歸檔準(zhǔn)則等工作，都要在擁有健全的檔案保密管理制度的前提下才能順利進(jìn)行與開展。

四、結(jié)語

檔案信息的特點(diǎn)將隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的快速普及與應(yīng)用而逐漸變得更加先進(jìn)性、多元性以及知識(shí)性。企業(yè)開展檔案管理工作，也將逐漸在大數(shù)據(jù)時(shí)代的數(shù)字化環(huán)境中開展檔案管理與整合，從而進(jìn)行企業(yè)檔案資源體系的建設(shè)。企業(yè)檔案資源體系的建設(shè)也正因此而面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。對(duì)企業(yè)檔案資源體系的建設(shè)可應(yīng)用大數(shù)據(jù)時(shí)代的方便快捷等特點(diǎn)進(jìn)行更加深入的貫徹實(shí)施。

[1]孫士宏,胡樹煜,金丹.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案信息資源服務(wù)策略研究[J].蘭臺(tái)世界,2016(09):55-56+61.