文/山東省濟寧市市直機關醫(yī)院 劉茂祥

辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理分析

文/山東省濟寧市市直機關醫(yī)院 劉茂祥

計算機技術的飛速發(fā)展帶動了醫(yī)院的辦公自動化環(huán)境，對醫(yī)院檔案管理也有很大的促進作用。本文介紹了辦公自動化的概念，分析了醫(yī)院檔案管理中存在的問題，且提出了相應的解決策略。

辦公自動化；環(huán)境；醫(yī)院檔案；管理

近些年，信息技術得到了很好的發(fā)展，我國的各大醫(yī)院也對現(xiàn)有的制度進行了改革，尤其是在辦公自動化方面加大了力度，對醫(yī)院檔案管理工作起到了促進作用，比起傳統(tǒng)的檔案管理方式，在辦公自動化的環(huán)境下，檔案管理彌補了傳統(tǒng)管理方式的不足，讓醫(yī)院檔案管理的水平上升到了一個新高度，也促進了醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展。

一、辦公自動化的基本概念

辦公自動化指的是在計算機信息技術支持下，開展日常的辦公工作，主要是對數(shù)據(jù)進行傳輸、接收、儲存等，從根本上來提升辦公的質(zhì)量以及工作的效率，使管理工作更準確。辦公自動化是屬于高科技的產(chǎn)物，也是一項復雜的、系統(tǒng)的工程，以網(wǎng)絡技術、計算機技術作為基礎，通過辦公自動化，傳統(tǒng)的歸檔模式得到了很大的改善，醫(yī)院在檔案管理工作方面上升了一個新臺階，同時，相關的檔案管理人員也減輕了工作的壓力，提升了辦公的效率。

二、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的基本特點

（一）資源共享。醫(yī)院檔案管理所涉及的工作部門較多，檔案資料也呈現(xiàn)出分散的狀態(tài)，保證檔案的完整比較困難。在辦公自動化環(huán)境下，通過計算機來進行檔案的管理，能將自動化辦公的優(yōu)勢充分地發(fā)揮出來，讓檔案管理工作合理化、科學化，也進一步提升了檔案的價值，有效避免了傳統(tǒng)檔案管理工作的弊端。同時，在辦公自動化系統(tǒng)的支持下，在管理文件的歸檔，以及審批權限時，都實現(xiàn)了規(guī)范化、標準化的統(tǒng)一管理，也最大程度保證了醫(yī)院資料儲存的安全性。

（二）對醫(yī)院檔案管理人員提出了新要求。在辦公自動化環(huán)境下，進行檔案管理工作時，網(wǎng)絡計算機技術是強有力的依靠對象，這就對相關的檔案管理人員提出了新要求，管理人的工作水平要達到一定的程度才能實現(xiàn)辦公自動化，作為醫(yī)院的檔案管理人員，必須掌握相應的現(xiàn)代化辦公技術，具備管理檔案的能力。在工作中，要不斷地完善自身的工作水平，從而滿足新環(huán)境的檔案管理要求。

（三）醫(yī)院檔案的儲存方式多樣化。計算機信息技術在不斷更新，醫(yī)院的檔案管理工作也在不斷改變，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案也逐漸地朝著圖像等儲存方式上改變，這樣新的管理方式大大節(jié)省了醫(yī)院檔案的儲存空間，在一定程度上，檔案資料更完整，此外，利用文本、影像類的載體進行儲存、讀取會更加便捷，不僅延長了檔案的壽命，也保證了醫(yī)院檔案的穩(wěn)定性。

三、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的問題

（一）檔案儲存的保密性難以保證。隨著網(wǎng)絡技術的進步，網(wǎng)絡安全也存在很大的威脅，檔案文件的儲存也存在很大的安全隱患，保密性就成了重點問題。對于電子文件來說，不具有固定的形式、特定的字體以及簽名等，由于特殊標記的缺失，資料很容易被修改，且修改起來比紙質(zhì)文件還方便，保密性很難被保障。在醫(yī)院，通過電子病歷，能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的儲存和管理，其安全涉及了患者的隱私，也涉及了醫(yī)療安全。

（二）檔案管理人員的工作能力不強。辦公自動化環(huán)境下，檔案的儲存、管理是多種形式的，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理有很大不同，無論是管理方式，還是儲存技術都存在很大的差異。習慣于傳統(tǒng)模式的檔案管理人員，往往學歷較低，知識面也比較窄，對檔案知識缺少系統(tǒng)性的培訓，在管理水平以及管理技術上都跟不上現(xiàn)代化的腳步，不能將檔案管理的作用發(fā)揮出來。如果只是懂得計算機技術，又或者是通信技術的管理人員，在檔案的原則、理論上的經(jīng)驗有所不足是不能做好的，因此，檔案管理人員既要懂得計算機網(wǎng)絡技術，又要掌握現(xiàn)代檔案管理的相關知識。

（三）醫(yī)院檔案管理缺少標準。通過辦公自動化的使用，利用先進的設備，給檔案管理帶來了很大的方便和快捷，但是，也對檔案的存儲帶來了相應的問題。在辦公自動化環(huán)境下，通常只有正式的文件存檔，原始底稿是缺少相應存檔的。同時，用打印機來打印材料，以及傳真機來接收文件，甚至是利用復印件作底稿的歸檔方式普遍存在。醫(yī)院在管理檔案的過程中，對于檔案信息自動化系統(tǒng)來說，檔案不夠標準化，且規(guī)范化也相對滯后。因此，辦公自動化一定要對庫存檔案進行數(shù)字化處理，這樣可以讓管理工作更方便，也能有效地進行檢索和利用，對于已歸檔的檔案以及現(xiàn)行的文件必須具有一個統(tǒng)一的、可行的標準。

（四）辦公自動化系統(tǒng)的整體水平較低。目前，辦公自動化系統(tǒng)的整體水平普遍偏低，對軟件的投入也不足，且模擬手工作業(yè)也對管理加大了負擔，這都嚴重阻礙了辦公自動化系統(tǒng)整體水平的提升。由于系統(tǒng)開發(fā)商的水平有高有低，參差不齊，而且，開發(fā)隊伍在組合時，其組合模式不科學，再加上開發(fā)經(jīng)驗的不足等，造成了部分軟件產(chǎn)品的質(zhì)量較低，系統(tǒng)和其他系統(tǒng)之間的集成度也有較大差異，在用戶考慮的方面，對實際功能的思考不足。在辦公系統(tǒng)中，電子公文的運轉以及電子檔案的管理工作也有所不足，在檔案管理子系統(tǒng)之間的整體性更是缺乏。比如說：在醫(yī)院公文管理中，OA系統(tǒng)和檔案管理的軟件之間，以及庫與庫之間的關聯(lián)，還有對接等，都不能對文件流程進行全程監(jiān)控，也不能有效避免管理的弊端。

四、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的對策

（一）加強醫(yī)院的網(wǎng)絡安全建設。網(wǎng)絡系統(tǒng)的組成包括硬件和軟件，也包含基礎設施以及其存儲的數(shù)據(jù)材料，這些因素共同組成了計算機系統(tǒng)，其特點是完整的、可靠的，也是經(jīng)濟安全的，還具有高效的特點。網(wǎng)絡安全的主要任務就是對網(wǎng)絡系統(tǒng)中的各組成部分進行保護，使其免受破壞、更改，以及泄露，要想系統(tǒng)處于正常的運行狀態(tài)，連續(xù)的網(wǎng)絡服務是必須保證。對于網(wǎng)絡安全來說，防火墻、數(shù)據(jù)加密、攻擊檢測以及數(shù)據(jù)恢復技術等都要進行利用，從而保證網(wǎng)絡的安全性能。醫(yī)院病案信息十分重要，關系著患者的診療，同時，也關系到醫(yī)院和患者之間的合法利益。因此，應該在醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡以及工作平臺方面采取相應的有效措施，從而確保數(shù)據(jù)的安全，達到醫(yī)院辦公自動化的要求。

（二）完善檔案管理人才的管理機制。我國的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)在逐步發(fā)展，新的內(nèi)容不斷產(chǎn)生，醫(yī)院的檔案數(shù)量隨之增多，且信息量也不斷加大，在形式上也多樣化、復雜化，這就對檔案工作人員有了新的要求。所以，必須要培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案人才。首先，要加強專業(yè)知識的培訓，在醫(yī)院開展檔案的相關研究以及對管理經(jīng)驗進行交流。也可以利用人才培養(yǎng)計劃，或者是晉升機會等，進一步提升醫(yī)院檔案人員的素質(zhì)。其次，重視信息技術、專業(yè)理論知識的培養(yǎng)，這是檔案信息化管理的關鍵。最后，制定完善的考核制度。將檔案管理工作與考核獎懲相掛鉤，從而激發(fā)管理人員的檔案意識。

（三）制定合理的檔案管理標準。在制定檔案標準時，首先要保證其科學性，符合國家的各類標準和相關規(guī)定。在標準化管理的實施中，要充分結合醫(yī)院檔案的實際情況、管理特點等，對歸檔材料要嚴格把關，科學規(guī)整，從而實現(xiàn)檔案信息資源的價值。此外，醫(yī)院檔案管理制度要進行定期修改，檔案工作人員位責任制也要清晰明確，這樣才能保證檔案的規(guī)范化管理。

五、結語

辦公自動化技術的運用對于檔案管理工作有很大的幫助。在辦公室自動化環(huán)境下，不僅提高了醫(yī)院檔案管理水平，也提高了醫(yī)院檔案的使用效率。在今后的檔案管理工作中，相關部門應該加大對辦公室自動化工作的重視，從而提升醫(yī)院檔案管理的整體水平。

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