文/河南質量工程職業(yè)學院 馬艷

高校檔案信息化現狀及對策分析

文/河南質量工程職業(yè)學院 馬艷

目的：研究高校檔案信息化現狀及分析其改善對策。高校檔案是集合教學、科研等管理活動的重要記錄，是高等學校發(fā)展的必然趨勢，是重要組成部分。本文主要分析了檔案信息化管理現狀及對策。

高校檔案；信息化管理；現狀；對策

高校檔案反映重要的歷史記錄，能對學校歷程進行見證，是客觀展現高校改革發(fā)展過程的憑證。因此，高校檔案管理對學校事業(yè)發(fā)展意義重大，也是衡量高校水平的重要標志。隨著信息化技術的不斷發(fā)展，檔案管理工作也進行變化。檔案逐漸成為一種知識文化資源，檔案信息的收集管理、利用一定程度上產生了變化。如何才能高效地推進高校檔案信息化水平管理，促使高校檔案信息更加有利地為學校管理各項工作進行提高，也是我們要重點研究的課題。檔案數字信息化、工作網絡化、成為現代檔案管理的發(fā)展方向，檔案管理的規(guī)范性以及管理檔案人員的綜合素質則成為高校檔案現代信息化管理的重要保證。

一、實行高校檔案信息化管理的必要性

所謂檔案信息化管理，主要利用電子計算機為載體，充分利用網絡數據庫，將數字、圖片、影像等數據信息進行存儲，比如光盤、磁盤等硬件設備。同時利用計算機網絡終端對檔案信息進行資源化，進行共享利用，為用戶提供快捷、有效、豐富的檔案信息服務。高校檔案信息化管理十分必要，以檔案資源建設為核心，將傳統(tǒng)紙質檔案進行數字信息化，并通過電子文件形式進行管理，以電子計算機網絡為基礎，將檔案信息資源作為資源目標，妥善收藏管理重要的檔案信息?？梢钥闯觯咝n案信息管理是數字化教學的重要組成部分，并充分利用信息技術方式來獲取，處理，傳遞，利用檔案資源，以此提高檔案管理的效率和利益，真正將檔案信息資源共享化，逐步提高高校檔案管理的資源數字化，網絡信息化，電子檔案規(guī)范化。從而使檔案工作一定程度上轉向數字化、規(guī)范化、網絡化。

信息化技術發(fā)展的今天，高校檔案管理對象、日常工作內容、性質等都在發(fā)生改變，檔案信息管理工作逐漸向信息自動化趨勢發(fā)展，也是數字化校園發(fā)展的核心組成部分。檔案信息化建設已經是發(fā)展的必然趨勢?！度珖鴻n案信息化建設實施綱要》指明了國內高校檔案管理的目標及任務要求：依據統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標準、分級建設、安全保密的原則，強化數字文件管理和檔案的管理標準化，鼓勵檔案數字化，以及數字數據庫建設，設立檔案信息公眾網絡共享服務，可進行查詢，同時推進檔案信息體系標準化建設、安全化建設、安全信息化建設。高校檔案信息管理建設在國內檔案信息管理中非常重要，因此，高校檔案信息化管理建設要具有目標性，充分利用一切資源，并結合自身的情況及優(yōu)勢，將高校檔案信息化管理的滯后問題進行相應處理。

二、當前高校檔案信息化管理潛在的問題

信息化技術發(fā)展的今天，高校檔案信息管理工作對象、目標、內容相應得到重視，不過檔案信息化管理尚且存在很多問題，需待解決，情況不容樂觀，詳細問題主要有以下幾個方面：

（一）高校檔案管理觀念比較陳舊，信息管理意識需加強。高校檔案進行信息化管理的基礎及重要部分是資源高度信息化，因此，對高校檔案信息管理的工作內容形式上要不斷創(chuàng)新，思維要不斷超前，才能可持續(xù)性發(fā)展。不過目前很多人對高校檔案管理工作認識程度不高，缺乏檔案信息管理重要意識，嚴重欠缺檔案管理系統(tǒng)性認識和思考。一些人對高校檔案管理工作責任心不高，覺得檔案管理工作無足輕重，日常的工作多是對資料數據進行歸納收集等操作，只要能降低誤差率，就算是工作成功。也有一些人認為檔案信息管理是工作中順帶任務，做得好與壞無關緊要，對學校發(fā)展也不會造成什么損失及影響，因此，在檔案信息管理工作過程中，安于現狀，工作態(tài)度散漫。所以，以上這些問題對高校檔案信息化管理有著不利影響。因此，對檔案信息管理工作，一切要從實際出發(fā)，要將檔案的政策方針、法律法規(guī)、檔案管理工作者觀念與當前經濟發(fā)展相對應。

（二）高校檔案管理成本投入低，管理方式有待提高。高校檔案信息化管理過程中，對檔案信息設備、硬件、操作技術、管理系統(tǒng)等進行配套，加大資金上的投入，充分利用資金的投入對檔案信息進行更好地維護和更新，就當前情況來看，高校檔案信息化管理最大的問題在于資金投入低，嚴重制約高校檔案信息管理進程。雖然一些高校，就檔案管理已小有規(guī)模，能對檔案信息數據化管理，但檔案信息缺乏系統(tǒng)性，各支點管理。一些高校在檔案信息管理上，也與第三方建立數據信息軟件開發(fā)合作關系，但是開發(fā)軟件工作者對檔案管理缺乏認識，一些管理標準和檔案信息分類規(guī)范不熟悉，導致軟件對檔案信息化管理操作不便捷，過于復雜，嚴重制約著計算機軟件的使用，也極大降低數據庫的利用效率。

（三）檔案信息化管理安全問題。隨著信息化技術的不斷深入和發(fā)展，檔案信息也逐漸開始豐富，檔案信息數據量也逐漸增多。多樣化的網絡信息技術應用，對檔案信息管理也具多樣性，信息和以前相比，更加快捷、方便。不過由于檔案信息自身的特殊程度，需要對信息合理地分類開放和保密，注重檔案信息相應的知識產權和利用關系。因此，高校檔案信息化與校內外之間的聯系，相應造成了一些風險，比如病毒、黑客攻擊、非法信息竊取等。安全問題形成隱患，這也對高校檔案信息安全形成難題。

（四）檔案信息管理工作者綜合素質不強。高校檔案管理高度信息化，要求檔案管理工作人員的能力相應提高，工作人員綜合素質要強。對檔案管理工作人員，不僅專業(yè)知識要強，同時，要對檔案管理工作比較熱愛，對檔案信息管理各種管理軟件要高度熟悉和能夠熟練操作，并能夠系統(tǒng)性地對檔案信息進行管理和維護，除此之外，檔案信息管理安全防范意識要不斷提高。就當前國內高校檔案信息管理情況來看，從事檔案信息管理人員整體水平不高，已不能滿足信息化發(fā)展的今天對檔案信息管理發(fā)展的需要。雖然一些高校具備檔案信息化管理建設條件，但管理人員結構上，人員能力上等形成嚴重屏障，制約著高校檔案信息化的管理。

三、高校檔案施行信息管理對策

為順應現代高校檔案信息管理需求，將高校檔案信息管理網絡化，才能一定程度上滿足社會、各高校對檔案的要求。針對當前高校檔案信息管理潛在的諸多問題，解決問題，快速推進高校檔案信息管理化不能怠慢。應對措施主要體現以下幾個方面：

（一）強化高校檔案信息管理重要意識。檔案信息化管理目前認識不足，師生就檔案管理中涉及的教學模式、科研成果、學術交流信息等有不可替代的作用。因此，對檔案信息管理首先要明確檔案信息化的重要任務和目標。從檔案管理各個發(fā)展階段和環(huán)節(jié)出發(fā)，對檔案管理過程中遇到的問題，要重點研究，或開展相關的科研調查，嚴格尊重實踐、認知，再實踐、再認知的原則，不斷提出新狀況，解決新問題，養(yǎng)成良好的行為習慣。同時，對檔案信息化管理進行宣傳，逐漸形成檔案管理信息化氛圍?？刹捎谜褂[形式來宣導檔案管理信息化建設的規(guī)范性及法律法規(guī)，同時介紹檔案信息化管理工作作用，對其高度認識，利用一切可利用的宣傳形式，大力宣傳檔案管理的重要性。以此促使檔案管理工作者思想得到新的認識，并樹立正確的觀念，以及積極主動參與的意識，從而建立高度責任心，全心全意投入到院校檔案信息管理中去，將檔案資源科學利用。

（二）加大檔案管理成本投入量，快速建立檔案信息化管理機制。高校檔案信息化管理施行的基礎為硬件及數據庫的設立，也是高校檔案信息管理有效進行的前提。因此，院校與相關部門要高度配合和支持，共同加強檔案信息化管理硬件建設，依據自身的經濟實力，從自身情況出發(fā)，利用一切能利用的硬件設備，或購置設備，比如數據服務器、圖文掃描設備、數字音像設備等。檔案要信息化管理，數據庫系統(tǒng)必不可少，因此，數據庫系統(tǒng)的建設，是在Interent/Web技術前提下建設。目前國內數據庫管理系統(tǒng)主要有DBase, FoxBASE等，不過這些管理系統(tǒng)比較一般，不具延伸性，因此，數據庫建立的基礎要具有集成性，相應安全性，功能上，數據有效等方面可最大限度滿足。同時網絡環(huán)境要支持多操作系統(tǒng)平臺，多硬件平臺等。數據庫管理系統(tǒng)需建立客戶機／服務器結構，如Oracle數據庫, Sybase數據庫, Inform ix數據庫，微軟的SQL Server數據庫等。讓用戶快速、輕松地在web上建立數據庫服務。

（三）加強檔案信息網絡環(huán)境的安全性。網絡信息安全問題日益突出。檔案信息不像其他報紙、雜志，可隨意在網絡上發(fā)布，檔案信息有一定的保密性。因此，檔案信息發(fā)布，需要對不同用戶進行權限設置。同時，檔案信息要保證安全，可進行加密訪問和控制，或者進行身份驗證訪問等。

四、總結

總而言之，高校檔案信息化管理是發(fā)展的必然，對院校教學、科研及管理有重要作用。擁有現代化技術的檔案管理設施，配合成熟的信息技術操作水平，可將檔案信息管理隊伍壯大起來，也能更好地做好相應的服務工作，實現信息化為核心的檔案信息管理。

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