李彩霞

淺議檔案管理現(xiàn)代化是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢

李彩霞

檔案管理現(xiàn)代化是歷史的必然結(jié)果，也是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案事業(yè)也朝著現(xiàn)代化進(jìn)程發(fā)展。本文通過對檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢和發(fā)展目標(biāo)作簡要論述。

檔案管理現(xiàn)代化 新時(shí)期 檔案事業(yè) 發(fā)展趨勢

現(xiàn)今，我國的檔案事業(yè)隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展而不斷創(chuàng)新，而檔案管理現(xiàn)代化是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。隨著信息化時(shí)代的到來，也使得我國的檔案管理工作更加信息化、現(xiàn)代化。檔案管理現(xiàn)代化是時(shí)代的必然結(jié)果，因此我們要正式現(xiàn)代化的發(fā)展，準(zhǔn)確掌握新形勢下對于檔案管理現(xiàn)代化的要求以及趨勢，使檔案信息資源數(shù)字化能夠有效推進(jìn)我國檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，從而滿足新形勢下對檔案工作發(fā)展的要求。

一、新時(shí)期下檔案管理現(xiàn)代化的重要性

（一）檔案管理現(xiàn)代化對檔案事業(yè)發(fā)展的重要性

隨著我國檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展，檔案的種類、數(shù)量都有所增加，從而提高了我國檔案管理保管儲存和檔案信息查閱工作的困難性。由于檔案數(shù)量過大，查閱時(shí)需要花費(fèi)大量時(shí)間，才能找到相應(yīng)的檔案文件，增加管理人員的工作負(fù)擔(dān)，使得我國檔案事業(yè)的無法快速發(fā)展。隨著我國信息技術(shù)隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也得到質(zhì)的飛躍，同時(shí)也為人們的生活工作帶來極大的便利。因此，在檔案管理工作中計(jì)算機(jī)可以為我國檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化提供有利保障。

（二）在社會主義市場經(jīng)濟(jì)下檔案管理現(xiàn)代化的重要性

社會主義市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)要求提高人們生活工作總體質(zhì)量，同時(shí)對其現(xiàn)代化水平進(jìn)行提升，檔案管理現(xiàn)代化是社會主義市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)工作中重要的舉措。檔案管理現(xiàn)代化是改變傳統(tǒng)、落后的管理方式，采用先進(jìn)、現(xiàn)代化的管理手段，使檔案管理在查閱、保管工作中可以有效提高工作效率。因此，檔案管理現(xiàn)代化不僅是人們對于檔案管理水平的期望，同時(shí)也是市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然結(jié)果。

二、檔案管理現(xiàn)代化在新時(shí)期下的主要內(nèi)容

（一）檔案資源的信息化建設(shè)

隨著信息化時(shí)代的到來,在檔案管理工作現(xiàn)代化中實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息化也是最為關(guān)鍵的內(nèi)容。檔案資源的信息化建設(shè)就是對檔案資源運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，將紙質(zhì)文件或者其他形式的檔案文件，以信息數(shù)字的形式重新保存歸檔，方便人們查閱管理[1]。檔案資源的信息化不僅為檔案的查閱和管理工作提供了便利，同時(shí)也使檔案資源實(shí)現(xiàn)了社會共享。檔案資源信息化為主要的內(nèi)容可以分為以下兩點(diǎn)：首先通過網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的技術(shù)方法，建立目錄數(shù)據(jù)庫，使其可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的規(guī)范化、數(shù)字化，從而完成檔案信息資源的建設(shè)工作。其次通過建立檔案基礎(chǔ)管理平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享化以及傳輸信息的網(wǎng)絡(luò)化。

（二）現(xiàn)代化信息保護(hù)方法

檔案保護(hù)現(xiàn)代化是通過機(jī)讀檔案、電子檔案、聲像檔案等新型載體對檔案進(jìn)行記錄，然后對承載檔案信息的磁帶、U盤等存儲載體進(jìn)行保存。檔案保護(hù)現(xiàn)代化是我國檔案管理工作中主要的研究內(nèi)容，檔案信息保護(hù)的現(xiàn)代化不僅要加強(qiáng)檔案信息的完整性跟需要保證信息的安全性。于此同時(shí)，在進(jìn)行檔案信息的保護(hù)工作時(shí)也需要對不同載體的進(jìn)行選擇相應(yīng)的保管方法，避免因溫濕度、灰層、磁極等造成的檔案缺乏完整性。

（三）現(xiàn)代化的管理手段

技術(shù)手段及理論手段是檔案管理中的兩項(xiàng)內(nèi)容，理論管理手段是對檔案的管理方法以及理論信息的概況，技術(shù)手段是對先進(jìn)技術(shù)手段，優(yōu)秀技術(shù)成果的總結(jié)。管理手段現(xiàn)代化是對我國檔案管理水平現(xiàn)代化的呈現(xiàn)方式。理論手段是借鑒當(dāng)代現(xiàn)今的檔案管理的科學(xué)理論和方法，結(jié)合我國國情加以利用。從而形成的科學(xué)有效的檔案管理理論，同時(shí)在實(shí)際應(yīng)用中加以改進(jìn)發(fā)展，使之成為我國現(xiàn)代化檔案管理理論體系[2]。技術(shù)手段是在檔案管理工作中引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)手段和設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動化。

（四）檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用

檔案管理現(xiàn)代化中最為重要的基礎(chǔ)就是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。通過對各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的制定和應(yīng)用實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作。在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化中最重要是規(guī)范化的信息技術(shù)，信息技術(shù)規(guī)范化可以實(shí)現(xiàn)應(yīng)用技術(shù)和分工協(xié)作的科學(xué)統(tǒng)一的有效依據(jù)，也是檔案工作有機(jī)結(jié)合最為重要的橋梁、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化可以使檔案管理取得最大的效益。

三、檔案管理現(xiàn)代化的推進(jìn)策略

（一）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作是雖然工作內(nèi)容較為單一，但是卻需要檔案管理人員具備很強(qiáng)的專業(yè)能力和服務(wù)意識。因此，推進(jìn)我國檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，首要工作就是提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其不僅具備專業(yè)能力，同時(shí)也需要掌握現(xiàn)代化管理技能，能夠數(shù)量應(yīng)用計(jì)算機(jī)、通訊設(shè)備等現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案信息的管理工作。

（二）制定安全管理制定，保證信息安全

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代最重要手段就是信息技術(shù)，信息技術(shù)在檔案管理工作中有了廣泛的應(yīng)用，但是隨著計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的弊端也隨之顯現(xiàn)。為了保障我國檔案信息的安全，需要制定相應(yīng)的電子文件安全管理制度，同時(shí)對電子文件的流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理系統(tǒng)進(jìn)行完善。于此同時(shí)，建立完善的電子文件管理系統(tǒng)，根據(jù)人員職責(zé)、應(yīng)用設(shè)備、信息安全等因素，對操作人員的權(quán)限進(jìn)行限定，從而提高電子信息的安全性。

四、結(jié)語

新形勢下我國的檔案管理工作迎來了新的機(jī)遇，同時(shí)也是檔案管理的一項(xiàng)新的挑戰(zhàn)，為了適應(yīng)新形勢對檔案事業(yè)的發(fā)展要求，檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為必然趨勢。因此，加快檔案管理現(xiàn)代化步伐，不僅可以使我國的檔案管理事業(yè)可以持續(xù)穩(wěn)定上升，也為我國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展作出相有的貢獻(xiàn)。

[1]劉芙蓉.檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題和改進(jìn)措施[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2015(13):20～208.

[2]夏玉玲.對現(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化的問題研究[J].民營科技,2014(11):104.

（作者單位：濰坊學(xué)院）