文/重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院檔案館 李玲 劉蘭

大學(xué)生畢業(yè)后的檔案問題處理方法

文/重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院檔案館 李玲 劉蘭

檔案是一個(gè)學(xué)生過去所有學(xué)習(xí)經(jīng)歷的證明，關(guān)系到每個(gè)學(xué)生畢業(yè)后就業(yè)、升學(xué)、評(píng)職稱等重要環(huán)節(jié)，甚至?xí)绊懙金B(yǎng)老保險(xiǎn)、工齡等社保福利。只要你在中國(guó)生活工作，關(guān)于檔案的事情就會(huì)伴隨每個(gè)大學(xué)畢業(yè)生。然而，并不是每個(gè)大學(xué)生畢業(yè)后，都能及時(shí)正確地處理自己的檔案問題。本文就如何正確、有效地處理檔案問題進(jìn)行分析討論，并給出合適的處理方法。

檔案分類；檔案漠視；檔案用途；檔案去向

有關(guān)專家指出，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的不斷發(fā)展，大學(xué)生畢業(yè)后的去向也越發(fā)多元化，有越來越多的大學(xué)生在畢業(yè)后產(chǎn)生棄檔現(xiàn)象。大學(xué)生畢業(yè)后的檔案問題處理成為每個(gè)學(xué)生必須面對(duì)的畢業(yè)環(huán)節(jié)。作為從事檔案管理的工作人員，面對(duì)這樣的現(xiàn)象，如何使畢業(yè)大學(xué)生對(duì)檔案問題引起足夠的重視，如何引導(dǎo)畢業(yè)大學(xué)生正確處理檔案問題，是每個(gè)檔案管理人員必須面臨的問題，值得每個(gè)檔案管理人員深思研究。

一、檔案的定義

檔案的定義要以畢業(yè)生所處于的階段劃分定義。畢業(yè)生在未畢業(yè)前，檔案指的便是學(xué)生的學(xué)籍檔案，每一個(gè)參加過國(guó)家統(tǒng)一組織的考試的考生，并且被高等院校錄取的，都會(huì)建立一份學(xué)籍檔案；當(dāng)畢業(yè)生真正參加工作以后，學(xué)籍檔案就轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸聶n案，進(jìn)而伴隨每個(gè)畢業(yè)生的職業(yè)生涯。

學(xué)籍檔案又包括了高考學(xué)籍檔案和大學(xué)學(xué)籍檔案，其中，高考學(xué)籍檔案記錄了高中畢業(yè)生登記表、高考登記表、報(bào)考志愿信息、體檢結(jié)果等內(nèi)容。大學(xué)學(xué)籍檔案記錄了學(xué)生的學(xué)籍信息、獎(jiǎng)懲信息、黨團(tuán)信息、成績(jī)單、畢業(yè)論文情況、就業(yè)情況等內(nèi)容。學(xué)籍檔案由各高校檔案館管理。

人事檔案其實(shí)就是在學(xué)籍檔案的基礎(chǔ)上，通過畢業(yè)生與用人單位或委托的人才交流機(jī)構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，然后履行相關(guān)畢業(yè)程序并取得報(bào)到證后，將勞務(wù)合同、婚姻情況、干部履歷等材料加入，構(gòu)成大學(xué)畢業(yè)生的人事檔案。人事檔案由各個(gè)單位的人力資源部門管理或當(dāng)?shù)氐纳鐣?huì)保障局管理。

二、檔案的漠視

由于畢業(yè)生對(duì)于檔案重要性的認(rèn)識(shí)不足，長(zhǎng)期對(duì)自己檔案的不聞不問，“棄檔族”日漸增多，為什么會(huì)出現(xiàn)“棄檔族”現(xiàn)象呢？我們可以從以下原因進(jìn)行分析：

（一）企業(yè)不看重檔案。雖然檔案可以直接反映一個(gè)人的真實(shí)經(jīng)歷，但隨著近年來人事制度的深化改革，企業(yè)把個(gè)人能力與企業(yè)發(fā)展結(jié)合起來謀求利益最大化，所以人事檔案在企業(yè)考察個(gè)人能力上已經(jīng)不再作為唯一標(biāo)準(zhǔn)，人事檔案便越來越容易被人漠視。

（二）異地調(diào)動(dòng)檔案手續(xù)繁瑣。近代人的擇業(yè)觀更加追求個(gè)性和自由，頻繁的跳槽使得轉(zhuǎn)檔手續(xù)繁瑣，部分高校畢業(yè)生選擇把檔案留在學(xué)校或是放在人才交流中心，自認(rèn)為可以省去一些麻煩。

（三）對(duì)檔案的重視不夠。很多人認(rèn)為檔案在當(dāng)今社會(huì)中的用處越來越少，認(rèn)為在生活和工作中多數(shù)情況用不著檔案，放在人才市場(chǎng)每年還要產(chǎn)生一定的管理費(fèi)用，沒必要去繳納這部分沒必要的支出。而有些人則直接放在家里，成為了“口袋檔案”，讓檔案成為了“身外之物”，“人檔分離”雖然是我國(guó)目前普遍存在的現(xiàn)象，但也不意味著取消現(xiàn)有的檔案制度，“棄檔”的做法顯然是不合理的。

三、檔案的用途

在明確了檔案的分類定義后，本文將介紹檔案在大學(xué)生畢業(yè)后的用途，以此來強(qiáng)調(diào)正確處理檔案的重要性。

學(xué)籍檔案是每個(gè)大學(xué)畢業(yè)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷的真實(shí)證明，是每個(gè)學(xué)習(xí)階段情況的原始證明，具有不可復(fù)制性。沒有檔案會(huì)影響到考研升學(xué)、考取公務(wù)員、考取各類資格證、辦理準(zhǔn)生證、出國(guó)審查、養(yǎng)老保險(xiǎn)等社保福利甚至是工作中的轉(zhuǎn)正定級(jí)等。下面分類進(jìn)行介紹：

（一）影響繼續(xù)深造、考公務(wù)員，乃至于結(jié)婚生育等相關(guān)手續(xù)的辦理。由于檔案是記錄我們個(gè)人經(jīng)歷最真實(shí)的材料，故企事業(yè)單位在招聘員工及在國(guó)家公務(wù)員的選拔上把審查檔案作為必不可缺的必要程序，檔案記錄的是參加工作展示自身生平的重要依據(jù)。另外，辦理一系列出國(guó)及相關(guān)工作的證明，人事檔案在此時(shí)則有了不可代替的作用。

（二）影響社會(huì)保障服務(wù)的辦理。由于個(gè)人檔案記錄了職工工資、工齡、職務(wù)、待遇、參加社會(huì)保險(xiǎn)年限等具體信息，職工不管是否在原單位繼續(xù)就職或者是辭職后另謀高就，在辦理社會(huì)保險(xiǎn)或是領(lǐng)取失業(yè)保險(xiǎn)金時(shí)，個(gè)人檔案都作為參考的重要依據(jù)。

（三）影響?zhàn)B老金的領(lǐng)取。個(gè)人檔案記錄了職工最詳細(xì)最真實(shí)的信息，職工辦理養(yǎng)老金時(shí)，要經(jīng)過檔案審核才能確定其社保受保時(shí)間，從而確定養(yǎng)老金開始繳費(fèi)或視同繳費(fèi)時(shí)間，同時(shí)也會(huì)根據(jù)個(gè)人出生時(shí)間確定退休時(shí)間。

（四）影響職稱的評(píng)定。有的畢業(yè)生由于對(duì)檔案重要性的了解不足，自大學(xué)畢業(yè)時(shí)候?qū)n案“不理不睬”，既沒有存放在政府指定的人才服務(wù)中心及時(shí)辦理就業(yè)手續(xù)，也沒有提交到具備人事管理權(quán)的單位保管，而是任其“自由飛翔”，在職稱評(píng)定之時(shí)就會(huì)因?yàn)槭掷m(xù)不全而受到影響。

四、檔案的去向

學(xué)籍檔案到底有那些去向呢？下面我們就根據(jù)畢業(yè)生去向和就業(yè)方式對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)介紹：

（一）畢業(yè)即就業(yè)的學(xué)生。1.如果就業(yè)單位具備人事管理權(quán)，畢業(yè)生在畢業(yè)之時(shí)即可將檔案派往工作單位。2.如果就業(yè)單位不具備人事管理權(quán)，畢業(yè)生在畢業(yè)之時(shí)即可將檔案遷往就業(yè)單位所在地政府指定的人才交流中心，個(gè)人只需要每年繳付一定的檔案管理費(fèi)用，工齡會(huì)在其檔案上隨著你的工作年限逐年增加。

（二）畢業(yè)時(shí)未選擇就業(yè)學(xué)生。1.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，畢業(yè)時(shí)未選擇就業(yè)的學(xué)生，應(yīng)派遣回其生源地，其檔案也應(yīng)當(dāng)寄往生源地所在地派出所落集體戶口。此方式適合暫時(shí)未想就業(yè)或以后就業(yè)會(huì)在生源地范圍內(nèi)的畢業(yè)生，方便畢業(yè)生在以后年度內(nèi)在其生源地就業(yè)時(shí)辦理手續(xù)。2.不能將檔案發(fā)到接收單位時(shí)，其檔案可以選擇暫留學(xué)校檔案館保存，學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心可以為其免費(fèi)保存檔案兩年。在校保管期間，學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心會(huì)為未找到合適就業(yè)單位的畢業(yè)生提供相關(guān)的就業(yè)咨詢、就業(yè)指導(dǎo)及一系列相關(guān)的就業(yè)服務(wù)，檔案在校保管期間，學(xué)校不收取額外費(fèi)用，這種方式不僅安全而且也避免了寄往生源地人才交流中心保管的麻煩。但這種方式不是人事檔案而是學(xué)籍檔案，在校保管期間只是延長(zhǎng)了畢業(yè)生的擇業(yè)期，在這1年至2年中，學(xué)校在此期間無法為畢業(yè)生提供任何人事證明，同時(shí)工齡也會(huì)相應(yīng)晚1年至2年。

應(yīng)如何重視檔案呢？首先，學(xué)校方面對(duì)于即將畢業(yè)的畢業(yè)生進(jìn)行著重宣傳，讓學(xué)生們了解它并重視它，而我們的畢業(yè)生也應(yīng)該對(duì)檔案重視起來，避免以后出現(xiàn)不必要的麻煩。那我們畢業(yè)后該怎么去查詢檔案的去向呢？很多高校就業(yè)指導(dǎo)中心在畢業(yè)派遣之前，會(huì)對(duì)畢業(yè)生的派遣信息進(jìn)行詳細(xì)核對(duì)，以確保每個(gè)畢業(yè)生的檔案都能準(zhǔn)確無誤地派遣到畢業(yè)生指定的地方。而在畢業(yè)后也能在學(xué)校的就業(yè)信息網(wǎng)上點(diǎn)擊畢業(yè)生檔案去向查詢系統(tǒng)進(jìn)行查詢。

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