文｜寧潔

基于協(xié)同機(jī)制的大型公關(guān)活動平臺的研究

文｜寧潔

隨著各行各業(yè)不斷發(fā)展和壯大，企業(yè)的能量不斷聚集，為了持續(xù)提高企業(yè)品牌的知名度、認(rèn)知度、美譽(yù)度，改變公眾對組織的看法，累積無形資產(chǎn)，通常企業(yè)都通過策劃、實施大型的公關(guān)活動來塑造企業(yè)品牌、擴(kuò)大市場影響力。大型公關(guān)活動是展示企業(yè)形象的平臺，往往涉及人力、物力、財力、信息等多種資源，并且伴隨著一定的不確定性，為了合理有效地對資源進(jìn)行整合與配置，充分預(yù)測到可能發(fā)生的各種風(fēng)險并制定對策，從計劃、組織、籌備到實施、反饋和評價的全過程對大型公關(guān)活動進(jìn)行管理，不僅需要企業(yè)參與大型公關(guān)活動組織的各個部門協(xié)同工作，而且需要充分利用信息化技術(shù)手段支撐作用，從而達(dá)到事半功倍的效果。

如何構(gòu)建一套高效協(xié)同的大型公關(guān)活動平臺，支撐大型活動實施的整個過程，成為一個當(dāng)務(wù)之急的研究課題。通過對課題的研究配套構(gòu)建一個高效的管理平臺顯得越來越重要。

一、研究目標(biāo)

通過對大型公關(guān)活動的組織過程的充分理解和分析，大型公關(guān)活動協(xié)同管理的開發(fā)建設(shè)總體目標(biāo)是：在組織大型活動或會議過程中，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，建立一個信息共享、有序高效的管理平臺，實現(xiàn)組織活動或會議過程中的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，以及強(qiáng)大的信息處理功能，幫助企業(yè)加強(qiáng)過程管控、提供決策支持、優(yōu)化工作效率、提升服務(wù)品質(zhì)，在組織各類活動或會議過程中，最終實現(xiàn)全程信息化管理，有效提高人員效率及優(yōu)化資源使用率。

通過大型公關(guān)活動平臺的研究與應(yīng)用，實現(xiàn)如下目標(biāo)：

1）實時、動態(tài)掌控活動籌劃、報名、簽到、資源以及活動過程中的變更等信息，加強(qiáng)活動期間各類信息的發(fā)布、交互與溝通。

2）實現(xiàn)餐飲、住宿、車輛、子活動、票證、交通等資源的綜合管理，合理調(diào)動人員和協(xié)調(diào)分配資源。

3）及時處理各種突發(fā)狀況，為集團(tuán)公司的大型公關(guān)活動組織過程提供信息化支撐與保障服務(wù)。

4）實時統(tǒng)計各種活動相關(guān)信息，為決策層分析決策時及時提供依據(jù)。

二、設(shè)計模型

通過大型公關(guān)活動平臺的建設(shè)，建立互聯(lián)互通、信息共享、安全可靠的“信息網(wǎng)”，建設(shè)統(tǒng)一的“協(xié)同辦公平臺”，實現(xiàn)協(xié)同的辦公自動化，使企業(yè)能夠快速的、高可靠的實現(xiàn)信息化的建設(shè)。

大型公關(guān)活動協(xié)同平臺主要支持活動中人員、資源、過程的管理，幾個方面通過信息流進(jìn)行協(xié)同工作，對整個活動全生命周期給予保障。

三、關(guān)鍵算法

（一）運(yùn)力不足情況下車輛分派策略的設(shè)計

大型公關(guān)活動中，車輛是保障活動順利完成的重要有限資源。即使在充分規(guī)劃的情況下，也可能出現(xiàn)意外而導(dǎo)致運(yùn)力的緊張。本文針對大型公關(guān)活動中這種情況，建立資源有限的車輛分配模型，并應(yīng)用匈牙利算法和相似度計算思想進(jìn)行求解，簡化車輛分派調(diào)度算法，并應(yīng)用到實際的應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)中。

首先，構(gòu)建問題中的車型、任務(wù)矩陣，其次，建立車輛使用人員與車型等級對應(yīng)關(guān)系，應(yīng)用數(shù)學(xué)描述構(gòu)建單目標(biāo)優(yōu)化模型，然后利用對應(yīng)矩陣和優(yōu)先級表設(shè)計調(diào)度算法，解決多人、多任務(wù)、多車型所引起的沖突問題。

匈牙利算法

1955年，庫恩(W. W. Kuhn)利用匈牙利數(shù)學(xué)家狄 ? 考尼格(D ? Konig)的關(guān)于矩陣中獨(dú)立零元素的定理，提出了解指派問題的一種算法，習(xí)慣上稱為匈牙利解法。

對應(yīng)給定的初始系數(shù)矩陣，運(yùn)用匈牙利法求最優(yōu)分派的步驟如下：

1）建立效率方陣(當(dāng)出車任務(wù)數(shù)和車輛的數(shù)量不同時，通過補(bǔ)足“0”的方法建立效率方陣)；

2）從C的各行(列)減去該行(列)的最小元素；

3）找出能夠覆蓋所有“0”元素的最小直線數(shù)，若該值與方陣階數(shù)相等，則此時已得出最優(yōu)解，最優(yōu)解為不同行不同列“0”元素所對應(yīng)的出車任務(wù)及車輛；若該數(shù)值小于方陣階數(shù)，轉(zhuǎn)入步驟（4）；

4）從方陣未被直線覆蓋的元素中找出一個最小值，并將未被直線覆蓋的元素分別減去該值，直線相交處元素加上該值，其余元素值不變，得到新的方陣，并繼續(xù)利用步驟（3）的方法進(jìn)行判斷，直至求得最優(yōu)解。

車輛分派數(shù)學(xué)模型

假設(shè)：每一個具體任務(wù)只需分派一輛車，每輛車一次只能完成一項出車任務(wù)，則專車分派數(shù)學(xué)模型的目標(biāo)函數(shù)可以描述如下：

其中A為系數(shù)矩陣，滿足上述條件的 為一個可行解，它的每一行有且只有一個元素為1，每一列也有且只有一個元素為1。模型目標(biāo)函數(shù)中第一項C矩陣稱為效率矩陣，cij=pj?di表示把車輛j 分派給任務(wù)i的總成本。此時的車輛分派問題既是0-1規(guī)劃問題，又是產(chǎn)銷量均為1的運(yùn)輸問題，可以運(yùn)用匈牙利算法進(jìn)行求解。

算法求解步驟

1）建立現(xiàn)有車輛情況表，將車輛服務(wù)的任務(wù)級別與車輛型號對應(yīng)起來，明確每種型號車輛可供分配的數(shù)量；

2）根據(jù)用車申請，建立用車申請表，包括用車單位、用車人員、任務(wù)描述、出發(fā)地點(diǎn)、到達(dá)地點(diǎn)、開始時間等；

3）根據(jù)用車人員的級別和任務(wù)的重要性，確定任務(wù)級別，建立任務(wù)級別表；

4）將較低級別的任務(wù)合并，使每個任務(wù)級別的任務(wù)數(shù)量和對應(yīng)的車輛數(shù)量一致；

5）應(yīng)用匈牙利算法，為合并后的任務(wù)指派對應(yīng)級別的車輛，目標(biāo)使用車成本最小化，得到車輛的最終分配方案。

（二）基于貪婪算法的雙隊列座位排序的設(shè)計

在大型公關(guān)活動中，各種會議以及宴會是其重要的組成部分，為參與活動的嘉賓分配座位是一項費(fèi)時費(fèi)力的工作。傳統(tǒng)的人工分配排序方法，當(dāng)人數(shù)較多以及人員臨時變動時，分配座位的時間成本將大幅增加。如何提高座位的分配效率，減少時間成本，同時使座位的分配更加合理和符合實際，是本文研究的一個重要組成部分。

貪婪算法

貪婪算法（greedy algorithm）是對某些求最優(yōu)解問題采用逐步構(gòu)造最優(yōu)解的一種方法。貪婪算法采用自上向下、逐步迭代的方法做出系列的貪婪選擇。做出貪婪決策的依據(jù)稱為貪婪準(zhǔn)則（greedy criterion）。

雙隊列排序算法的提出

雙隊列排序算法，是本文提出的一種比較實際可行的方法?？紤]到在大型公關(guān)活動中，座位的分配，一般根據(jù)參與者的級別，可能來自不同的組織，如政府，企業(yè)，軍隊等等，活動的組織方，總會根據(jù)一定的對應(yīng)規(guī)則，來劃分相應(yīng)的級別。同樣，對于活動的座位，也應(yīng)根據(jù)位置規(guī)則，劃分不同的等級，典型的就是中心級別高，邊緣級別低，前排級別高，后排級別低。這樣，可以有效地解決滿意度cij不易于量化的問題，只要級別高的人，分配的座位位置級別優(yōu)于級別低的人分配的座位級別，便認(rèn)為分配座位是合理的。

假設(shè)在某項需要分配座位的公關(guān)活動中，總的參與人數(shù)為N，依次隨機(jī)編號為i(i=1,2,3...N)，,而總共有M張桌子,編號為j(j=1,2,3...M)，每張桌子有W個座位，按照級別從高到低，與會人員有n個級別，但人員分組為 m個,每個組里人數(shù)為mi,同樣座位區(qū)域劃分為m個，每個區(qū)域的座位總數(shù)是mi。模型描述為:

其中，Xij表示編號為第i 個人與編號為第j個人的座位的級別衡量，如果第i個人的級別比第j個人的高，而且座位級別也高，Xij=1；如果第i 個人與第j個人同級別，而且座位級別不低于第j個人的座位級別，Xij=0；如果第i 個人的級別比第j 個人的高，但座位級別低于第j 個人的座位級別Xij=-1。

雙隊列座位分配算法如下：

1）配座位布局，先按照區(qū)域劃分為n部分，按照區(qū)域位置的重要程度，如中心輻射型、前重后輕型等等，或者幾種類型結(jié)合分割區(qū)域。

2）對與會人員進(jìn)行分類，按照黨、政、軍進(jìn)行第一次劃分，再按照每個團(tuán)體中的級別，進(jìn)行團(tuán)體劃分。

3）按規(guī)則將n個區(qū)域中的座位進(jìn)行排序，即對每個區(qū)域中的座位，按照位置重要性進(jìn)行排序，排序繼續(xù)遵循模糊原則，不具體確定每個座位的順序，而進(jìn)行按組劃分。

4）根據(jù)上述分組，進(jìn)行人員小組與座位小組的匹配。人員的每個小組只確定在那個區(qū)域，具體的座位與人的一一映射先不進(jìn)行。

5）根據(jù)會議的形式不同，如果需要各個組之間交叉結(jié)合，在分配區(qū)域的過程中注意，不同團(tuán)體之間的排序和相互穿插。如各個人員m個組之間需要有一定的明顯區(qū)別，則需要在人員大團(tuán)體座位區(qū)域分配在一起。

6）匹配座位排序和人員排序，即將m組座位和m組人員實現(xiàn)一一映射。完成第一次座位分配。在此過程中，遵循級別原則。

7）根據(jù)步驟5和步驟6，將新排序的人員順序表和座位排序表匹配映射，完成座位第二次分配。

8）根據(jù)其他個性化規(guī)則，或者人為原因進(jìn)行微調(diào)，進(jìn)行第三次座位分配。

9）重復(fù)步驟5、步驟6和步驟7，直至座位分配不再變動，滿意度達(dá)到要求為止。

四、實施效果

大型公關(guān)活動平臺集活動流程、先進(jìn)管理思想、協(xié)同辦公、資源保障為一體；統(tǒng)籌安排各類資源，提高資源的有效使用率；增強(qiáng)信息的處理能力，更進(jìn)一步提高大型活動組織的效率和質(zhì)量。

（一）掌控信息，準(zhǔn)確進(jìn)行決策支持

大型公關(guān)活動平臺的數(shù)據(jù)庫完整地記錄了整個活動所有日程安排、活動手冊、應(yīng)急預(yù)案、常見問答及其嘉賓的基本信息、參會信息、交通信息，住宿安排信息、車輛安排信息、餐飲安排信息、票證分配及制作信息等，系統(tǒng)能快捷、方便地獲取各種統(tǒng)計分析結(jié)果，為活動組織者提供各類活動要素的決策支持。

（二）優(yōu)化資源配置，節(jié)約成本

大型公關(guān)活動平臺是管理技術(shù)與信息技術(shù)的完美融合，在消化吸收先進(jìn)的組織活動過程管理理念的基礎(chǔ)上，能夠為企業(yè)帶來先進(jìn)的活動過程管理思想及方法，使其成為組織活動過程信息化、職業(yè)化的管理平臺。

（三）全面實現(xiàn)信息化，改善管理方式

大型公關(guān)活動平臺是基于先進(jìn)管理理念的協(xié)同解決方案的實現(xiàn)，這套解決方案的實施和應(yīng)用將徹底改變原有的“純手工管理公關(guān)活動或會議”的格局。

（四）提升公關(guān)活動管理的專業(yè)程度

大型公關(guān)活動中需要專業(yè)的組織管理團(tuán)隊。在管理過程中，大型公關(guān)活動平臺為核心，明確各部門、小組和個人的崗位與職責(zé)，實現(xiàn)高效順暢的協(xié)作。

五、研究創(chuàng)新

（一）轉(zhuǎn)變工作方式提升大型活動組織效果

組織大型公關(guān)活動，短時間內(nèi)組織大量的人員參與大量的活動，需要使用和消耗大量的資源，同時產(chǎn)生大量的信息。以協(xié)同管理平臺為核心，能夠真正實現(xiàn)大型活動協(xié)同工作無邊界信息流，并提高了業(yè)務(wù)處理能力，實現(xiàn)了公關(guān)活動組織過程的高效化和智能化，最大限度的提升客戶價值和企業(yè)核心競爭力。

（二）基于協(xié)同平臺提升信息交流機(jī)制

在大型公關(guān)活動中，信息的交流溝通是十分關(guān)鍵的。本系統(tǒng)基于協(xié)同平臺的信息交流機(jī)制，充分利用移動通信、移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，由數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)支持實現(xiàn)的即時通信，不僅實現(xiàn)了數(shù)據(jù)交流的標(biāo)準(zhǔn)化，而且簡化了信息交流的機(jī)制，能支持更多的人員同時進(jìn)行信息交互。

（三）基于協(xié)同管理機(jī)制優(yōu)化工作流程

大型公關(guān)活動中的每項工作都存在既定的流程，需要多人的參與和配合，需要按照流程進(jìn)行協(xié)同。這種協(xié)同應(yīng)面向整個活動過程進(jìn)行管理，提供對活動的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行工作流整合的方案。利用信息流將企業(yè)的人、財、物與業(yè)務(wù)流程進(jìn)行充分的協(xié)同集成，當(dāng)企業(yè)由于某個目標(biāo)觸發(fā)一個應(yīng)用的時候，相關(guān)的資源可以隨之被調(diào)動并被自動加入統(tǒng)一管理和協(xié)同工作的環(huán)境中，從而進(jìn)行緊密的協(xié)調(diào)和運(yùn)作。

（四）基于先進(jìn)算法提高資源利用率

通過對大型公關(guān)活動中車輛分派策略和算法的分析和設(shè)計，建立了運(yùn)力不足情況下大型公關(guān)活動車輛分派模型，針對這個模型，采用改進(jìn)的匈牙利算法進(jìn)行求解，通過對有限資源的最大化開發(fā)利用，提高了組織的工作效率與滿意度。

基于貪婪算法，用優(yōu)化的算法來解決大型公關(guān)活動中的座位分配問題，能夠獲得座位排序問題最優(yōu)解的很好近似，得出了大型公關(guān)活動中座位分配問題的一個很好的解決方案。

作者單位：金航數(shù)碼科技有限責(zé)任公司綜合管理業(yè)務(wù)部