程秀艷

摘 要：隨著我國計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程也隨之加快，檔案管理工作在迎來新的發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也面臨了極大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的人工管理模式已經(jīng)難以滿足社會(huì)發(fā)展的需要，數(shù)字化技術(shù)開始在廣泛應(yīng)用檔案管理工作中。本文主要基于數(shù)字化的檔案管理進(jìn)行分析，以期能夠通過本文對我國檔案數(shù)字化管理的發(fā)展提供一定幫助。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；數(shù)字化

作為一種新型的信息管理模式，檔案數(shù)字化管理就是把來自不同渠道的檔案信息進(jìn)行資源交換，進(jìn)而形成檔案文本，并采用數(shù)字化的形式進(jìn)行保存處理。在對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的過程中，主要使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)作用檔案傳遞以及應(yīng)用的工具。利用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，可以將海量的檔案信息納入到檔案數(shù)據(jù)庫中，有利于提升檔案信息的利用率，同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。隨著近年來我國信息科技水平的不斷提高，數(shù)字化的檔案管理模式在全國各地紛紛啟動(dòng)，在國家政府部門的重視和支持下，檔案管理數(shù)字化正在不斷的深入發(fā)展中。

1 數(shù)字化檔案管理模式的內(nèi)涵和特點(diǎn)

數(shù)字化的檔案管理模式與傳統(tǒng)的檔案管理模式有很大區(qū)別。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，從采集、整理資料數(shù)據(jù)到歸檔保護(hù)都是采用人工操作這種形式來進(jìn)行。而人們要查閱使用檔案信息就必須到檔案管理室或檔案館才能滿足需要，檔案利用受到極大的時(shí)間和空間限制。加之在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，大多數(shù)檔案都是孤本，因此檔案信息的安全保障系數(shù)很低，檔案利用率難以提升，更不要提信息共享的實(shí)現(xiàn)了[1]。而數(shù)字化的檔案管理模式則是建立在計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及現(xiàn)代通信技術(shù)基礎(chǔ)上的一種現(xiàn)代化、科學(xué)化的檔案管理新模式，通過對檔案原件進(jìn)行掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化這種方式將其制作成為聲音、圖片等文件并納入到檔案數(shù)據(jù)庫中，之后再利用查詢檢索工具即可輕松的滿足使用目的。數(shù)字化檔案管理中，檔案信息的存儲(chǔ)和查閱都是通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來完成，數(shù)字檔案館將有價(jià)值的館藏紙質(zhì)資料利用動(dòng)態(tài)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行識(shí)別、錄入和分析，最終整合為電子信息，并通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)高度的信息共享，這種集挖掘、管理、查詢、發(fā)布于一體的檔案管理模式，能夠?qū)?shù)字檔案館真正打造成一個(gè)名副其實(shí)的海量資源庫和電子化的信息資源共享平臺(tái)。

2 檔案數(shù)字化管理的必然性

實(shí)行數(shù)字化的檔案管理是時(shí)代發(fā)展的必然。隨著當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，分散于不同地點(diǎn)或或載體的檔案信息得以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的存儲(chǔ)，并通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)共享利用這種方便快捷的方式，由此形成了大量的數(shù)字化檔案，大幅提高了人們的工作效率。因此，在未來的發(fā)展中，檔案管理數(shù)字化是必然趨勢。同時(shí)數(shù)字化檔案管理還有很多不可替代的作用。一是采用數(shù)字化管理這種方式對于保護(hù)檔案信息更加有利。在對原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換的過程中，相關(guān)工作人員還能發(fā)現(xiàn)其中一些不完整的部門，有利于檔案工作人員及時(shí)補(bǔ)齊資料。二是數(shù)字化的檔案管理模式能夠有效的彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案字跡模糊或污損的問題[2]。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換之后，相當(dāng)于多了一份備份，有效的提升了檔案元件的完整性和安全性。三是數(shù)字化的檔案管理模式對于提升檔案管理的工作質(zhì)量，提高立卷、歸檔和查詢效率有很大幫助。

3 數(shù)字化檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

（一）數(shù)字化檔案的優(yōu)點(diǎn)

一是能夠有效的減少相關(guān)工作人員的工作量，使工作效率得到大幅提高。只需要少量的人員遍可以完成過去需要大量人力才能完成的工作，使得檔案管理工作人員能夠從繁重的文字工作中解脫出來。同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的支持下，數(shù)字化檔案信息的利用范圍和查詢速度也有了極大的提升。二是資源管理的虛擬化。各檔案館可以通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)或館際互借的方式建設(shè)虛擬資源，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。三是檔案信息管理的智能化。通過職能化檢索工具，使得檔案檢索的速度更快、效率更高、范圍更廣。四是使用更加便捷化。檔案使用者可以無視時(shí)間和地域的限制對檔案信息加以利用，有效的節(jié)省了人力、物力和財(cái)力等資源。

（二）數(shù)字化檔案的缺點(diǎn)

一是數(shù)字化的檔案資料有可能出現(xiàn)失真。數(shù)字化檔案可以被原樣復(fù)制，但是在復(fù)制的過程中也可能變質(zhì)，而且還不會(huì)留下任何修改痕跡。因此，在數(shù)字化檔案的建立和保存過程中，必須保證信息資料的真實(shí)性。數(shù)字化檔案信息失真并不是數(shù)字化文件本身的問題，這種情況主要是因?yàn)樵谛纬蓴?shù)字化檔案的過程中，由于所采取的方法或采用的軟件和格式不同所導(dǎo)致的，因此，相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，數(shù)字化檔案信息“出錯(cuò)”的概率會(huì)更高。二是與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比數(shù)字化檔案資料的安全性還有待提高。數(shù)字化檔案中的文字、數(shù)據(jù)以及影像資料可能會(huì)遭到非法更改，例如“黑客”攻擊可能導(dǎo)致檔案信息被隨意篡改。這對數(shù)字化檔案的安全性和可靠性會(huì)造成嚴(yán)重的損害。除此以外，如磁盤等一類的載體由于容易產(chǎn)生靜電，也會(huì)影響檔案信息的再現(xiàn)，致使檔案信息難以安全保存[3]。三是數(shù)據(jù)文件丟失的問題。在當(dāng)前辦公自動(dòng)化的趨勢引領(lǐng)下，人們的工作更加便利，工作效率也得到了極大的提高。然而，我們在享受科技帶來的方便之余，也不得不重視因?yàn)殡娔X突然出現(xiàn)故障或網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓所導(dǎo)致的文件數(shù)據(jù)丟失問題。

4 完善數(shù)字化檔案管理的措施

（一）建立健全適應(yīng)數(shù)字時(shí)代要求的電子檔案真實(shí)和安全的法規(guī)

電子檔案由于其自身的特殊性，因此在其建檔、歸檔、存儲(chǔ)和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)被更改或丟失的風(fēng)險(xiǎn)，因此必須通過建立相關(guān)的法律法規(guī)來規(guī)范電子檔案的保管和使用行為，促使相關(guān)部門和人員自覺遵守，從制度上對電子檔案的安全性做出保障。除此以外，在相關(guān)法律法規(guī)中還應(yīng)明確電子檔案的法律憑證作用，確保檔案行政管理部門依法對電子檔案進(jìn)行管理。

（二）增強(qiáng)防寫技術(shù)措施

當(dāng)前，很多軟件中都可以將電子文件設(shè)置為“只讀”模式。在此模式下，用戶只能讀取信息，無法對其作出任何更改。此外，只讀式光盤用戶只能讀取信息，不能擦除或追加信息；一次性寫入式光盤只能供使用者一次寫入，可以追加信息，但是無法擦除原有信息。利用這些存儲(chǔ)載體來防止用戶更改電子檔案資料有很好的效果。接入網(wǎng)絡(luò)的計(jì)算機(jī)必須注意對防火墻的使用，盡可能避免網(wǎng)絡(luò)黑客對檔案信息資源的非法訪問，防止重要信息從網(wǎng)絡(luò)上非法流出，保護(hù)電子檔案的真實(shí)性和安全性不被損害。

（三）加強(qiáng)對光盤、磁盤等存儲(chǔ)介質(zhì)的保護(hù)

首先要加強(qiáng)對磁盤的保護(hù)，存放磁盤應(yīng)選擇無塵、無震動(dòng)、無強(qiáng)磁場干擾的環(huán)境中，各業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對電腦病毒的防范，定期進(jìn)行電腦病毒檢測，確保保存電子檔案的磁盤中沒有病毒。其次是要加強(qiáng)對光盤的保護(hù)。保存光盤除了要注意避光以外，還用保持存放環(huán)境良好溫濕度。在使用光盤時(shí)，應(yīng)避免由于摩擦或劃痕對光盤造成的損傷，存放光盤應(yīng)直立放置于盒中，不可大量堆疊放置，以避免光盤翹曲。

（四）加快檔案管理工作人員業(yè)務(wù)能力的提升

作為檔案管理工作人員，必須盡快適應(yīng)當(dāng)前數(shù)字化檔案管理的要求，掌握熟練應(yīng)用相關(guān)軟件的能力和一定的計(jì)算機(jī)維護(hù)處理技能。因此，加強(qiáng)檔案管理工作人員在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)方面的培訓(xùn)是現(xiàn)階段實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的關(guān)鍵，只有讓檔案管理工作人員具備了相關(guān)的知識(shí)技能，才能保證檔案管理數(shù)字化工作更好的開展。對于檔案管理人員來說，除了要掌握必要的知識(shí)技能以外，還應(yīng)不斷拓展知識(shí)面，不斷充實(shí)和提高自己的知識(shí)技能水平，以適應(yīng)信息化時(shí)代的需要。

5 結(jié)束語

總而言之，檔案管理數(shù)字化是信息時(shí)代檔案管理工作的基本要求。在此背景下，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)難以滿足時(shí)代發(fā)展的要求，檔案管理數(shù)字化建設(shè)迫在眉睫。因此，檔案管理工作人員必須緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，不斷探索檔案管理數(shù)字化的新方法和新思路，使檔案管理工作更加了學(xué)規(guī)范，加強(qiáng)檔案信息的利用率，從而使檔案管理工作的服務(wù)職能得到更加充分的發(fā)揮。

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