陳海燕

（上海交通大學檔案館上海200030）

高校聲像檔案利用現狀分析及對策探討
——以上海交通大學為例

陳海燕

（上海交通大學檔案館上海200030）

本文以上海交通大學為例，就目前我國高校檔案館聲像檔案利用率低的現狀進行了原因剖析，闡述了聲像檔案征集困難、缺乏主動服務意識以及信息化建設滯后是聲像檔案利用率低的主要原因，在此基礎上針對性地提出了增強高校聲像檔案意識、提升聲像檔案服務水平、加快聲像檔案信息化建設進程等建議，以期進一步發(fā)揮高校聲像檔案的功能，從而更好地服務高校發(fā)展。

聲像檔案高校利用率建議

G273

A

2017-07-12

高校聲像檔案是指能反映高校教學、科研、管理及各類重大活動和歷史發(fā)展，具有保存價值的各種以影像、聲音等方式記錄的專門載體及配套的文字說明材料。聲像檔案從資料載體上有照片、錄音制品、錄像制品、影片、幻燈片、影視膠片、縮微膠片、磁盤、光盤、移動硬盤等存在形式，大致可以分為照片檔案、光盤檔案、錄音錄像檔案等。聲像檔案作為大學歷史的真實記錄，具有直觀性、特殊性、補充性等特點[1]86。

高校聲像檔案不僅再現了事物的原貌，留住了歷史的記憶，并且對學校和社會當前與長遠發(fā)展具有參考價值和憑證作用。但目前聲像檔案在高校檔案管理中的現狀不甚理想，由于歷史習慣、認識差距、技術條件等方面的原因，高校聲像檔案資料還沒有引起足夠的重視，聲像檔案的收集、檢索、開發(fā)利用等過程中仍然存在問題。

一、聲像檔案利用現狀

隨著高校的發(fā)展和辦公條件的不斷改善，在各類活動中形成了大量的聲像檔案。但是在高校中存在著重紙質檔案、輕聲像檔案的現象，聲像檔案的完整性、安全性堪憂，收集渠道不暢，信息化進程緩慢。由于聲像檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視，高校的聲像檔案利用中普遍存在著重存儲、輕利用，內容廣、檢索難，重技術、輕人資，多被動、少主動等問題[2]45。相比其他檔案門類，高校聲像檔案的開發(fā)利用還處于一個起步階段。

截至2016年底，上海交通大學已擁有館藏照片檔案4萬余張，并且僅2016年度檔案館就有88卷聲像檔案歸檔，其中照片占42卷共計2612張，光盤45盤（卷）。但在檔案利用方面，上海交通大學聲像檔案的利用率較低。2016年上海交通大學聲像檔案利用情況具體見表1。

2016年度上海交通大學檔案館查閱檔案共計2051人次，而從表1可知，針對聲像檔案的為59人次，僅占2.88%，其中56人是通過內閱查詢的，通過電話、傳真等電詢的僅為3人，大部分的聲像檔案開發(fā)利用還停留在形式單一的傳統(tǒng)利用形式上——通過查詢、借閱等形式為利用者提供原件或拷貝。另外，該年度共利用聲像檔案案卷數僅為293卷。從聲像檔案利用的目的看，因為工作查考原因利用聲像檔案的占絕大多數，約占66.11%，為進行學術研究和編史修志所利用的聲像檔案也為數不多，利用聲像檔案進行宣傳教育的僅為3.39%，主要局限在上海交通大學錢學森圖書館所進行的宣傳教育。說明社會公眾缺乏到高校檔案館查找資料的意識，具有很高的歷史文化價值、宣傳教育價值、教學科研價值等的聲像檔案一經歸檔，往往被“束之高閣”，隱藏在庫房里，較少查詢利用，沒有發(fā)揮出應有的服務師生和社會、對學校發(fā)展決策、對教學科研活動的作用，不得不說是極大的浪費。

因此，進一步發(fā)揮聲像檔案的功能，提高聲像檔案的利用率，讓聲像檔案更好地服務于高校的各項發(fā)展與建設，提高聲像檔案的管理水平是十分必要的。

表1 上海交通大學檔案館2016年度聲像檔案利用情況統(tǒng)計

二、聲像檔案利用率低原因分析

1.聲像檔案收集渠道不暢。相比行政檔案、黨群檔案等其他門類檔案的歸檔工作已經較為成熟，聲像檔案歸檔積極性較低，征集工作較困難。由于收集不完整，會造成聲像檔案館藏貧乏、單一。館藏聲像檔案資源不足影響著利用者利用需求的實現，給利用者造成無檔可用的現象，制約著高校聲像檔案的利用工作[3]50。

出現收集不全的原因首先在于收集上的信息不對稱。檔案管理部門相對獨立，與學院和其他機關部門等除了有檔案收集和查找上的業(yè)務聯系外，鮮有其他互動，檔案館不了解學院和機關部門有哪些具有存檔價值的一手資料，學院和機關部門不了解聲像檔案歸檔的具體細節(jié)要求，造成了聲像檔案收集上的信息不對稱。

其次是聲像檔案分散保管，歸檔意識不強。部分院（系）、部、處、直屬單位等配備的兼職檔案員認為所拍的照片等聲像材料等只屬于個人或單位，對高校各類活動中形成的照片、音頻、視頻等材料沒有及時加以整理、歸檔，移交到學校檔案館保存，致使很多本來很珍貴的聲像資料，失去了其應有的保存價值和利用價值，導致部分聲像資料長期在個人或本單位內部保存。當負責歸檔人員變動或單位機構調整時，極易造成聲像檔案的失控或流失。

最后是因為聲像檔案自身的特殊性。聲像檔案的歸檔工作從攝錄環(huán)節(jié)開始就已經啟動，但因攝錄人員對聲像檔案性質不夠了解，拍攝過程中沒有對原始聲像信息加以記錄和說明，增加了日后聲像檔案實際歸檔操作的難度。聲像檔案相對傳統(tǒng)紙質檔案資料來說，保管條件更為嚴格，需要具備恒溫、控濕、防磁等特殊的保存環(huán)境，防止聲像檔案失真、損毀等而無法讀取，在搜集和管理上更具專業(yè)性和復雜性。聲像檔案平時不引人注目，有一定的潛在性，是一項功在當代、利在千秋的事情，盡管近年來高校領導重視支持聲像檔案工作，但很難在短期內見到成果。

2.缺乏主動服務意識。聲像檔案利用率低的現狀和檔案館長期以來的缺乏主動服務意識也有一定的關系。從表1可以看出，利用聲像檔案進行宣傳教育的僅為3.39%，主要局限在我校錢學森圖書館進行的宣傳教育，利用者以校內人員居多，校內校外人員比例為50:9，校內人員中館內人員占到40%。說明師生及社會公眾都缺乏到高校檔案館查找資料的意識，這在一定程度上和檔案館長期以來的被動服務也有很大的關系，即永遠都是等待利用者上門而不是主動宣傳檔案館的功能。社會公眾對高校檔案、檔案館不了解，對檔案內容不感興趣，甚至不清楚高校檔案館所藏究竟是何物，也不知道能給他們提供什么樣的服務。高校檔案館的服務仍停留在以師生、校友、公眾到學校檔案館查找獲取有關信息的方式上，不了解師生及社會公眾真正的檔案查詢需求，尚未開展更加多樣化、親民化的服務形式，如在檔案網絡服務、手機應用、專題廣播等方面的工作開展還不夠完善。對于檔案館工作人員而言，缺乏量化的考核機制，因而也沒有最大限度地激發(fā)主動服務的積極性。

3.聲像檔案信息化滯后。由于聲像檔案的信息化建設進程緩慢，對廣大師生、校友和社會公眾的檔案查詢利用存在諸多不便，無法滿足多元化的檔案利用需求，影響工作效率。上海交通大學檔案館信息化建設起步較早，樂于將新技術、新手段運用于高校聲像檔案管理的嘗試中，我們經歷了從錄像帶、錄音磁帶、照片到電腦光盤、移動硬盤、服務器、云存儲平臺等，確實提升了聲像檔案的管理效率和水平，其數字檔案館系統(tǒng)經過多年的完善，已經成為全國典范，獲得了無數的好評。但隨著新一輪信息技術的飛速發(fā)展，大眾對檔案利用需求的不斷變化，現有的檔案館在利用方式上相對比較傳統(tǒng)和落后，在服務模式上比較單一，信息化進程滯后。

首先是檔案信息化工作缺乏頂層設計，在信息化建設初期尚未做好統(tǒng)籌規(guī)劃，引進的檔案管理信息系統(tǒng)往往處于一種孤立狀態(tài)[4]34。近年來高校各個部門、院系等自行開發(fā)了各種辦公系統(tǒng)，而檔案管理信息系統(tǒng)未能從源頭上進行介入，導致無法與其他部門院系的工作很好地配合，而需要事后進行對接，有些甚至由于系統(tǒng)的相互不兼容無法實現無縫對接。

其次在聲像檔案的利用上，還缺乏完善的檔案利用檢索系統(tǒng)，缺乏完善、舒適的查找、瀏覽、利用環(huán)境。僅僅是通過光盤、移動硬盤等拷貝到電腦上，尚未進入系統(tǒng)進行統(tǒng)一的管理利用。目前針對聲像檔案的查找利用大多數還是依賴于手工目錄檢索，這就造成查找效率十分低下。如果需要從音頻、視頻檔案中捕捉一句話或一段錄像而并非整個文件，但這些詳細的信息無法體現在文件名中，只能按文件逐一查看，往往需要從頭開始查聽查看，方能查找到所需的錄音錄像內容，造成準確率不高，而且工作量大、效率低。

三、提升高校聲像檔案管理利用水平的建議

1.增強高校聲像檔案意識。聲像檔案具有真實性、歷史性、生動性等特征，這些資料不僅是學校輝煌歷史的客觀見證，也是學校制作宣傳片、專題片，編印宣傳冊及相關圖書，舉辦展覽、校史館陳列等非常重要的素材，在招生宣傳、新生報到、師資引進、教學資源社會化等多方面是宣傳學校最生動、最具有說服力的材料。因此，檔案館需要抓住機遇服務學校的重大活動。2016年4月在上海交通大學120周年校慶之際，檔案館通過挖掘校史資料，為校慶活動提供了大量珍貴的史料照片。校慶期間推出《百廿交大，多少人曾愛慕你年輕時的容顏》微信專題，通過一張張照片，讓照片背后的故事鮮活了起來，點擊量超過21萬，人民日報等多個官方微博相繼轉載，多個網站首頁大幅刊登，引起了社會媒體的強烈關注，大大提升了自身的影響力。

要做好高校聲像檔案的管理工作，提高聲像檔案的利用率，僅僅依靠檔案館是不夠的，還需要提高高校的整體檔案意識，以師生對聲像檔案的需求推動聲像檔案的開發(fā)利用工作。因此，檔案管理部門可以通過各種途徑宣傳來提高聲像檔案的影響力和認知度。檔案管理部門在展示自我的基礎上，要積極爭取學校領導和各職能部門的重視支持，使全體師生和各個部門積極配合，收集、保存和開發(fā)利用好聲像檔案資料，充分認識到高校聲像檔案資料的重要價值，使其真正成為一項常規(guī)性工作。檔案館需要跳出檔案館，注重與各個院系部門的合作互動。調動所有兼職檔案員的歸檔積極性，更好地捕捉到在歸檔范圍內的照片等聲像資料，豐富和優(yōu)化檔案館聲像檔案館藏。而檔案館又可以反哺這些部門，為其提供最完整、最真實的素材，達到雙贏的效果。

2.提升聲像檔案服務水平。高校聲像檔案的利用者包括師生、校友及社會公眾等。收集聲像檔案的最終目的是為了利用，而不是讓聲像檔案一直沉睡在庫房。所以，高校聲像檔案要走近師生，走向公眾，以一種更加開放的、親切的姿態(tài)迎接各類利用者。

首先，檔案館在檔案利用方面需要進行服務創(chuàng)新，進一步簡化服務手續(xù)，努力提高服務質量，盡最大可能滿足利用者的需求。如在一門式服務上，主動向師生、公眾公開相關服務窗口的聯系方式，開展電話預約查檔或網上預約查檔服務；利用微信功能向公眾推送信息，提供相關業(yè)務服務系統(tǒng)的對接，使檔案館公眾平臺在推廣方面更具優(yōu)勢，打破檔案館自身長期以來的默默無聞形象，吸引全校師生的注意力。

其次，以學校新館建設為契機，在館內設計上應當從服務于檔案利用者的角度出發(fā)，加強人性化設施的建設，向聲像檔案利用者提供良好的借閱查詢環(huán)境；在館內配備多媒體閱覽室，提供可供開放瀏覽的檔案影片、音頻等，滿足借閱查詢者對“影片、照片、錄音檔案”、“電子版檔案”等聲像檔案的利用需求；在配套服務方面，加設一些聲像檔案文化產品小鋪，出售與檔案、檔案宣傳有關的檔案科普讀物或檔案聲像資料，具有代表性的文化禮品、紀念品，通過這種形式提高公眾的聲像檔案意識。

再次，進一步細化考核內容，即將檔案利用的數量和服務質量等指標納入管理人員的工作量考核中，喚起檔案管理人員的主動服務意識，以更熱情的姿態(tài)、更開放的思維接待檔案利用者，并與其進行交互，積極引導其利用各類聲像檔案資源和服務內容。此外，加強對利用者需求的分析，除了需要吸納常規(guī)的聲像檔案利用者之外，還需要全面考慮到潛在利用者的利用訴求，吸引更多的人來接觸、認識并重視聲像檔案服務工作。

3.加快聲像檔案信息化建設進程。在聲像檔案管理信息化建設方面，必須加強對聲像檔案管理工作的頂層設計。需要從高校全局的角度，對聲像檔案信息化建設的各方面、各層次、各要素進行統(tǒng)籌規(guī)劃。檔案管理部門要有強烈的融入意識，主動參與到各部門信息化建設中去。讓高校的各大院系、各個職能部門等掌握著大量信息化建設資源的相關方都參與到這項系統(tǒng)性工程中，從源頭上實現匹配與有機銜接，實現理念一致、功能協調、資源共享、整體關聯、操作性強。

完善聲像檔案管理系統(tǒng)，在硬件和軟件基礎設施建設方面做好支撐，例如為了快速檢索所需的影像資料，在聲像檔案的歸檔過程中，充分運用語音識別及人像識別等技術，將聲像檔案中所對應的音頻信息錄入查詢系統(tǒng)中，如人物的姓名、活動的時間和地點、演講的底稿、內容摘要、錄音文稿等，便于利用者通過關鍵詞、主題詞等查找關鍵信息，為檔案利用者提供便利化、快捷化的聲像檔案查詢方式，幫助檔案利用者減少檔案信息的查詢、獲取時間，消除其利用顧慮。

在聲像檔案信息化建設方面，傳統(tǒng)的檔案借閱方式效率比較低下，查看不夠便捷，而且存在著被盜和丟失的風險。這方面，國外有許多經驗可供借鑒，如美國德州檔案館采用的“超市”式借閱模式，即開架借閱，讓不同的閱覽者在有效的空間里自由挑選所需要的聲像檔案，最后，把滿意的檔案在出口處統(tǒng)一進行掃描[5]57。在國內采用RFID技術，完善檔案管理系統(tǒng)，通過每件聲像檔案中安裝的電子標簽中的微芯片和天線，跟蹤并記錄檔案的流動全過程，并且可在任何一臺內部網絡電腦上顯示。通過該系統(tǒng)，用戶可以快速知道自己需要查詢的檔案存放位置，確認檔案的最新動態(tài)，大大提高檔案管理人員的工作效率。

聲像檔案的宣傳也應該順應信息化這一趨勢，拓展宣傳廣度，利用互聯網渠道，選擇網站、微博、微信公共服務平臺等方式進行宣傳，以更加趣味、親近、易懂的方式向廣大師生校友及社會公眾推送內容，以便能夠更全面、更便捷地了解聲像檔案、了解檔案館和檔案利用。

大數據時代對聲像檔案管理工作提出了新的要求，聲像檔案的工作任務、服務對象、管理方式等都發(fā)生了巨大的變化。為了迎接這些變化，檔案管理部門需要做好聲像檔案人才的培養(yǎng)和儲備，除了引進具備檔案管理專業(yè)素養(yǎng)和信息技術能力的復合型人才，也需要通過不同的途徑來加強現有檔案管理工作人員的專業(yè)知識和技能培訓，改變知識老化和技術落后情況，為做好聲像檔案信息化管理工作打好基礎。

四、結語

高校的檔案管理制度雖然已經比較完善，但隨著高校的發(fā)展聲像檔案更加豐富多樣，給聲像檔案的管理工作帶來了新挑戰(zhàn)，高校聲像檔案管理工作也是一項涉及面較廣的工作。因此，要真正做好聲像檔案管理工作，需要抓住機遇，服務學校中心工作及重大活動，爭取各級部門領導支持，增強聲像檔案管理意識；做好聲像檔案的宣傳工作，使師生能夠廣泛關注這項工作，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境；加快聲像檔案信息化建設進程，為廣大利用者提供便捷化的服務，提升聲像檔案的服務質量和水平。

[1] 陳正嬌.高校聲像檔案工作思考[J].文山學院學報,2016（2）.

[2] 聶敏.高校聲像檔案管理現狀與改革設想[J].電腦編程技巧與維護,2016（17）.

[3] 劉社文.高校檔案利用障礙及對策分析[J].云南檔案,2012（9）.

[4] 張英奎.大數據時代的企業(yè)檔案信息化建設[J].北京化工大學學報（社會科學版）,2014（3）.

[5] 李佳,陸梅.對美國聲像檔案開發(fā)利用的認識與思考[J].蘭臺世界,2016（4）.

Analysis of the Current Status and Countermeasures of Audio-visual Archives in Colleges and Universities——Taking Shanghai Jiao Tong University as an Example

Chen Haiyan
(Archives of Shanghai Jiao Tong University,Shanghai 200030,China)

Taking Shanghai Jiao Tong University as an example,this article introduces the current status and existing problems in the audio-visual archives and analyses the factors restricting audio-visual archives using in colleges and universities from three aspects:difficulties during the archives collection,lack of initiative service consciousness,lower information technology and so on.It explores the effective ways of giving full play to the functions of audio-visual archives to better serve university development as follows:enhancing the consciousness of audio-visual archives in colleges and universities;improving the service level of audio-visual archives and speeding up the construction of audio-visual archives informatization.

audio-visual archives;colleges and universities;utilization rate;suggestion

陳海燕，上海交通大學檔案館助理館員，研究方向為檔案管理。