劉淑娟

（上海理工大學(xué)檔案館上海200093）

高校檔案部門勤工助學(xué)模式創(chuàng)新探究
——以上海理工大學(xué)檔案館為例

劉淑娟

（上海理工大學(xué)檔案館上海200093）

高校檔案部門采取勤工助學(xué)模式是檔案部門實現(xiàn)自我解困的重要途徑之一，但是檔案工作的保密性和專業(yè)性特點(diǎn)使檔案部門勤工助學(xué)模式在開展過程中矛盾重重，很多高校檔案部門因此對勤工助學(xué)活動的開展望而卻步，鮮有發(fā)展創(chuàng)新。通過對上海理工大學(xué)檔案館近幾年的勤工助學(xué)工作情況的分析，對高校檔案部門勤工助學(xué)模式進(jìn)行初步探究，對存在的問題進(jìn)行分析，同時對上海理工大學(xué)勤工助學(xué)模式開展過程中的先進(jìn)經(jīng)驗進(jìn)行推廣，以促進(jìn)高校檔案部門勤工助學(xué)模式的創(chuàng)新。

檔案部門勤工助學(xué)模式保密性專業(yè)性創(chuàng)新

G271

A

2017-06-29

勤工助學(xué)活動是指學(xué)生在學(xué)校的組織下利用課余時間，通過勞動取得合法報酬，用于改善學(xué)習(xí)和生活條件的社會實踐活動[1]1?！吨泄仓醒雵鴦?wù)院關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)大學(xué)生思想政治教育的意見》（中發(fā)〔2004〕16號文）[2]1，《共青團(tuán)中央、教育部關(guān)于進(jìn)一步做好大學(xué)生勤工助學(xué)工作的意見》（中青聯(lián)發(fā)〔2005〕14號文）[3]1，《教育部、財政部關(guān)于印發(fā)〈高等學(xué)校勤工助學(xué)管理辦法〉的通知》（教財〔2007〕7號文）都強(qiáng)調(diào)了高校勤工助學(xué)工作的重要性，對高校勤工助學(xué)工作的開展提出了一系列辦法和要求，明確提出：“各高校要把勤工助學(xué)工作作為一項日常工作和深化高校改革的重要內(nèi)容予以高度重視，并采取切實措施，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。要建立學(xué)校黨委領(lǐng)導(dǎo)、行政負(fù)責(zé)、各職能部門參與、團(tuán)學(xué)組織協(xié)助的管理體制?！盵1]1長期以來，高校檔案部門一直處于高校人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和社會服務(wù)三大中心任務(wù)的大后方，處于高校的“邊緣”地位[4]1，經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、人員配備與其他“中心”部門都有一定差距，普遍存在工作量大、工作人員不足的矛盾。在此背景下，高校檔案部門響應(yīng)學(xué)校號召，貫徹上級文件精神，積極創(chuàng)造條件開展勤工助學(xué)活動成為大勢所趨。

由于檔案工作的保密性和專業(yè)性特點(diǎn)，檔案部門在勤工助學(xué)崗位設(shè)定、工作內(nèi)容、管理考核辦法等方面與其他部門的勤工助學(xué)情況有明顯不同，帶有很強(qiáng)的檔案特色，從而形成檔案部門特有的勤工助學(xué)工作模式。而各高校檔案部門行政權(quán)屬劃分、業(yè)務(wù)類別、工作人員配備等情況的不同，又使各高校檔案部門的勤工助學(xué)模式有所差別。本文以上海理工大學(xué)檔案館近幾年的勤工助學(xué)工作情況為例，對高校檔案部門勤工助學(xué)模式進(jìn)行初步探究，對存在的問題進(jìn)行分析，同時對上海理工大學(xué)勤工助學(xué)模式開展過程中的先進(jìn)經(jīng)驗進(jìn)行推廣，以促進(jìn)高校檔案部門勤工助學(xué)模式的創(chuàng)新。

一、上海理工大學(xué)檔案館勤工助學(xué)模式形成的背景

上海理工大學(xué)檔案館自2008年3月籌建，2010年4月正式建館，副處級建制，檔案館、黨史研究室、校史研究室（校史展覽館），三塊牌子，一套班子，合署辦公，共有編制14人。主要保管利用三大門類檔案：綜合檔案、人事檔案和學(xué)生檔案。其中，綜合檔案有四個全宗，下設(shè)黨群、行政、財會、教學(xué)、科研、外事、出版、基建、設(shè)備、聲像、實物、資料共計十二大檔案門類。截至2016年底，館藏綜合檔案93077卷（件）；館藏人事檔案4000余卷（件）；館藏學(xué)生檔案30000余卷（件）[5]1。

以上數(shù)據(jù)凸顯了上海理工大學(xué)檔案館面臨的一個主要問題：工作量大，人員編制不足。以2016年的基本業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（表1）為例：

以上表格僅列出一些主要的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，還有許多瑣碎工作如對兼職檔案員的日常工作指導(dǎo)、接受電話詢問、開具調(diào)檔函、翻譯檔案等沒有一一列出。而且隨著高等教育的連年擴(kuò)招，每年收集整理的檔案數(shù)量都有10%左右的增幅，社會對檔案的利用也日漸頻繁。通過這一數(shù)據(jù)，足可以看出檔案館工作的艱巨性——工作量大，但是人員編制不足，而且人員編制沒有隨著檔案工作量的增加而增加。

另一方面，上海理工大學(xué)檔案館作為學(xué)校的一個獨(dú)立部門，目前仍為副處級建制，足以說明她的“邊緣”地位，經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、人員配備與其他“中心”部門都有一定差距，加上其他部門對檔案工作重要性認(rèn)識不足，歸檔不及時，造成檔案館工作人員工作難度加大。

因此，檔案館根據(jù)自身工作的特點(diǎn)，開辟出一定的工作崗位，引入勤工助學(xué)的學(xué)生，可以實現(xiàn)檔案館和勤工助學(xué)學(xué)生的雙贏：一方面檔案館可以緩解自身工作量大、工作人員不足的矛盾，充分發(fā)揮檔案資源優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案育人，切實融入高校中心工作。另一方面，勤工助學(xué)的學(xué)生在幫助檔案館完成一定工作量的基礎(chǔ)上可以獲得一定報酬，改善自我的學(xué)習(xí)和生活條件，同時還能促進(jìn)自身工作能力的提高。

二、上海理工大學(xué)檔案館勤工助學(xué)模式的特點(diǎn)

自從上海理工大學(xué)檔案館建立以來，在勤工助學(xué)工作開展方面不斷探索、創(chuàng)新，每年都被學(xué)校評為“勤工助學(xué)優(yōu)秀組織單位”，逐漸形成了良性發(fā)展的勤工助學(xué)模式，其主要特點(diǎn)如下。

1.以檔案工作的保密性和專業(yè)性為前提，合理開辟勤工助學(xué)工作崗位。保密性是檔案的重要屬性。檔案館每年接收的檔案材料的密級主要有五個級別，即公開級、限制級、秘密級、機(jī)密級、絕密級。其中公開級是可以在國內(nèi)外發(fā)行和交換的；限制級是指不涉及國家秘密但在一定時間內(nèi)限制其交流和使用范圍；秘密級、機(jī)密級和絕密級都是涉及國家秘密的，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項[6]1。如，上級下發(fā)涉及軍工事項的絕密文件；學(xué)校專利或重大科研成果等機(jī)密文件；財務(wù)年度決算和基建項目的竣工決算、校產(chǎn)有關(guān)投資分析等秘密文件；一般干部及學(xué)生的檔案不屬于國家秘密，但屬隱私，是限制級檔案。因此，檔案館在開辟勤工助學(xué)崗位的時候，絕對不能讓學(xué)生接觸到涉及國家秘密的文件材料。

檔案工作還具有極強(qiáng)的專業(yè)性，檔案的整理過程非?，嵥?，諸如組卷、著錄、校對等都需要專業(yè)的檔案知識。上海理工大學(xué)沒有檔案專業(yè)，勤工助學(xué)的學(xué)生來自全校各個專業(yè)，而且基本沒有工作經(jīng)驗，必須要經(jīng)過專業(yè)檔案培訓(xùn)才能上崗開展工作。因此，一些難度較大、需要培訓(xùn)較長的時間才能勝任的工作不適合交給學(xué)生來做，給學(xué)生做的主要是敲頁碼、裝訂、裝盒、排架等簡單工作。

從表1的數(shù)據(jù)可以看出，上海理工大學(xué)檔案館工作量最大的是學(xué)生檔案室的學(xué)生檔案，其次是綜合檔案室。而綜合檔案十二大門類中數(shù)量最大的也是學(xué)籍檔案。因此，檔案館可提供的勤工助學(xué)崗位主要是難度適中的學(xué)生人事檔案和學(xué)籍檔案的整理、敲頁碼、裝訂、裝盒、排架等工作。

表1

目前，在上海理工大學(xué)檔案館從事檔案工作的勤工助學(xué)學(xué)生總計22人，其中本科生15人，研究生7人，具體科室人員分布如表2所示：

表2

2.遵循“雙贏”的管理原則，充分調(diào)動學(xué)生的工作積極性。上海理工大學(xué)檔案館對勤工助學(xué)學(xué)生的管理主要以學(xué)校勤工助學(xué)組織管理部門制定的《上海理工大學(xué)勤工助學(xué)管理條例》為依據(jù)。條例對勤工助學(xué)崗位設(shè)置、學(xué)生應(yīng)聘流程、上崗培訓(xùn)、薪酬、工作考核、權(quán)益保障等方面作了詳細(xì)規(guī)定，其中薪酬以上海市最低工資標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，實行時薪制，由學(xué)校勤工部門統(tǒng)一發(fā)放[7]1。上海理工大學(xué)檔案館在遵循《上海理工大學(xué)勤工助學(xué)管理條例》的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮主觀能動性，根據(jù)自身工作特點(diǎn)細(xì)化對勤工助學(xué)學(xué)生的管理，加強(qiáng)對學(xué)生的培訓(xùn)，并最大限度地滿足勤工助學(xué)學(xué)生的需求，力求達(dá)到“雙贏”的效果。

（1）嚴(yán)格錄用勤工助學(xué)學(xué)生，減少惡性事件發(fā)生的概率。學(xué)校每年九月份會召開勤工助學(xué)招聘會，檔案館和學(xué)生可以最大限度地雙向選擇。為防止出現(xiàn)檔案泄密、遺失、篡改等惡性事件的發(fā)生，檔案館工作人員在招聘時不僅考察參加勤工助學(xué)學(xué)生的專業(yè)知識、計算機(jī)操作水平等硬性條件，還重點(diǎn)考察應(yīng)聘學(xué)生的政治面貌、思想政治素質(zhì)、誠信表現(xiàn)情況等。招聘結(jié)束后，讓學(xué)生試用一段時間，根據(jù)試用期表現(xiàn)擇優(yōu)錄用。這樣一來，可以有效保證勤工助學(xué)學(xué)生的素質(zhì)，減少惡性事件發(fā)生的概率。

（2）加強(qiáng)培訓(xùn)，同時關(guān)注學(xué)生心理健康，幫助學(xué)生成長。上海理工大學(xué)檔案館對勤工助學(xué)學(xué)生的培訓(xùn)主要有崗前集中培訓(xùn)和實時培訓(xùn)兩種。崗前集中培訓(xùn)，主要是專職檔案員將檔案工作中常用的專業(yè)知識、檔案法律法規(guī)、注意事項等向?qū)W生講解，同時關(guān)注學(xué)生的心理健康，引導(dǎo)學(xué)生正確看待生活上的困難和壓力。實時培訓(xùn)，主要是在日常的工作中專職檔案員言傳身教，手把手地教學(xué)生一些常用的檔案工作技巧，及時糾正學(xué)生工作中出現(xiàn)的一些錯誤，同時多與學(xué)生溝通交流，及時了解學(xué)生學(xué)習(xí)、生活、思想動態(tài)，在思想上引導(dǎo)學(xué)生積極向上，幫助學(xué)生樹立正確的價值觀、勞動觀。

（3）多項考核激勵手段，調(diào)動學(xué)生工作積極性。工作中密切觀察學(xué)生的工作情況，對學(xué)生的考核提出中肯的評價，做到獎懲分明。學(xué)校勤工助學(xué)組織管理部門每年給檔案館10%的優(yōu)秀名額，約2人獲得校級優(yōu)秀，檔案館在此基礎(chǔ)上表彰更多的學(xué)生，為學(xué)生發(fā)放榮譽(yù)證書，獎勵一些書、文具等學(xué)習(xí)用品。對表現(xiàn)不好的學(xué)生采取懲罰措施，特別是一些有意識泄密、涂改檔案等惡性事件，開除其勤工助學(xué)資格，并予以通報批評。

同時，日常工作之余給予勤工助學(xué)學(xué)生足夠的關(guān)懷，讓學(xué)生以檔案館為家。如上海理工大學(xué)檔案館設(shè)立“工作者之家”，里面有大量的書籍、報刊，允許勤工助學(xué)的學(xué)生借閱；利用檔案館會議室的投影設(shè)備于周末晚上組織學(xué)生看電影；充分利用校史資源組織學(xué)生參加愛國主義教育活動等等，為學(xué)生營造一個良好的工作氛圍，在調(diào)動學(xué)生工作積極性的同時，可以保證勤工助學(xué)隊伍的穩(wěn)定性，提高工作效率。

3.根據(jù)各科室工作特點(diǎn)，拓展多種勤工助學(xué)形式。目前，上海理工大學(xué)檔案館主要有三種勤工助學(xué)形式。

（1）輪班制勤工助學(xué)。這個工作形式主要適用于常規(guī)的、工作內(nèi)容相對固定的崗位，如學(xué)生檔案室和人事檔案室。學(xué)生們根據(jù)自己的課程表安排勤工助學(xué)時間，做好值班表，每個學(xué)生在自己的值班時間輪流做同一項工作。在培訓(xùn)方面主要采取集中培訓(xùn)的方式。

（2）日常導(dǎo)師制勤工助學(xué)。顧名思義，每位老師負(fù)責(zé)帶一到兩名學(xué)生，手把手教學(xué)生做事，學(xué)生的工作內(nèi)容和時間由老師協(xié)調(diào)安排。這種形式主要適用于工作專業(yè)性強(qiáng)且工作內(nèi)容不同的崗位，如綜合檔案室。在培訓(xùn)方面主要以實時培訓(xùn)為主。

（3）臨時項目制勤工助學(xué)。這種工作形式主要針對臨時的、量大的工作，如每年學(xué)生畢業(yè)時期，大量學(xué)生檔案要在短時間內(nèi)轉(zhuǎn)寄出去，通過招聘一批臨時勤工助學(xué)學(xué)生，集中培訓(xùn)后專門做這項工作，可以最大效率地滿足畢業(yè)學(xué)生轉(zhuǎn)遞檔案的要求。項目結(jié)束后，臨時助理不再任用。

三、上海理工大學(xué)檔案館勤工助學(xué)模式存在的問題

1.學(xué)校勤工助學(xué)組織管理部門權(quán)力過于集中。每個部門勤工助學(xué)學(xué)生的數(shù)量、招聘、工時、薪酬發(fā)放等是由學(xué)校勤工助學(xué)組織管理部門負(fù)責(zé)的。檔案館工作量大、人手少，亟待勤工助學(xué)學(xué)生幫忙完成繁重工作任務(wù)，但受經(jīng)費(fèi)所限，學(xué)校勤工助學(xué)組織管理部門下批給檔案館的勤工助學(xué)學(xué)生的名額數(shù)量不能滿足實際需求，致使檔案館的大量工作不能如期完成。同時檔案館的工作相對其他部門的工作要單一、枯燥，而且有的崗位還比較累，如敲頁碼、上架等，在酬勞相同的情況下，檔案館的勤工助學(xué)學(xué)生流失比較嚴(yán)重，還存在有些崗位招不到學(xué)生的情況。

2.勤工助學(xué)管理制度不健全。上海理工大學(xué)檔案館以《上海理工大學(xué)勤工助學(xué)管理條例》為管理依據(jù)，雖然在具體管理方法上做了一些個性化的延伸，但是并沒有針對自身工作的專業(yè)性和保密性等特點(diǎn)制定單獨(dú)的管理制度，如崗位制度、保密制度、培訓(xùn)制度等。勤工助學(xué)管理制度的不健全，在一定程度上制約了勤工助學(xué)作用的發(fā)揮。

3.勤工助學(xué)形式創(chuàng)新不夠，效率不高。目前上海理工大學(xué)檔案館的勤工助學(xué)形式主要是各科室根據(jù)自己的工作特點(diǎn)來組織的，對勤工助學(xué)的本科生和研究生所從事的工作崗位沒有做明確的區(qū)分，大部分情況下，本科生和研究生做著同樣的工作，沒有做到人盡其才、人盡其用，勤工助學(xué)效率比較低下。

四、實現(xiàn)高校檔案部門勤工助學(xué)模式創(chuàng)新的建議

1.高校勤助機(jī)構(gòu)適當(dāng)分權(quán)給用人機(jī)構(gòu)。高校負(fù)責(zé)勤工助學(xué)的組織機(jī)構(gòu)可以根據(jù)檔案部門的實際特點(diǎn)，下放一定的管理權(quán)限給檔案管理部門，如在學(xué)校經(jīng)費(fèi)不足的情況下，允許檔案部門自己出資招聘勤工助學(xué)學(xué)生，完成大批量的檔案工作；允許檔案部門根據(jù)勤工助學(xué)崗位特點(diǎn)適當(dāng)增加薪酬；允許檔案部門自主招聘勤工助學(xué)的學(xué)生，真正做到用人單位和學(xué)生雙向選擇等。只有適度的分權(quán)，才能使檔案部門有足夠的能力解決勤工助學(xué)工作中出現(xiàn)的問題，實現(xiàn)檔案部門勤工助學(xué)模式的創(chuàng)新。

2.建立、健全檔案部門勤工助學(xué)管理制度。完善的管理制度是檔案部門勤工助學(xué)模式創(chuàng)新的保障。高校檔案部門要在高校勤工助學(xué)制度的基礎(chǔ)上，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)制定專門的檔案部門勤工助學(xué)管理制度，推動檔案部門勤工助學(xué)模式的順利開展。檔案部門勤工助學(xué)管理制度主要應(yīng)該包括：崗位責(zé)任制度，明確勤工助學(xué)崗位的職位要求，責(zé)任到人；培訓(xùn)制度，實行崗前培訓(xùn)和實時培訓(xùn)相結(jié)合，并將參加培訓(xùn)情況計入學(xué)生的考核；保密制度，要求勤工助學(xué)學(xué)生保守檔案秘密，簽訂保密協(xié)議，并明確泄密的后果；考核制度，定期對勤工助學(xué)學(xué)生的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核，獎優(yōu)罰劣，并將考核結(jié)果反饋給其所在院系作為學(xué)生綜合素質(zhì)評定的依據(jù)。

3.工作中大膽創(chuàng)新管理方式方法。高校檔案部門勤工助學(xué)模式的創(chuàng)新，歸根到底是管理的創(chuàng)新。比如，高校檔案部門可以打破科室編制的框架，所有科室根據(jù)工作量周期特點(diǎn)共同使用、調(diào)配勤工助學(xué)的學(xué)生，充分發(fā)揮勤工助學(xué)學(xué)生的作用；可以引進(jìn)麥當(dāng)勞“一流流程、二流管理、三流員工”的管理理念[8]1，制定適合學(xué)生工作的檔案工作流程和工作規(guī)范，將工作崗位按照難易程度分級，將研究生的工作崗位與本科生的工作崗位分開，根據(jù)每個學(xué)生的專業(yè)和個性特點(diǎn)安排合適的工作，做到人盡其用，提高勤工助學(xué)效率；有條件的高?？梢栽O(shè)置勤工助學(xué)學(xué)生檔案，將勤工助學(xué)期間的表現(xiàn)情況放入學(xué)生的個人檔案中，作為以后就業(yè)的參考記錄等。

只有在實踐過程中不斷探索、總結(jié)經(jīng)驗，使各項規(guī)章制度、各相關(guān)部門及責(zé)任人的管理行為和方式能夠深入滿足工作需要并最大限度貼合學(xué)生的需求，才能促進(jìn)勤工助學(xué)模式的不斷創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案部門和勤工助學(xué)學(xué)生的雙贏。

[1] 教育部、財政部關(guān)于印發(fā)〈高等學(xué)校勤工助學(xué)管理辦法〉的通知[Z].教財（2007）7.

[2] 中共中央國務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)大學(xué)生思想政治教育的意見[Z].中發(fā)（2004）16.

[3] 共青團(tuán)中央、教育部關(guān)于進(jìn)一步做好大學(xué)生勤工助學(xué)工作的意見[Z].中青聯(lián)發(fā)（2005）14.

[4] 藺海波.高校檔案工作如何由邊緣走向中心[N].中國教育報，2008-5-29（9）.

[5] 上海理工大學(xué)檔案館2016年年終總結(jié)報告[R].2016（12）.

[6] 文獻(xiàn)保密等級代碼與標(biāo)識[S].2003（7）.

[7] 上海理工大學(xué)勤工助學(xué)管理條例[Z].2009（10）.

[8] 黃丹黎.論麥當(dāng)勞管理理念在高校檔案管理中的運(yùn)用[J].蘭臺世界，2011（4）.

Research on the Innovation of Work-study Mode in University Archives——A Case Study of University of Shanghai for Science and Technology Archives

Liu Shujuan
(Archives of University of Shanghai for Science and Technology,Shanghai 200093,China)

The work-study mode is one of the important ways taken by university archives to realize the self-solution to students’poverty problems.However,the confidentiality and professional characteristics of archives make the work-study program difficult to operate in archives,and many universities’archives departments develop the work-study program prohibitively rarely with innovation.Taking the work of University of Shanghai for Science and Technology in recent years as an example,the paper makes a preliminary study on the mode of work-study program in the university archives and analyzes the problems during the development of work-study program in the University of Shanghai for Science and Technology,and then promote its advanced experience to all universities,in order to promote the innovation of the work-study mode in university archives.

archives department;Work-study mod;confidentiality;professionalism;innovation

劉淑娟，上海理工大學(xué)檔案館館員。