翁玲+張婷

摘 要：赤水市氣象局建立了OA辦公系統(tǒng)，是為辦公信息上傳下達(dá)、信息采集匯總等需求提供的電子政務(wù)辦公管理系統(tǒng)，可以將市委、市政府、省局、市局各股室的文件進(jìn)行手動(dòng)錄入，實(shí)現(xiàn)公文、通知、公告、請(qǐng)示的上傳下達(dá)，形成一個(gè)涵蓋數(shù)據(jù)采集、信息保存、信息處理、傳輸控制的信息系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)赤水市氣象局日常辦公管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng)；基層氣象部門；規(guī)范化

中圖分類號(hào)：S716.1 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：2095-2945（2017）33-0129-02

1 概述

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，辦公室信息化及自動(dòng)化的步伐也日益加快。赤水市氣象局作為基層氣象部門需接受上級(jí)氣象部門、地方政府、其他相關(guān)單位的郵件，其辦公室的工作繁瑣、處理郵件工作量不斷增大，在日常工作中要努力加強(qiáng)電子政務(wù)建設(shè)。為大力推行公文處理管理發(fā)展模式，建立科學(xué)有效的運(yùn)行管理機(jī)制，進(jìn)一步規(guī)范公文處理管理工作，在氣象業(yè)務(wù)體制改革的新形勢(shì)下，有必要通過“OA辦公系統(tǒng)”以實(shí)現(xiàn)公文處理零積壓，推進(jìn)公文處理管理工作科學(xué)、穩(wěn)定發(fā)展，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)多人異地共同完成一件工作，從而實(shí)現(xiàn)無紙化、移動(dòng)辦公。

2 OA系統(tǒng)

結(jié)合基層氣象部門的實(shí)際需要，在充分考慮管理部門工作人員和業(yè)務(wù)人員的不同需求后，設(shè)計(jì)了OA系統(tǒng)，包括五個(gè)模塊，分別為：公文收文、公文發(fā)文、人員管理、事務(wù)公開、基礎(chǔ)信息。

2.1 公文收文

收文管理的功能主要是以電子文檔的形式處理和記錄上級(jí)公文、平級(jí)來文、內(nèi)部公文等。主要的處理過程有：收文登記、擬辦意見、辦公室主任意見、副局長(zhǎng)意見、局長(zhǎng)意見、分發(fā)股室承辦、傳閱、送交歸檔等功能。管理人員可以通過“收文查詢操作”對(duì)收文處理全過程進(jìn)行跟蹤與監(jiān)督。對(duì)辦理完畢的收文系統(tǒng)還提供全文檢索、條件檢索、統(tǒng)計(jì)等功能。

收文管理是公文到達(dá)后，收文登記人選擇公文類別，登記編號(hào)，送交相關(guān)人員進(jìn)行擬辦，根據(jù)公文類別的設(shè)定流程，送相關(guān)人員進(jìn)行處理，承辦，傳閱等，也可以自定義下一步處理流程。并且在流轉(zhuǎn)過程中，只有待辦人員才有權(quán)打開辦理，其他人不能打開。最后由公文管理員對(duì)公文進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)，可采用自動(dòng)歸檔。

由氣象局辦公室文秘對(duì)政府發(fā)過來的公文進(jìn)行收件處理。政府文件分為辦件，閱件兩種。辦件需要進(jìn)行批復(fù)，閱件只需要查詢。公文收文要按照各種類別的公文分別進(jìn)行接收。即是每一種公文的處理流程不同。每一種公文都有單獨(dú)的處理簽，流程步驟，正文版式。公文收文擬稿要從選擇一種公文處理簽開始。每一種公文的處理簽，流程步驟需要預(yù)先定義到系統(tǒng)中。后期也可以添加新的公文類型。

公文收文被辦公室文秘?cái)M稿后，根據(jù)該種公文的處理流程開始流轉(zhuǎn)審批。本級(jí)審批后，可以選擇下一步的審批人。也可以由系統(tǒng)自動(dòng)選定下一步審批人。如果選擇拒絕，那么審批流程將會(huì)被中止。進(jìn)過層層審批后，文檔最終進(jìn)入到歸檔狀態(tài)。

在公文收文的過程中，主要是通過逐級(jí)審批把公文的流轉(zhuǎn)向前推動(dòng)。同時(shí)公文在流轉(zhuǎn)過程中也存在傳閱的流程。傳閱即時(shí)是把該公文傳遞給指定某些人進(jìn)行查看。

2.2 公文發(fā)文

發(fā)文管理的功能主要是處理內(nèi)部制定的或外來文件轉(zhuǎn)發(fā)的公文。發(fā)文管理是一個(gè)單位對(duì)具有約束能力文件形成過程的一種管理。如執(zhí)行發(fā)文擬稿、核稿、會(huì)審、會(huì)簽、簽發(fā)、文書打印、批閱流轉(zhuǎn)、歸檔等管理工作。文件送閱和批復(fù)完全在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上完成，所有的工作流程可以由用戶自定義，所有的送交批閱痕跡，修改痕跡，操作時(shí)間和操作人都被詳細(xì)保留。同時(shí)，對(duì)發(fā)文系統(tǒng)還提供全文檢索、條件檢索等功能。

發(fā)文管理是擬稿人根據(jù)需要選擇行文列別（行文用簽，處理流程，正文模板）起草公文，根據(jù)行文類別的流程設(shè)定，送交相關(guān)人員進(jìn)行審核，復(fù)核，會(huì)簽，簽發(fā)，校對(duì)等工作，然后由辦公室進(jìn)行發(fā)文登記，編號(hào)，套頭，蓋章后進(jìn)行文件的發(fā)放（分發(fā)，下發(fā)，辦結(jié)）等工作。最后由公文管理員對(duì)辦結(jié)公文進(jìn)行歸檔。

2.3 人員管理

2.3.1 請(qǐng)銷假記錄管理

氣象局職工登錄OA后，可以在請(qǐng)假管理中申請(qǐng)請(qǐng)假。申請(qǐng)從開始時(shí)間到結(jié)束時(shí)間，某種類型的假。請(qǐng)假申請(qǐng)被管理員（一般是辦公室人員）批準(zhǔn)后，該請(qǐng)假條開始執(zhí)行。請(qǐng)假期滿或規(guī)定的假期滿后該職工通過OA平臺(tái)銷假，銷假申請(qǐng)結(jié)束后，整個(gè)請(qǐng)假流程完成?？紤]到通用性，也可以由管理員自行錄入某人的請(qǐng)假和銷假過程。局長(zhǎng)可以查看全局的請(qǐng)假統(tǒng)計(jì)。比如某人全年一共請(qǐng)了多少假，每個(gè)月請(qǐng)了多少假，分別在哪些天。

2.3.2 出差記錄管理

出差記錄管理是由氣象局職工在OA中填報(bào)出差申請(qǐng)單，由管理員進(jìn)行批準(zhǔn)后，出差開始執(zhí)行。出差返回后，該職工應(yīng)在OA中對(duì)出差申請(qǐng)單進(jìn)行返回登記，管理員批準(zhǔn)后，出差完成?？紤]到通用性，也可以由管理員自行錄入某人的出差申請(qǐng)和返回登記過程。局長(zhǎng)可以查看全局的出差統(tǒng)計(jì)。比如某人全年一共有多少天出差，分別在哪些天。

2.4 事務(wù)公開

管理員（氣象局局長(zhǎng)）把辦公室重要文件通過本功能進(jìn)行公開，但是需要指定哪些文件公開給哪些人。只有具有查看該文件權(quán)限的人才能查看，無權(quán)限的人不能查看。

發(fā)布重要文件，管理員在該模塊下發(fā)布重要的文件，文件類型可以是word，txt，xls，pdf等各種類型的文件。并且指定可以閱讀的人。只有具有閱讀權(quán)限的人才能查看該文件。無權(quán)限的人可以查看重要文件的標(biāo)題，但不能查看詳細(xì)內(nèi)容。如果他確實(shí)需要查看該文件，可以申請(qǐng)查看權(quán)限。申請(qǐng)后，管理員可以在后臺(tái)對(duì)該申請(qǐng)進(jìn)行批準(zhǔn)或者拒絕。只有申請(qǐng)被批準(zhǔn)后，原申請(qǐng)人才可以查看該重要文件。

2.5 基礎(chǔ)信息

職工管理：

對(duì)氣象局的職工的基本信息進(jìn)行管理。包括姓名，年齡，性別，職稱，職務(wù)等基本信息進(jìn)行增加，修改，刪除。為其他功能模塊提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。添加，修改，刪除職工基本信息。在這個(gè)模塊可以定義職工的各類基本信息。包括登錄系統(tǒng)的賬號(hào)及密碼。

3 結(jié)束語

公文一體化：系統(tǒng)建設(shè)實(shí)現(xiàn)了我局收文管理和發(fā)文管理的自動(dòng)化，同時(shí)支持修改留痕、手寫簽名、套紅頭、簽章等各種應(yīng)用?？伸`活設(shè)定公文流程，自動(dòng)進(jìn)行流程跟蹤、催辦、查辦，并可歸類存檔和檢索。

規(guī)范化管理：內(nèi)部審批模塊的所有流程全部基于工作流引擎，可按照實(shí)際需求調(diào)整，多種專項(xiàng)工作的審批辦理更加合理。用戶可以發(fā)起審批流程，查看待辦和已辦結(jié)的審批，并可以對(duì)審批工作進(jìn)行多條件查詢。

提升工作效率：大大縮減了信息的傳輸時(shí)間，使以往必須進(jìn)行人工操作的，可以在辦公系統(tǒng)進(jìn)行虛擬辦公、無紙化傳輸；提高我局內(nèi)部辦公效率，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部公文、通知、會(huì)議、信息等主要辦公業(yè)務(wù)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。

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