王志軍

淺議高校干部人事檔案管理存在問題及應(yīng)對措施

王志軍

高等學(xué)校干部人事檔案是組織人事工作的重要組成部分。近年來，隨著高?？焖俚陌l(fā)展，對干部人事檔案管理的要求越來越高，但檔案管理中存在些問題制約了檔案工作的發(fā)展，本文對存在的問題進(jìn)行分析，提出了解決的建議。

干部人事檔案 檔案管理

黨的十八大以來，以習(xí)近平同志為核心的黨中央，為適應(yīng)執(zhí)政、改革開放和發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟(jì)的新情況新問題提出了全面從嚴(yán)治黨基本方針和根本要求。隨后修訂了《關(guān)于新形勢下黨內(nèi)政治生活的若干準(zhǔn)則》 和《中國共產(chǎn)黨黨內(nèi)監(jiān)督條例》文件，體現(xiàn)出中央從嚴(yán)治黨管黨的決心。高等學(xué)校干部人事檔案是組織人事工作的重要組成部分，是歷史地全面地了解干部的重要途徑，是公道正派選人用人的重要基礎(chǔ)。在從嚴(yán)治黨背景下，干部人事檔案工作得到了高校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，對做好干部人事檔案管理工作既是機(jī)遇，同是也是挑戰(zhàn)。2014年9月15日，中組部印發(fā)了《全國干部人事檔案專項(xiàng)審核工作實(shí)施方案》，根據(jù)中組部文件精神，全國各地集中開展干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，對干部人事檔案中的 “三齡兩歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、經(jīng)歷）進(jìn)行了一次徹底地清查。最終形成一張干部人事檔案專審表，由本人在表右上角簽字，組織部門蓋章認(rèn)定。司法部原政治部主任盧某光就是通過認(rèn)真核查干部檔案發(fā)現(xiàn)的。通過核查干部檔案，發(fā)現(xiàn)司法部原政治部主任盧某光1990年的入黨志愿書中，竟寫了學(xué)年習(xí)鄧小平同志1992南巡講話的體會，經(jīng)進(jìn)一步核實(shí)，其年齡，黨齡，身份，學(xué)歷，經(jīng)歷竟全部造假。這樣的事件如果不被查處，將嚴(yán)重?cái)牧它h和干部隊(duì)伍在人民群眾中的形象，破壞了社會誠信風(fēng)氣。

一、檔案的發(fā)展歷史和內(nèi)涵

中央組織部、國家檔案局頒布的《干部檔案工作條例》第二條規(guī)定：“干部檔案是組織人事等有關(guān)部門，按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。”

人事檔案是伴隨人事管理活動而產(chǎn)生，自中國第一個奴隸制國家夏王朝建立以來，人事檔案便相伴而生。奴隸制社會初期用人制度上，為了政權(quán)的穩(wěn)定，從夏王朝堯舜禹時期的“推舉禪讓制”逐漸被以宗法血統(tǒng)關(guān)系的世襲制所替代，這種建立在血緣關(guān)系基礎(chǔ)上的世襲制。依據(jù)血緣關(guān)系的親疏程度，決定授予大小官職，是人事檔案的萌芽。到了封建社會，為了鞏固統(tǒng)治階段的地位，在選拔官員時，十分重視對經(jīng)歷、德，才的考察。從人事檔案構(gòu)成要素來看，屬比較完整意義上的最早的人事檔案。中華民國時期，將人事檔案作為檔案中的一個獨(dú)立的門類，完全集中管理，明確將人事檔案與機(jī)關(guān)文書檔案區(qū)別開來，單獨(dú)立卷，開創(chuàng)了專業(yè)檔案自成門類的先河。建國后，中組部頒布了我國第一部全國性的干部檔案工作的法規(guī)《干部檔案管理工作的暫行規(guī)定》，標(biāo)志著黨的干部檔案工作走上正規(guī)化的軌道。

從檔案產(chǎn)生和發(fā)展歷史，就是執(zhí)政者選人用人的歷史。在不同的歷史時期，在選人用人上都發(fā)揮著重要基礎(chǔ)作用，被執(zhí)政者所重視。

二、存在的問題

近年來，隨著社會經(jīng)濟(jì)快速的發(fā)展，社會對人才的需求越來越多，并且越來越重視，高校做為培養(yǎng)人才的重要搖籃，也到了快速發(fā)展。檔案做為高校管理工作中的一部分，隨著高校的發(fā)展得到了快速的發(fā)展，但也存在一些問題制約干部人事檔案的快速發(fā)展，如果解決不好，不但會阻礙進(jìn)一步做好干部人事檔案，也會影響高校的穩(wěn)步發(fā)展。

（一）檔案入檔材料質(zhì)量不高

在干部人事檔案專項(xiàng)檢查中，如發(fā)現(xiàn)入檔的年度考核表紙張大小不統(tǒng)一；個人打印的考核表格不規(guī)范；有些文字資料使用圓珠筆書寫；工資異動表上工作單位，出生年月，性別等很多信息填寫不全；干部任免表上缺組織任命文件號等。干部人事檔案的生產(chǎn)部門沒有嚴(yán)格要求，認(rèn)真把關(guān)。此外，許多該歸檔的材料，有的沒歸檔，不該歸檔的材料混入了檔案內(nèi)，造成了檔案案卷質(zhì)量低。

（二）檔案材料歸檔不及時

由于檔案工作是“對歷史負(fù)責(zé)”、“替將來著想”。對高校部分領(lǐng)導(dǎo)來看說，檔案工作與之教學(xué)、科研、學(xué)生培養(yǎng)這些學(xué)校主要工作相比，很難看到工作成效的，也很難引起領(lǐng)導(dǎo)重視。因此存在部分單位負(fù)責(zé)檔案工作人員，許多該歸檔的材料，由于沒有及時歸檔，后期造成部分材料散失，原件無法找到，影響了檔案的完整性、系統(tǒng)性和真實(shí)性，給檔案保管保護(hù)帶來嚴(yán)重困難，也致使檔案后期利用帶來麻煩。

（三）檔案管理力量薄弱

在工作中，大部分高校管檔人員身兼數(shù)職，在湖北省屬院校中，例如武漢體育學(xué)院，湖北美術(shù)學(xué)院，武漢音樂學(xué)院等學(xué)校是采用兼職檔案員。兼職檔案員工作重心往往不是檔案工作，組織人事部門工作任務(wù)本來就非常繁重，兼職檔案員很難在檔案上投入大多的時間，與組織人事部門其它工作相比，也往往是做起來次要，忙起來不要。這樣的工作安排雖然便于查找干部檔案中相關(guān)信息，但同時也了增大兼職干部檔案工作者的工作負(fù)擔(dān)，影響干部檔案工作質(zhì)量，造成檔案入檔材料審核不嚴(yán)格、整理不及時等問題。并且很少高校檔案管理工作人員是專業(yè)對口的，干部檔案管理知識的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)更多的時候還停留在師徒相授、口耳相傳的水平，檔案管理員缺乏專業(yè)化的檔案管理理念和技能。

（四）責(zé)任大，關(guān)愛少

由于檔案信息在干部工作中發(fā)揮著重要作用，干部檔案工作者往往也承擔(dān)著巨大的責(zé)任和壓力。而與之相比，干部檔案工作者的政治、經(jīng)濟(jì)待遇和干部檔案工作本身受重視的程度卻偏低，管檔干部的職業(yè)認(rèn)同感和歸屬感不高，愛崗敬業(yè)精神有所淡化，工作積極性受挫。

三、建議

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是一項(xiàng)對將來負(fù)責(zé)的工作，在短期內(nèi)很難看到成績的工作，基于這樣的工作性質(zhì)，很難引起領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，往往是說起來重要，做起來次要，忙起來不要。因此，檔案工作要想做好，必須得到領(lǐng)導(dǎo)高度重視和各檔案產(chǎn)生部門的支持、配合才能順利完成。要將各項(xiàng)檔案檢查考評納入對各單位，各部門目標(biāo)考評體系，做為評優(yōu)評先的指標(biāo)。對長期不整理檔案的個別單位進(jìn)行通報(bào)，以此推動全的校檔案工作穩(wěn)步前進(jìn)。對于丟失檔案的行為和對嚴(yán)重違反檔案法的個人依照《檔案法》和相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行從嚴(yán)處理。

（二）加強(qiáng)管理制度建設(shè)

高校干部人事檔案管理工作經(jīng)常是突擊性完成工作任務(wù)，遇到上級部門對檔案專項(xiàng)檢查，就組織專項(xiàng)組工作人員進(jìn)行階段性工作，被動的執(zhí)行。專項(xiàng)檢查完成，檔案管理的基礎(chǔ)性工作就幾乎沒有繼續(xù)推進(jìn)，這樣的突擊式工作方式?jīng)]有連續(xù)性，很難保證檔案質(zhì)量，對做好檔案工作非常不利。因此必須要加強(qiáng)檔案制度建設(shè)，制訂和健全與檔案法律法規(guī)相配套的檔案管理制度，定期對檔案進(jìn)行收集、歸類和整理等工作，并按照檔案管理的相關(guān)管理文件，嚴(yán)格執(zhí)行。要將各項(xiàng)檔案檢查考評納入對各單位，各部門目標(biāo)考評體系，做為評優(yōu)評先的指標(biāo)，明確檔案工作責(zé)任制，與部門其它工作一起部署、一起檢查、一起考核。檔案管理人員應(yīng)按檔案相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格把關(guān)，在入檔的過程中，對每一份材料都要仔細(xì)鑒別。檢查入檔表格是否印制規(guī)范，入檔材料填寫是否規(guī)范、完整，材料是否經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字，有無使用純藍(lán)、圓珠筆、鉛筆、紅墨水等，若不規(guī)范退回重填。只有合格的材料，才能歸檔。對歸檔材料進(jìn)行清點(diǎn)是否完整，使檔案收集整理規(guī)范化，不拖延、不積壓、認(rèn)真鑒別，及時歸檔。

（三）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

干部人事檔案管理工作是一項(xiàng)對政治素質(zhì)，思想道德素質(zhì)，專業(yè)素質(zhì)等綜合素質(zhì)要求很高的崗位。根據(jù)《《干部檔案工作條例》每管理1000人檔案部門，要配專門的檔案管理員，但受高校干部職數(shù)的限制，高校往往不設(shè)專職的干部檔案工作人員，通常指定人事部門工作的同志兼職代管。本來人事部門人員少，工作重，很難分出足夠時間對檔案管理工作進(jìn)行學(xué)習(xí)，研究。因此，目前高校干部人事檔案的管理工作也常常是缺乏計(jì)劃性和規(guī)劃性，不利于科學(xué)管理檔案工作，不適應(yīng)高?？焖俚陌l(fā)展。在引進(jìn)干部人事管理人員中，要吸納政治素質(zhì)高，思想道德修養(yǎng)好，專業(yè)技能強(qiáng)的優(yōu)秀人員到干部檔案工作隊(duì)伍中來。同時要以人為本，真心實(shí)意的關(guān)注管檔人員的工作生活和個人成長，為他們打造一個良好的發(fā)展平臺，使干部人事檔案工作人員感受到做好檔案工作是一項(xiàng)非常有意義的工作，愿意全身心的投入干部人事檔案管理工作中。

（四）加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高工作效率

檔案信息化是干部人事檔案的發(fā)展方向，干部人事檔案一般記錄在紙張上面，受檔案存放的環(huán)境影響很大，把紙質(zhì)的干部檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，通過網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用管理軟件進(jìn)行管理。不僅使查檔，閱檔工作變得高效、便捷，提高工作效率，同時檔案數(shù)字化后，對檔案存貯空間要求也比較低，減少檔案庫房對面積的要求。此外，對檔案進(jìn)行數(shù)字化后，建立電子檔案副本，在檔案日常管理借閱中，可僅調(diào)閱電子檔副本進(jìn)行查閱，減少檔案管理過程中人為接觸原始紙質(zhì)檔案的環(huán)節(jié)，避免檔案正本被涂改的可能。

四、結(jié)語

高校干部人事檔案管理工作是高校管理工作中的一部分，隨著高校快速的發(fā)展，對檔案管理工作要求也越來越高，高校要積極推動檔案管理制度規(guī)范，加快檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，推動檔案管理質(zhì)量的提高，為高校干部管理工作服務(wù)，為高?？焖俚陌l(fā)展服務(wù)。

［1］司法部黨組成員、政治部主任盧恩光涉嫌嚴(yán)重違紀(jì)接受組織調(diào)查［EB/OL］.http://www.ccdi.gov.cn/xwtt/201612/t20161216_91240.html，2016-12-13.

［2］趙思.淺談高校干部人事檔案管理工作存在問題及對策［J］.楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院，2015（3）.

［3］韓冬云.干部人事檔案造假現(xiàn)象探析［J］.蘭臺世界，2016（18）.

武漢體育學(xué)院人事處）