劉美萍

（包頭輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院，內(nèi)蒙古包頭 014035）

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高職院校學(xué)籍檔案管理數(shù)字化的探索與分析

劉美萍

（包頭輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院，內(nèi)蒙古包頭 014035）

高職院校中有一項(xiàng)非常重要的工作內(nèi)容就是對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行管理，優(yōu)良的學(xué)籍檔案管理有利于高職院校的發(fā)展與運(yùn)行。近些年，我國(guó)出現(xiàn)一種檔案管理的新型模式——數(shù)字化管理，倘若將其應(yīng)用到學(xué)籍的檔案管理中，就會(huì)極大地提升學(xué)籍檔案管理的質(zhì)量。為此我們對(duì)高職院校學(xué)籍檔案管理的數(shù)字化應(yīng)用進(jìn)行了分析探討。

高職院校；探索；數(shù)字化；學(xué)籍檔案管理；

在我國(guó)科技不斷高速發(fā)展的過(guò)程中，大部分行業(yè)的發(fā)展已步入數(shù)字化與信息化的發(fā)展階段，同樣，高職院校的學(xué)籍檔案管理也適用。針對(duì)如何提升傳統(tǒng)高職院校的學(xué)籍檔案管理質(zhì)量與效率，數(shù)字化與信息化的應(yīng)用起到了非常重要的作用。然而，在進(jìn)行數(shù)字化的檔案管理時(shí)，要有適合的辦法與過(guò)程，否則就無(wú)法實(shí)現(xiàn)其管理的作用。

1 對(duì)高職院校的學(xué)籍檔案應(yīng)用數(shù)字化管理的意義

1.1 應(yīng)用數(shù)字化來(lái)管理學(xué)籍檔案這是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)

現(xiàn)階段社會(huì)的不斷發(fā)展過(guò)程中，科技發(fā)展十分迅猛，已達(dá)到了新的發(fā)展高度，而在科技發(fā)展的推動(dòng)下，各個(gè)領(lǐng)域的傳統(tǒng)工作方式都已經(jīng)改變了。先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)使數(shù)字化與信息化的水平得到提升，而現(xiàn)在大多數(shù)行業(yè)的發(fā)展都已趨向于數(shù)字化的建設(shè)，高職院校對(duì)學(xué)籍檔案的管理也需要數(shù)字化。在高職院校以往的學(xué)籍檔案管理的過(guò)程中，因其受落后的工作方式，較低的工作效率影響，而需要管理的學(xué)籍檔案的數(shù)量卻在逐年增加，這就大大提高了管理工作的困難，增加了檔案管理工作者的壓力與負(fù)擔(dān)。在這種情況下，建設(shè)數(shù)字化的檔案管理，就會(huì)將這些問(wèn)題迎刃而解，也就是說(shuō)，應(yīng)用數(shù)字化來(lái)進(jìn)行學(xué)籍檔案的管理是符合時(shí)代發(fā)展要求的。

1.2 在學(xué)籍檔案的管理方面應(yīng)用數(shù)字化管理可節(jié)約大量的資源

在過(guò)去高職院校對(duì)學(xué)籍檔案的管理工作中，在進(jìn)行管理時(shí)受空間限制很大，利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)版進(jìn)行學(xué)籍檔案的管理會(huì)占據(jù)相當(dāng)大的空間。在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，學(xué)生的數(shù)量在逐年增加，因而學(xué)籍檔案也就會(huì)越來(lái)越多，若是不應(yīng)用數(shù)字化進(jìn)行學(xué)籍檔案的收集和處理，那么就會(huì)對(duì)檔案資源的利用和開(kāi)發(fā)造成嚴(yán)重的影響。另外，過(guò)去對(duì)學(xué)籍檔案的管理方式有著很大的缺陷與不足，比如在進(jìn)行檔案資料的調(diào)取和查詢等工作時(shí)，會(huì)耗費(fèi)很多人力與物力，同時(shí)還浪費(fèi)大量的時(shí)間。但是，應(yīng)用數(shù)字化的管理就能擴(kuò)展檔案管理的范圍，在過(guò)去管理學(xué)籍檔案的方式下，想要處理檔案或是查詢學(xué)籍，都要在實(shí)地來(lái)完成，應(yīng)用建設(shè)數(shù)字化的檔案管理，就輕松的解決了這個(gè)問(wèn)題，只要有網(wǎng)絡(luò)存在，就通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的登入辦法，來(lái)完成學(xué)籍檔案的實(shí)時(shí)處理及查詢工作，這也大大提高了檔案管理的工作效率。

2 探索高職院校中實(shí)行學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理策略

2.1 提高工作管理者的綜合素質(zhì)水平

很多高職院校對(duì)學(xué)籍檔案的管理具有一定的重復(fù)性、機(jī)械性，并沒(méi)有技術(shù)水平上的高要求。然而在過(guò)去檔案管理和現(xiàn)代的信息技術(shù)融合過(guò)程中，對(duì)檔案管理的工作人員有了更高的要求，管理檔案者要有相關(guān)的專業(yè)技術(shù)水平。目前很多高職院校都已開(kāi)設(shè)了檔案管理的這一專業(yè)，有的學(xué)校在進(jìn)行人才引進(jìn)時(shí)，不但引進(jìn)的人才要有相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，而且還要重視其引進(jìn)計(jì)算機(jī)與數(shù)字化管理專業(yè)的人才，從而提升其數(shù)字化管理學(xué)籍檔案的水平。另外，高職院校還可利用開(kāi)展培訓(xùn)等辦法，加強(qiáng)原來(lái)管理檔案工作者對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用技術(shù)水平，從而有效提升數(shù)字化管理學(xué)籍檔案的程度。在實(shí)際的工作中，管理學(xué)籍檔案有著特殊性，這種管理工作和平時(shí)的主營(yíng)業(yè)務(wù)關(guān)系密切，需要經(jīng)常進(jìn)行數(shù)字化檔案管理的培訓(xùn)，增加工作管理者應(yīng)用信息的意識(shí)，使整體的工作水平得到提升。

2.2 建立數(shù)字化管理高職院校學(xué)籍檔案的模式

在管理高職院校的學(xué)籍檔案過(guò)程中，其主要目的就是將學(xué)籍檔案的作用發(fā)揮出來(lái)，從而達(dá)到檔案資源的流通和利用目的。要想使檔案數(shù)字化的管理水平得以提升，必須建立科學(xué)完整的檔案管理的數(shù)字化工作模式，在過(guò)去學(xué)籍檔案收集與管理工作的模式中，通常部門(mén)間都是各自為政，缺乏檔案間的流通與交流，通過(guò)建設(shè)一體化的檔案管理，能夠利用現(xiàn)代的信息技術(shù)來(lái)完成檔案資源的共享，節(jié)省了很多人力與物力，在調(diào)取資源與信息時(shí)，可利用檔案調(diào)閱的辦法，對(duì)工作資源進(jìn)行有效的整合。所以，在提升數(shù)字化學(xué)籍檔案的管理時(shí)，需要對(duì)數(shù)據(jù)的運(yùn)算結(jié)構(gòu)進(jìn)行改進(jìn)，建立統(tǒng)一的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，重視開(kāi)發(fā)學(xué)籍的檔案信息，促使信息部與檔案部的整合，提供資源有效利用與共享的基本條件。此外，在進(jìn)行建設(shè)數(shù)字化的學(xué)籍檔案管理時(shí)，不但要對(duì)管理的工作流程進(jìn)行優(yōu)化，而且還要將現(xiàn)代的信息技術(shù)具有的便利性與快捷性發(fā)揮出來(lái)，而且還要完成其充分利用檔案資源的目的。利用大數(shù)據(jù)的檢索與分析等辦法，找到學(xué)籍檔案的內(nèi)在聯(lián)系，發(fā)現(xiàn)存在的指導(dǎo)性與共性問(wèn)題，對(duì)學(xué)籍檔案的管理模式進(jìn)行分析，為后續(xù)工作能夠順利開(kāi)展提供可靠的指導(dǎo)作用。

3 提高高職院校對(duì)數(shù)字化檔案管理的辦法

3.1 更新傳統(tǒng)觀念并加強(qiáng)認(rèn)識(shí)

首先，高職院校的領(lǐng)導(dǎo)層要將數(shù)字化學(xué)籍檔案的管理建設(shè)看作高職院校發(fā)展與改革的重要內(nèi)容。加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的重要認(rèn)識(shí)，明確檔案管理工作的數(shù)字化，信息化，這是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代進(jìn)行建設(shè)高智能，新概念學(xué)校的基礎(chǔ)。我們要將檔案的信息化管理提到戰(zhàn)略層面，加大投入力量。另外，管理檔案的工作人員要提升自身素質(zhì)，跟上時(shí)代步伐努力提升自己的技術(shù)水平與業(yè)務(wù)能力，工作中不只是歸檔，收檔的內(nèi)容，還要有掌握現(xiàn)代設(shè)備與計(jì)算機(jī)知識(shí)的能力。

3.2 強(qiáng)化檔案管理，完善其管理制度

高職院校要根據(jù)有關(guān)高職院校的檔案管理辦法的要求，在校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行議事的日程中要有檔案管理的內(nèi)容，多管多看檔案的管理工作。建立和高職院校辦法規(guī)模適應(yīng)的檔案管理機(jī)制。建立完善的檔案管理制度，同時(shí)對(duì)檔案管理者進(jìn)行定期培訓(xùn)。

3.3 強(qiáng)化人員培訓(xùn)，提高工作者素質(zhì)

應(yīng)用數(shù)字化的檔案管理模式也需要工作者來(lái)做，首先建立高知，專業(yè)的工作團(tuán)隊(duì)，提高分析與歸納信息的能力，另外，還要提高所有高職院校人員收集信息的意識(shí)，將收集信息看作平日工作的部分內(nèi)容。高職院校應(yīng)制訂出培養(yǎng)人才計(jì)劃，加大教育投資資金。在培養(yǎng)檔案管理人員時(shí)，要將其送到先進(jìn)的數(shù)字化管理單位去開(kāi)闊眼界，學(xué)習(xí)其優(yōu)點(diǎn)與長(zhǎng)處。特別是高職院校，要發(fā)揮學(xué)校的優(yōu)勢(shì)，充分利用公司與學(xué)校的合作來(lái)對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)；然后，還要培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)的精英，在這些精英人才的帶動(dòng)下，迅速提高原有檔案管理者的業(yè)務(wù)水平，能夠更好的掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，還可以熟練應(yīng)用現(xiàn)代的檔案管理設(shè)備等，為高職院校培養(yǎng)出復(fù)合型的學(xué)籍檔案管理人才。另外，高職院校還要對(duì)穩(wěn)定檔案管理的團(tuán)隊(duì)，不應(yīng)頻繁調(diào)動(dòng)檔案管理者。

3.4 加大投入資金，完善檔案管理設(shè)施

要想迅速建設(shè)數(shù)字化的學(xué)籍檔案管理，就要加大投入力量，使其建設(shè)成覆蓋面廣，綜合性強(qiáng)，功能多的檔案體系。所有的高職院校要結(jié)合自身的實(shí)際情況，配置充足地檔案管理庫(kù)房，同時(shí)對(duì)庫(kù)房的條件進(jìn)行改善，檔案柜要確保其添置數(shù)量充足，對(duì)掃描儀，復(fù)印機(jī)，計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行有計(jì)劃的添置，保證其檔案室能夠進(jìn)行永久保存。高職院校建立的檔案室要滿足防潮，防盜，防火等“八防”的要求，向著高職院校史的展覽館，資料與檔案三位一體的發(fā)展模式?？偠灾呗氃盒Ｒ鶕?jù)實(shí)際情況來(lái)考慮，努力建設(shè)檔案管理的現(xiàn)代化，網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)字化。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，應(yīng)用數(shù)字化的模式來(lái)管理高職院校學(xué)籍檔案工作，能夠提高管理學(xué)籍檔案的質(zhì)量，同時(shí)完善了檔案管理的流程。所以，高職院校要提高數(shù)字化建設(shè)對(duì)學(xué)籍檔案管理的重視程度，在高職院校管理學(xué)籍檔案中，應(yīng)大力推廣并應(yīng)用數(shù)字化的建設(shè)管理模式，建立健全的數(shù)字化檔案管理流程，為提高高職院校的學(xué)籍管理打下良好基礎(chǔ)。

[1]郭瑞潔.探討高職院校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問(wèn)題[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版),2016,(4)：162-163.

[2]許福英,張家琦等.高職院校數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)評(píng)價(jià)體系研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2016,(2)：33.

[3]何勇剛.論述高職院校數(shù)字化檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].卷宗,2016,(6)：16.

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1003-2177（2017）03-0038-02

劉美萍（1979—），女，漢族，內(nèi)蒙古包頭人，本科，館員，研究方向：檔案管理。