檔案信息開發(fā)工作的目標(biāo),是根據(jù)黨委和政府的工作進(jìn)程,制定實(shí)施的發(fā)展規(guī)劃及決策,及時(shí)有效地將檔案信息資源開發(fā)出來,為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展服務(wù)。這是檔案館利用工作中實(shí)現(xiàn)檔案信息社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益,實(shí)現(xiàn)檔案館自身價(jià)值的重要內(nèi)容。本文就加強(qiáng)檔案信息開發(fā)工作談點(diǎn)粗淺意見。
1 目前檔案信息開發(fā)工作存在的問題
一是館藏結(jié)構(gòu)單一。現(xiàn)在很多檔案館的館藏檔案文書檔案所占比例偏重,而科技、專業(yè)、聲像檔案所占比例偏小。這樣的館藏結(jié)構(gòu),從開發(fā)檔案信息資源的角度分析,使開發(fā)利用檔案信息的范圍狹窄了,因?yàn)樯鐣?huì)對檔案信息的需求是多方面的,館藏單一不能滿足社會(huì)需要的多樣性,特別值得提及的是,大量的文書檔案中涉及經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的較少,因而,使這些檔案信息直接服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè),存在著較大的難度。
二是館藏檔案特色不明顯。反映地方特色經(jīng)濟(jì)、特色文化以及風(fēng)土人情等方面的檔案較少,也正因?yàn)樘厣珯n案沒有系統(tǒng)地建立起來,因而開發(fā)檔案信息資源為發(fā)展地方經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)工作服務(wù),也就缺乏強(qiáng)有力的針對性。
三是檔案編研工作滯后。編研材料存在著重文書輕科技、重歷史輕經(jīng)濟(jì)的現(xiàn)象,致使編研材料檔次低,適應(yīng)形勢發(fā)展的編研成果少,編研成果利用率低下。
四是檔案工作者服務(wù)意識不足,服務(wù)手段單一。檔案館長期以來處在封閉狀況,向外界宣傳較少,社會(huì)用戶對檔案館存有陌生感和神秘感,對館藏的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容更是知之甚少。而檔案工作者卻處于坐等利用的被動(dòng)服務(wù)方式。在思想觀念上不同程度地缺乏市場經(jīng)濟(jì)意識,依舊把管好檔案作為檔案工作的重點(diǎn),沒有充分認(rèn)識到檔案信息的潛在作用,致使檔案工作與經(jīng)濟(jì)建設(shè)和精神文明建設(shè)不相協(xié)調(diào)。且目前仍有大部分為手工檢索,檢索效率不高。
2 加強(qiáng)檔案信息開發(fā)工作,更好為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)
新時(shí)期檔案信息開發(fā)工作如何抓住歷史機(jī)遇,大力拓展檔案信息資源開發(fā)和利用的新領(lǐng)域、新途徑。
一是更新觀念,強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)意識。檔案部門首要的問題是解決思想認(rèn)識問題,必須要進(jìn)一步解放思想,更新觀念,牢固樹立以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的思想,以鄧小平同志“三個(gè)有利于”理論指導(dǎo)我們的實(shí)際工作,克服“等、靠、要”的思想,破除“等待觀望、坐而論道”的消極觀念,樹立主動(dòng)服務(wù)、主動(dòng)參與意識,以歷史主人翁的姿態(tài),積極投身到檔案信息資源開發(fā)工作中來。墨守陳規(guī),坐在檔案館里等著別人來,“皇帝的女兒不愁嫁”這種觀點(diǎn)是不適合當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的。傳統(tǒng)的利用制度和方式需要得到進(jìn)一步改變,我們可以根據(jù)實(shí)際需要,采用“電話預(yù)約”、“上門服務(wù)”、“全天候上網(wǎng)服務(wù)”等新的方式,制定相應(yīng)的利用制度,以滿足社會(huì)各界的實(shí)際利用需要。
二是加強(qiáng)對檔案用戶的宣傳。我們必須向社會(huì)各界廣大檔案用戶提供利用方面的宣傳和指導(dǎo),提高他們查檔利用的能力。為此檔案館要面向社會(huì)檔案用戶做好五個(gè)方面的服務(wù)工作:(一)介紹館藏檔案的內(nèi)容、成分和價(jià)值狀況。重點(diǎn)向?qū)<?、學(xué)者主動(dòng)介紹館藏各個(gè)歷史時(shí)期經(jīng)濟(jì)開發(fā)建設(shè)的檔案種類、形成特點(diǎn),吸引檔案用戶到檔案館利用檔案,給檔案用戶提供具體的檔案來源和線索。(二)介紹利用檔案的規(guī)章制度和手續(xù)。檔案館通過宣傳和指導(dǎo)服務(wù)的途徑與方式,向研究部門介紹利用檔案的批準(zhǔn)手續(xù)、目的要求和范圍,說明內(nèi)部查閱和開放檔案利用的界限。(三)介紹檔案檢索工具及其使用方法。檔案接待查閱人員主動(dòng)向檔案用戶介紹不同檢索工具的適用范圍、作用、特點(diǎn)及其使用方法,使他們善于選擇和使用檢索工具,能夠及時(shí)準(zhǔn)確地查找到所需檔案。(四)介紹利用檔案的方式。研究人員利用檔案的角度是多方面的,因而僅僅靠一種方式是不夠的。應(yīng)采取制發(fā)檔案復(fù)制本、檔案證明、函查、舉辦檔案展覽和開放等形式。檔案館主動(dòng)向社會(huì)宣傳介紹這些服務(wù)方式,使檔案用戶能有充分的選擇余地。(五)介紹檔案編研成果。檔案館主動(dòng)配合政府決策,編輯各項(xiàng)開發(fā)建設(shè)的檔案史料匯集等,并向檔案用戶推薦和宣傳,以提高檔案信息資源開發(fā)利用工作的水平。
三是豐富館藏,提高館藏質(zhì)量。就是按照《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》的有關(guān)規(guī)定,多層次、多渠道征集和收集檔案資料,豐富館藏,提高館藏質(zhì)量。從資源結(jié)構(gòu)看,館藏檔案既要有公務(wù)性檔案(包括官方機(jī)構(gòu)和半官方機(jī)構(gòu)的公務(wù)活動(dòng)形成的檔案),又要有非公務(wù)性檔案(包括民間機(jī)構(gòu)活動(dòng),個(gè)人及其家庭,家族活動(dòng)中形成的檔案);從內(nèi)容結(jié)構(gòu)看,既有文書檔案,又要有科技檔案、專門檔案、人物檔案、口述檔案;從歷史結(jié)構(gòu)看,既要有近現(xiàn)代檔案,又要有歷史檔案,要能反映出當(dāng)?shù)厣鐣?huì)發(fā)展的歷史面貌,并突出地方特色;從形式結(jié)構(gòu)看,既要有紙質(zhì)檔案,又要有木、帛、膠片、磁性和電子檔案等。
四是深層次開發(fā)檔案信息資源。就是要積極挖掘現(xiàn)有的檔案信息,搞好超前服務(wù)。檔案館館藏檔案的文書檔案中不乏有建國后經(jīng)濟(jì)建設(shè)方面、自然科學(xué)調(diào)查與考察數(shù)據(jù)為內(nèi)容形成的詳細(xì)記載,這些珍貴檔案都富含有經(jīng)濟(jì)與科技價(jià)值,對經(jīng)濟(jì)建設(shè)都將發(fā)揮重要的參考作用。在摸清館藏的基礎(chǔ)上,搞好超前服務(wù),把這些含有經(jīng)濟(jì)與科學(xué)價(jià)值的檔案按政治、文化教育、民族風(fēng)情、民俗等內(nèi)容分門別類的編制專題目錄或?qū)n}資料。另外還可以將這些珍貴檔案掃描至計(jì)算機(jī),然后利用現(xiàn)代電子技術(shù)和通訊設(shè)施制作成專題網(wǎng)站,在國內(nèi)或INTERNET網(wǎng)上發(fā)布,并且可以圖文并茂的介紹,供社會(huì)各界利用。
五是要加強(qiáng)編研工作,提高編研材料檔次。編研是一項(xiàng)具有較高層次的信息開發(fā)工作,挖掘得深,是能為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供更好的服務(wù)的,是能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確信息的。這就要改變傳統(tǒng)編研主題,多編研一些經(jīng)濟(jì)類、科技類的材料;其次,要針對某個(gè)時(shí)期黨和政府的中心工作、重要工作、人民群眾強(qiáng)烈關(guān)心的問題開發(fā)檔案信息資源加以整理匯編,同時(shí),要有開拓創(chuàng)新精神,根據(jù)時(shí)代要求,編寫前人沒有編寫過的材料。
六是要加快檔案信息資源以及數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。信息時(shí)代逐步將所有的相關(guān)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫、通訊系統(tǒng)等連接起來,形成網(wǎng)絡(luò),實(shí)現(xiàn)信息資源共享。檔案館作為提供檔案信息的重要資源之一,應(yīng)該從傳統(tǒng)的收集、分類、編目、檢索中所積累的經(jīng)驗(yàn)中走出來,將過去獨(dú)立、封閉狀態(tài)的檔案館逐步建設(shè)成為地域性乃至全國信息系統(tǒng)的一個(gè)節(jié)點(diǎn),這就需要廣大的檔案工作者改變方式,如逐步由檔案館分類、編目,過渡到運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)機(jī)讀目錄,實(shí)施出版編目,建立自己的館藏檢索系統(tǒng)和能發(fā)揮自己館藏特色的數(shù)據(jù)庫。同時(shí)應(yīng)考慮與通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的兼容與連接,待條件成熟,便可進(jìn)入網(wǎng)絡(luò),將自己的具有特色的檔案信息提供給網(wǎng)絡(luò)上的任何用戶,實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案信息資源共享。
作者簡介
周程錦(1978-),男,青島市黃島區(qū)檔案局,館員。endprint